Modellprojekte Smart City Kempten (MPSCKE): Projekt-, Strategie- und Kommunikationsmanagement mit Post-Corona-Playbook

Stadt Kempten (Allgäu)

Die Stadt Kempten (Allgäu) schreibt im Rahmen des Projekts „Modellprojekte Smart City Kempten (MPSCKE)“ in vier Losen die Leistungen des Projektmanagements (Los 1), des Strategiemanagements (Los 2), ein Post-Corona-Playbook (Los 3) und das Kommunikationsmanagement (Los 4) aus. Der jeweilige Dienstleistungsvertrag beginnt mit Zuschlag zu laufen, umfasst eine Strategiephase (1. Jahr) und eine Umsetzungsphase (Jahr 2 bis 5) und endet spätestens 5 Jahre nach Zuschlagserteilung.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-04-14. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-03-11.

Wer?

• Stadt Kempten (Allgäu)

Wie?

Wo?

• Schwaben › Kempten (Allgäu), Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-03-11	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2022-03-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Projektmanagement, außer Projektüberwachung von Bauarbeiten
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Projektmanagement, außer Projektüberwachung von Bauarbeiten 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Projektgestaltung, außer Projektgestaltung von Bauarbeiten 📦
Projektmanagement, außer Projektüberwachung von Bauarbeiten 📦
Krisenmanagement 📦
Öffentlichkeitsarbeit 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Kempten (Allgäu), Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Kempten (Allgäu)
Postanschrift: Kronenstraße 8
Postleitzahl: 87435
Postort: Kempten (Allgäu)
Kontakt
Internetadresse: http://www.kempten.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@kempten.de 📧
Telefon: +49 83125256023 📞
Fax: +49 83125256015 📠
URL der Dokumente: https://www.staatsanzeiger-eservices.de/aJs/EuBekVuUrl?z_param=241057 🌏
URL der Teilnahme: https://www.staatsanzeiger-eservices.de/ 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-03-11 📅
Einreichungsfrist: 2022-04-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-03-16 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 053-138255
ABl. S-Ausgabe: 53
Zusätzliche Informationen

Bieterfragen sind bis spätestens 7 Kalendertagen vor Ablauf der Bewerbungs-/Angebotsfrist zu stellen, um eine rechtzeitige Beantwortung zu gewährleisten.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 1 EUR 💰
Bezeichnung des Loses: Los 1 – Externes Programm-Management
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:

Die Stadt Kempten wurde mit ihrer Bewerbung „Modellprojekte Smart City Kempten (MPSCKE)“ als eine von 3 Städten im Bundesland Bayern ausgewählt. Der historischen Allgäu-Metropole Kempten kommt als Oberzentrum eine zentrale Versorgerrolle zu, sie ist Zentrum für Wirtschaft, Wissenschaft und Forschung. Dabei verbindet Kempten Herzlichkeit, Tradition und Moderne. Die Herausforderungen des innerstädtischen Strukturwandels, hohe Belastung durch den motorisierten Individualverkehr sowie Klimaschutz und -anpassung schränken die Handlungsfähigkeit im Sinne der Daseinsvorsorge ein. Die Pandemie ist zugleich Katalysator der digitalen Transformation zur Gestaltung der resilienten, partizipativen und grünen Bürgerstadt.

Das Modellprojekt ist auf fünf Jahre angelegt und sieht eine Strategiephase (1. Jahr) und eine Umsetzungsphase (Jahr 2 bis 5) von konkreten Maßnahmen und Projekten vor. Passend zum Kemptener Motto der Bewerbung „Gemeinsam neue Räume schaffen“ arbeitet die Stadt eng mit lokalen, regionalen und nationalen Partnern (Akteuren und Stakeholdern aus Wirtschaft, Wissenschaft und Stadtgesellschaft) zusammen. Die Smart City-Partner sind insbesondere die Mitglieder der kommunalen Familie der Stadt Kempten, bestehend aus den Eigenbetrieben, Zweckverbänden, Kommunalunternehmen und Eigengesellschaften der Stadt (Allgäuer Überlandwerke GmbH (AÜW), Sozialbau GmbH, Zweckverwand für Abfallwirtschaft Kempten (ZAK), Kemptener Kommunalunternehmen (KKU), City Marketing, Stadtjungendring) und weitere externe Organisationen (Hochschule Kempten, Forschungszentrum Allgäu, Digitales Gründerzentrum, Berufsbildungszentrum, Energie- und Umweltzentrum Allgäu, Architekturforum Allgäu).

