Offenes Verfahren (EU-weit) zur Vergabe von Dienstleistungen Korrespondenzdruck und Versand, Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, VOEK 315-21

Kurze Beschreibung

Druck und Versand für insbesondere folgende Briefpost:
- Mahnschreiben zu fixen Terminen 2x im Monat;
- Zinsbescheinigungen für hinterlegte Barkautionen an Mieter 1x im Jahr;
- Korrespondenzen aus Gesamthandsvermögen (VA) 1x im Jahr, ggf. Massenkorrespondenzen auf Anforderung;
- Kreditorische Anschreiben 1x im Jahr;
- Diverse Anschreiben an Mieter;
- Einmalkorrespondenzen.

Beschreibung der Beschaffung

Verschiedene Fachbereiche der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben versenden mehrmals jährlich große Mengen an Briefpost, für deren Druck und Versand sie Unterstützung durch einen externen Dienstleister benötigen.
Die Briefpost setzt sich zusammen aus:
- Mahnschreiben zu fixen Terminen 2x im Monat;
- Zinsbescheinigungen für hinterlegte Barkautionen an Mieter 1x im Jahr;
- Korrespondenzen aus Gesamthandsvermögen (VA) 1x im Jahr, ggf. Massenkorrespondenzen auf Anforderung;
- Kreditorische Anschreiben 1x im Jahr;
- Diverse Anschreiben an Mieter;
- Einmalkorrespondenzen.
Darüber hinaus ist damit zu rechnen, dass Ausgangsrechnungen, die nicht in digitaler Form (als X-Rechnung an ein Portal oder als E-Mail an die Kunden) versendet werden können, ebenfalls gedruckt und versendet werden müssen.
Im Jahr 2020 wurden ca. 134.000 Briefe erstellt und zum Versand gebracht. Durch fortschreitende Digitalisierung ist es zum Zeitpunkt der Initiierung des Vergabeverfahrens der bedarfsmeldenden Stelle nicht möglich, konkrete Briefmengen zu benennen. Im Preisblatt (Anlage B-02 zum Angebotsaufforderungsschreiben), wird mit einer Menge von 145.000 Briefen pro Jahr kalkuliert, was eine Gesamtmenge für die Laufzeit von 580.000 Stück ergibt. Für die Laufzeit dieser Rahmenvereinbarung wird eine abrufbare Obergrenze von insgesamt 700.000 Briefen festgelegt, um hier einen Spielraum bei höherem Abruf zu gewährleisten. Mindermengen sind möglich. Sobald die vorgenannte Obergrenze erreicht ist, endet der Vertrag.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Laufzeit des Vertrages verlängert sich zweimalig um jeweils ein weiteres Jahr, sofern die Auftraggeberin der Fortsetzung des Vertragsverhältnisses nicht mit einer Frist von sechs Monaten vor Ablauf der Vertragslaufzeit in Textform widerspricht. Die Widerspruchsfrist für die Auftragnehmerin beträgt neun Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit. Der Widerspruch muss in Textform erfolgen. Maßgeblich für die Fristwahrung ist der Zugang des Widerspruchs bei der anderen Seite. Der Vertrag endet spätestens zum 30.09.2026 ohne dass es einer Kündigung bedarf.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1) Einzelbieter/Bietergemeinschaft
2.1) Allgemeine Angaben zum Unternehmen (im Vordruck Anlage B-03 enthalten):
Name, Sitz, Postanschrift, Rechtsform, Umsatzsteuer-ID, Gegenstand des Unternehmens, Nummer der Eintragung in einem öffentlichen Register oder Geschäftsnummer der Genehmigungsbehörde, Registergericht oder Genehmigungsbehörde, gesetzlicher Vertreter, Ansprechperson, Telefon, Telefax, E-Mail-Adresse, ggf. zuständige Niederlassung bzw. Standort.
2.2) Zusätzliche Angaben, sofern das Unternehmen ein Einzelunternehmen oder ein Freiberufler ist (Angaben zur Inhaberin/zum Inhaber bzw. zu dem nach Satzung oder Gesetz Vertretungsberechtigten): Vorname, Name, ggf. abweichender Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit.
3) Eigenerklärung über zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach § 123 und § 124 GWB (im Vordruck Anlage B-03 enthalten)
- Eigenerklärung nach § 123 Abs. 1 GWB über Straftaten und Ordnungswidrigkeiten,
- Eigenerklärung nach § 123 Abs. 4 Nr. 1 GWB über die ordnungsgemäße Zahlung von Steuern und Abgaben und von Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung,
- Eigenerklärung nach § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB, dass über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde, dass sich das Unternehmen nicht in der Liquidation befindet und das Unternehmen seine Tätigkeit nicht eingestellt hat,
- Eigenerklärung zu weiteren fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 Abs. 1 GWB,
- Eigenerklärung nach § 124 Abs. 2 GWB zu Verstößen gegen weitere Gesetze; Verstöße gegen das Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG), das Aufenthaltsgesetz (AufenthG), das Mindestlohngesetz (MiLoG) und das Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG),
- Eigenerklärung zu Gründen für den Nichtausschluss und zu Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 Abs. 2 GWB und § 123 Abs. 4 S. 2 GWB.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

