Modernisierung der Fachverfahrenslandschaft für MO/CAMO in der Bundespolizei-Fliegergruppe (FIRST)

Kurze Beschreibung

Ziel der Ausschreibung ist es, beim Auftraggeber eine ausgereifte und bei europäisch zertifizierten Unternehmen nach EASA Part 145 und Part-CAMO im Einsatz befindliche Branchensoftware für Maintenance Organisation (MO) und Continuing Airworthiness Management Organisation (CAMO) zu beschaffen und einzuführen.
Dem Auftraggeber (AG) soll dazu vom Auftragnehmer (AN) MO/CAMO Branchensoftware gegen Entgelt überlassen werden. Durch Customizing und Anpassungsleistungen des AN soll diese Branchensoftware in die vorhandene Softwarelandschaft des AG integriert werden. Der AN unterstützt den AG beim Einführungsprojekt bis zur Herstellung der Betriebsbereitschaft und stellt die für den laufenden Betrieb der Branchensoftware nötigen Wartungs- und Serviceleistungen bereit.
Die Gesamtleistung bildet ein Los.

Beschreibung der Beschaffung

Der Ausschreibung liegen die nachfolgend beschriebenen Leistungsbestandteile zugrunde:
A) Verbindliche Leistungsbestandteile
- Überlassung von Branchensoftware MO/CAMO
- Beratung und Unterstützung bei der Installation der Software
- Customizing der überlassenen Branchensoftware
- Beratung und Unterstützung bei der Übernahme von Bestandsdaten und anderer Migrationsleistungen
- Beratung und Unterstützung bei der Herbeiführung und Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft
- Projektmanagement und Berichtswesen
- Schulungen der Anwender und Bereitstellung von Schulungsunterlagen
- Wartung und Service für die überlassene Software
B) Optionale Leistungsbestandteile
- Erstellung und Überlassung von Individualsoftware (Entwicklung, Test und Inbetriebnahme von Schnittstellen zu peripheren IT-Systemen)
- Unterstützung bei der Inbetriebnahme der Schnittstellen mit dem Ziel, eine integrierte und medienbruchfreie Fachverfahrenslandschaft bereitzustellen.
Laufzeit 10 Jahre plus 2 Verlängerungsmöglichkeiten zu je einem Jahr.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die Kriterien (K) sind in 3 Kriteriengruppen zusammengefasst.
Bei den im Anforderungskatalog enthaltenen Anforderungen
wird grundsätzlich zwischen Ausschluss- und
Bewertungskriterien unterschieden (A und B).
A = Ausschlusskriterium (keine Punktevergabe, sondern erfüllt
oder nicht erfüllt) B = Bewertungskriterium.
Die zugehörigen Antworten, die vom Bieter mit seinem
Angebot auf separater Anlage mit dem Titel "Antworten
zum Fragenkatalog", plus den unten aufgeführten Anlagen,
eingereicht werden müssen, werden anhand des jeweiligen, zu
jedem Kriterium aufgestellten, Erwartungshorizontes bewertet.
(A) E1.1 Anlage 7 "Eigenerklärung Ausschlussgründe"
Die Eigenerklärung ist dem Angebot signiert/unterzeichnet beigefügt.
Das Nichtvorliegen der Auschlussgründe gemäß §§ 123 und 124 GWB muss von jedem Bieter, gleich ob Bieterergemeinschaft oder wesentlicher Nachunternehmer, unter Verwendung des Formblatts Eigenerkärung Ausschlussgründe erklärt werden (Einzelbetrachtung). Geschieht dies nicht, wird das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen.
(A) E1.2 Anlage 9 "Unternehmensdaten"
Die Daten und Informationen sind für jedes Unternehmen unabhängig von der Bieterkonstellation gesondert anzugeben. Benutzen Sie dazu bitte das Formblatt Unternehmensdaten.
(A) E1.3 "Erklärung zur sozialen Nachhaltigkeit bei IT-Aufträgen"
Der Bieter bzw. das Mitglied der Bietergemeinschaft erlärt, dass die Einhaltung der Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) gewährleistet wird. (Mit der Angebotsabgabe verpflichtet sich der erfolgreiche Bieter, die Bedingungen während der gesamten Vertragslaufzeit einzuhalten).
Die Daten und die Erklärung sind von jedem Unternehmen unabhängig von der Bieterkonstellation abzugeben.
(A) E1.4 "Eigenerklärung Auftragsverarbeitung"
Der Bieter bzw. das Mitglied der Bietergemeinschaft erklärt, die in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung getroffenen Festlegungen im Fall der Auftragserteilung an sein Unternehmen einzuhalten.
Die Erklärung ist von jedem Unternehmen unabhängig von der Bieterkonstellation abzugeben.
(A) E1.5 "Informationssicherheits-Managementsystem"
Der Bieter bzw. das Mitglied der Bietergemeinschaft erfüllt die Anforderungen für die Einrichtung, Umsetzung, Aufrechterhaltung und fortlaufende Verbesserung eines Informationssicherheits-Managementsystems. Der Bieter weist dazu ein gültiges ISO 27001 Zertifikat nach.
Die Daten und die Erklärung sind von jedem Unternehmen unabhängig von der Bieterkonstellation abzugeben.
(A) E1.6 "Schutzbedarf
Das Gesetz zu Voraussetzungen und das Verfahren von Sicherheitsüberprüfungen des Bundes und den Schutz von Verschlusssachen (Sicherheitsüberprüfungsgesetz - SÜG) ist zwingend zu beachten.
Der Bieter bzw. das Mitglied der Bietergemeinschaft erklärt sich im Beauftragungsfalle bereit, ggf. ausgewählte Mitarbeiter einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung SÜ2 zu unterziehen oder eine vom BMWI als gleichwertig anerkannte Sicherheitsüberprüfung einer anderen Nation vorzulegen, wo dies aufgrund der Kenntnisnahme von eingestuften Dokumenten notwendig wird.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