Los 1 – Externes Programm-Management

Das externe Programm-Management soll über den gesamten Projektzeitraum von 5 Jahren (sowohl Strategie- als auch Umsetzungsphase) die Aufgaben der inhaltlichen Koordination und Überwachung des Gesamtprojekts, der Unterstützung der Stabsstelle Smart City, die Koordination von Austausch der Projektbeteiligten, Projektsteuerung, Unterstützung bei Monitoring und operativen Umsetzungsmaßnahmen, Begleitung von Meetings mit Fördermittelgeber, Projektbeteiligten. Und externen Akteuren und Stakeholdern, strategische Beratung, insbesondere auch zu Kosten- und Terminüberschreitungen, Qualitätssicherung, Projektzwischenbericht und zentrale Projektpräsentation. Die geforderte Leistung ist mit einem Personentag pro Woche zu erbringen.

Die Einzelheiten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 EUR 💰
Dauer: 60 Monate
Zusätzliche Informationen:

Bieterfragen sind bis spätestens 7 Kalendertagen vor Ablauf der Bewerbungs-/Angebotsfrist zu stellen, um eine rechtzeitige Beantwortung zu gewährleisten.

Bezeichnung des Loses: Los 2 – Strategie-Management
Losnummer: 2
Kurze Beschreibung:

Los 2 – Strategie-Management

In der einjährigen Strategiephase soll zunächst im Rahmen eines Change-Management-Prozesses eine gesamtheitliche, querschnittsorientierte Smart-City-Strategie entwickelt werden. In der folgenden vierjährigen Umsetzungsphase sollen eine tiefgehende Bestandsanalyse, eine SWOT-Analyse und (digitale) Potentialanalyse, Entwicklung von 4 bis 6 Personas, Erstellung eines Technischen Konzepts für die Umsetzung eines digitalen Zwillings und der Einzelmaßnahmen, Entwicklung Strukturentwurf und Smart-City-Strategie, Zusammenarbeit mit wissenschaftlicher Partnern und Stakeholdern, Vorbereitung und Initiierung von kurz- und langfristigen Maßnahmen, Scoring von Maßnahmenideen, Reflexion und Transfer der Ergebnisse, Ausformulierung Smart-City-Strategie, Mitwirkung bei Abstimmung und Vorstellung bei Entscheidungsträgern, Interessengruppen, Stakeholdern und Öffentlichkeit, Entwicklung eine Evaluationskonzepts

Bezeichnung des Loses: Los 3 – Post Corona Playbook
Losnummer: 3
Kurze Beschreibung:

Los 3 – Post Corona Playbook

In einem Interview- und Workshop-basierten Prozess soll der Umgang der Verwaltung mit der Corona-Pandemie untersucht werden. Vom Auftragnehmer sind Leitlinien und Handlungsempfehlungen zu erarbeiten, welche in einem Bericht und einem Film festgehalten und mit konkreten Maßnahmevorschlägen hinterlegt werden. Das Post-Corona-Playbook stellt damit zum einen eine konkrete Aufarbeitung der während Corona deutlich gewordenen Herausforderungen, aber auch Stärken der Stadt Kempten dar, zum anderen bildet es eine Richtschnur für Verbesserungen bei künftigen Krisen. Es soll als Blaupause veröffentlicht und der Transfer in andere Kommunen ermöglicht werden. Leistungsumfang sind die Durchführung von mind. zehn Interviews und zwei Workshops, filmische Aufnahme der Interviews und Produktion eines 30-45 min professionellen Filmbeitrags in 4K-Auflösung und Erstellung eines Post-Corona-Playbooks mit Handlungsempfehlungen.

Bezeichnung des Loses: Los 4 Kommunikations-Management.
Losnummer: 4
Kurze Beschreibung:

Los 4 Kommunikations-Management.

