Migration und Digitalisierung Altakten

Die Autobahn GmbH des Bundes

Mit dem Übergang der Aufgaben von den Bundesländern hin zur Autobahn GmbH des Bundes übernimmt der AG alle zur Aufgabenerfüllung notwendigen Altakten aus allen 16 Bundesländern.
Die Altakten unterteilen sich in folgende Aktentypen • Papierunterlagen (z. B. Aktenordner, Hängeregister, Pläne) • weitere Medien (z. B. Microfiches und -filme, VHS-Kassetten, DVDs, CDs/CD-ROMs, Dias, Fotos).
Der Gesamtumfang der Papierunterlagen beläuft sich auf ca. 105 lfd. km, bestehend aus Text- und Planunterlagen. Darüber hinaus werden sind ca. 490.000 extra gelagerte Planunterlagen vorhanden. Für die weiteren Medien liegen dem AG keine belastbaren Mengengerüste vor.
Aufgabe des AN ist das Ersetzende Scannen der Papierunterlagen gemäß den Vorgaben der "BSI TR-03138 Erset-zendes Scannen (RESISCAN)", Version 1.4.1, Datum 23.04.2020, im Folgenden TR RESISCAN.
Die weiteren Medien sind durch den AN lesbar zu machen und in das in das Enterprise Information Management System (EIM) des AG zu überführen.
Als weitere Leistungen sind die Altakten vom AN abzuholen, beim AN vor Ort zu lagern und zu digitalisieren bzw. lesbar zu machen. Die Digitalisate sollen anschließend über eine technische Schnittstelle in das EIM des AG überführt werden.
Die gescannten Altakten sind im Anschluss nach Vorgabe durch den AG entweder durch den AN datenschutzkonform zu vernichten, an den AG zurückzuliefern oder für eine Abholung durch vom AG benannte Dritte bereitzustellen.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-01-25. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-12-09.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer?

• Die Autobahn GmbH des Bundes

Wie?

• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-12-09	Auftragsbekanntmachung
2022-12-27	Ergänzende Angaben
2023-02-10	Ergänzende Angaben
2023-03-27	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2022-12-09)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Die Autobahn GmbH des Bundes
Postanschrift: Heidestraße 15
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10557
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabestelle@autobahn.de 📧
Region: Berlin 🏙️
URL: www.autobahn.de 🌏
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E67827857 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere Art: Die Autobahn GmbH des Bundes

Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Migration und Digitalisierung Altakten
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Kurze Beschreibung:
“Mit dem Übergang der Aufgaben von den Bundesländern hin zur Autobahn GmbH des Bundes übernimmt der AG alle zur Aufgabenerfüllung notwendigen Altakten aus...”
Geschätzter Wert ohne MwSt: EUR 1 💰

1️⃣
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Ort der Leistung: Deutschland 🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Deutschlandweit
Beschreibung der Beschaffung:
“Mit dem Übergang der Aufgaben von den Bundesländern hin zur Autobahn GmbH des Bundes übernimmt der AG alle zur Aufgabenerfüllung notwendigen Altakten aus...”
Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 22
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅
Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“Dieser Rahmenvertrag verlängert sich automatisch um eine Optionslaufzeit von dreimal einem Jahr (12 Monaten), sofern der Auftraggeber nicht von seinem...”
Zusätzliche Informationen: Die Höchstabrufmenge beträgt 120lfd km Papierakten

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“1. Eigenerklärung zum Nichtvorliegens von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB (siehe z. B. https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__123.html und...”

