Onsite- und Remote-Support für Netzwerk und IT-Geräte, deren Betriebssysteme und Software

Kurze Beschreibung

Der Main-Kinzig-Kreis sucht für die Inbetriebnahme und den Betrieb des ITK-Equipments einen Dienstleister, der einen Onsite und Remote Support „IMAC/D“ für IT-Endgeräte, deren Betriebssysteme und Software und weiteres IT-Equipment der MKK IT-Infrastruktur in den Ämtern, Dienststellen, Eigenbetrieben des MKK und an Heimarbeitsplätzen der Beschäftigten in Verwaltung und Schulen (zusammenfassend nachfolgend als „MKK-Standorte“ bezeichnet) anbieten kann. Des Weiteren sind Systems Management Dienstleistungen zu erbringen.
Zudem soll der Auftragnehmer den Rollout (Installation, Inbetriebnahme) für Geräte und Netzwerk und Netzwerktechnik im Zuge des geförderten Projektes Digital-Pakt realisieren. Im Zuge des Digital-Paktes werden u.a. ca. 92 Schulen mit neuer WLAN-Technik und weiterem IT-Equipment ausgestattet.
Die Leistung ist am Sitz des Amt 12 (Auftraggeber, Gelnhausen) zu erbringen. Zudem sind im Zuge des Onsite-Supports sämtliche Liegenschaften des MKK und dessen Schulen als Einsatzort innerhalb des MKK möglich. Der MKK dehnt sich über eine Fläche von ca. 100 km zwischen West und Ost und ca. 50 km zwischen Nord und Süd aus.
Der Support ist auch für Heimarbeitsplätze von Beschäftigten der Verwaltungen und Schulen zu erbringen. Die Supportleistungen betreffen nur vom MKK bereitgestellte Endgeräte, auf denen der Zugang zum Netzwerk des MKK über Citrix sichergestellt werden soll.
Darüber hinaus hat der Auftragnehmer ein Lager schlüsselfertig vorzuhalten, das zum einen den Erfordernissen des Standard-Betriebs genügt (4-5 Palettenstellplätze), aber auch die Lagerkapazitäten für den am Beginn der Vertragslaufzeit durchzuführenden Rollout für die Umsetzung des Digital-Paktes abdecken kann (ca. 30 Palettenstellplätze).
Im Übrigen siehe Vergabeunterlagen.

