PPB 2022

Beschreibung der Beschaffung

Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU)!
Beschaffung von IT-Dienstleistungen zur Prozess-, Projekt- und Betriebsunterstützung in der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft in Form eines Rahmenvertrags über Dienstleistungen ("IT-Beraterrahmenvertrag").
Der Zuschlag über das Gesamtvolumen der ausgeschriebenen Leistung wird an einen Auftragnehmer ("AN") vergeben.
Der Vergabegegenstand umfasst die Unterstützung der IT-Organisationseinheit der GV hinsichtlich:
• der Weiterentwicklung der ITSM Prozesse und Ausrichtung der IT an den IT Services basierend auf den bisherigen Ergebnissen
• die Etablierung einer serviceorientierten Struktur und
• die Sicherstellung einer einheitlichen Ausrichtung im Projektumfeld.
Das Aufgabenspektrum reicht von der Beratungsleistung zu IT-strategischen Aspekten über Lösungen IT-technischer Fragestellungen bis hin zur Etablierung, Weiterentwicklung und Optimierung von IT Services und der Betriebskoordination und Providersteuerung. Zusätzlich ist die Unterstützung bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen für öffentliche Vergabeverfahren im IT-Bereich zu erbringen.
Um eine einheitliche Leistungserbringung (Betrieb und Projekt) über alle beteiligte Unternehmen und Organisationseinheiten zu gewährleisten, ist es von zentraler Bedeutung die zahlreichen Schnittstellen zwischen den Unternehmen und Organisationseinheiten zu überwachen und zu managen. Hierzu sucht die IKT der Generalverwaltung der MPG externe Unterstützung durch IT-Berater zum Aufbau zentraler Struktu-ren, die referatsübergreifend genutzt werden können. Im Zentrum des gesamten Leistungsspektrums steht das IT Service Management. In den vergangenen Jahren wurde die Ausrichtung der Ablauf- und Aufbauorganisation am ITIL v3 Standard eingeleitet, ist jedoch noch nicht abgeschlossen. Das Ziel dieser Ausschreibung ist es, die Weiterentwicklung des IT Service Managements bei der MPG basierend auf dem aktuellen Status fortzuführen. Dabei ist es von zentraler Bedeutung, die spezifizierten Inhalte in den laufenden Betrieb zu überführen sowie Erfahrungen aus dem Betrieb in die Prozessbeschreibung rückzu-koppeln. Teilweise müssen auch operative Themen angegangen werden, um die Services und Prozesse optimieren und definieren zu können und das fehlende interne Know-How auszugleichen.
Nicht umfasst von der hier ausgeschriebenen Dienstleistung ist der Betrieb von IT-Systemen für SAP.
Ebenfalls nicht Gegenstand dieses Verfahrens ist der Betrieb und die zentrale Betreuung der technischen IT-Anlagen für den virtualisierten IT-Arbeitsplatzes sowie der Betrieb eines damit verbundenen Helpdesks für Endbenutzer. Diese Leistungen sind an einen externen Provider vergeben. Jedoch hat der Auftrag-nehmer insbesondere auch die IT-Organisation der GV bezüglich der Steuerung dieses Providers für die o.g. IT-Services zu beraten und zu unterstützen.
Gem. Kap. 1.7.2 VU kann über die Basis-Vertragslaufzeit von zwei (2) Jahren für die Kalkulation von einem Auftragsvolumen von mindestens 800 und max. 1.300 Personentagen (Schätzwert: 1.250 PT) pro Jahr ausgegangen werden. Über die "Basis-Vertragslaufzeit" (24 Monate) geht der Auftraggeber also von einem geschätzten Beratungsvolumen von mindestens 1600 Personentagen und maximal 2600 Personentagen aus. Für die "Optionslaufzeit" ist mit dem gleichen jährlichen Beratungsvolumen zu kalkulieren wie für die Basis-Vertragslaufzeit. Insgesamt stehen damit im Wettbewerb mindestens 2400 Personentage und maximal 5200 Personentage, wenn der Auftraggeber von seinem Kündigungsrecht nicht Gebrauch macht. Der Auftraggeber behält sich vor, abhängig von der konkreten Bedarfssituation Abrufe im Einvernehmen mit dem Auftragnehmer, in Bezug auf die Gesamtkapazitäten über die Jahre abweichend zu verteilen.
