Operatives und strategisches Prozessmanagement im Rhein-Sieg-Kreis - Begleitung des Einführungsprojektes

Kurze Beschreibung

Der Rhein-Sieg-Kreis beabsichtigt, Prozessmanagement in der gesamten Organisation zu etablieren und kontinuierlich zu professionalisieren. Das Prozessmanagement soll organisationsweite Standards für das Prozessmanagement setzen und der organisationsweiten und systematischen Planung, Überwachung und Steuerung von Prozessen dienen. Die gewonnenen Informationen sollen auch Basis für die Koordinierung sonstiger Aufgaben der Verwaltungsmodernisierung, der Automatisierung und Digitalisierung, für die Personalbemessung und Optimierung von Verwaltungsabläufen sowie die Implementierung eines internen Kontrollsystems (IKS) sein. Das Prozessmanagement soll die Basis sein für ganzheitliche, systematische und nachhaltige Strukturen sowie einen organisationsweiten Lernprozess über die Ablauforganisation.
Ziel dieses Auftrags ist die Entwicklung eines Gesamtkonzepts zur Umsetzung dieses Projekts und die Begleitung des Einführungsprojekts.
Das Konzept soll mit einem auf einen Zeithorizont von vier Jahren angelegten Einführungsprojekt etabliert werden. Der Zeitplan zur Einführung basiert auf folgendem Phasenmodell zur Umsetzung der Zielbereiche:
1. Konzeptphase (ca. 8. Wochen)
2. Aufbauphase (4 - 6 Monate)
4. Ausbauphase (1 - 4 Jahre)
5. Regelbetrieb (ab dem 5. Jahr)
Das Einführungsprojekt soll nach Abschluss der Ausbauphase in einen Regelbetrieb ohne Unterstützung durch den Auftragnehmer als externen Prozessmangement-Experten übergeleitet werden.

Beschreibung der Beschaffung

Die Vorbereitung, Durchführung und Umsetzung des Gesamtprojektes soll in den Phasen "Konzeptphase" und "Aufbauphase" federführend durch den Auftragnehmer erfolgen. Ab der "Ausbauphase" soll der Begleitungsaufwand bedarfsgerecht verringert werden.
Die genaue Ausgestaltung der Phasenabläufe hat der Auftragnehmer im Konzept für die Begleitung des Projekts darzustellen. Vor Beginn des Einführungsprojektes ist ein verbindlicher Projektplan (inhaltlich und zeitlich) vorzulegen und mit dem Auftraggeber abzustimmen.
Im Rahmen des Einführungsprojektes unterstützt der Auftragnehmer als externer Prozessmanagement-Eyperte die internen Rollen mit Expertise und Kapazität. Während des Einführungsprojekt ist die Prozessmanagement-Software "PICTURE" zu benutzten.
Der Auftragnehmer legt dem Auftraggeber Projektstatusberichte vor, die mindestens folgende Aspekte beinhalten:
- Bericht über den inhaltlichen Fortschritt des Projektes
- zeitlicher Soll-Ist-Vergleich, Information über die Einhaltung des vorgesehenen Zeitplanes
- Darstellung der weiteren Planung
- Benennung von Problemen, kritischen bzw. offenen Punkten
- Benennung von zu ergreifenden Maßnahmen bzw. zu klärenden Punkten.
In Konzept und Aufbauphase sollen die Projektstatusberichte quartalsweise erfolgen, während der Ausbauphase halbjährlich.
Zur Überleitung des Einführungsprojektes in den Regelbetrieb soll ein Abschlussbericht vorgelegt werden mit mindestens folgenden Inhalten:
- Darstellung von Projektaufbau und Projektverlauf
- Darstellung der wesentlichen Ergebnisse
- Empfehlung zur weiteren Vorgehensweise.
Der Projektauftakt soll innerhalb von vier Wochen nach Auftragserteilung erfolgen.
Für die einzelnen Phasen werden folgende Zeiträume kalkuliert: Die Konzeptphase soll innerhalb von acht Wochen abgeschlossen sein. Die Aufbauphase soll innerhalb von vier bis sechs Monaten abgeschlossen sein. Ab dem Abschluss der Aufbauphase beginnt die Ausbauphase (Jahr 1 - Jahr 4), nach der die Einführungsphase im fünften Jahr in den Regelbetrieb übergeleitet werden soll (voraussichtlich ab 31.10.2027).

