Presse- und PR-Arbeit für Kommunikationsanlässe und Veranstaltungen des NDR

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Norddeutscher Rundfunk Rothenbaumchaussee 132-134 20149 Hamburg Eine anlassbezogene Vor-Ort-Betreuung des NDR in Hamburg und in seinen Landesfunkhäusern in Hannover, Kiel und Schwerin wird vorausgesetzt.

Beschreibung der Beschaffung

Der Norddeutsche Rundfunk sucht für die stetige Professionalisierung der Presse- und PR-Arbeit für Veranstaltungen und Themenschwerpunkte eine fachkundige und unabhängige Agentur zur strategischen Beratung, Konzeption und operativen Unterstützung.
Eine anlassbezogene Vor-Ort-Betreuung des NDR in Hamburg und in seinen Landesfunkhäusern in Hannover, Kiel und Schwerin wird vorausgesetzt, ebenso eine enge Abstimmung mit dem Auftraggeber.
Die Ausschreibung beinhaltet verschiedene Projekte mit einem jährlichen Aufwand (12 Monate) von ca. 240 Personentagen, diese Anzahl basiert auf Erfahrungen aus den vergangenen Jahren und ist lediglich als Information für den Bieter anzusehen. Allerdings ist dies lediglich ein Schätzwert, der sowohl nach unten als auch nach oben abweichen kann. Eine Verpflichtung seitens des NDR, diese Volumen zu beauftragen, ergibt sich daraus nicht. Somit hat/haben der/die späteren Auftragnehmer keinen Anspruch auf eine Beauftragung in diesem Umfang.
Leistung des Auftragnehmers
Allgemein
- Konzeption der Pressearbeit
Kommunikationsplan, Themenvorschläge, strategischer Ansatz, Maßnahmen- und Themenplanung, Erstellen von Pressetexten, aktive Pressearbeit für klassische Presse und digitale Multiplikatoren
- Abstimmung mit dem Team Presse und Kommunikation im NDR (bezieht sich auf alle hier aufgeführten Punkte)
- Projektmanagement
- Zeitplanung, Austausch mit der Redaktion, Planung u. Abwicklung von PR-Aktionen und -Kooperationen, Erstellung von auf die jeweilige Veranstaltung bezogenen aktuellen Verteilern, Versand von Informationsmaterialien wie Pressemappen und Pressemitteilungen
- Akkreditierung, komplette Pressebetreuung vor Ort, Aktionen vor Ort
- Schnittstellenfunktion zwischen involvierten NDR Programmen und Bereichen und der NDR Unternehmenskommunikation
- Erstellung und Konzeption Social Media Verknüpfungen
- Bild- und Copyrightrecherche
- Medienkooperationen/Kooperationsgespräche
- Planung, Abstimmung, Erstellung von Informationsmaterial, Termin und Follow-ups
- Medienauswertung
- Recherche, Erfassung und Dokumentation geplanter sowie erfolgter Kommunikation im Rahmen der NDR Projekte in allen relevanten Medien
- Begleitende PR- und Pressearbeit im relevanten Zeitraum
Die Kommunikation der NDR Kommunikationsanlässe soll spürbar sein. Insgesamt geht es um aktive Pressearbeit rund um das Engagement des Senders sowie ausgesuchte programmliche und außerprogrammliche Highlights einzelner NDR Programme, die mit flankierenden PR- und Presse-Maßnahmen aufzuladen und zu verzahnen sind. Weiterhin sollten Kommunikationsanlässe geschaffen und ausgesuchte Themen lanciert werden (Agenda Setting).
Im Vorfeld der Kommunikationsanlässe wird eine großangelegte Akquise von Interviews bzw. Berichten auf Medienseiten für Multiplikatoren, Entscheider und Journalisten im Analogen wie im Digitalen sowie eine breite Akquise von tagesaktuellen Medien erwartet. Eine regionale Verankerung ist wünschenswert.
Damit verbunden ist die Einrichtung von spezifischen Zielgruppenverteilern (Multiplikatoren, qualifizierte Öffentlichkeit - Politik, Gesellschaft - etc.) ebenso wie die Einrichtung von Medien-Verteilern (regionale Presse, Special Interest, Programm-zeitschriften, Tagespresse, Online-Medien, Medien-Fachpresse, Hörfunk und TV, Social Media Influencer etc.).
- Organisation und - in Ausnahmefällen - Durchführung von Pressekonferenzen und/oder Gesprächen
Die Agentur soll eventuelle Pressekonferenzen oder Pressegespräche planen, Medienvertreter dafür akquirieren und im Ausnahmefall durchführen (falls dieses nicht durch das Team Presse und Kommunikation geschieht) sowie Botschaften, Positionen und Reden/Redestichpunkte für die NDR Moderation formulieren.
- Dokumentation/Clipping der Resonanz in Presse und Social Media
Die Agentur soll alle Maßnahmen kontinuierlich dokumentieren und dem Auftraggeber zum Abschluss eines Projektes als Leistungsnachweis/finale Dokumentation vorlegen. Eine Beauftragung von externen Ausschnittdiensten, sprich weiteren Dienstleistern, ist nach Freigabe der Kosten durch den Auftraggeber möglich.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Laufzeit des Rahmenvertrages beträgt 12 Monate und beginnt am 01.04.2022. Dem NDR wird einseitig das dreimalige Recht eingeräumt, die Vertragslaufzeit um jeweils weitere 12 Monate zu gleichen Konditionen zu verlängern. Die Gesamt-Vertragslaufzeit beträgt somit höchstens 48 Monate.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Bei der Auswahl der Angebote, die für den Zuschlag in Betracht kommen, werden nur Bieter berücksichtigt, die für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen die erforderliche Fachkunde und Leistungsfähigkeit besitzen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Eine unterschriebene Eigenerklärung (vorformuliert in der Angebotserklärung),
dass sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet,
dass über das Vermögen weder ein Insolvenzverfahren noch ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet, die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist,
dass keine strafrechtlichen Verurteilungen der verantwortlichen Mitarbeiter wegen eines der in § 123 GWB aufgezählten Tatbestände bekannt sind,
dass keine Ausschlussgründe nach § 124 GWB vorliegen,
dass die Verpflichtungen zur Zahlung von Abgaben und Steuern sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist, erfüllt werden,
dass das Unternehmen ordnungsgemäß in das Handelsregister oder ein vergleichbares Register eingetragen sind oder, dass eine Eintragung in das Handelsregister nach den jeweiligen für den Bieter einschlägigen gesetzlichen Regelungen nicht vorgeschrieben ist,
dass keine Eintragungen im Gewerbezentralregister gegen das Unternehmen vorliegen und eine solche Eintragung auch nicht droht, insbesondere dass die Verpflichtung zur Zahlung des Mindestlohns erfüllt wird und die Voraussetzungen von § 19 Mindestlohngesetz nicht vorliegen, d. h. nicht wegen eines Verstoßes nach § 21 Mindestlohngesetz mit einer Geldbuße von wenigstens 2.500 EUR belegt worden ist,
dass die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistungen erfüllt werden,
dass Personen, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, wegen illegaler Beschäftigung von Arbeitskräften nicht in den letzten 5 Jahren mit einer Freiheitsstrafe von mehr als 3 Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 Euro belegt worden sind.
Der Bieter erklärt ausschließlich unternehmerisch tätig zu sein und folgende Anforderungen zu erfüllen:
Eintrag ins Handelsregister
Unternehmen von gewisser Größe, mit eigenem Personalstamm
wirtschaftliche Unabhängigkeit vom NDR, nennenswerter Umsatz (>50%) mit anderen Kunden, (jährlich plausibel nachzuweisen)
Unternehmen trägt eigenes unternehmerisches Risiko (Geschäftsräume, Technik, Personal)
Ausübung der Tätigkeiten außerhalb des NDR
Unternehmen hat Dispositionsgewalt über die zu erbringenden Leistungen und ihre Mitarbeiter
Unternehmen benennt einen zentralen Ansprechpartner benennen, der die Erfüllung und die Abwicklung des Vertragsverhältnisses innerhalb der Firma eigenverantwortlich und ohne Einflussnahme durch NDR-Bereiche steuert
keine Tätigkeiten auf Abruf
Unternehmen beschäftigt keine Mitarbeiter, die beim NDR "gesperrt" sind, was schriftlich zuzusichern ist
Werkvertrag oder Dienstleistungsvertrag mit abnahmefähiger Leistung/konkreter Leistungsbeschreibung (konkrete Projekte mit entsprechender Projektbefristung), möglichst Pauschalpreis
Unternehmen/Geschäftsführer arbeitet nicht parallel als freier Mitarbeiter für den NDR

