Neubau eines 5-zügigen Gymnasiums mit 3-Feld-Sporthalle im Löwitz-Quartier - Vergabe von Leistungen der Projektsteuerung

Kurze Beschreibung

Projektsteuerungsleistungen aus allen Handlungsbereichen in den Projektstufen 4 und 5: Controlling und Steuerung der zwischen der Stadt Leipzig und einem Investor vertraglich vereinbarten Ziele zum Neubau eines 5-zügigen Gymnasiums mit einer 3-Feld-Sporthalle im Löwitz-Quartier in Leipzig.

Beschreibung der Beschaffung

Die Stadt Leipzig lässt durch einen Investor ein 5-zügigen Gymnasium mit einer 3-Feld-Sporthalle im Löwitz-Quartier in Leipzig errichten. Der Terminplan des Investors sieht einen Baubeginn der Rohbauarbeiten (ab Erdgeschoss) im Dezember 2022 und ein Bauende Ende Juni 2024 für die Gesamtmaßnahme vor. Die Gesamtkosten (KG 100-700) wurden mit ca. 35 Mio. Euro brutto geschätzt.
Die zwischen der Stadt Leipzig und dem Investor vertraglich vereinbarten Leistungen sollen hinsichtlich der geforderten Vertragsziele durch den Projektsteuerer kontrolliert werden. Aufgabe des Projektsteuerers ist es deshalb, Strukturen aufzubauen, zu kontrollieren und zu steuern, die darin bestehen, den Bauherren bei der Umsetzung der Planungsziele hinsichtlich des Kosten-, Termin- und Qualitätsrahmens zu unterstützen.
Es sind Leistungen aus allen fünf Handlungsbereichen in der Projektstufe 4 Ausführung und Projektstufe 5 Projektabschluss zu erbringen.
1. PROJEKTSTUFE 4:
1.1 Handlungsbereich A: Organisation, Information, Koordination und Dokumentation:
- Fortschreiben der projektspezifischen Organisationsvorgaben mit Projektstrukturplanung
- Analysieren und Bewerten der Planungs- und Bauprozesse auf Konformität mit den vorgegebenen Projektzielen inkl. der Koordinierungsleistungen des Investors bezüglich der Leistungen des Erschließungsträgers
- Fortschreiben der Dokumentation der Projektvorgaben, Prüfung der Dokumentation des Bauablaufes
- Überprüfen und Umsetzen der Kommunikationsstrukturen – regelmäßiges Informieren und Abstimmen mit dem Auftraggeber (Berichtswesen)
- Umsetzen des Entscheidungsmanagements sowie des Änderungsmanagements
- Prüfen und Überwachen der Koordinationsleistungen des Investors
- Mitwirken beim Risikomanagement
- Unterstützen des Auftraggebers bei der Einleitung von selbstständigen Beweisverfahren, im Sinne der Feststellung der strittigen Sachverhalte
1.2 Handlungsbereich B: Qualitäten und Quantitäten
- Analysieren und Bewerten der Leistungen des Investors sowie Vorschlagen und Abstimmen von Anpassungsmaßnahmen bei Gefährdung von Projektzielen
- stichprobenartige Überwachung der Ausführung des Objektes auf Übereinstimmung mit der öffentlich-rechtlichen Genehmigung oder Zustimmung, dem Kaufvertrag mit Bauverpflichtung, den einschlägigen Vorschriften sowie mit den allgemein anerkannten Regeln der Technik inkl. Feststellung von Mängeln und Überwachung deren Beseitigung
1.3 Handlungsbereich C: Kosten und Finanzierung
- Kostensteuerung zur Einhaltung der Kostenziele
- Fortschreiben der projektspezifischen Kostenverfolgung (kontinuierlich)
- Prüfen von Nachtragsangeboten des Investors, Erstellung einer Beauftragungsempfehlung
- Steuerung der Bearbeitung von Nachtragsangeboten des Investors
- Organisation, Teilnahme, Dokumentation von Nachtragsverhandlungen mit dem Investor
- Vorschlagen von Deckungsmöglichkeiten für Nachträge aus in der Kostenverfolgung ersichtlichen Einsparungen (Minderkosten)
- Prüfen und Erstellen einer Auszahlungsempfehlung an den Auftraggeber zu den Rechnungen des Investors
1.4 Handlungsbereich D: Termine, Kapazitäten und Logistik
- Prüfung des seitens des Investors fortzuschreibenden Terminplanes, insbesondere auf Einhaltung des Terminrahmens durch regelmäßige (wöchentliche) Soll-Ist-Vergleiche
- Terminsteuerung der Ausführung: Bei Abweichungen von Soll-Terminen sind dem AG Maßnahmen zur Terminsteuerung vorzuschlagen und nach Bestätigung des AG umzusetzen
- Prüfung der Dokumentation des Baufortschrittes
1.5 Handlungsbereich E: Verträge und Versicherungen
- Mitwirken bei der Durchsetzung von Vertragspflichten gegenüber dem Investor
2. PROJEKTSTUFE 5:
2.1 Handlungsbereich A: Organisation, Information, Koordination und Dokumentation
- Veranlassen der systematischen Zusammenstellung und Archivierung der Projektdokumentation
- Überprüfen der Zusammenstellung von Dokumentationsunterlagen
- Überprüfen und Umsetzen der Kommunikationsstruktur – regelmäßiges Informieren und Abstimmen mit dem Auftraggeber (Berichtswesen)
- Abschließen des Entscheidungs-/Änderungs- und Risikomanagements
2.2 Handlungsbereich B: Qualitäten und Quantitäten
- nicht zutreffend
2.3 Handlungsbereich C: Kosten und Finanzierung
- Prüfen und Freigabevorschläge bzgl. der Schlussrechnung des Investors zur Zahlung
- Überprüfen der Leistungen des Investors bei der Freigabe von Sicherheitsleistungen (Feststellung des erreichten Leistungsstandes/ Vertragserfüllung)
- Abschließen der projektspezifischen Kostenverfolgung
2.4 Handlungsbereich D: Termine, Kapazitäten und Logistik
- Mitwirken bei der organisatorischen und administrativen Konzeption (Abnahmevorbereitung) und bei der Durchführung der Abnahmen/ Übergabe/ Übernahme bzw. Inbetriebnahme/Nutzung
- Organisation der Abnahme der Bauleistungen, Prüfung der vom Investor zur Abnahme zu übergebenden Unterlagen auf Vollständigkeit, Abnahmeempfehlung für den Auftraggeber • Dokumentation des Terminablaufs einschl. Mängelbeseitigungen
2.5 Handlungsbereich E: Verträge und Versicherungen
- Mitwirken bei der rechtsgeschäftlichen Abnahme der Leistungen des Investors