Beschreibung der Verlängerungen

Der Rhein-Sieg-Kreis beauftragt in diesem Verfahren u. a. die Begleitung der Konzept-, Aufbau-, Ausbau- und Einführungsphase.
Der tatsächliche Umfang kann allerdings noch nicht abgesehen werden.
Aufgrund einer Plausibilitätsprüfung in der für die Erstellung dieser Bekanntmachung verwendeten Software mussten zwingend Angaben zur Vertragslaufzeit erfolgen. Bei dem obengenannten Wert handelt es sich nach Einschätzung des Auftraggebers um die Mindestvertragslaufzeit.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Der Bieter hat das Nichtvorliegen von Ausschlusskriterien gem. §§ 123, 124 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) durch Eigenerklärung (Eigenerklärung Ausschlussgründe) zu erklären. Bei Bietergemeinschaften ist diese Erklärung von allen Mitgliedern abzugeben.
Auf Verlangen der Vergabestelle sind folgende Nachweise vorzulegen:
- Eignungsnachweise und Verpflichtungserklärungen für Nachunternehmer.
Bietergemeinschaften haben eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung (Bietergemeinschaftserklärung) mit folgendem Regelungsinhalt abzugeben:
a) in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist,
b) in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,
c) dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt,
d) dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
Die Bietergemeinschaftserklärung ist mit Abgabe des Angebots in Textform und im Laufe des weiteren Vergabeverfahrens ggf. auf Verlangen der Vergabestelle in einer durch alle Mitglieder der Bietergemeinschaft unterzeichneten Ausfertigung vorzulegen.
Eine auch auf Anforderung nicht vollständig ausgefüllte oder unterzeichnete Bietergemeinschaftserklärung führt zwingend zum Ausschluss des Angebots.
Mehrfachangebote von Einzelbietern und/oder Bietern als Mitglied einer oder mehrerer Bietergemeinschaften sind nicht zulässig und führen automatisch zum Ausschluss.
Bei Bildung einer Bietergemeinschaft wird die Verwendung des den Vergabeunterlagen beigefügten Formblattes "Bietergemeinschaftserklärung" empfohlen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Angabe der Anzahl der durchschnittlich festangestellten Mitarbeiter in den Jahren 2019 bis heute
2. Benennung von vergleichbaren Referenzen aus dem Projektmanagement unter Angabe des Auftraggebers, des Leistungsumfangs (Anzahl der betroffenen Organisationseinheiten), dem Ausführungszeitraum sowie einer Darstellung der Inhalte, Vorgehensweise (Methoden, Werkzeuge) sowie Ergebnisse der Referenzprojekte im Umfang von 1 DIN A4 Seite/Referenzprojekt

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

1. Beschäftigung von mindestens 30 festangestellten Beschäftigen im Durchschnitt der letzten 3 Jahre
2. Benennung von mindestens fünf Referenzen aus dem Prozessmanagement im öffentlichen Sektor, davon
- mind. 3 Referenzen zur Durchführung von Projekten zum Aufbau von Prozessmanagementsystemen mit Prozessaufnahme und -visualisierung auf Grundlage eines vollständigen Prozessregisters in mind. drei Organisationseinheiten bei einer Stadt-, Gemeinde- oder Kreisverwaltung
oder
- mind. 2 Referenzen zur Durchführung von Projekten zum Aufbau von Prozessmanagementsystemen mit Prozessaufnahme und -visualisierung auf Grundlage eines vollständigen Prozessregisters in mind. zwei Organisationseinheiten in einer Kreisverwaltung aus NRW oder kreisfreien Stadt aus NRW.
Referenzen, welche die vorgenannten Mindestanforderungen nicht erfüllen, werden nicht anerkannt. Der Auftraggeber wird die angegebenen Referenzen stichprobenartig überprüfen. Falsche oder fehlerhafte Angaben führen zur Nichtberücksichtigung der angegebenen Referenz. Sofern hierdurch bedingt die geforderte Mindestanzahl an Referenzen unterschritten wird, ist die projektspezifische Eignung nicht nachgewiesen. Das Angebot wird in diesem Fall von der Wertung ausgeschlossen.
Für den Nachweis der Einhaltung der Mindestanforderungen wird die Verwendung des Formblattes "Personal" empfohlen.
Der Auftraggeber geht davon aus, dass der Bieter die ggf. notwendigen Genehmigungen zur Weitergabe personenbezogener Daten von den Betroffenen eingeholt hat, und behält sich die Nachforderung entsprechender Erklärungen vor.
Eine Nachbesserung bereits abgegebener Erklärungen (z. B. durch den Austausch von Referenzen) ist unzulässig.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