(A) E2.1 "Umsatz"
Der Bieter erklärt, dass der Jahresumsatz bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand (Einführung, Wartung und Pflege von MO/CAMO-Branchensoftware in europäisch zertifizierten Luftfahrtunternehmen) für die letzten drei Geschäftsjahre mindestens 1 Mio. EUR pro Jahr betragen hat.
Übersenden Sie hierzu bitte eine Eigenerklärung in Form einer selbsterstellten Liste.
(A) E2.2 "Eigenerklärung zum Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflicht- versicherung"
Der Bieter bzw. die Mitglieder der Bietergemeinschaft erklären, dass dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 14 Tagen nach einer Zuschlagserteilung schriftlich der Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung eines in der Europäischen Union zugelassenen Versicherers vorgelegt wird. Dieser Versicherungsschutz gilt für den Fall, dass der versicherte Auftragnehmer wegen eines im Zusammenhang mit dem Projekt von ihm selbst oder einer Person, für die er einzustehen hat, begangenen Verstoßes vom Auftraggeber oder einem anderen aufgrund gesetzlicher Haftpflichtbestimmungen oder vertraglicher Bestimmungen für einen Vermögens-, Sach- oder Personenschaden verantwortlich gemacht wird.
Der Auftragnehmer hat im Einzelnen den Nachweis zu bringen, dass:
a. ein Versicherungsschutz in Höhe von mindestens 5 Mio. € pro Schadensfall für schuldhaft verursachte Personen- und Sachschäden besteht,
b. ein Versicherungsschutz in Höhe von mindestens 2,5 Mio. € pro Schadensfall für schuldhaft verursachte Vermögensschäden besteht,
c. die Dauer des Versicherungsschutzes für die Laufzeit des Leistungsvertrages unverändert aufrechterhalten wird.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