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Wertung der eingehenden Bewerbungen erfolgt unter zwei Hauptkriterien und Unterkriterien. Die Hauptkriterien bilden die Referenzen (maximal 15 Punkte erreichbar) und die Qualifikation des Projektteams (maximal 5 Punkte erreichbar).
Eine Musterbewertung (mit maximal erreichbarer Punktzahl) ist den Ausschreibungsunterlagen beigefügt. Dort als auch im Bewerbungsbogen sind auch die Anforderungen an die Referenzen und das Projektteam sowie weitere Unterkriterien detailliert beschrieben.
Das weitere Verfahren wird auf die punktbesten Bewerber der Plätze 1 bis 5 beschränkt. Kann die Auswahl aufgrund Punktgleichheit nicht erfolgen, werden die Plätze der punktgleichen Bewerber ausgelost.

Zusätzliche Informationen

Ein Bewerbungsbogen ist auszufüllen und mit den betreffenden Anlagen fristgerecht einzureichen. Neben dem Bewerbungsbogen befinden sich unter den zur Verfügung gestellten Ausschreibungsunterlagen:
- ein Muster zur Wertung der Teilnahmeanträge zur Bewerberauswahl,
- die Anforderungen und Wertung der Zuschlagskriterien,
- der Vertragsentwurf des AG mit diversen weiteren Anlagen,
- Projektunterlagen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Folgende Unterlagen sind dem Teilnahmeantrag beizufügen:
a) Nachweis einer im Auftragsfall bestehenden Berufshaftpflichtversicherung mit den Deckungssummen aus Ziffer III.2.2
b) Erklärung, ob und auf welche Art der Bewerber den Auftrag erbringen möchte (alles im eigenen Büro, Bewerbergemeinschaft und/oder mit Nachunternehmern). Bei Bewerbergemeinschaften oder dem Einsatz von Nachunternehmern ist zu erklären, wie die Aufteilung der Leistungserbringung erfolgt. Eine Erklärung über die Rechtsform, den bevollmächtigten Vertreter und der gesamtschuldnerischen Haftung aller Mitglieder sowie nachvollziehbare Angaben zu Funktion, Abläufen und Zuständigkeiten innerhalb der Bewerbergemeinschaft sind mit dem Angebot zwingend einzureichen.
c) Erklärung, ob und auf welche Art der Bewerber, die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft oder eventuelle Nachunternehmer wirtschaftlich mit anderen Unternehmen verknüpft sind.
d) Eigenerklärung, dass die Leistungserbringung unabhängig von Ausführungs- und Lieferinteressen erfolgt.
e) Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe gemäß GWB §123 und §124 bestehen.
f) Angabe der mittleren Anzahl an Architekten und Ingenieuren im Fachbereich Projektsteuerung in den Jahren (2020 bis aktuell),
g) Angabe, ob es sich beim Bewerber um ein Kleinstunternehmen, ein kleines oder ein mittleres Unternehmen (KMU) gemäß der EU-Empfehlung 2003/361/EG der Europäischen Union handelt.
h) Ausgefüllter Bewerbungsbogen, der Bewerbungsbogen ist als Download beziehbar unter https://www.evergabe.de/unterlagen (Referenznummer: „FMB_P193“).