1. Für die Auftragsausführung ist ein Projektteam - bestehend aus mindestens vier Personen - zu benennen, die über folgende Fähigkeiten verfügen müssen:
- Die hauptverantwortliche Ansprechperson (Teamleitung) und mindestens zwei weitere Mitglieder des Projektteams müssen über Projekterfahrung in der Einführung von Prozessmanagement in einer Kommunalverwaltung mit mehr als 500 Beschäftigten verfügen.
- Methodenexpertise im Prozessmanagement
o Prozesserhebung in der Breite (Screening), Auswertung von großen Prozessmen-gen
o Aufnahme, Modellierung und Qualitätssicherung von Ist-Prozessen z.B. in Experten- Interviews
o Erfahrung in der Prozessmodellierung nach FIM (z.B. über Nachweis FIM-Methodenexperte)
o Identifikation und Dokumentation von Schwachstellen in Geschäftsprozessen
o Analyse und Optimierung von Prozessen, Priorisierung von Optimierungspotenzialen
o Entwicklung von Soll-Prozessen in Workshop-Situationen
- Kenntnisse in Umgang, Konfiguration und Administration des Softwareproduktes "PIC-TURE-Prozessplattform", Modellierung von Prozessen mit der Picture-BPMN-Methodik und Darstellung komplexerer Sachverhalte mit der Methode PICTURE-BPMN (Nachweis über z.B. Schulungszertifikate).
2. Der Abschluss des Integritätsvertrags (Bestandteil der Vergabeunterlagen) ist zwingende Voraussetzung für die Auftragserteilung.
3. Eintragungen im Wettbewerbsregister und/oder im Gewerbezentralregister können zum Angebotsausschluss führen. Die Abfrage wird vom Auftraggeber veranlasst und auf den engeren Kreis der Bewerber beschränkt.