4) Eigenerklärung zur Versicherung:
Die Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung hat mindestens folgende Deckungssummen (bei mindestens zweifacher Maximierung je Versicherungsjahr) pro Schadensfall aufzuweisen:
- Personenschäden: mind. 1 Mio. €
- Sachschäden: mind. 1 Mio. €
- Vermögensschäden: mind. 500.000 €
Sollte die Versicherung die vorgenannten Deckungssummen derzeit nicht erreichen oder noch keine entsprechend Versicherung abgeschlossen sein, so ist der Bieter verpflichtet, im Falle der Zuschlagserteilung die Deckungssummen entsprechend zu erhöhen bzw. abzuschließen (im Vordruck Anlage B-03 enthalten).
5) Eigenerklärung zum Gesamtumsatz des Unternehmens sowie zum Umsatz bezüglich der ausgeschriebenen Leistungsart, jeweils bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (im Vordruck Anlage B-03 enthalten).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen:
6) Eigenerklärung über die Leistungserbringung, dass das Unternehmen spätestens bei Leistungsbeginn ausreichend qualifiziertes Personal zur Erfüllung der ausgeschriebenen Leistung beschäftigt und dem Unternehmen spätestens bei Leistungsbeginn auch die notwendigen Maschinen, Werkzeuge und Materialien zur Verfügung stehen, um die ausgeschriebene Leistung sachgerecht und unter Einhaltung notwendiger Sicherheitsbestimmungen auszuführen (im Vordruck Anlage B-03 enthalten).
7) Leistungsbezogene Angaben zum Unternehmen: Angabe seit wann das Unternehmen in der ausgeschriebenen Leistungsart tätig ist, Angabe der Beschäftigtenzahl des gesamten Unternehmens, Angabe der Anzahl der Beschäftigten bezogen auf die ausgeschriebene Leistungsart und Anzahl der geringfügig Beschäftigten bezogen auf die ausgeschriebene Leistungsart (im Vordruck Anlage B-03 enthalten).
8) Eigenerklärung zu mindestens drei vergleichbaren Referenzen von mindestens zwei verschiedenen Referenzgebern aus dem Zeitraum der letzten drei Jahre mit Angabe von: Art des Referenzunternehmens, Ausführungsort (Anschrift des Referenzunternehmens), jährlicher Leistungsumfang in € netto, Leistungszeitraum, Leistungsart, Name des Empfängers der Leistung, dem die Leistung unmittelbar zugute kommt (Ansprechperson mit Telefonnummer (im Vordruck Anlage B-03 enthalten)). Vergleichbar sind Referenzen, deren Gegenstand dem Ausschreibungsgegenstand zumindest nahekommt. Die Referenzen müssen im technischen oder organisatorischen Bereich einen gleich hohen oder höheren Schwierigkeitsgrad aufweisen und einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters für die ausgeschriebene Leistung ermöglichen. Erreicht die umfangreichste der drei genannten Referenzen nicht 75% des ausgeschriebenen Leistungsvolumens oder erreicht mindestens eine der beiden weiteren Referenzen nicht 50% des ausgeschriebenen Volumens, wird der Bieter aufgefordert, die Vergleichbarkeit näher zu erläutern.