- Ausgefüllter Bewerbungsbogen.
- Nachweis einer im Auftragsfall bestehenden Berufshaftpflichtversicherung mit den Deckungssummen aus Ziffer III.2.2.
- Erklärung, dass keine Ausschlußgründe gemäß GWB §123 und §124 vorliegen.
- Anzahl der zur Abgabe des Teilnahmeantrages (aktueller Zeitpunkt) festangestellten Mitarbeiter des Bewerbers in der Projektsteuerung beträgt mindestens 2 Architekten und/oder Ingenieure.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Eine Bewertung der technischen Leistungsfähigkeit erfolgt anhand von bewerberseitigen Angaben zu Büroreferenzen (A) und Angaben zum Projektteam (B).
A) BÜROREFERENZEN:
Es sind zwei verschiedene Referenzprojekte zwingend nachzuweisen. Die Mindestanforderungen an diese Büroreferenzen sind unten in den Mindeststandards beschrieben.
B) PROJEKTTEAM:
B.1 Projektteam:
Im Bewerbungsbogen sind jeweils die Personen für die Projektleitung, die stellv. Projektleitung und die zuständige Person für die TGA-Kompetenz mit Namen, Berufserfahrung (in Jahren ab Abschluss Studium) anzugeben. Die vorzustellenden Mitglieder des Projektteams weisen den erfolgreichen Abschluss eines Studiums durch Vorlage der entsprechenden Urkunde zum Studienabschluss nach und eine persönliche Referenz.
Die Büroreferenzen können bei entsprechender Eignung auch als persönliche Referenz genannt werden.
Sollte der Bewerber im Rahmen des Vergabeverfahrens Teammitglieder austauschen müssen, sorgt der Bewerber für qualitativ gleichwertigen Ersatz. Die Qualität der Teammitglieder wird dabei durch die im Auswahlverfahren erzielten Punkte definiert. Sollte sich nach Abschluss des Auswahlverfahrens (1.Stufe des Vergabeverfahrens) herausstellen, dass aufgrund eines Wechsels im Projektteam eine Punktzahl erreicht wird, die nicht zur Auswahl geführt hätte, erfolgt nachträglich der Ausschluss des Bewerbers.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Der Bewerber muss mindestens folgende Anforderungen erfüllen:
A) Mindestanforderungen an BÜROREFERENZEN:
A.1. Allgemeine Forderungen:
Es sind zwei verschiedene Referenzprojekte zur Projektsteuerung zu benennen.
Bei den Referenzprojekten wird gefordert, dass diese realisiert wurden, d.h. die Inbetriebnahme / Fertigstellung erfolgte im Zeitraum vom 01.01.2012 bis zum Fristende der Abgabe des Teilnahmeantrages. Außerdem wird zu allen Referenzen eine Projektbeschreibung (in Wort und Bild, max. vier DIN A4 Seiten lang) gefordert.
A.2 Büroreferenzen:
A.2.1 Mindestanforderung an 1. Referenz Projektsteuerung:
- Es handelt es sich um den Neubau eines Gebäudes.
- Es wurden mind. Projektsteuerungsleistungen in Anlehnung an AHO-Schriftenreihe Nr. 9 zu den vier Handlungsbereichen (A-D) in den Projektstufen 4-5 erbracht.
- Die Projektkosten der KG 200 bis 700 betrugen mindestens 10,0 Mio. Euro brutto.
A.2.2 Mindestanforderung an 2. Referenz Projektsteuerung:
- Es handelt sich um den Neubau eines Gebäudes, dass durch einen Generalunternehmer / Totalunternehmer oder einen Generalübernehmer / Totalübernehmer errichtet wurde oder in einem Investorenverfahren.
- Es wurden Projektsteuerungsleistungen zum Controlling der Bauausführung im Auftrag des Bauherrn und nicht im Auftrag der finanzierenden Bank erbracht.