Beschreibung der Beschaffung

Folgende Leistungen zur Übersicht sind grundsätzlich zu erbringen:
- Installation (I), Umzug (M), Ergänzungen (A) und Änderungen (C), von IT-Geräten (PCs, Note-books, mobile Endgeräte, Server etc.) und Netzwerkkomponenten an den MKK-Standorten
- Installation, Wartung, Update und Fehlersuche von Software auf den IT-Geräten
- Konfiguration und Inbetriebnahme von IT-Geräten und Netzwerkkomponenten inkl. Abbau
- Wartung von IT-Geräten und Netzwerkkomponenten entsprechend den Vorgaben dieses Ver-trags
- Analysieren von Fehlern und Beseitigen von Störungen an IT-Geräten und Netzwerkkomponen-ten sowie der Software
- Beratung, Einweisung und Schulung von Mitarbeitern an den MKK-Standorten
- Bereitstellung von Logistikdienstleistungen zur Verteilung von IT-Geräten und Netzwerkkom-ponenten inkl. Lagerkapazität
- Proaktives Monitoring und präventive Wartung von IT-Geräten und Netzwerkkomponenten inkl. Erarbeitung und Kommunikation proaktiver Lösungsvorschläge zur Fehlervermeidung und zur Erhaltung einer modernen Hard- und Softwarearchitektur
- Dokumentation der Aktivitäten (Lösung & Inventarisierung)
- Die eingesetzten Kräfte haben dafür Sorge zu tragen, dass durch ihr Handeln die Sicherheit der Geräte und Infrastrukturen nicht beeinträchtigt werden und das im Falle der Erkenntnis von Sicherheitslücken diese sofort schriftlich dem Auftraggeber gemeldet werden
- administrative Tätigkeiten der virtuellen Serverumgebung im Rechenzentrum
- Benutzerverwaltung und Assetverwaltung
- Überwachung und Aktualisierung der Gültigkeit von Token für das Gerätemanagement
- Lizenzüberwachung. Alle installierten Programme und Betriebssysteme sind zu überwachen, um Unter- oder Überlizenzierung zu vermeiden.
- Der Auftragnehmer hat sich so zu organisieren, dass er im Zuge von Vor-Ort-Einsätzen mehre-re Standorte in einem Zug abarbeitet, sodass wenig Fahrtzeiten anfallen.
- Neue Software-Anforderungen der Schulen müssen geprüft (Lizenzierung, Freigabe durch Schulträger) und zur automatisierten Verteilung vorbereitet werden. Der Auftragnehmer muss seine Erfahrungen und Möglichkeiten der Geräteverwaltung und Softwarepaketierung be-schreiben.
- Bei der Entwicklung eines Portals ist mitzuwirken. Alle Apps sollten hier für alle Schulen zur Verfügung stehen, so dass die Schule bzw. der IT-Beauftragte selbstständig die APPs den Geräten zuweisen kann.
- Der Auftragnehmer muss die installierten Betriebssysteme, Virenscanner, Programme und APPs aktuell halten und überwachen. Sicherheitslücken und Bugs sind umgehend zu beseiti-gen. Die Softwarepaketierung muss dokumentiert und vor der Installation getestet werden. Verschiedene Softwarestände an den einzelnen Tenants sind nicht zulässig.
- Vom Auftragnehmer wird erwartet, dass dieser den Auftraggeber über Herausforderungen, Neuerungen, Vereinfachung, Effizienzsteigerungsmöglichkeiten, IT-Sicherheit der zu betreuen-den Umgebung umgehend informiert und Empfehlungen für eine Weiterentwicklung abgibt.
- Für den Fall, dass die Schule selbst Geräte beschafft oder der Schule Geräte gespendet wer-den, muss der Auftragnehmer die mögliche Verwendung und Einbindung der Geräte zunächst mit dem Auftraggeber abstimmen und sich für die mögliche Einbindung eine schriftliche Ge-nehmigung einholen.
- Der Auftragnehmer muss den im Kapitel 1.2 beschrieben Rollout der neuen Lösung des Her-stellers Aruba an den Schul- und Verwaltungsstandorten durchführen. Hierbei muss in dem Migrationszeitraum für die bestehende Alcatel-Lucent Infrastruktur nur ein Hardwaretausch übernommen werden.
- Mit der Umstellung auf die Lösung von Aruba muss der Auftragnehmer neben den IMAC/D nach den definierten Servicelevel in Kapitel 2.15 auch weiter Betriebsleistungen übernehmen.
Im Zuge des Rollout-Projektes für den DigitalPakt muss der Auftragnehmer das Rollout für Geräte- und Netzwerk und Netzwerktechnik im Zuge des geförderten Projektes Digital-Pakt realisieren. Insgesamt betrifft der Rollout 93 Schulen im Main-Kinzig-Kreis mit etwa 2.200 Klassenräumen sowie weitere ca. 40 Verwaltungsstandorte, letztere jedoch ohne Fördermittel. Im Zuge dieser Ausschreibung werden auch Kapazitäten für den Rollout des Projektes vergeben. Hierfür fallen folgende Leistungen an:
• Auspacken des Equipments, inventarisieren der Komponenten, Software- bzw. Firmware-Aufspielung, aufspielen der Konfiguration nach Vorgabe und Einbringung der Geräte in den Installationsrollout.
• Installation und Inbetriebnahme von WLAN-Access-Points, Switches, LAN-Router vor Ort.
• Durchführung von Patchungen zwischen den Hardware-Komponenten.
• Unterstützung bei der Administration und Inbetriebnahme des IT-Equipment wie z. B. WLAN-Access-Points, Switches, LAN-Router, Digitale Tafel, etc.
• Vorbereitung der Microsoft-Tenants (Schulen) für die Einbindung der Bestandsgeräte.
• Einbindung der Bestandsgeräte vor Ort am Standort in das Gerätemanagement.
• Umzug der Endgeräte vom bisherigen MDM in den MS Endpoint-Manager.
• Administration des vorhanden Gerätemanagements (Microsoft Endpoint Manager)
• Softwarepaketierung und -verteilung
• Vor-Ort-Service (bei nicht remote-lösbaren Problemen)
• Betrieb und Administration der pädagogischen Microsoft-Umgebung im Rechenzentrum des Auftraggebers mit Virtualisierung
• Proaktives Monitoring (tenants, Hardware wie z. B. LAN, WLAN), automatisierte Meldungen an das Ticketsystem des Auftraggebers, Incident Management
• Betrieb und Administration der pädagogischen Microsoft-Umgebung im Rechenzentrum des Auftraggebers mit Virtualisierung
Um den Betrieb und die Rolloutleistungen durchführen zu können, muss der Auftragnehmer ein Lager vorhalten.
Der Auftragnehmer muss in der Lage sein den geforderten Support auch an den Heimarbeitsplätzen der Mitarbeiter der Verwaltungen und Schulen durchzuführen. Dabei geht es zunächst um den Support des vom Auftraggeber beigestellten Endgerätes des Anwenders und um den Zugang zum Netzwerk des Auftraggebers über Citrix.
Der Einsatz eines IT-Architekten ist nur nach Genehmigung durch den Onsite Services Prozess Manager möglich. Hierzu ist eine Einsatzplanung vorzulegen.
Weitere Leistungen siehe Vergabeunterlagen.
Der Auftraggeber geht aktuell von folgenden Abnahmemengen aus:
Bedarf: Bis zu 5 Jahre. Nachfolgender Bedarf ist Jahresbedarf::
Vor-Ort-Servicekraft:
Mindestabnahmemenge (in Personenstunden): ca. 500 Stunden
Maximale Abnahmemenge (in Personenstunden): ca. 4.000 Stunden
Systemtechniker:
Mindestabnahmemenge (in Personenstunden): ca. 2.000 Stunden
Maximale Abnahmemenge (in Personenstunden): ca. 4.000 Stunden
Optional
Systemarchitekt:
Maximale Abnahmemenge (in Personenstunden): ca. 150 Stunden