Das Kommunikationsmanagement umfasst die Aufgaben der Kommunikation und Beteiligung mit konzeptioneller Planung, Kommunikationssteuerung, Kommunikationsplan, der Beteiligungsunterstützung mit allen beteiligten Akteure (Bürgerschaft, Wissenschaft, Wirtschaft und Verwaltung), Entwicklung geeigneter Beteiligungsformate, Planung, Koordination und Steuerung von Formaten aus dem Förderantrag MSPCKE (z.B. Smart City Infobox, Smart City forum)

Die Einzelheiten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen, Unterstützung von Begleitung von Zielgruppen mit Veranstaltungen im Fachbeirat, Lenkungsgruppe, Koordinierungsrunde, Stadtrat, Bürgerbeteiligung, Koordination mit Drittprojekten für smart city Konzepte, Entwicklung weiterer Beteiligungsformate

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Kempten (Allgäu)

Kempten

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung: Handelsregister oder Partnerschaftsregistereintrag (soweit vorhanden)
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1) Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung (Mindestanforderung). Es ist eine Berufshaftpflichtversicherung mit Deckungssummen für Personenschäden von 1.500.000,- EUR und für sonstige Schäden von 1.000.000,- EUR je Schadensfall erforderlich. Die Höchstersatzleistung des Versicherers für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres muss mindestens das Zweifache der genannten Versicherungssumme pro Versicherungsjahr umfassen.

Die Versicherung ist bei einem in einem Mitgliedstaat der EU oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) zugelassenen Versicherungsunternehmen vor Vertragsschluss abzuschließen und nachzuweisen. Die Berufshaftpflichtversicherung muss während der gesamten Vertragszeit unterhalten und nachgewiesen werden. Es ist zu gewährleisten, dass zur Deckung eines Schadens aus dem Vertrag Versicherungsschutz in Höhe der genannten Deckungssummen besteht.

Die geforderte Sicherheit kann auch durch eine Erklärung des Versicherungsunternehmens erfüllt werden, mit der dieses den Abschluss der geforderten Haftpflichtleistungen und Deckungsnachweise im Auftragsfall zusichert.

2) Eigenerklärung Scientology und Demokratieerklärung

Mindeststandards:

1) Mindestjahresumsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags

Los 1 - externes Programm-Management: DemokratieerklärungMindestumsatz im Bereich externes Programm-Management zur digitalen Stadtentwicklung, Smart City, digitalen Verwaltung, Open-Government, Open-Data mit Datenplattformen in den abgelaufenen drei Kalenderjahren 2019 bis 2021 von durchschnittlich mindestens 100.000,- EUR p.a.

Hinweis: Bietergemeinschaften werden wie ein Einzelbieter behandelt (§ 43 Abs. 2 S. 1 VgV). Bei Bietergemeinschaften ist daher der jeweils addierte Umsatz aller Mitglieder der Bietergemeinschaften im jeweiligen Geschäftsjahr maßgebend.

Los 2 - Strategie-Management: Umsatz im Bereich Strategieentwicklung für digitale Stadtentwicklung, Smart City, digitalen Verwaltung, Open-Government, Open-Data mit Datenplattformen und Beteiligung von stakeholdern und Öffentlichkeit in den abgelaufenen drei Kalenderjahren 2019 bis 2021 von durchschnittlich mindestens 100.000,- EUR p.a.

Los 3 - Post-Corona-Playbook: Umsatz im Bereich Unternehmensberatung für die öffentliche Hand in den abgelaufenen drei Kalenderjahren 2019 bis 2021 von durchschnittlich mindestens 75.000,- EUR p.a.

Los 4 - Kommunikations-Management: Umsatz im Bereich Kommunikation, Beteiligung von Öffentlichkeit und Stakeholdern in den abgelaufenen drei Kalenderjahren 2019 bis 2021 von durchschnittlich mindestens 75.000,- EUR p.a.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1) Bis zu fünf vergleichbare Referenzen aus den letzten fünf Jahren (01.04.2017 bis 31.03.2022).