Bei der Kalkulation der Tagespauschalpreise ist zu berücksichtigen, dass die Leistungserbringung hauptsächlich "remote" erfolgt. Je nach Projekterfordernis werden Mitarbeiter des AN auf Wunsch des AG im Einzelfall Termine vor Ort wahrnehmen (s.a. Kap. 4.3.2 und 5.3).
Insgesamt sind mit dem Angebot sechs (6) Mitarbeiterprofile vorzulegen, die die jeweiligen Anforde-rungen der insgesamt fünf (5) einzelnen Rollen vollständig erfüllen und sich auf die einzelnen Rollen, wie folgt verteilen:
• Berater "Senior Consultant IT Services": 2 Profile;
• Berater "Senior Consultant Desktop und Basisapplikationen": 1 Profil;
• Berater "Senior Consultant Web/CMS": 1 Profil
• Berater "Senior Consultant SharePoint": 1 Profil.
• Berater "Senior Consultant Bau-IT": 1 Profil;

Zusätzliche Informationen

a)
Erfordernis Neutralitätserklärung:
Gemäß Kapitel 1.4 der VU ist die Unabhängigkeit und Neutralität des späteren Auftragnehmers gegenüber den im Rahmen der Auftragsausführung zu kontrollieren-den und zu steuernden Providern (externen Dienstleistern) zwingende Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Leistungserbringung. Daher hat der Bieter bereits mit Abgabe seines Angebots eine Erklärung zur Neutralität und Freiheit von Inte-ressenkonflikten gegenüber den zu kontrollierenden und zu steuernden Providern, die Leistungen im Rahmen der im Formblatt (vgl. Formblatt "Neutralitätserklärung" in Anlage 9) genannten Projekte für die MPG zu erbringen.
b)
Bei der Kalkulation der Tagespauschalpreise ist zu berücksichtigen, dass die Leistungs-erbringung hauptsächlich "remote" erfolgt. Je nach Projekterfordernis werden Mitarbei-ter des AN auf Wunsch des AG im Einzelfall Termine vor Ort wahrnehmen (s.a. Kap. 4.3.2 und 5.3).

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU)!
Kap. 3.3.1 Nichtvorliegen von Ausschlussgründen [EK-01]
Der Bieter hat hierzu in Anlage 5 Abschnitt 1 das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 123 und § 124 GWB mit dem Angebot zu erklären. Hierzu hat der Bieter unter Verwendung der Anlage 5 Formblatt "Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen" zu erklären, dass keiner der dort genannten Ausschlussgründe i.S.d. §§ 123, 124 GWB vorliegt.
Die Angaben müssen vollständig erfolgen und die Fragen vollständig beantwortet werden. Auf die Möglichkeit der Selbstreinigung nach § 125 GWB wird hingewiesen. Hat der Bieter entsprechende Selbstreinigungsmaßnahmen ergriffen, sind diese ebenfalls auf gesondertem Dokument darzustellen.
Die Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB sind zwingend von jedem Unternehmen (d.h. auch von denjenigen Unternehmen, auf dessen Eignung sich der Bieter beruft sowie von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft) mit dem Angebot einzureichen.