Kostenkriterium (Name)

Güte und Qualität des Konzepts zur Herangehensweise an die Realisierung der IT-Dienstleistungen (insgesamt 40 %) nach Maßgabe der folgenden Unterkriterien (jeweils mit 10 % gewichtet): 1. Güte und Qualität des Konzepts zu Ressourcen und Organisation, 2. Güte und Qualität des Lagermanagements, 3. Güte und Qualität des Konzepts zur präventiven Wartung und Fehlerbehebung, 4. Güte und Qualität des Konzepts zu Maßnahmen der Qualitätssicherung

Zusätzliche Informationen

Die unter Ziffer II.2.7) genannte Vertragslaufzeit definiert die maximal mögliche Laufzeit (einschließlich aller Verlängerungsoptionen).
Der unter Ziffer II.1.5) genannte Auftragswert bildet den maximalen Auftragswert im Sinne der EuGH-Entscheidung vom 17. Juni 2021 (C-23/20 - Simonsen & Weel) über die maximale Gesamtlaufzeit ab.
Maximaler Gesamtauftragswert: EUR 4.000.000,00
Geschätzter Gesamtauftragswert: EUR 2.700.000,00

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

(1) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB und/oder Darlegung von Selbstreinigungsmaßnahmen im Sinne des § 125 GWB.
(2) Aussagekräftige Unternehmensdarstellung unter Angabe der Firma, Sitz, Gegenstand, Rechtsform, Geschäftsleitung des Unternehmens sowie einer kurzen Beschreibung des Tätigkeitsbereichs und der Benennung des Ansprechpartners für die Bewerbung.
(3) Nachweis der Erlaubnis zur Berufsausübung je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem der Bewerber niedergelassen ist, entweder durch die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister dieses Staates oder durch sonstigen Nachweis über die erlaubte Berufsausübung.
(4) Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentgelt bei öffentlichen Aufträgen nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG).
(5) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen eines Russland-Bezugs im Sinne des Art. 5k Abs. 1 der Verordnung (EU) 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Europäischen Rates vom 08.04.2022.
(6) Organigramm der an der Projektausführung beteiligten Mitarbeiter.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

(1) Darstellung der ausreichenden Finanzkraft und der ausreichenden Bonität des Bewerbers durch die Vorlage geeigneter Nachweise z. B. Wirtschaftsauskunft, Vorlage der Jahresabschlüsse der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre des Bewerbers (2019-2021) oder andere geeignete Nachweise, die für die Einschätzung der finanziellen Situation des Bewerbers relevant sein können.
(2) Eigenerklärung über den Umsatz des Unternehmens (netto) in den letzten drei Geschäftsjahren soweit er Leistungen betrifft, die mit den zu vergebenden Leistungen vergleichbar sind.
(3) Nachweis einer Haftpflichtversicherung im Falle der Beauftragung mit einer Deckungssumme je Schadensereignis von mindestens 3.000.000 EUR für Personenschäden und Sachschäden und 250.000 EUR für Vermögensschäden. Der Nachweis wird durch eine Bestätigung des Versicherers über das Bestehen der Versicherung mit den genannten Deckungssummen bereitgestellt. Ist das nicht der Fall, hat der Bieter den Nachweis durch eine Bestätigung des Versicherers über die Bereitschaft, im Auftragsfall eine Versicherung mit den genannten Deckungssummen bereitzustellen, zu erfolgen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