(A) E3.1 "Unternehmensdarstellung"
Bitte skizzieren Sie kurz Ihr Unternehmen. Beschreiben Sie in Form einer Management Summary Ihr Leistungsportfolio mit Bezug auf die vorliegende Ausschreibung, soweit es sich explizit auf den Ausschreibungsgegenstand (Einführung, Wartung und Pflege von MO/CAMO-Branchensoftware in europäisch zertifizierten Luftfahrtunternehmen) bezieht.
Bitte verweisen Sie dabei auch auf ggf. vorhandene Nachweise, mit denen der Softwarehersteller ihrem Unternehmen oder den von Ihnen benannten Mitarbeitern fundierte Produktkenntnisse bescheinigt (Zertifikate).
(A) E3.2 "Unternehmensreferenz 1"
Bitte benennen Sie ein Referenzprojekt, welches mit dem Auftragsgegenstand der vorliegenden Ausschreibung organisatorisch und technisch vergleichbar ist. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand (Einführung, Wartung und Pflege von MO/CAMO-Branchensoftware in europäisch zertifizierten Luftfahrtunternehmen) und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand des Referenzprojekts dar.
Gehen Sie hierbei bitte auf folgende Aspekte ein:
a. Art der eingeführten Branchensoftware, Abdeckungsgrad der fachlichen Anforderungen durch diese Branchensoftware und von Ihnen erbrachte zusätzliche, über Customizing hinausgehende Anpassungsleistungen an der Branchensoftware
b. Von Ihnen realisierte technische Lösungen zur Anbindung peripherer IT-Systeme (Individualsoftware/Schnittstellen)
c. Art und Umfang der von Ihnen durchgeführten Datenmigrationen aus Bestandssystemen und der von Ihnen geleisteten Einführungsbegleitung
d. Methodische Vorgehensweise (z.B. Anforderungsmanagement, Projektmanagement, Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber, Schulungen, Testmanagement)
e. Art und Umfang der kontinuierlich erbrachten Wartungs- & Pflegeleistungen
f. Bei Beteiligung mehrerer Unternehmen, die Angabe der Aufgabenteilung und des eigenen Aufgaben- und Verantwortungsbereiches
(A) E3.3 "Unternehmensreferenz 2"
Bitte benennen Sie ein Referenzprojekt, welches mit dem Auftragsgegenstand der vorliegenden Ausschreibung organisatorisch und technisch vergleichbar ist. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand (Einführung, Wartung und Pflege von MO/CAMO-Branchensoftware in europäisch zertifizierten Luftfahrtunternehmen) und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand des Referenzprojekts dar.
Gehen Sie hierbei bitte auf folgende Aspekte ein:
a. Art der eingeführten Branchensoftware, Abdeckungsgrad der fachlichen Anforderungen durch diese Branchensoftware und von Ihnen erbrachte zusätzliche, über Customizing hinausgehende Anpassungsleistungen an der Branchensoftware
b. Von Ihnen realisierte technische Lösungen zur Anbindung peripherer IT-Systeme (Individualsoftware/Schnittstellen)
c. Art und Umfang der von Ihnen durchgeführten Datenmigrationen aus Bestandssystemen und der von Ihnen geleisteten Einführungsbegleitung
d. Methodische Vorgehensweise (z.B. Anforderungsmanagement, Projektmanagement, Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber, Schulungen, Testmanagement)
e. Art und Umfang der kontinuierlich erbrachten Wartungs- & Pflegeleistungen
f. Bei Beteiligung mehrerer Unternehmen, die Angabe der Aufgabenteilung und des eigenen Aufgaben- und Verantwortungsbereiches.
(A) E3.4 "Ressourcenmanagement"
Ressourcenmanagement
Bitte stellen Sie Ihr Ressourcenmanagement dar. Bitte bestätigen Sie, dass
die in Projekten und im Rahmen von Support und Pflege eingesetzten
Mitarbeiter über die notwendigen Qualifikationen verfügen.
Gehen Sie hierbei bitte auf folgende Aspekte ein:
a. Darstellung, wie das Ressourcenmanagement im Rahmen von
Einführungsprojekten erfolgt.
b. Darstellung, welche typischen Probleme in Bezug auf das
Ressourcenmanagement und die Gewährleistung von Personalkontinuität
auftreten können und welche Maßnahmen Sie zur Lösung dieser Probleme
vorgesehen haben.
c. Darstellung, durch welche Maßnahmen die Qualifizierung des von Ihnen
eingesetzten Personals sichergestellt wird.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Im Zuge der Leistungserbringung wird für Mitarbeiter des AN möglicherweise Zugang zum BPOL-Rechenzentrum und damit zu als "GEHEIM" eingestuften Verschlusssachen bzw. zu einer hohen Anzahl als "VS-VERTRAULICH" eingestuften Verschlusssachen erforderlich sein. In diesem Fall kann für maximal zwei auszuwählende Mitarbeiter des AN, die im Kernsystem der BPOL eingesetzt werden sollen, die Erweiterte Sicherheitsüberprüfung (SÜ2) nach §9 SÜG durchgeführt werden.
Die Bieter erklären sich im Falle der Beauftragung bereit, ggf. ausgewählte Mitarbeiter, die im Kernsystem der BPOL eingesetzt werden sollen, einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung SÜ2 zu unterziehen, wo dies aufgrund der Kenntnisnahme von eingestuften Dokumenten notwendig wird.

Die Auftraggeberin wird bei der Durchführung des Vergabeverfahrens sowie bei der Bewertung der Angebote von dem Beratungsunternehmen Cassini Consulting AG beratend unterstützt, welches selbst nicht Bieter, Mitglied einer
Bewerbergemeinschaft oder Nachunternehmer ist. Alle eingereichten Unterlagen werden daher auch den beteiligten Mitarbeitern dieses Beratungsunternehmens zugänglich gemacht. Angebotspreise werden den Beratern nicht mitgeteilt.
Diese Mitarbeiter unterliegen hinsichtlich aller Informationen zu den Bietern und zu den Inhalten der Angebote der Bewerber der Geheimhaltungspflicht und haben eine entsprechende schriftliche Erklärung gegenüber der Auftraggeberin unterzeichnet. Alle Entscheidungen innerhalb des Verfahrens liegen ausschließlich
bei der Auftraggeberin bzw. der Vergabestelle.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI (BeschA).
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber dem BeschA zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem BeschA gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt das BeschA dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BeschA geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BeschA.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten.
Hinweis: Das BeschA ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.