Postdienstleistungen International

Kurze Beschreibung

Ausschreibungsgegenstand ist die Erbringung von Postdienstleistungen im Zusammenhang mit dem Versand kuvertierter Brief- und Paketsendungen der Toll Collect GmbH. Gegenstand der Beschaffung sind insbesondere die Abholung im Inland, Sortierung, Frankierung und die anschließende Zustellung von Briefen einschließlich Einschreiben und Paketen im Ausland (nachfolgend bedeutet "Ausland" das Gebiet außerhalb der Bundesrepublik Deutschland).

Beschreibung der Beschaffung

Die Leistung umfasst im Wesentlichen:
Werktägliche (i.d.R. Mo.-Fr. und ggf. Sa.) Abholung, Transport und Zustellung von:
- Briefen
- Standardisierten Poststücken
- Nachweispflichtigen Sendungen (Einschreiben)
- Paketen
Ausschreibungsgegenstand sind die Abholung im Inland, die Beförderung, die teilweise Sortierung, Freimachung/ Frankierung, die schnellstmögliche Zustellung und die zentrale Redressrückführung von Briefsendungen international und Paketen international.
Die Toll Collect GmbH versendet u.a, Abrechnungen, Nacherhebungsbescheide, Vertragsdokumente, Bescheide und Informationsschreiben. Die Brief- und Paketsendungen sind zum einen bei dem Druckdienstleister, der Customized Business Services GmbH, nachfolgend CBS, Henrich-Schröder-Weg 1, 27283 Verden und zum anderen bei dem Standort der Toll Collect GmbH in der Linkstraße 4, 10785 Berlin abzuholen.

Beschreibung der Optionen

Dem Auftraggeber wird das einseitige Recht eigeräumt, bei Bedarf die jährliche geschätzte Gesamtsendungsmenge ab 2024 zu erweitern, damit erhöht sich dann die Gesamthöchstmenge von ursprünglich 1 Million Sendungen auf insgesamt 2 Millionen Sendungen in der gesamten Vertragslaufzeit.

Zusätzliche Informationen

Der Vertrag wird beendet durch den Ablauf der maximalen Vertragslaufzeit, ordnungsgemäße Kündigung oder durch das Erreichen eines Volumens i.H.v. 1 Million Sendungen (unter Berücksichtigung der Optionsausübung 2 Millionen Sendungen insgesamt in der gesamten Vertragslaufzeit).