Hinweis auf Einholung der Auskunft nach § 150 a GewO bzw. Abfragepflicht nach § 6 WRegG:
Der Auftraggeber ist seit Inkrafttreten des Wettbewerbsregistergesetzes (WRegG) bei Aufträgen ab einem geschätzten Nettoauftragswert von 30.000,- Euro vor der Zuschlagserteilung zur Abfrage von Eintragungen des Bestbieters im Wettbewerbsregister verpflichtet. Bis zur vollständigen Einrichtung des Wettbewerbsregisters wird der Auftraggeber für die Bieter, die für den Zuschlag infrage kommen, vor der Zuschlagserteilung neben der Einholung aus dem gestarteten Wettbewerbsregister auch einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gemäß § 150 a GewO beim Bundesamt für Justiz (Registerbehörde) anfordern (§ 19 Abs. 4 MiLoG).
Folgende in Kapitel 3.3.2 geforderten Angaben und Nachweise zum Wirtschaftsteilnehmer und über die Befähigung zur Berufsausübung sind zwingend von jedem Unternehmen (außer einem bloßen Subunternehmer) einzureichen.
Kap. 3.3.2.1 Unternehmensdarstellung [EK-02-A]
Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer:
• Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr, Kontaktperson und -daten (Telefon, E-Mail, ggf. Internetadresse),
• Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, ei-nes kleinen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens i.S.d. der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen [ABl. L 124 vom 20.05.2003, S. 36])
• sowie - falls gegeben - die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintragungs- bzw. Zertifizierungsnummer; An-gaben zum möglichen Abruf der Dokumente).
• Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie die organisatorische Gliede-rung des Unternehmens.
Die Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 2 "Unternehmensdarstellung" vorzunehmen.
Kap. 3.3.2.2 Berufs- und Handelsregistereintragung [EK-03-A]
Der Bieter hat unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 3 "Berufs- oder Handelsregistereintragung" zu erklären, dass er in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, eingetragen ist, oder über eine gleichwertige Erlaubnis der Berufsausübung verfügt, sofern der Bieter nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU)!
In Bezug auf die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit hat der Bieter die nachfolgenden Angaben, Erklärungen oder Nachweise mit dem Angebot einzureichen.
Soweit nichts Anderes geregelt ist, kommt es hinsichtlich der Beurteilung der unter diesem Kapitel geforderten Eignungsnachweise auf die der BG und den an der Eignungsleihe beteiligten Unternehmen insgesamt zur Verfügung stehenden Kapazitäten an. Die Beurteilung erfolgt somit auf Basis der gemeinschaftlich addierten Werte.
Kap. 3.3.3.1 Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung [EK-04-A]
Gefordert wird das Vorliegen einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit folgen-den Versicherungssummen:
• für Personen- und Sachschäden mindestens fünf (5) Mio. EUR (zweifach maximiert) sowie
• für Vermögensschäden mindestens fünfhunderttausend (500.000) EUR (zweifach maximiert)
Der Bieter muss unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 4 "Berufs- oder Betriebs-haftpflichtversicherung" erklären, dass
• er über eine entsprechende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit den vorgenannten Mindestversicherungssummen verfügt;
zum Nachweis hat der Bieter in diesem Fall eine entsprechende Bescheinigung der Versicherung oder Kopie der Versicherungspolice einzureichen.
Hinweise:
Es wird auf die mit der Eignungsanforderung korrespondierende vertragliche Verpflichtung des künftigen Auftragnehmers zum Abschluss und Nachweis bzw. Aufrechterhalten einer entsprechenden Versicherung im Vertrag (Anlage 1) hingewiesen.
Im Falle einer BG bzw. Eignungsleihe hat jedes Mitglied der BG bzw. jeder Beteiligte an der Eignungsleihe das Vorliegen der genannten Mindestdeckung zu erklären und nachzuweisen. Es wird insoweit nicht auf die gemeinschaftlich addierten Werte abgestellt. Kann ein Unternehmen den Nachweis nicht führen, führt dies zum Ausschluss des Angebots.
Kap. 3.3.3.2 Umsatzdarstellung [EK-05-A]
Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter daher eine Erklärung über
• den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens - (EK-05-A)
jeweils bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre (2019 bis 2021) abzugeben.
Die Angaben sind unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 5 "Umsatzdarstellung" zu tätigen.

