Beschreibung der Beschaffung
Ausschreibungsgegenstand ist die Abholung, portooptimierte Auflieferung und Zustellung von Post- und Briefsendungen (bis 20 g) sowie die Bearbeitung von Retouren für die einmalige Versandaktion der „Formulare zur Außenwirkung der Unternehmernummer“ im September/Oktober 2022.
Die Sendungen werden dabei von einem/einer externen Druckdienstleister/in hergestellt, kuvertiert und in portooptimierter Reihenfolge nach Postleitregionen aufsteigend sortiert und durchlaufend nummeriert zur Abholung bereitgestellt.
Die Freimachung der Anschreiben erfolgt per DV-Freistempelung durch den/die externe Druckdienstleister/in.
Die Sendungen sind vom Sitz des/der externen Druckdienstleister/in durch den/die Auftragnehmer/in abzuholen.
Der/Die externe Druckdienstleister/in wird in einem weiteren Vergabeverfahren ausgeschrieben und ist noch nicht bekannt. Daher kann derzeit noch kein Abholstandort und kein Abholzeitpunkt benannt werden. Die Angaben werden spätestens nach Zuschlagserteilung nachgereicht bzw. abgestimmt.
Das Sendungsvolumen beträgt ca. 660.000 Sendung. Die ausgeschriebene Versandaktion soll voraussichtlich Anfang Oktober 2022 erfolgen. Eine genaue Terminabstimmung wird hierzu noch erfolgen.
Die AN/Der AN verpflichtet sich, die vergabegegenständlichen Leistungen auch dann zu erbringen, wenn die dargestellten Mengenangaben über- bzw. unterschritten werden.
Die Laufzeit des Dienstleistungsvertrages beginnt mit der Zuschlagserteilung und endet mit Leistungserbringung, spätestens jedoch automatisch am 31.12.2022 ohne dass es einer Kündigung bedarf.
Laufzeiten:
Die Auftraggeberin gibt folgende Sendungslaufzeiten gem. § 2 Nr. 3 PUDLV als Mindeststandard verbindlich vor:
E+1: Regionale Zustellung an Empfängerinnen/Empfänger.
E+2: Zustellung bundesweit E+X: Im grenzüberschreitenden Briefverkehr mit Mitgliedsstaaten der Europäischen Union (EU) gelten die im Anhang der Richtlinie 97/67/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 15. Dezember 1997 über gemeinsame Vorschriften für die Entwicklung des Binnenmarktes der Postdienste der Gemeinschaft und die Verbesserung der Dienstquali-tät (ABI. EG 1998 Nr. L 15 S. 14) festgelegten Qualitätsmerkmale. Wird der Anhang der Richtlinie geändert, so gelten die Qualitätsmerkmale in der geänderten Fassung vom ers-ten Tage des dritten auf die Veröffentlichung der Änderung folgenden Monat.
Die Auftragnehmerin/Der Auftragnehmer sichert mit seiner/ihrer Angebotsabgabe zu, dass über die gesamte Vertragslaufzeit die jeweils geforderte Sendungslaufzeit und die unter Punkt 5.2 die-ser Leistungsbeschreibung definierten Zustellquoten erreicht werden. Bei einer tagesgleichen Einlieferung der entsprechend aufbereiteten Sendungen (unter Berücksichtigung der Fristen und Geschäftszeiten) bei der DPAG, ist von einer fristgerechten Zustellung auszugehen.
Laufzeitmessungen:
Die vorstehend definierten Laufzeiten sind für den Auftragnehmer/die Auftrag-nehmerin verbindlich. Er/Sie gewährleistet eine Zustellquote von mindestens 80% für regionale Sendungen in einem Zeitfenster von E+1 und eine Zustellquote von mindestens 90% für bun-desweite Sendungen in einem Zeitfenster von E+2. Die Zustellquote wird als Anzahl der innerhalb dieser Fristen zugestellten Sendungen im Verhältnis zur Anzahl der beauftragten Sendungen definiert.
Zur Ermittlung der Zustellquote werden folgende Rückläufer nicht berücksichtigt:
• kein Briefkasten vorhanden • Briefkasten defekt • Briefkasten überfüllt • Neu ermittelte Anschrift durch Zustellerin/Zusteller • PLZ und Straße stimmen nicht überein • Hausnummer fehlt • Straße fehlt • Empfängername fehlt • Wohnungseinheitennummer fehlt • Hausnummer existiert nicht • Straße existiert nicht • Annahmeverweigerung: Briefkasten verklebt • Annahmeverweigerung: kein Zugang zum Briefkasten • Sonstiges: persönliche Annahmeverweigerung Alle anderen Rückläufer werden bei der Ermittlung der Zustellquote als „nicht rechtzeitig zuge-stellt“ berücksichtigt.
Gerät die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer mit vereinbarten Terminen oder Fristen in Verzug i.S.d. § 286 BGB und hält dadurch die genannte Zustellquote nicht ein, verwirkt die Auftragneh-merin/der Auftragnehmer eine Vertragsstrafe. Dies gilt nicht, wenn die Auftragnehmerin/der Auf-tragnehmer den Verzug nicht zu vertreten hat.
Redressmanagement:
Grundsätzlich muss eine Erfassung und Auswertung der nicht zustellbaren Sendungen durch die Auftragnehmerin/den Auftragnehmer erfolgen. Die nicht zustellbaren Anschriften müssen von der AN/vom AN abgeglichen und ggf. durch neue Anschriften korrigiert werden. Die BGW erwar-tet insbesondere Angaben zu Datenquellen, Vorgehensweise, Regelmäßigkeit und Häufigkeit des Informationsabgleichs über Adressänderungen.
Die neuen Adressen sind in einem offenen Dateiformat (HTML oder Microsoft Excel oder kom-patibel) mit den in Anlagen 2a, 2b zur Leistungsbeschreibung angegebenen Feldinhalten innerhalb von einer Woche nach Einlieferung in digitaler Form an die Auftraggeberin zu übermitteln. Insbesondere unsere alphanumerische Fallnummer und das Kennzeichen der Versandaktion ist mitzuliefen. Hierfür sind die Spalten Kd_Info laut Anlage zu verwenden. Diese Information ist der ersten Adresszeile oder/und in einem vereinbarten Datamatrixcode zu entnehmen.
Die Gründe für eine nicht erfolgte Zustellung sind in der Spalte „Adr_Merk“ zu dokumentieren. Gründe, die für eine nicht erfolgreiche Zustellung in Betracht kommen könnten, sind insbesonde-re: Annahme verweigert, Empfängerin/Empfänger verstorben / Unternehmen erloschen, Sen-dung nicht abgeholt, Empfänger verzogen, Empfänger verzogen und neue Anschrift darf nicht mitgeteilt werden, sowie Mängel am Namen oder der Adresse. Die Sendungen sind zu vernich-ten. Die Vernichtung der Sendungen ist der Auftraggeberin in geeigneter Form (beispielsweise ein Vernichtungsprotokoll) innerhalb von vier Wochen nachzuweisen.