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Aktueller Auszug aus dem Handelsregister/Berufsregister oder eine Kopie desselben (der Auszug soll zum Zeitpunkt des Fristendes für den Teilnahmeantrag nicht älter als 6 Monate sein).
2. Schriftliche Erklärungen folgenden Inhalts und Wortlautes:
a) Wir erklären, dass bezüglich unseres Unternehmens keine Ausschlussgründe nach § 123 GWB vorliegen;
b) Wir erklären, dass bezüglich unseres Unternehmens keine Ausschlussgründe nach § 124 Abs. 1 Nr. 1 - 4 und Abs. 2 GWB vorliegen.
c) Wir erklären, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Absatz 1 Mi-LoG nicht vorliegen. Wir haben zur Kenntnis genommen, dass auch im Fall der vor-stehenden Erklärung öffentliche Auftraggeber jederzeit zusätzlich Auskünfte des Ge-werbezentralregisters nach § 150a Gewerbeordnung in der aktuell gültigen Fassung anfordern können und dass bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 Euro der öffentli-che Auftraggeber für die Bieterin / den Bieter , die oder der den Zuschlagen erhalten soll, vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung einholen muss.
d) Wir erklären, dass wir im Rahmen des EU-Sanktionspakets, auf Grund der Verord-nung (EU) Nr. 2022/576 vom 08. April 2022, sowie der Verordnung (EU) Nr. 833/2014, nicht zu den folgenden genannten Personen, Organisationen oder Einrich-tungen gehören:
aa) russische Staatsangehörige oder in Russland niedergelassene natürliche oder ju-ristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen,
bb) juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, deren Anteile zu über 50 % unmittelbar oder mittelbar von einer der unter Buchstabe aa) genannten Organisa-tionen gehalten werden, oder
cc) natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, die im Namen oder auf Anweisung einer der unter Buchstabe aa) oder bb) genannten Orga-nisationen handeln, und verpflichten uns keine Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen mit mehr als 10 % des Auftragswertes einzubinden, die die Tatbestän-de aa) - cc) erfüllen.
3. Erklärung Bietergemeinschaft: Dem Angebot einer Bietergemeinschaft ist eine Erklärung beizule-gen, in der sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft einem bevollmächtigten Vertreter der Bietergemeinschaft Vertretungsmacht im Rahmen dieses Vergabeverfahrens einräumen, insbe-sondere hinsichtlich der rechtsverbindlichen Abgabe und Entgegennahme von Erklärungen sowie der Vornahme von Verfahrenshandlungen. (Erklärung der Bietergemeinschaft).
4. ggf. Verpflichtungserklärung der Unterauftragnehmer (Verpflichtungserklärung Unterauftragneh-mer).
5. Beilegung einer gültigen Postlizenz nach § 6 PostG.
6. Sonstiges: Ausländische Bieter haben vergleichbare, für den Sitz des Unternehmens geltende Nachweise vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Erklärung über den Umsatz
a) Erklärung über den Gesamtumsatz in Euro (netto) des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, d. h. für die Geschäftsjahre, welche in den Jahren 2019, 2020, 2021 abgeschlossen wurden (siehe Eignungsformblatt), sofern das Unternehmen länger als drei Jahre am Markt ist. Auf Verlangen sind geeignete Nachweise (z.B. Bilanzen und Jahresabschlüsse oder vergleichbare Dokumente) vorzulegen.
b) Erklärung zum Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags in Euro (netto) des Un-ternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, d. h. für die Geschäftsjah-re, welche in den Jahren 2019, 2020, 2021 abgeschlossen wurden (siehe Formblatt Eig-nungsangaben), sofern das Unternehmen länger als drei Jahre am Markt ist. Auf Verlangen sind geeignete Nachweise (z.B. Bilanzen und Jahresabschlüsse oder vergleichbare Dokumen-te) vorzulegen. Dazulegen ist der Umsatz bezüglich der Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist (Postdienstleistung von Briefen und Paketen im Ausland).
2. Erklärung zur Berufshaftpflicht-/Betriebshaftpflichtversicherung: Gefordert ist die Erklä-rung einer Berufs- / Haftpflichtversicherung mit Angabe der Deckungssumme je Versiche-rungsfall
- für Personenschäden
- für sonstige Schäden (Sach- und Vermögensschäden)
Mit Angabe des Versicherungsunternehmens, wobei die Gesamtleistung für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres jeweils das Zweifache dieser Deckungssumme beträgt.
Alternativ kann eine Erklärung abgegeben werden, dass im Auftragsfall eine entsprechende Versiche-rung abgeschlossen werden kann.