(1) Eigenerklärung zur Zahl der in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren und dem laufenden Geschäftsjahr jahresdurchschnittlich beschäftigte Arbeitskräfte, gegliedert nach Beschäftigten (gesamt), Service-Mitarbeiter, Systemtechniker, Systemarchitekten.
(2) Eigenerklärung zu einschlägigen Erfahrungen / einschlägigen Referenzen des Unternehmens aus den drei abgeschlossenen Geschäftsjahren und dem laufenden Geschäftsjahr, soweit sie mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind unter Angabe der nachfolgenden Aspekte:
• Beschreibung des Leistungsgegenstands (insbesondere Leistungen, die für die öffentliche Hand und Schulen erbrachten worden sind; Leistungen, die den Vor-Ort-Support und die Fernwartung von Schulen betreffen; Support-Leistungen für Heimarbeitsplätze; Leistungen mit Aruba-Komponenten)
• Wert des Auftrags
• Erbringungszeitpunkt /-zeitraum
• Auftraggeber mit Ansprechpartner und Kontaktdaten
Der Auftraggeber behält sich vor, entsprechende Bescheinigungen des Referenzgebers ergänzend zum Nachweis der Ordnungsmäßigkeit der Leistungserbringung anzufordern.
Anmerkung:
Die eingesetzten Kräfte haben dafür Sorge zu tragen, dass durch ihr Handeln die Sicherheit der Geräte und Infrastrukturen nicht beeinträchtigt werden und dass im Falle der Erkenntnis von Sicherheitslücken diese sofort schriftlich dem Auftraggeber gemeldet werden.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Zu Ziff. III.1.1 (2):
Der Umsatz des Unternehmens im geforderten Segment muss mindestens 1,5 Mio. EUR/Jahr betragen.
Zu Ziff. III.1.3 (1):
a) Mindestens drei Mitarbeiter des Auftraggebers, die auch zur Auftragsausführung einzusetzen sind, müssen Erfahrungen im Bereich Aruba CX-Serie nachweisen können.
b) Mindestens drei Mitarbeiter des Auftraggebers, die auch zur Auftragsausführung einzusetzen sind, müssen Erfahrungen im Bereich WLAN-Lösungen von Aruba Netzworks nachweisen können.
c) Mitarbeiterbezogene Zertifizierungen: Mindestens zwei Mitarbeiter des Auftraggebers, die auch zur Auftragsausführung einzusetzen sind, müssen über folgende Zertifikate verfügen:
Zertifizierungen im Bereich Microsoft (für die zum Einsatz kommenden Mitarbeiter des Auftragnehmers):
• MS-900: Microsoft Certified 365 Fundamentals
• MD-100: Microsoft Certified Associate Modern Desktop Administrator Windows 10
• MD-101: Microsoft Certified Associate Managing Modern Desktops
• MS-100: Microsoft Certified Expert 365 Identity and Services
• MS-101: Microsoft Certified Expert 365 Mobility und Security
• MS-700: Microsoft Certified 365 Teamwork Administrator
• AZ-104: Microsoft Certified Associate Azure Administrator
Netzwerkzertifizierungen (für die zum Einsatz kommenden Mitarbeiter des Auftragnehmers):
• ACEP Aruba Certified Edge Professional
• ACSP Aruba Certified Switching Professional
• ACCP Aruba Certified ClearPass Professional
Weitere Zertifizierungen (für die zum Einsatz kommenden Mitarbeiter des Auftragnehmers, ausreichend für eine Person):
• Zertifizierter LANiS Administrator
• TCMP Trend Micro Certified Professional Apex One
• Zertifizierter INiS/HD-Guard Administrator
• Authorisierter Littera Administrator
Herstellerzertifizierungen:
• Mind. Fujitsu SELECT Partner
• Mind. Microsoft GOLD Partner Cloud Solutions
• Mind. HPE Aruba Networking Silber Partner
• Mind. HP Inc. Amplify Synergy Partner (Personal Systems)
• Mind. DELL Solution Provider

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Der Auftraggeber weist bereits jetzt darauf hin, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmer und Verleihunternehmen, soweit diese bei Angebotsabgabe bekannt sind, nach Maßgabe des Verfahrensbriefs mit dem Teilnahmeantrag oder dem Angebot die erforderlichen Verpflichtungserklärungen zu Tariftreue und Mindestlohn bei öffentlichen Aufträgen unter Berücksichtigung der Vorgaben des HVTG vom 12. Juli 2021, GVBl. S.338, abzugeben haben.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Die Überschreitung der regelmäßig zulässigen Laufzeit von vier Jahren nach § 21 Abs. 6 VgV ist gerechtfertigt, weil ein begründeter Sonderfall vorliegt:
• Der künftige Vertragspartner wird über die Jahre tiefgehende Kenntnisse über die komplexen IT-Netze und Gerätekonfigurationen im MKK gewinnen. Die Funktionalität der IT-Netze und der -Geräte ist für die Verwaltungen und die Schulen essenziell

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit
• der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
• Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
• Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden und
• mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.