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Bei der Auswahl der Angebote, die für den Zuschlag in Betracht kommen, werden nur Bieter berücksichtigt, die für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen die erforderliche Fachkunde und Leistungsfähigkeit besitzen. Für die anstehende Presse- und PR-Arbeit bedarf es einer Agentur, die Erfahrung in der Zusammenarbeit im einschlägigen Mediensektor (Rundfunkanbieter und Presselandschaft) hat und dort über sehr gute Kontakte verfügt.
Diese Eigenschaften sind anhand folgender Angaben mit dem Angebot zu belegen:
- Es sollten mindestens 2 Referenzen im Zeitraum 2018 bis 2020 vorgelegt werden, die exzellente Kontakte zu themenrelevanten Medienvertreter*innen aufweisen (wie zum Beispiel zu Verlagen, Journalist*innen, Fachmedien, überregionalen- und regionalen Zeitungen und Zeitschriften, digitalen Influencer*innen, Multiplikator*innen). Dazu sollte eine Dokumentation/Presseclipping zu dem jeweiligen Projekt vorgelegt werden. Diese Referenzen sollten insgesamt den Umfang von 10 Seiten (einseitig bedruckt) nicht überschreiten.
- Weiterhin, oder in Verbindung mit den oben genannten Referenzen, sollten mindestens 2 Referenzen im Zeitraum 2018 bis 2020 vorgelegt werden, die die Kommunikationsarbeit und/oder deren Verlängerung in Social Media dokumentiert. Dazu sollte eine Dokumentation/ Presseclipping zu dem jeweiligen Projekt vorgelegt werden. Diese Referenzen sollten insgesamt den Umfang von 10 Seiten (einseitig bedruckt) nicht überschreiten.
- Nachweise in Form einer Eigenerklärung zur Bewertung der Berufserfahrung und Qualifikation (auch anonymisiert) der vom Bieter vorgesehenen Mitarbeiter*innen (Angaben über Berufserfahrungen, Ausbildung und Weiterbildung).

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Zudem sind die in Anlage 3 der Vergabeunterlagen benannten Mindestkriterien vollständig zu erfüllen:
- Teilnahme an kurzfristigen Terminen in Hamburg innerhalb von 2 Stunden
- keine Tätigkeit für Mitbewerber* im Vertragszeitraum
- Gewährleistung einer Ansprechpartnerfunktion (inkl. Team-Benennung)