Es sind ausschließlich elektronische Angebote über das Vergabeportal unter Zuhilfenahme des Bietertools zugelassen. Zu diesbezüglichen Einzelheiten wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen.
Sofern sich im Verlauf der Angebotsfrist die Notwendigkeit der Anpassung von Vergabeunterlagen ergibt, ist das jeweils aktuellste Formular zu verwenden. Über evtl. notwendige Änderungen werden die registrierten Bewerber durch Bewerberkommunikationen unterrichtet. Es wird daher empfohlen, vor Angebotsabgabe die Aktualität der hochgeladenen Dokumente zu prüfen.
Erklärungen u. Nachweise, die zwingend unter Beachtung der Maßgaben dieser Bekanntmachung mit dem Angebot abzugeben sind u. die von der Vergabestelle nicht nachgefordert werden:
- unterzeichnetes/signiertes Angebotsformular
- vollständig ausgefülltes Preisblatt
- Gesamtkonzept zur Umsetzung des Konzepts und Begleitung des Einführungspro-jektes
- Formblatt "Personal"
- Referenzbeschreibungen (Unternehmensreferenzen, pers. Referenzen der hauptverantwortlichen Ansprechperson bzw. der Mitglieder des Projektteams)
- Bietergemeinschaftserklärung (Textform ausreichend/ nur für Bietergemeinschaften)
- Formblatt "Unteraufträge" (nur beim beabsichtigten Einsatz von Nachunternehmern)
Erklärungen u. Nachweise, die mit dem Angebot abzugeben sind u. die ggf. unter Fristsetzung nach gefordert werden können:
- Eigenerklärung "Ausschlussgründe"
- Eigenerklärung "Sanktionen"
Erklärungen u. Nachweise die auf Verlangen der Vergabestelle vorzulegen sind:
- geeignete Unterlagen zum Nachweis der geforderten Qualifikation / Befähigung der Mitglieder des Projektteams
- Nachweis der bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung (der Nachweis darf nicht älter als 6 Monate sein)
- Bietergemeinschaftserklärung (von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft signiert)
- unterzeichnete Ausfertigung des Integritätsvertrags
- Verpflichtungserklärungen und Nachweise für Nachunternehmer
Die Nichtbeachtung dieser Vorgaben sowie die nicht fristgerechte oder unvollständige Vorlage von Erklärungen u. Nachweisen führen zwingend zum Ausschluss des Angebotes.
Es gelten die Teilnahmebedingungen des Rhein-Sieg-Kreises nach Maßgabe dieser Bekanntmachung.
Zum vorläufigen Nachweis der Eignung wird die Abgabe der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung akzeptiert.
Eignungsnachweise, die im Rahmen eines PQ-Verfahrens erworben wurden, sind - unter Angabe der PQ-Nummer - zugelassen. In diesem Fall sind nur die dort nicht hinterlegten Nachweise zu erbringen. Dies gilt auch für Unternehmen, die aktuell in der Bieterdatei des Rhein-Sieg-Kreises registriert sind. Ferner kann auf bereits der Vergabestelle vorliegende Eignungsnachweise - unter Angabe der Vergabenummer - verwiesen werden.
Die Vergabeunterlagen werden registrierungsfrei zur Verfügung gestellt. Den Interessenten wird dennoch die Registrierung auf dem Vergabeportal empfohlen. Dies hat den Vorteil, dass diese bei Erteilung von Bewerberinformationen oder evtl. notwendigen Anpassungen der Vergabeunterlagen über das Vergabeportal in Kenntnis gesetzt und zur Einsichtnahme auf dem Vergabeportal aufgefordert werden.
Nach Auswertung aller schriftlich eingereichten Angebote werden die drei Bieter mit der bis dahin erreichten Höchstpunktzahl zur Präsentation ihrer Angebote eingeladen.
Die drei Bieter mit der nach der Zwischenwertung auf Grundlage der schriftlich eingereichten Angebote erreichten Höchstpunktzahl werden zur Präsentation und Erörterung ihres Angebotes zu einer Präsentation ins Kreishaus Siegburg eingeladen. Die Präsentationen sind derzeit für den 09.01./10.01.2023 vorgesehen. Die genauen Einzelheiten werden den betroffenen Bietern rechtzeitig mitgeteilt.
Nach abschließender Prüfung und Wertung der Präsentation erhält der Bieter mit der erreichten Gesamt-Höchstpunktzahl auf Grundlage aller Wertungskriterien den Zuschlag.
Die Bieterinformationen gemäß § 134 GWB erfolgen über das Vergabeportal.
Rückfragen zum Ablauf des Vergabeverfahrens, den abzugebenden Erklärungen und/oder zu den Vergabeunterlagen sind bevorzugt über das Vergabeportal an die Vergabestelle zu richten.
Bekanntmachungs-ID: CXPTYYBDBMY

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Hat ein Bewerber/Bieter eine oder mehrere Rügen erhoben, der oder denen der Auftraggeber nicht abgeholfen hat, ist ein entsprechender Nachprüfungsantrag nur dann fristgerecht, wenn er vor Ablauf des 15. Kalendertags nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, der oder den Rügen nicht abhelfen zu wollen, bei der oben genannten Vergabekammer eingeht. Wenn oder soweit der Nachprüfungsantrag nicht fristgerecht eingeht, ist er unzulässig.
Im Übrigen wird auf § 160 Abs. 3 GWB verwiesen.