9) Angaben und Eigenerklärungen bei Bietergemeinschaften: Bietergemeinschaften sind bereits bei Angebotsabgabe verpflichtet, alle Mitglieder der Bietergemeinschaft sowie Art und Umfang des Leistungsteils des jeweiligen Mitglieds zu benennen sowie ein Mitglied als bevollmächtigten Vertreter. Bietergemeinschaften müssen sich verpflichten, im Falle der Auftragserteilung die Vertragsleistung mit den namentlich benannten weiteren Mitgliedern der Bietergemeinschaft als Arbeitsgemeinschaft auszuführen und für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten gesamtschuldnerisch zu haften. Für die Abgabe der vorgenannten Erklärungen ist die Bietergemeinschaftserklärung zu verwenden (Vordruck Anlage B-05).
Erst auf gesonderte Anforderung der Auftraggeberin sind von den übrigen Mitgliedern der Bietergemeinschaft jeweils eine „Bieterauskunft mit Eigenerklärungen“ (Vordruck Anlage B-03) mit Eigenerklärungen zu Ziff. 2.1 Allgemeine Angaben zum Unternehmen, 2.2 zusätzliche Angaben bei Einzelunternehmen, 3. Zwingende und fakultative Ausschlussgründe, 4. Betriebshaftpflichtversicherung, 6. Eigenerklärung über die Leistungserbringung und 7. Leistungsbezogene Angaben zum Unternehmen abzugeben und etwaige Nachweise vorzulegen. Von dem bevollmächtigten Vertreter der Bietergemeinschaft ist hingegen bereits mit dem Angebot eine vollumfänglich ausgefüllte „Bieterauskunft mit Eigenerklärungen“ (Vordruck Anlage B-03) vorzulegen.
10) Eigenerklärung zu Unterauftragnehmerleistungen: Beschreibung des (Teil-)Leistungsbereichs mit Umfang, für die der Einsatz von Unterauftragnehmern geplant ist (im Vordruck Anlage B-03 enthalten). Erst auf gesonderte Anforderung der Auftraggeberin ist der Bieter verpflichtet die Unternehmen zu benennen, deren Ressourcen zur Auftragsdurchführung in Anspruch genommen werden sollen und es sind Verpflichtungserklärungen dieser Unernehmen vorzulegen (Vordruck Anlge B-06). Der Bieter hat ferner für jedes der Unternehmen die „Bieterauskunft mit Eigenerklärungen" mit den Erklärungen zu den Ziff. 2.1 Allgemeine Angaben zum Unternehmen, 2.2 zusätzliche Angaben bei Einzelunternehmen, 3. Zwingende und fakultative Ausschlussgründe und etwaige weitere Eigenerklärungen und Nachweise beizubringen.
11) Eigenerklärung zur Eignungsleihe: Bezeichnung der Eignungskriterien, zu deren Erfüllung auf fremde Kapazitäten zurückgegriffen werden soll (im Vordruck Anlage B-03 enthalten).
Erst auf gesonderte Anforderung der Auftraggeberin ist der Bieter verpflichtet, die Unternehmen zu benennen, deren Ressourcen zur Auftragsdurchführung in Anspruch genommen werden sollen, und Verpflichtungserklärungen dieser Unternehmen vorzulegen (Vordruck Anlage B-06). Der Bieter hat für jedes Unternehmen die „Bieterauskunft mit Eigenerklärungen" mit den Eigenerklärungen zu den Ziff. 2.1. Allgemeine Angaben zum Unternehmen, 2.2. zusätzliche Angabe bei Einzelunternehmen, 3. Zwingende und fakultative Ausschlussgründe und etwaige Eigenerklärungen und etwaige Eigenerklärungen und Nachweise beizubringen.