Die Referenzen müssen

- zu mindestens 50 % der vertraglich vereinbarten Leistungen

- innerhalb des Referenzzeitraums vom 01.04.2017 bis 31.03.2022

erbracht worden sein (Mindestanforderung).

Bewerbergemeinschaften werden wie ein Einzelbewerber behandelt. Die Bewerbergemeinschaft kann sich auf sämtliche Referenzen aller Einzelmitglieder der Bewerbergemeinschaft berufen.

Anforderungen an die Vergleichbarkeit:

Los 1: Referenz umfasst

a)Leistungen des externen Programm-Managements im Bereich Digitalisierung;

b)externes Programm-Management im Bereich Smart City, e-Government oder vergleichbar (Zusatzpunkt zu a);

c)Aufbau von Projektstrukturen mit Meilensteinen, Meeting-Strukturen, Protokollwesen;

d)Reporting und Controlling, insb. mit Meilenstein-, Ressourcen- und Terminüberwachung, Risikomanagement und Gegenmaßnahmen bei Kosten- und Terminüberschreitungen;

e)staatlich gefördertes Projekt mit Erstellung Abschlussbericht für Verwendungsnachweisprüfung;

f)Referenz wurde termingerecht und zur Zufriedenheit des Auftraggebers erbracht. Der Auftragnehmer musste nicht zur Leistungserbringung angehalten werden (Eigenerklärung).

Los 2: Referenz umfasst

a)Leistungen des Strategieberatung von Kommunen;

b)Erarbeitung einer Smart-City-Strategie (Zusatzpunkt zu a);

c)Bestandsanalyse mit strategischer Stärken- und Schwächenanalyse (SWOT);

d)Entwicklung eines Evaluationskonzepts;

Los 3: Referenz umfasst

a)Durchführung von mindestens 5 Interviews

b)Filmproduktion der Interviews in mind. 20 minütigen Film

c)Filmproduktion mit Schnittbildern und Musikeinsatz (Zusatzpunkt zu b)

d)Einsatz eines professionellen Redakteur mit journalistischer Ausbildung/Erfahrung als Interviewer;

e)staatlich gefördertes Projekt mit Erstellung Abschlussbericht für Verwendungsnachweisprüfung.

Los 4: Referenz umfasst

a)Organisation eines Kommunikations- und Beteiligungsprozesses für die öffentliche Hand (Bund, Länder und Kommunen);

b)konzeptionelle Planung von Beteiligungsformaten;

c)Beteiligungsformate wie Ausstellungs- und Beteiligungscontainer, messeartige Veranstaltung oder vergleichbar (Zusatzpunkt zu b);

d)Teilnahme an politischen Gremiensitzungen;

2. Anzahl Mitarbeiter (technische Fachkräfte), die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen.

Die Einzelheiten ergeben sich aus der Eignungsmatrix in den Vergabeunterlagen.

Mindeststandards:

1) Referenzen

Der Bewerber muss für jedes Los, auf das er ein Angebot legen will, vergleichbare Referenzen vorweisen. Für die Vergleichbarkeit der Referenzen stellt der Auftraggeber auf die nachfolgend genannten Kriterien ab. Aufgrund der besonderen Anforderungen an die Vergleichbarkeit der Referenzen und um kleinere und mittlere Büros nicht zu benachteiligen, wird der Referenzzeitraum auf die vergangenen fünf Jahre (01.04.2017 bis 31.03.2022) verlängert.

Die Referenzen müssen

- zu mindestens 50 % der vertraglich vereinbarten Leistungen

- innerhalb des Referenzzeitraums vom 01.04.2017 bis 31.03.2022 erbracht worden sein (Eigenerklärung der Bieter).

Bewerbergemeinschaften werden wie ein Einzelbewerber behandelt. Die Bewerbergemeinschaft kann sich auf sämtliche Referenzen aller Einzelmitglieder der Bewerbergemeinschaft berufen.