Hinweis zum geforderten Mindestumsatz:
Hinsichtlich der geforderten Umsatzzahlen gelten folgende Mindestanforderungen, bei deren Nichterfüllung Bieter als ungeeignet ausgeschlossen werden:
• für den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens für jedes einzelne Jahr (EK-05-A): 2 Millionen Euro.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU)!
Soweit nichts Anderes geregelt ist, kommt es hinsichtlich der Beurteilung der unter diesem Kapitel geforderten Eignungsnachweise auf die der BG und den an der Eignungsleihe beteiligten Unternehmen insgesamt zur Verfügung stehenden Kapazitäten an. Die Beurteilung erfolgt somit auf Basis der gemeinschaftlich addierten Werte. Es wird auf Kap. 3.3.4. verwiesen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wird vorausgesetzt, dass die Bieter über Erfahrungen im Zusammenhang mit den hier ausgeschriebenen Leis-tungen verfügen. Diese sind durch die Darstellung von geeigneten Referenzen über früher ausgeführte vergleichbare Leistungen von den Bietern nachzuweisen. Die darge-stellten Referenzen müssen die umfassenden Erfahrungen des Bieters in Bezug auf die Ausführung von Leistungen der hier ausgeschriebenen Art belegen, d.h. hinsichtlich Aufgaben, Umfang und Anforderung dem hier beschriebenen Vergabegegenstand möglichst nahe kommen, insbesondere im Hinblick auf die in Kapitel 5 ausgeführten Charakteristika der zu vergebenen Leistungen.
Der Bieter hat zum Nachweis seiner Erfahrungen in den verschiedenen von dem gegen-ständlichen Auftrag umfassten Leistungsbereichen jeweils folgende Referenzen einzu-reichen (= Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet aus-geschlossen werden):
1. Mindestens zwei Referenzen zur Begleitung einer Ausschreibung des IT-Betriebs und anschließender Transitionbegleitung im Bereich Forschung und Lehre. Es wird erwartet, dass 100 Tage Eigenleistung erbracht wurden und jede begleitete Aus-schreibung ein Auftragsvolumen von mindestens 5 Mio. EUR beinhaltete.
2. Mindestens eine Referenz in Projektleitung und Providersteuerung im Bereich SharePoint. Es wird erwartet, dass mindestens ein Entwicklungsprojekt zur Erstel-lung von SharePoint-Solutions durchgeführt wurde, sowie die anschließende Provi-dersteuerung im Betrieb und mindestens ein Audit-Verfahren im Hostingbereich Be-standteil der Tätigkeit waren.
3. Mindestens eine Referenz über Erfahrung in den Bereichen Multi-Site CMS-Installationen, in der Konfiguration und Administration von Linux-Server, Apache-Webserver, mySQL bzw. mariaDB (insb. Datenbankreplikation), F5 BIG-IP LTM/APM LoadBalancer (insb. Hochverfügbarkeit und Entwicklung von iRules), TLS (Konfigura-tion, CSR, ACME). Hierbei wird erwartet, dass mindestens 100 Sites und 50 Linux-Server Bestandteil der Tätigkeiten waren.
4. Mindestens eine Referenz in Projektleitung und Beratung im Anforderungsma-nagement im Bereich Bau im Kontext der Digitalisierung und Modernisierung (z.B. BIM, CAFM). Hierbei wird erwartet, dass mind. 100 Tagen Eigenleistung erbracht wurden und unterschiedliche Bereiche des Bauwesens (z.B. Baumanagement und Immobilienmanagement) betrachtet wurden.
Die Referenzen müssen in den drei Jahren vor der Bekanntmachung abgeschlossen worden sein, der Projektstart darf jedoch vor dem genannten Zeitraum (= 3 Jahre vor Be-kanntmachung) liegen (= Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden).