Zu 2. Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung in Höhe von mindestens 3.000.000,00 Euro für Personenschäden und für Sach- und sonstige Vermögensschäden 500.000,00 Euro. Nachweis zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Einreichung der Angebote nicht älter als sechs Monate bzw. Bescheinigung eines Versicherers, dass eine Berufshaftpflichtversicherung in dieser Höhe abge-schlossen werden kann.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Unternehmensdarstellung:
Der Bieter hat eine Präsentation seines Unternehmens/der Bietergemeinschaft und ggf. die Einbeziehung von Unterauftragnehmern auf möglichst 2 Seiten einzureichen.
2. Projektsprache: Der Bieter hat zu versichern, dass die Projektsprache Deutsch ist und Schriftverkehr/Textform im Zusammenhang mit dem Projekt in deutscher Sprache erfolgt.
3. Angaben zu Unternehmensreferenzen, die hinsichtlich Art und Umfang der Leistungen mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind und die Projekte betreffen, deren Leis-tungen in den letzten drei Jahren erbracht worden sind (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung - gerechnet bis zum Ende der Angebotsfrist).
Durch den Bieter / die Bietergemeinschaft sind folgende nach ihrer Art und ihrem Umfang vergleichbare Leistungen nachzuweisen. Für die geforderten Referenzangaben gemäß Ziffer III.1.3), Pkt. 2 stellt die Kontaktstelle ein Formular (siehe Eignungsformblatt) mit den Bewerbungsformblättern zur Verfügung, das von den Bietern genutzt werden soll.
Die Darstellung aller Referenzen muss folgende Angaben beinhalten:
- Name des Unternehmens/Bieters/Mitglieds der Bietergemeinschaft, welcher die Refe-renz erbracht hat,
- Name und Adresse des Referenzauftraggebers sowie Benennung des dortigen An-sprechpartners mit Telefonnummer (sofern nach DSGVO möglich),
- Benennung des Referenzobjektes,
- Referenzbeschreibung,
- Zeitraum der Leistungserbringung,
- Erbringung der Leistungsart und -umfang
3.1 Referenz Briefsendungen (wünschenswert sind zwei Referenzen)
- Leistungsart: Abholung und Zustellung von Briefsendungen im Ausland. Referenz dauert zum Zeitpunkt der Angebotsfrist mindestens 12 Monate an.
- Leistungsumfang: jährliche Sendungsmenge von mindestens 300.000
3.2 Referenz Paketsendungen (wünschenswert sind zwei Referenzen)
- Leistungsart: Versand von Paketen ins Ausland. Referenz dauert zum Zeitpunkt der Angebotsfrist mindestens 12 Monate an.
- Leistungsumfang: jährliche Sendungsmenge von mindestens 550
3.3 Referenz Briefsendungen für einen öffentlichen Auftraggeber (wünschenswert eine Referenz)
- Leistungsart: Abholung im Inland und Zustellungen von Briefsendungen im Ausland für einen öffentlichen Auftraggeber einschließlich Sektorenauftraggeber.
- Leistungsumfang: jährliche Sendungsmenge von mindestens 80.000
Der Auftraggeber behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
4. Beschreibung der technischen Ausrüstung und Maßnahmen zur Qualitätssicherung des Unternehmens
4.1 Angaben zum Logistikkonzept
Vom Bieter ist ein Konzept einzureichen (maximal 5 Seiten), das in der nachfolgenden vorgegebenen Struktur entspricht und sämtlichen dortigen Unterpunkten vollständig aufgreift:
4.1.1. Beschreibung der für den Bieter zur Verfügung stehenden Transportmittel und der zur Auftragserfüllung einzusetzenden Transportmittel (z.B. PKW, LKW, Bahn, Flugzeuge, Lastenräder, etc.)
4.1.2. Organisation des operativen Geschäfts zum Prozessablauf der Abholung im Inland, Auslieferung, Zustellung im Ausland und des Redressmanagements von im Ausland unzustellbaren Sendungen.
4.1.3. Maßnahmen zur Sicherstellung der beschädigungsfreien Sendung sowie dem Schutz vor Diebstahl oder Verlust.