Der Auftraggeber behält sich vor, bei der angegebenen Kontaktstelle des Referenzgebers zu überprüfen, ob die Referenzen jeweils zur Zufriedenheit des Referenzgebers erbracht worden sind. Der Auftraggeber behält sich vor, Referenzen nicht zu werten, wenn diese nicht vollständig oder nicht im Wesentlichen auftragsgemäß ausgeführt worden sind. Sind mehrere Referenzen nicht wertbar, wird der Auftraggeber im Rahmen einer Prognoseentscheidung beurteilen, ob der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft über die erforderliche technische und berufliche Leistungsfähigkeit verfügt. Den Bietern wird anheimgestellt, bereits vorhandene Referenzbescheinigungen ihrem Angebot beizufügen.

Los 1 - externes Programm-Management: Mindestens zwei Referenzen über ein externes Programm-Management im Bereich Digitale Stadtentwicklung, Smart City, digitalen Verwaltung, Open-Government, Open-Data

Los 2 - Strategie-Management: Mindestens zwei Referenzen in den Bereichen

- Strategieentwicklung für eine Digitale Stadt (Smart City) sowie

- Digitale Verwaltung, e-Government und/oder Change-Management.

Die beiden Referenzbereich können durch ein- und dieselbe Referenzen oder durch verschiedene Referenzen (= zwei Referenzen smart city und zwei andere Referenzen Digitale Verwaltung) nachgewiesen werden.

Los 3 - Post-Corona-Playbook: Mindestens zwei Referenzen im Bereich der Unternehmensberatung der Öffentlichen Hand im Bereich von Krisenbewältigung.

Los 4 - Kommunikations-Management: Mindestens zwei Referenzen im Bereich Beteiligungsmanagement von Öffentlichkeit und Stakeholdern.

2) Anzahl der Mitarbeiter

Los 1 - externes Programm-Management: Mindestens 2,0 Mitarbeiter im Bereich Projektmanagement.

Los 2 - Strategie-Management: Mindestens 2,0 Mitarbeiter im Bereich Strategieentwicklung.

Los 3 - Post-Corona-Playbook: Mindestens 2,0 Mitarbeiter im Bereich Unternehmensberatung für die öffentliche Hand.

Los 4 - Kommunikations-Management: Mindestens 2,0 Mitarbeiter im Bereich Kommunikation.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Direkter Link zur Eigenerklärung -- siehe Link https://www.staatsanzeiger-eservices.de/aJs/EuBekEigenUrl?z_param=241057

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Die Auswahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt je Los in 3 Stufen.

1) Die Teilnahmeanträge werden zunächst daraufhin untersucht, ob sie ausgefüllt und vollständig sind. Die Entscheidung über das Nachfordern von Unterlagen steht im Ermessen des Auftraggebers. Die Bewerber haben hierauf keinen Anspruch.

2) Die Teilnahmeanträge werden sodann daraufhin untersucht, ob die Mindestanforderungen an die Eignung erfüllt sind.

3) Auf der dritten Stufe werden die Teilnahmeanträge für jedes Los anhand der in der Eignungsmatrix benannten Wertungskriterien mit Unterkriterien, der Punktezahl und der jeweiligen Wichtung bewertet (siehe insb. Ziff. III.1.2) und III.1.3) der Auftragsbekanntmachung sowie die Eignungsmatrix in den Vergabeunterlagen). Zum Angebot aufgefordert werden die besten fünf Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften, welche die meisten Wertungspunkte erreicht haben. Erreichen zwei oder mehr Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften die gleiche Punktzahl, entscheidet unter ihnen das Los.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2022-04-21 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2 Monate

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Bauverwaltungs- und Bauordnungsamt - Vergabestelle
Internetadresse: www.kempten.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: www.kempten.de/offentliche-ausschreibungen-907.html 🌏
Dokumente URL: https://www.staatsanzeiger-eservices.de/aJs/EuBekVuUrl?z_param=241057 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximilianstraße 39,
Postort: München
Postleitzahl: 80534
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 8921762411 📞
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@regob.bayern.de 📧
Fax: +49 8921762847 📠
Internetadresse: http://www.regierung.oberbayern.bayern.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt voraus, dass der geltend gemachte Vergabeverstoß spätestens 10 Kalendertage nach Kenntnis gerügt wurde (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder aus den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Angebotsfrist gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 und 3 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: s. o.
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
siehe VI.4.1)
Quelle: OJS 2022/S 053-138255 (2022-03-11)

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