Die ausführliche Darstellung jeder Referenz im oben beschriebenen Sinne hat - neben den Angaben in Anlage 5 zu Abschnitt 6 "Unternehmensreferenzen" sowie unter Verwen-dung des Deckblattes (Anhang zur Anlage 5) - ergänzend auf insgesamt ca. zwei (2) DIN A4-Seiten zu erfolgen (die jeweils erbrachten Leistungen sind darzustellen). Ange-bote, die nicht die vorgenannten Mindestanforderungen aufweisen, werden ausgeschlossen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

4.2.1 Kommunikation mit dem Auftraggeber [XK-01-A]
Die zur Auftragsausführung vorgesehenen Beschäftigten des Auftragnehmers müssen die deutsche Sprache verhandlungssicher in Wort und Schrift und die englische Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen. Im Falle der Zuschlagserteilung werden für die Kommunikation mit dem Auftraggeber während der Vertragslaufzeit ausschließlich Beschäftigte mit sehr guten Kenntnissen (verhandlungssicher in Wort und Schrift) der deutschen Sprache und guten Kenntnissen (fließend in Wort und Schrift) der englischen Sprache eingesetzt; vgl. Formblatt Anlage 6 "Ausführungsbedingungen". Dieses Formblatt ist mit der Angebotsabgabe einzureichen.
4.2.2 "Russland-Sanktionen" (XK-02-A)
Der Bieter erklärt unter Verwendung von Anlage 6 "Ausführungsbedingungen" Abschnitt "Russland-Sanktionen", dass kein Zuschlags- und Erfüllungsverbot gemäß Art. 5k Abs.1 Verordnung (EU) Nr. 833/2014 i.V.m. der Verordnung (EU) 2022/576 für öffentliche Aufträge im Zusammenhang mit russischen Personen, Organisationen und Einrichtungen besteht.
4.2.3 Erklärung zur Neutralität und Freiheit von Interessenkonflikten (XK-03-A)
Gemäß Kapitel 1.4 ist die Unabhängigkeit und Neutralität des späteren Auftragnehmers gegenüber den im Rahmen der Auftragsausführung zu kontrollierenden und zu steuernden Providern (externen Dienstleistern) zwingende Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Leistungserbringung. Daher hat der Bieter bereits mit Abgabe seines Angebots eine Erklärung zur Neutralität und Freiheit von Interessenkonflikten gegenüber den zu kontrollierenden und zu steuernden Providern, die Leistungen im Rahmen der im Formblatt (vgl. Formblatt "Neutralitätserklärung" in Anlage 9) bzw. nachfolgend genannten Projekte für die MPG erbringen:
• "Aufbau und Bereitstellung virtueller Arbeitsplatz, Betrieb und Betreuung technischer IT-Systeme und eines Helpdesks für Endbenutzer (Los 1: BO 2017 + AP 2016) sowie Aufbau, Bereitstellung und Betrieb einer neuen umfassenderen MFA-Infrastruktur unter Ablösung der bestehenden Chipkartenlösung (Los 2: MFA)"; Bekanntmachung vom 23.11.2017 im Supplement "S" zum Amtsblatt der Europäischen Uni-on, Az.: 2017/S 225-468564
• "Dienstleistungsvertrag für den Betrieb des Enterprise Content Managementsystems d.3ecm der MPG (ECM-Betrieb 2022)", Bekanntmachung vom 19.11.2021 im Supplement "S" zum Amtsblatt der Euro-päischen Union, Az.: 2021/S 225-591304
• "SAP Hosting und Basisdienstleistungen 2022 (SAP Hosting 2022)" sowie Druckverarbeitungsdienstleis-tungen ("BPO-Service Output-Management 2022"), Bekanntmachung vom 06.08.2021 im Supplement "S" zum Amtsblatt der Europäischen Union, Az.: 2021/S 151-401360
• "SharePoint Dienstleistungen 2019", Bekanntmachung vom 17.04.2019 im Supplement "S" zum Amtsblatt der Europäischen Union, Az.: 2019/S 076-181195
Für die Erklärung ist das Formblatt "Neutralitätserklärung" (Anlage 9) zu verwenden und dem Angebot beizufügen.