Beschreibung der Beschaffung
Mit dem Vergabeverfahren verfolgt das Universitätsklinikum Aachen nachfolgende Ziele, die von den Bewerbern zur Kenntnis zu nehmen sind:
Ausgeschrieben wird die TR RESISCAN zertifizierte Digitalisierung der Patientendokumentation des Universitätsklinikums Aachen AöR (nachfolgend auch "UKA" genannt) einschließlich der revisionssicheren Langzeitarchivierung mit anschließender datenschutzgerechter Vernichtung (8 Wochen nach Verarbeitung).
Vom Dienstleister sind hierbei folgende Aufgaben zu erbringen:
1. Bereitstellung eines Aktenregistrierungstools, oder Nutzung des derzeit im UKA genutzten Tools.
2. Regulatorische Aufsicht und Unterstützung der Vorbereitung der Digitalisierung, Übernahme der Vorbereitung je nach Bedarf.
3. Logistik und Transport vor der Digitalisierung der Papierakten vom UKA zum Auftragnehmer.
4. Digitalisierung der Papierakten.
5. Elektronische Übergabe der digitalisierten Akten an das Archivsystem des UKA
6. Rechtssichere Speicherung der digitalisierten Akten
7. Logistik und Transport zur Rücklieferung von digitalisierten Aktenteilen, sofern diese aus Qualitätsgründen aufbewahrt werden müssen und nunmehr im UKA benötigt werden.
8. Aufbewahrung und Vernichtung der Akten und Daten.
Zudem sollen Altakten aus den Jahren 2020, 2021 und 2022, optional auch aus 2019 nachdigitalisiert werden, um den Fachkliniken ab dem Jahr 2020 einen durchgehend digitalisierten Patientenaktenbestand zur Verfügung stellen zu können. Hierfür sollen die gleichen Prozesse genutzt werden, wie für die tagesaktuelle Digitalisierung der neu anfallenden Akten. Es kann verhandelt werden, in welchen Chargen die Altakten zur Digitalisierung bereitgestellt und versandt werden sollen.
Der Vertrag soll zunächst für eine Dauer von 48 Monate abgeschlossen werden. Das Universitätsklinikum Aachen behält sich im Rahmen einer einseitigen Option vor, den Vertrag maximal einmal um zwei Jahre zu verlängern. Innerhalb des gesamten Zeitraumes dürfen die genannten Gebühren im Angebot durch den Bieter - später den Vertragspartner - nicht erhöht werden.
Der Bieter verpflichtet sich bei Ende des Vertrages alle übergebenen und noch nicht abgeschlossenen Fälle bis zu deren Abschluss weiterzubearbeiten. Sofern zum Ende des Vertrages die Vergabe des Folgevertrages nicht durchgeführt werden konnte, ist der Bieter verpflichtet, unter Beibehaltung der hier angebotenen Preise, die Leistungen für weitere max. 6 Monate zu erbringen. Die Vergabestelle weist im Hinblick auf den Umfang der bereitgestellten Vergabeunterlagen unter Hinweis auf die Entscheidung des OLG Düsseldorf (OLG Düsseldorf, Beschluss vom 17.10.2018 - Verg 26/18) darauf hin, dass der Auftraggeber zunächst nur die Vergabeunterlagen bereitstellt, die zur Erfassung des Beschaffungsgegenstandes und des Leistungsumfangs erforderlich sind und dem Bewerber die Entscheidung über eine Teilnahme an dem Vergabeverfahren ermöglichen.
Die Leistungen müssen optimaler Weise ab dem 01.01.2023 bzw. in Absprache erbracht werden (Leistungsbeginn). Die Einzelheiten der ausgeschriebenen Leistung sind der vorläufigen Leistungsbeschreibung in Anlage 1 zu diesen Teilnahme- und Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Die Anlage 1 erhalten die Bieter ausschließlich gegen Abgabe einer Vertraulichkeitsvereinbarung, vgl. § 41 Abs. 3 VgV - Anlage 6 der Vergabeunterlagen.