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Eigenerklärung zum Nichtvorliegens von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB (siehe z. B. https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__123.html und https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__124.html). Hierfür ist das Formblatt C-F-1 - "Erklärung zum Unternehmen VgV EU" (Eigenerklärung) zu verwenden, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist. Diese Erklärung ist vom Bieter, von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft sowie von jedem Unternehmen vorzulegen, auf dessen wirtschaftliche und finanzielle bzw. auf deren technische und berufliche Leistungsfähigkeit sich der Bieter/die Bietergemeinschaft beruft (§ 47 VgV).
2. Eigenerklärung zur Bieterstruktur, das heißt, ob sich der Bieter als Einzelbieter, Bietergemeinschaft, unter Berufung auf Unterauftragnehmer oder unter Berufung auf eignungsverleihende andere Unternehmen am Vergabeverfahren beteiligt. Die Erklärung ist von jedem Bieter und jeder Bietergemeinschaft einzureichen. Hierfür ist das Formblatt C-F-BS zu verwenden, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist.
3. Auszug aus dem Handelsregister oder alternativer Nachweis pro Wirtschaftsteilnehmer der Nachweis ist vom Bieter, von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft und von jedem Unterauftragnehmer vorzulegen (nicht älter als 6 Monate zum Zeitpunkt der Teilnahmefrist).
— Handelsregisterauszug: Nachweis der Eintragung im Handelsregister des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist. Ist ein Bieter nach dem Recht des Staates, in dem er niedergelassen ist, nicht zur Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister verpflichtet, hat er darüber und über die Gründe (z. B. die Rechtsform) eine entsprechende Eigenerklärung abzugeben,
— alternativer Nachweis: Sofern der Bieter nicht im Handelsregister verzeichnet ist, genügt der Nachweis der erlaubten Berufsausübung auf andere Weise (z. B. Eintragung in ein Partnerschafts- oder Vereinsregister,
Mitgliedschaft in einer wirtschaftsständischen Vereinigung),
— Für die Mitgliedstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Berufs oder Handelsregister und die Bescheinigungen oder Erklärungen über die Berufsausübung in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2014/18/EG, Abl. L 94 v. 28. März 2014, S. 65, aufgeführt.
Die Einzelheiten sind den elektronisch bereitgestellten Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“1. Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung Abgabe einer Eigenerklärung des Bewerbers/Bieters, dass eine entsprechende Versicherung vorhanden ist, bzw....”
Bedingungen für die Teilnahme

“Zu 1: Die Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung hat mindestens die nachstehenden Schäden mit folgenden Mindestversicherungssummen abzudecken: - Für...”
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“1. Erklärung zu der durchschnittlichen Mitarbeiteranzahl Abgabe einer Eigenerklärung des Bewerbers/Bieters (im Falle der Eignungsleihe des hierfür benannten...”

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Erklärung zu der durchschnittlichen Mitarbeiteranzahl Abgabe einer Eigenerklärung des Bewerbers/Bieters (im Falle der Eignungsleihe des hierfür benannten anderen Unternehmens) über die Anzahl der Mitarbeiter gesamt sowie in dem mit der Leistung vergleichbaren Fachbereichen der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2019, 2020, 2021). (Formblatt F4.1) 2. Liste der Referenzen des Bewerbers/Bieters der letzten 3 Jahre (ab Januar 2020), die Erfahrungen bei vergleichbaren Projekten in dem Bereich der Gesamtleistung des Abholens, Lagerns, Scannen und übermitteln per Schnittstelle von Dokumenten belegen.
Zu jeder Referenz sind folgende Angaben zu machen (Formblatt F4.2):
- Auftraggeber (AG), mit Kontaktstelle des AG
- Projektauftrag (inhaltlich aussagekräftige Kurzbeschreibung. Der Bewerber/Bieter hat den Bezug zur ausgeschriebenen Leistung nachvollziehbar zu belegen)
- Menge an Dokumenten (in km)
- Auftragswert
- Leistungszeitraum
Sofern zur Erfüllung der Eignungsanforderungen auf ein anderes Unternehmen zurückgegriffen wird (Eignungsleihe), ist der geforderte Nachweis von dem anderen Unternehmen vorzulegen.
Vergleichbar ist eine Referenz, wenn diese die folgenden Leistungen beinhaltet:
- Abholung der Akten/Dokumente
- Lagerung der Akten/Dokumente
- Scannen der Dokumente
- Übertragung per Schnittstelle
3. Nachweis von Zertifizierungen Der Bieter hat die folgenden gültigen Zertifizierungen nachweisen:
- BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) oder vergleichbar
- DIN EN ISO 9001:2015 oder vergleichbar
- ISO/IEC 27001:2013 oder vergleichbar
Der AG behält sich das Recht vor, die Räumlichkeiten des Bieters zur Prüfung der Konformität der Prozesse im Sinne der Richtlinie BSI TR-03138 persönlich bzw. durch einen von ihm Beauftragten vor Auftragserteilung in Augenschein zu nehmen.

Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“Zu 2. Es sind mindestens 3 Referenzprojekte nachzuweisen, die die geforderten Erfahrungen abdecken. Dabei ist mindestens der Nachweis einer Referenz mit...”
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung: Vorlage der Eigenerklärung im Rahmen der Russland-Sanktionen

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern
Beschreibung
Vorgesehene Höchstzahl der Teilnehmer an der Rahmenvereinbarung: 1
Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen:
“Die Mindestvertragslaufzeit liegt bei 22 Monaten. Bei Bedarf kann dreimalig um jeweils 12 Monate verlängert werden. Ausgeschrieben wird eine einheitliche...”
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2023-01-25 12:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2023-03-15 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2023-01-25 12:00 📅

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt - Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 228-94990 📞
Fax: +49 228-9499163 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen/Bewerber/Bieter sowie auf die Präklusionsregelungen gemäß §160 Abs. 3 S. 1...”

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen/Bewerber/Bieter sowie auf die Präklusionsregelungen gemäß §160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB (siehe z. B. https://www.gesetze-im-internet.de /gwb/__160.html) hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin.
Etwaige Rügen sind über die Vergabe-Plattform oder über die unter I.3 angegebene Kontaktstelle anzubringen.
§ 160 GWB lautet:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; derAblauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Die Vergabestelle wird gemäß § 134 GWB (siehe z. B.: https://www.gesetzeiminternet.de/gwb/__134.html) die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, hier von vor Zuschlagserteilung nach Maßgabe des §134 Abs. 1 GWB informieren. Bei schriftlicher Information darf der Vertrag erst 15 Kalendertage, bei Information auf elektronischem Weg oder per Fax erst 10 Kalendertage nach Absendung der Information geschlossen werden (§ 134 Abs. 2 S. 1 und S. 2 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an (§ 134 Abs. 2 S. 3 GWB)

Quelle: OJS 2022/S 241-694709 (2022-12-09)

Ergänzende Angaben (2022-12-27)

Ergänzende Informationen
Referenz der ursprünglichen Mitteilung
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2022/S 241-694709

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.2
Alter Wert
Datum: 2023-01-25 📅
Zeit: 12:00
Neuer Wert
Datum: 2023-02-15 📅
Zeit: 12:00
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.6
Alter Wert
Datum: 2023-01-25 📅
Neuer Wert
Datum: 2023-02-15 📅
Andere zusätzliche Informationen
Verlängerung der Angebotsfrist
Quelle: OJS 2022/S 252-734573 (2022-12-27)

Ergänzende Angaben (2023-02-10)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Mit dem Übergang der Aufgaben von den Bundesländern hin zur Autobahn GmbH des Bundes übernimmt der AG alle zur Aufgabenerfüllung notwendigen Altakten aus...”

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.2
Alter Wert
Datum: 2023-02-15 📅
Zeit: 12:00
Neuer Wert
Datum: 2023-02-22 📅
Zeit: 12:00
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.7
Alter Wert
Datum: 2023-01-25 📅
Zeit: 12:00
Neuer Wert
Datum: 2023-02-22 📅
Zeit: 12:00
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.6
Alter Wert
Datum: 2023-02-15 📅
Neuer Wert
Datum: 2023-03-31 📅
Andere zusätzliche Informationen
Verlängerung der Angebots- und Bindefrist
Quelle: OJS 2023/S 033-097518 (2023-02-10)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-03-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 1 💰
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Mit dem Übergang der Aufgaben von den Bundesländern hin zur Autobahn GmbH des Bundes übernimmt der AG alle zur Aufgabenerfüllung notwendigen Altakten aus...”
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualitätsbewertung anhand einzureichender Konzepte
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60
Preis (Gewichtung): 40

Verfahren
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2022/S 241-694709

Auftragsvergabe

1️⃣
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-03-25 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 3
Der Auftrag wurde an eine Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern vergeben ✅
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Exela Technologies GmbH
Postort: Langen
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Darmstadt 🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU ✅
Name: Exela Technologies ECM Solutions GmbH
Postort: Augsburg
Region: Augsburg, Landkreis 🏙️
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Geschätzter Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 1 💰
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 1 💰
Informationen über die Vergabe von Unteraufträgen
Der Auftrag wird wahrscheinlich an Unterauftragnehmer vergeben
Quelle: OJS 2023/S 065-191874 (2023-03-27)

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