Beschreibung der Beschaffung
Das DM verbindet folgende Ziele mit der Einführung eines ERP-Systems:
- Zusammenführung der verschiedenen, derzeit unabhängig voneinander arbeitenden Softwareanwendungen;
- zukünftig Nutzung einer einheitlichen, gemeinsamen Datenbasis auch zur zukünftigen erleichterten Pflege der Datenbasis und der hauptabteilungsübergreifenden Zugriffs-möglichkeit;
- Effizienzsteigerung durch Umstellung der bzw. Einführung einer neuen Kostenrech-nung (angesichts der derzeit extrem hohen Zahl an Kostenträgern, Kostenstellen und Sachkonten und als mögliche Grundlage für eine evtl. Umstellung auf Doppik); die effizienter, transparenter und den Rahmenbedingungen (BayHO, AV-WGL) gerecht wird; Verlustfreie, revisionssichere Übertragung der Daten der alten Kostenrechnung in die neue Kostenrechnung.
- im Bereich des Rechnungswesens Berücksichtigung von Kameralistik (und zukünftig möglicherweise Doppik), Kosten- und Leistungsrechnung, Rechnungs- und Bestell-Workflow etc.;
- Einführung von digitalen Rechnungsläufen;
- Einführung von Controllinginstrumenten:
o beantragtes Budget;
o genehmigtes Budget;
o In Auftrag gegebene Kosten;
o tatsächlich entstandene / abgerechnete Kosten
- automatisierte Generierung definierter Key Performance Indicators (KPIs) auf den Ge-bieten Finanzen und Personal sowie zumindest quartalsmäßige Berichterstattung;
- Übertragung der derzeit manuell erstellten Berichte (externe Rechnungslegung) in au-tomatisierte und individualisierbare Berichte;
- Zusammenführung der Berichte (interne Rechnungslegung sowohl für die Budgetverantwortlichen, als auch als Management-Reports) aus dem Accounting (Ist-Stand) und dem Budget (vgl. auch Auftragsstand).
Weitere Ziele:
- Prüfung des Wahlrechts zwischen Doppik und Kameralistik nach BayHO
- Prüfung und Testat durch einen Wirtschaftsprüfer
- erfolgreiche Mitnahme der Betroffenen (Change Management)
Das ERP-System muss die rechtlichen Vorgaben berücksichtigen, insbesondere also
- die Bayerische Haushaltsordnung (BayHO) und die hierzu ergangenen Verwaltungs-vorschriften (VV-BayHO);
- die "Beschlüsse zur Umsetzung der AV-WGL" (WGL-Beschlüsse) in ihrer jeweils aktuellen Fassung;
- die „Ausführungsvereinbarung zum GWK-Abkommen über die gemeinsame Förderung der Mitgliedseinrichtungen der Wissenschaftsgemeinschaft Gottfried Wilhelm Leibniz e.V. - Ausführungsvereinbarung WGL (AV-WGL)“ in ihrer jeweils aktuellen Fassung.
Der AN hat die Leistungen einer externen Projektsteuerung zu erbringen, beginnend mit der Projektvorbereitung, über die Planung, die Ausführungsvorbereitung und die Ausführung bis hin zum Projektabschluss. In den einzelnen Phasen sind jeweils Leistungen hinsichtlich
- Organisation, Information, Koordination und Dokumentation (handlungsbereichsübergreifend);
- Qualitäten und Quantitäten;
- Kosten und Finanzierung;
- Termine, Kapazitäten und Logistik; und
- Verträge und Versicherungen
zu erbringen in Anlehnung an das Leistungsbild Projektsteuerung AHO-Heft Nr. 9 (2020).
Phase 1: Projektvorbereitung
Phase 2: Planung
Phase 3: Ausführungsvorbereitung
Phase 4: Ausführung
Phase 5: Projektabschluss