Patientenportal (FTB 2)

Beschreibung der Beschaffung

Auftraggeberin ist die AGAPLESION Management- und Beratungsgesellschaft mbH. Sie ist Teil des Gesundheitskonzerns AGAPLESION gAG, der eine Vielzahl medizinischer Einrichtungen deutschlandweit unter seinem Dach vereint und über Tochtergesellschaften betreibt.

Hintergrund dieses Beschaffungsvorhabens ist die bundesweite Initiative KHZG, durch die Krankenhausträger bei der Digitalisierung ihrer Häuser unterstützt werden. Es handelt sich um ein fördermittelfinanziertes Projekt. Die hiesige Beschaffung betrifft die Einführung eines Patientenportals inkl. eines digitalen Aufnahme- und Behandlungsmanagements sowie Aufklärung. Sie soll Vorgaben des Förder-tatbestands 2 (4.3.2.1 und 4.3.2.2 der Förderrichtlinie) erfüllen und betrifft primär Software. Die Auftraggeberin erwartet, dass die Plattform als Cloudanwendung bereitgestellt wird. Zudem erwartet die Auftraggeberin, dass Bieter als Bedarfsposition Check-In Schalter anbieten. Ob diese abgerufen werden, entscheidet sich zu einem späteren Zeitpunkt.

Im Mittelpunkt des Projekts „Patientenportal“ steht dabei der:die Patient:in und sein:ihr Prozess von der Kontaktaufnahme mit der Einrichtung bis zur Entlassung und darüber hinaus. Das Portal soll Funktionalitäten wie eine Terminvergabe, Chatmöglichkeiten, Datenaustausch, Navigation und vieles mehr in sich vereinen. Einzelheiten ergeben sich aus dem Leistungsverzeichnis in ANLAGE 02.

Vorliegend beabsichtigt die Auftraggeberin, das Patientenportal durch ein einheitliches Vergabeverfahren für 21 Ihrer Häuser zu beschaffen und somit eine konzernweit einheitliche Lösung zu erlangen, um Synergien nutzen zu können. Die Auftraggeberin behält sich vor, einzelne Häuser aus dem Auftrag herauszunehmen. Aktuell gibt es in keiner ihrer Einrichtungen ein Patientenportal inkl. eines digitalen Aufnahme- und Behandlungsmanagements. Patient:innen oder berechtigte Angehörige/ Betreuer:innen müssen z. B. telefonisch oder vor Ort Termine vereinbaren, sowie vor Ort Anamnesebögen und Aufnahmeunterlagen ausfüllen. Ziel ist es, den erheblichen Kommunikationsaufwand zwischen Leistungserbringern und -empfängern sowie weiteren Beteiligten zu reduzieren, die Kommunikation/ den Informationsaustausch zu beschleunigen und die Versorgungsqualität der Patient:innen zu verbessern. Die Teilhabe und Selbstbestimmung der Patient:innen soll mit den Applikationen gefördert werden. Es geht dabei um eine Web-/App- Anwendung auf Seiten der Patient:innen und einem Dashboard bzw. einer KIS-Integration (Dedalus - Orbis, Telekom - iMedOne, CGM - Medico) von verschiedenen Modulen beim Leistungserbringer.

Es ist beabsichtigt, den Auftrag mit einer Laufzeit von zunächst drei Jahren abzuschließen. Die Auftraggeberin behält sich vor, den Vertrag in vergaberechtskonformer Weise ganz oder teilweise um ein Jahr zu verlängern. Eine darüberhinausgehende Verlängerung behält sich die Auftraggeberin ausdrücklich vor.

Diese hängt aber von verschiedenen Faktoren ab, die zum aktuellen Zeitpunkt nicht eingeschätzt werden können.

Der Auftragnehmer soll bei der Implementierung des Systems beraten und die notwendigen Schulungen anbieten. Da die Auftraggeberin mit 21 Krankenhäusern vor einem herausfordernden Implementierungsprojekt steht, müssen Bieter einen Beispielprojektplan bzw. -konzept einreichen, der Synergieeffekte z. B. durch Trägerstrukturen und die Einhaltung der Umsetzungsfristen berücksichtigt.
Diese und weitere Anforderungen (MUSS- und SOLLTE-Kriterien) ergeben sich aus dem Leistungsverzeichnis in ANLAGE 02. Die Basisdaten für den Leistungsumfang ergeben sich aus den Projektdaten in ANLAGE 05.