4.1.4. Maßnahmen zur Erfüllung der in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Anforderungen ggf. in Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen, insbesondere zur Einhaltung der Regellaufzeit für Zustellung in den Bestimmungsländern und der Rücklaufzeiten.
4.1.5 Maßnahmen zur Sicherstellung des CO2 neutralen Versands und Darlegung von Maßnahmen zur ressourcensparenden Logistik, insbesondere hinsicht-lich möglichst kurzer Zustellwege und der Vermeidung von umweltstrapazieren-den unnötigen Fahrkilometern.
5. Anzahl der festangestellten Mitarbeiter bezogen auf Vollzeitstellen im Durchschnitt der letzten drei Geschäftsjahre (2019, 2020 und 2021).
6. Angabe zu KMU: Angabe, ob hinsichtlich der Einstufung als kleines und mittelständisches Unternehmen eine Mitarbeiteranzahl von weniger als 250 Festangestellten.
7. Zertifikate:
7.1 Qualitätsmanagement:
Dem Angebot ist ein Nachweis oder eine Erklärung über ein von unabhängiger Stelle ständig überwachtes System der Qualitätssicherung und des Qualitätsmanagements (z. B. DIN EN ISO 9001-2015 ff oder vergleichbar) in Ihrem Unternehmen beizulegen. Der Nachweis muss zum Zeitpunkt "Ende der Angebotsfrist" gültig sein.
7.2 Umweltmanagement:
Der Bieter muss eine Zertifizierung wie ISO 14001, EMAS II, das Umweltzeichen "Blauer En-gel" oder eine ähnliche Zertifizierung haben. Eine Kopie des Zertifikats ist dem Angebot beizu-fügen. Sollte lediglich eine vergleichbare Zertifizierung vorgelegt werden, hat der Bieter Ausführungen zur Vergleichbarkeit beizufügen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Zu 2. Projektsprache
Die Projektsprache muss Deutsch sein und der Schriftverkehr/Textform muss in deutscher Sprache erfolgen.
Zu 3. Unternehmensbezogene Referenzen:
Gefordert sind jeweils zwei Referenzen zu 3.1 und 3.2 und eine Referenz zu 3.3.
Zu 4. Beschreibung der technischen Ausrüstung und Maßnahmen zur Qualitätssicherung des Unter-nehmens
Zu 4.1 Logistikkonzept:
Zur Bewertung der einzelnen Logistikteilkonzepte gemäß Ziffer 4.1.1 bis 4.1.5 als Eignungskriterien übt der Auftraggeber jeweils seinen subjektiven Beurteilungsspielraum aus und nimmt je Logistikteilkonzept jeweils eine entsprechende Bewertung der einge-reichten Unterlagen vor. Der Auftraggeber wird dabei folgende Punktevergabe anwen-den:
- 0 Punkte: Ungenügende Darstellung / Leistungserwartung (der Bieter präsentiert eine Lösung, die die geforderten Anforderungen in allen Belangen ungenügend bzw. unzu-reichend erfüllt)
- 2 Punkte: Mangelbehaftete Darstellung / Leistungserwartung (der Bieter präsentiert eine Lösung, die die geforderten Anforderungen mit gewichtigen Defiziten und Schwächen in allen Belangen erfüllt)
- 4 Punkte: Mittelmäßige Darstellung / Leistungserwartung (der Bieter präsentiert eine Lösung, die die geforderten Anforderungen mit weitrechenden bzw. gewichtigen Defiziten und Schwächen erfüllt)
- 6 Punkte: Gute Darstellung / Leistungserwartung (der Bieter präsentiert eine Lösung, die die geforderten Anforderungen mit mehreren bzw. nicht lediglich geringfügigen Defiziten und Schwächen erfüllt)
- 8 Punkte: Sehr gute Darstellung / Leistungserwartung (der Bieter präsentiert eine Lö-sung, die die geforderten Anforderungen mit geringfügigen Defiziten bzw. vereinzelten Schwächen erfüllt)
- 10 Punkte: Hervorragende Darstellung / Leistungserwartung (der Bieter präsentiert eine Lösung, die die geforderten Anforderungen vollumfänglich und uneingeschränkt erfüllt).
Der Auftraggeber behält sich vor, Angebote mangels Eignung auszuschließen, bei denen ein Teilkonzept mit 2 Punkten oder weniger bewertet wird oder der Durchschnitt der Wertung der fünf Teilkonzepte 6 Punkte oder weniger beträgt.
Zu 7. Zertifikate
Vorliegen der Zertifizierungen gem. 7.1 und 7.2.