- Die Projektkosten (KG 200 - 700) betrugen mindestens 10,0 Mio. Euro brutto.
B) Mindestanforderungen an das PROJEKTTEAM:
B.1. Allgemeine Forderungen:
Das Projektteam besteht aus mindestens 2 Personen. Anzugeben ist die zuständige Person für die Projektleitung, die zuständige Person für stellv. Projektleitung und die zuständige Person für die TGA-Kompetenz.
Mindestanforderung an die benannten Teammitglieder sind:
- Vorlage des Nachweises zum Abschluss eines techn. oder naturwissenschaftlichen Studiums als Master oder Ing. (Abschluss Bachelor genügt nicht), anerkannt werden aber auch Studienabschlüsse der Wirtschaftswissenschaften, wenn eine bautechnische Vertiefung nachgewiesen wird,
- Vorlage eines Lebenslaufes,
- Berufserfahrung der Person für die Projektleitung von mindestens 10 Jahren und mind. 5 Jahren bei den restlichen Teammitgliedern.
- Nachweis einer geeigneten persönlichen Referenz
B.2 Persönliche Referenzen
B.2.1 Für die Person Projektleitung:
Eine persönliches Referenzprojekt, dass die Mindestanforderungen an die Büroreferenz 1 Projektsteuerung - Neubau eines Gebäudes gemäß A.2.1 erfüllt und bei denen die hier genannte Person auch für die Projektleitung oder mind. stellvertretende Projektleitung mindestens für die Projektsteuerungsleistungen in Anlehnung an AHO-Schriftenreihe Nr. 9 zu den vier Handlungsbereichen (A-D) in den Projektstufen 4-5 verantwortlich war.
B.2.2 Für die Person stellv. Projektleitung:
Ein persönliches Referenzprojekt, dass die Mindestanforderungen an die Büroreferenz 1 Projektsteuerung - Neubau eines Gebäudes gemäß A.2.1 erfüllt und bei denen die hier genannte Person auch für die Projektleitung oder mind. stellvertretende Projektleitung mindestens für die Projektsteuerungsleistungen in Anlehnung an AHO-Schriftenreihe Nr. 9 zu den vier Handlungsbereichen (A-D) in den Projektstufen 4-5 verantwortlich war.
B.2.3 Für die Person TGA-Kompetenz:
Ein persönliches Referenzprojekt, dass die Mindestanforderungen an die Büroreferenz 1 Projektsteuerung - Neubau eines Gebäudes gemäß 2.2 erfüllt und bei denen die hier genannte Person mindestens für die Projektsteuerungsleistungen von Planung der Technischen Ausrüstung verantwortlich war.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Nachweis einer ausreichenden Berufshaftpflichtversicherung bei einem in der EU zugelassenen Haftpflichtversicherungs- bzw. Kreditinstitut in beiden Losen mit einer jährl. Deckung von min. 3,0 Mio. EUR für Personenschäden und mindestens 5,0 Mio. Euro für Sach- und für Vermögensschäden. Bei Bewerbergemeinschaften sind diese Erklärungen zur Haftpflichtversicherung für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft beizufügen und der Versicherungsschutz muss für alle Mitglieder in voller Höhe bestehen. Die Nachweise dürfen nicht älter als 12 Monate zum Schlusstermin der Abgabe der Angebote sein. Die Deckung muss über die Vertragslaufzeit uneingeschränkt erhalten bleiben. Sollte eine Berufshaftpflicht mit einer geringen Deckungssumme bestehen, ist eine Erklärung eines (o. mehrerer) in der EU zugelassenen Haftpflichtversicherungs- bzw. Kreditinstituts beizufügen, dass im Auftragsfall die Versicherungssumme auf die oben festgesetzten Summen erhöht wird.