Bieter bieten einen Gesamtpreis an und schlüsseln ihre Preise auf dem Preisblatt (ANLAGE 03) nochmals auf. Die Aufschlüsselung erfolgt nach den im Preisblatt geforderten Preispositionen. Bieter tragen Sorge dafür, dass das Preisblatt vollständig ausgefüllt wird. Preisangaben können vergaberechtlich in der Regel nicht nachgefordert werden. Fehlende oder fehlerhafte Preise können daher zum Angebotsausschluss führen.

Die Bieter, die sich als geeignet erweisen und nach dem Teilnahmewettbewerb zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, werden nach Angebotseinreichung zu einer Bieterpräsentation eingeladen. Die Einzelheiten zu den Präsentationen werden mit der Einladung bekanntgegeben, sind aber in den Vergabeunterlagen bereits skizziert. Die Bieterpräsentation soll dazu dienen, Angaben aus den Angeboten zu verifizieren. Aufgrund der aktuellen Situation hinsichtlich der Corona-Pandemie behält sich die Auftraggeberin vor, die Bieterpräsentation ganz oder teilweise online über Microsoft Teams durchzuführen und den Termin zu internen Dokumentations- und Wertungszwecken aufzuzeichnen. Sollten Bieter nicht mit einer Aufzeichnung einverstanden sein, können ihre Angebote bei der weiteren Wertung nicht berücksichtigt werden.

- Jahresumsatz der letzten drei Geschäftsjahre (2021, 2020, ggf. 2019): Der Jahresumsatz aus den letzten drei Geschäftsjahren ist anzugeben. Es ist kein Mindestumsatz erforderlich. Die Auftraggeberin möchte sich einen Überblick über die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit der Bieter verschaffen. Der Verzicht auf eine Mindestanforderung soll den Wettbewerb angesichts der Marktentwicklungen angemessen ermöglichen.

- Nachweis über das Bestehen einer Berufshaftplicht-/ Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mind. EUR 3,0 Mio. für Per-sonen-, Sach- und Vermögensschäden oder Zusage eines Versicherungsunternehmens, wonach die Deckungssummen im Auftragsfalle auf EUR 3,0 Mio. erhöht werden können.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

• Nachweis von 3 Referenzprojekten mit vergleichbaren Leistungen innerhalb der letzten drei Jahre (2021, 2020, ggf. 2019).

Als vergleichbar wird anerkannt:
Referenzprojekte enthalten zwingend die erfolgreiche Einführung des angebotenen Patientenportals in das KIS ORBIS (Dedalus). Neben der zwingend erforderlichen Integration in das KIS ORBIS von Dedalus muss mind. eine weitere Integration in das KIS Medico (CGM) oder in das KIS iMedOne (Telekom) oder eine andere Lösung dargestellt werden. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Integration lediglich in das KIS Medico und/ oder in das KIS iMedOne den Referenzanforderungen nicht genügt.
Bitte geben Sie bei den Referenzprojekten jeweils die bereits umgesetzten und im Produktivbetrieb befindlichen MUSS-Kriterien aus dem KHZG an. Diese sind im Referenzblatt zu benennen (Mindestanforderung).

• Nachweis über die Einhaltung der notwendigen Informationssicherheitsstandards (nach dem jeweiligen Stand der Technik):
Dieser Nachweis muss mindestens durch die Anwendung eines differenzierten ISMS (Eigenerklärung) sowie mindestens einer allgemein anerkannten Zertifizierung (wie der DIN ISO 27001 oder einer vergleichbaren Zertifizierung) nachgewiesen werden.

• Nachweis (Eigenerklärung) über das Vorhandensein eines Datenschutz-Managementsystems (DSMS).

• Anzahl angestellte:r Mitarbeiter:innen in den Bereichen Softwareentwicklung, Admins, Projektmanagern, Support, Verwaltung in Deutschland in den letzten drei Jahren (2021, 2020, ggf. 2019): Mindestens 15 Mitarbeiter:innen (Vollzeitäquivalente).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.