Das am 08.04.2022 veröffentlichte 5. EU-Sanktionspaket im Zusammenhang mit dem Angriffskrieg Russlands auf die Ukraine hat unmittelbare Auswirkungen auf die Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen z.T. auch außerhalb der EU-Vergaberichtlinien. Verboten sind demnach seit dem 09.04.2022 sowohl Auftragsvergaben an Unternehmen mit Bezug zu Russland im Sinne der EU-Richtlinie 2022/576 als auch eine Beteiligung solcher Unternehmen am Auftrag als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises (soweit mehr als 10 % des Auftragswertes auf betroffene Unternehmen entfallen). Um die Einhaltung dieser Vorgaben prüfen zu können, ist vom Bieter die Anlage B-03.1 (Ergänzende Bieterauskunft mit Eigenerklärungen zu einem etwaigen Bezug des Bieters zu Russland) auszufüllen und zusammen mit den Angebotsunterlagen vor Ablauf der Angebotsfrist über die e-Vergabe Plattform einzureichen.
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Der Bieter hat zum Nachweis seiner Fachkunde und Leistungsfähigkeit sowie zum Beleg, dass keine Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB vorliegen, Eigenerklärungen und etwaige Nachweise vorzulegen. Für die Eigenerklärungen ist grundsätzlich der als Anlage B-03 beigefügte Vordruck „Bieterauskunft mit Eigenerklärungen“ zu verwenden. Der Bieter kann alternativ zur „Bieterauskunft mit Eigenerklärungen“ nach § 50 Abs. 1 VgV die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) verwenden. Die Vergabestelle fordert die nicht mit der EEE eingereichten Unterlagen gem. § 50 Abs. 2 VgV nach. Liegen bei einem Unternehmen Ausschlussgründe gem. § 42 Abs. 1 VgV i.V. m. §§ 123, 124 GWB vor, wird es nicht vom Verfahren ausgeschlossen, sofern es nachweist, dass es zureichende Maßnahmen der Selbstreinigung gem. § 125 GWB ergriffen hat. Werden von der Auftraggeberin Eignungskriterien als Mindestanforderungen definiert, z.B. eine Eigenerklärung zu mindestens zwei vergleichbaren Referenzen, so führt der fehlende Nachweis zum Ausschluss aus dem Verfahren. Kann ein Bieter aus berechtigtem Grund geforderte Urkunden oder Bescheinigungen nicht beibringen, genügt die Vorlage anderer Dokumente, sofern sie ebenso geeignet sind, die Eignung des Bieters und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen zu belegen. Bei ausländischen Bietern genügen gleichwertige Bescheinigungen des Herkunftslandes. Werden solche Bescheinigungen in dem betreffenden Land nicht ausgestellt, können sie durch eine Versicherung an Eides statt ersetzt werden. In Staaten, in denen es keine Versicherung an Eides statt gibt, kann diese durch eine förmliche Erklärung ersetzt werden. Nicht in deutscher Sprache verfassten Dokumenten ist eine beglaubigte Übersetzung ins Deutsche beizufügen. Die Aufraggeberin holt i.R.v. Stichproben Informationen bei einer Wirtschaftsauskunftei über Bieter ein, deren Angebot für einen Zuschlag in Frage kommt. Sollten Informationen oder sonstige Merkmale vorliegen, die auf eine überdurchschnittliche Ausfallwahrscheinlichkeit des Unternehmens hindeuten, wird die Auftraggeberin dem Bieter i.R.d. Aufklärung Gelegenheit geben, die Angaben auf ihre sachliche Richtigkeit zu überprüfen und ggf. Einwände und Korrekturen darzulegen. Die Bieter haben zum Nachweis, dass sie die zur ordnungsgemäßen Ausführung des Auftrags von der Auftraggeberin festgelegten Eignungskriterien erfüllen, und zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen den ausgefüllten Vordruck „Bieterauskunft mit Eigenerklärungen“ (Anlage B-03) zusammen mit dem Angebot einzureichen. Der Nachweis der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen kann ganz oder teilweise durch die Teilnahme an Präqualifizierungssystemen erbracht werden.
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Anfragen zu den Vergabeunterlagen sind unter Verwendung des beigefügten Formblatts „FB Frage-Antwort“ ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de) einzureichen. Anfragen, die auf anderem Weg übermittelt werden, können nicht berücksichtigt werden. Fragen zu den Vergabeunterlagen werden nur beantwortet, wenn sie spätestens bis zum 07.06.2022 12:00 Uhr bei der e-Vergabe-Plattform eingehen. Die Auftraggeberin wird den Teilnehmern rechtzeitig angeforderte Auskünfte erteilen, soweit aus der Fragestellung die Relevanz für die Erstellung der Angebote ersichtlich ist. Solche Auskünfte werden den Teilnehmern in anonymisierter Form mitgeteilt. Die Beantwortung der Fragen erfolgt ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform. Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt. Die Teilnehmer haben sich zudem selbstständig und regelmäßig bis zum Ablauf der Angebotsfrist über Änderungen der Vergabeunterlagen sowie die Beantwortung von Fragen durch die Vergabestelle zu informieren und diese im Rahmen ihrer Angebotserstellung zu berücksichtigen. Auf der e-Vergabe-Plattform registrierte Teilnehmer werden automatisch informiert. Eine Nichtberücksichtigung von Änderungen kann zum Ausschluss des Angebotes führen.
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Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, deren Klärung für die Angebotsabgabe wesentlich sind, z. B., weil sie die Preisermittlung beeinflussen oder die Vergabeunterlagen unvollständig bzw. nicht für alle Bieter gleichermaßen verständlich sind, so hat der Bieter die Auftraggeberin unverzüglich und vor Ende der Angebotsfrist in Textform darauf hinzuweisen.
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Ortsbesichtigungen werden nicht angeboten.
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Bei technischen Fragen zur Verwendung der e-Vergabe-Plattform wenden Sie sich bitte an e-Vergabe HelpDesk:
Telefon: +49 (0) 22899-610-1234
E-Mail: ticket@bescha.bund.de
Geschäftszeiten:
Montag bis Donnerstag: 08:00 bis 16:00 Uhr
Freitag: 08:00 bis 14:00 Uhr

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Es gelten die Regelungen der §§ 155 ff. GWB. Insbesondere ist § 160 Abs. 3 GWB zu beachten: Verstöße gegen das Vergaberecht, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen hervorgehen, müssen bis zum Ablauf der Angebotsfrist gemäß Ziffer IV.2.2) gerügt werden. Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens muss innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingereicht werden (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).