Im Downloadbereich befinden sich die folgenden Ausschreibungsunterlagen:
1) Unterlagen für Erstellung des Teilnahmeantrages: Datei: „P193_Bewerbungsbogen“;
2) Zur Info: Unterlagen zur Wertung in der Auswahlphase Datei: „P193_Wertung-TA“
3) Zur Info: Datei P193_Zuschlagskriterien“ zur Angebots- und Verhandlungsphase des Vergabeverfahrens.
4) Zur Info: Vertrag mit diversen Anlagen
5) Zur Info: Projektunterlagen
Bitte beachten Sie:
Die ausgewählten Bewerber werden zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Danach erfolgt voraussichtlich noch eine Vergabeverhandlung. Im Zuge der Vergabeverhandlung nennen die Bieter ihr finales Angebot gemäß VgV §17 Absatz 14. Ergeben sich in der Prüfung der Erstangebote oder im Zuge der Verhandlungsgespräche aber Aspekte, die erst eine intensive Erläuterung des Leistungsumfanges und der Kalkulationsbedingungen notwendig machen, kann durch den AG auch entschieden werden, dass das finale Angebot erst nach dem (ersten) Verhandlungsgespräch innerhalb einer Woche eingereicht wird.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Der Antrag auf Nachprüfung des Vergabeverfahrens und der Vergabeentscheidung ist unzulässig, soweit: 1.) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat (§ 160 Abs. 3 Nr.1 GWB), 2.) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB), 3.) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB), 4.) mehr als 15 Kalendertage nach Absendung der vorläufigen Absagen in Briefform, beziehungsweise mehr als10 Kalendertage bei Absendung per Fax oder E-Mail vergangen sind (§ 134 Abs. 2 GWB), 5.) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Der Nachprüfungsantrag soll ein bestimmtes Begehren enthalten. Er ist unverzüglich zu begründen (§ 161 Abs. 1 GWB).