VI.3) Zusätzliche Angaben (maximal 4.000 Zeichen)
Der Auftraggeber behält sich vor, weitere Unterlagen beizuziehen bzw. zu verlangen.
Informationen zu Form, Einreichung, Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge bzw. Angebote sowie zu Bieterfragen können der Bewerbungsaufforde-rung/Angebotsaufforderung/Verfahrensbedingungen entnommen werden.
Das Verfahren wird als offenes Verfahren mit Bekanntmachung gemäß § 15 Abs. 1 - 4 VgV durchgeführt.
Der Auftraggeber weist darauf hin, dass allein der Inhalt der vorliegenden EU-weiten Veröffentlichung maßgeblich ist, wenn die Bekanntmachung zusätzlich in weiteren Bekanntmachungsmedien veröffent-licht wird und der Bekanntmachungstext in diesen zusätzlichen Bekanntmachungen nicht vollständig, unrichtig oder verändert wiedergegeben wird. Die enthaltenen Zeitangaben stehen unter dem Vorbe-halt der Anpassung und Aktualisierung.
Die weibliche/diverse Form ist der männlichen Form in dieser Ausschreibung und allen zugehörigen Vergabeunterlagen gleichgestellt; lediglich aus Gründen der Vereinfachung wurde die männliche Form gewählt.
Mit der Vergabestelle kommunizieren und elektronisch einen Teilnahmeantrag/Angebot (ohne fortge-schrittene / qualifizierte Signatur/Siegel) einreichen können Sie ausschließlich über das Vergabeportal DTVP. Voraussetzung ist eine entsprechende Registrierung Ihres Unternehmens.
Falls Ihr Unternehmen noch nicht beim Vergabeportal DTVP registriert ist, beachten Sie bitte folgende Schritte:
1. Bitte rufen Sie das Vergabeportal unter der Adresse https://www.dtvp.de/Center/ auf.
2. Bitte führen Sie die Registrierung dort unter dem Punkt "Registrierung" durch. Dabei ist das kostenlose Basispaket für die Beteiligung an diesem Vergabeverfahren ausreichend.
Für den Abschluss der Registrierung und die Aktivierung Ihres Accounts wird Ihnen DTVP aus Sicher-heitsgründen eine weitere E-Mail mit Ihren Zugangsdaten zusenden.
3. Bitte aktivieren Sie Ihren Account, indem Sie sich mit diesen Zugangsdaten anmelden.
Wenn Ihr Unternehmen registriert ist, beachten Sie bitte Folgendes:
1. Bitte melden Sie sich mit Ihren Benutzerdaten bei DTVP an.
2. Bitte greifen Sie über DTVP unter der Adresse https://www.dtvp.de/Center/ in der Liste auf die Vergabe "Postdienstleistungen International" zu und klicken Sie auf "Jetzt teilnehmen".
3. Bitte stellen Sie Bieterfragen - soweit erforderlich - ausschließlich über die Vergabeplattform über den Button "Kommunikation".
4. Bitte beachten Sie, dass die Teilnahmeanträge/Angebote ausschließlich über das Bietertool (herunterzuladen unter dem Button "Teilnahmeanträge"/"Angebote" im Menü) elektronisch eingereicht werden können.
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y0FRW10

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Hinsichtlich der Einlegung von Rechtsbehelfen wird auf folgende Rechtsvorschriften verwiesen:
§ 134 GWB Informations- und Wartepflicht, § 135 GWB Unwirksamkeit und § 160 GWB Einleitung, Antrag. Besonders hervorzuheben ist dabei:
134 Abs. II GWB: "Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter kommt es nicht an."
§ 160 GWB:
(1)Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2)Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3)Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mittteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Es wird hiermit darauf hingewiesen, dass sämtliche vorgenannten Fristen für die Erhebung von vergaberechtlichen Rügen gegenüber dem Auftraggeber und die Fristen für die Wahrung der Zulässigkeit eines Nachprüfungsverfahrens zu beachten sind.
Aufgrund der Zeichenbegrenzung im Bekanntmachungsformular gelten hinsichtlich des genauen Wortlauts der vorbenannten gesetzlichen Regelungen im Übrigen die Verfahrensbedingungen