Projektsteuerung für den „Wiederaufbau Verbandsgemeinde Altenahr“

Kurze Beschreibung

Die Verbandsgemeinde Altenahr und die ihr angehörenden Ortsgemeinden haben im Zuge der Flutkatastrophe vom Sommer 2021 enorme Schäden erlitten. Bis Mitte Februar 2022 sollten dem Land alle Schäden in einem Maßnahmenplan gemeldet werden. Mit Unterstützung von Julius Berger International GmbH wurden rd. 700 Maßnahmen mit einem Gesamtvolumen von rd. 1,4 Milliarden Euro ermittelt. Die Einzelheiten ergeben sich aus den Maßnahmenplänen Wiederaufbau, die auf der Homepage der Verbandsgemeinde hinterlegt sind. Mit dem jetzigen Vergabeverfahren soll für die auf 5 – 7 Jahre prognostizierte Dauer des Wiederaufbaus ein umfassend tätiger Projektsteuerer gefunden werden.

Beschreibung der Beschaffung

Die für den Wiederaufbau erforderlichen Leistungen können nicht durch die Verbandsgemeindeverwaltung erbracht werden. Die Verbandsgemeindeverwaltung verfügt über eine Bauabteilung, die im (Hoch- und Tiefbau) zwischenzeitlich von drei auf fünf Mitarbeiter aufgestockt wurde, die aber weitgehend bereits mit den laufenden Aufgaben der Bauverwaltung ausgelastet sind. Weitere Personalgewinnungsmaßnahmen blieben ohne Erfolg.
Um die Strukturierung, Anbahnung und Abwicklung der zahlreichen Planungs- und Bauaufträge zur Behebung der Schäden zu erledigen, wurde im Wege der Interimsbeauftragung eine Projektsteuerung im Rahmen eines VgV-Verfahrens durch ein externes Büro beauftragt (Vorunternehmer). Dieser hat an der Erstellung der Vergabeunterlagen nicht mitgewirkt. Im Falle eines Auftragnehmerwechsels erfolgt eine einmonatige Einarbeitung durch den Vorunternehmer.
Mit dem jetzigen Vergabeverfahren soll für die auf 5 – 7 Jahre prognostizierte Dauer des Wiederaufbaus ein umfassend tätiger Projektsteuerer gefunden werden.
Es wird nach der Aufforderung zur Angebotsabgabe ein Leistungswettbewerb durchgeführt, bei dem der Preis nicht das einzige Zuschlagskriterium ist.

Die von den zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bewerbern anzubietende Leistung ergibt sich aus dem Projektsteuerungsvertrag. Dieser wird den zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bewerbern mit der Angebotsaufgabe im zweiten Teil des Vergabeverfahrens zur Verfügung gestellt.
Die zu erbringende Leistung besteht im Wesentlichen
- aus den Grundleistungen gem. AHO-Heft 9 (2020), Projektstufen 1-5; Handlungsbereiche A – E
- Darüber hinaus werden dem Auftragnehmer vielfältige Aufgaben der Projektleitung und
- besondere Leistungen übertragen.
- Besondere Bedeutung kommt der kaufmännischen Unterstützung zu.
Von dem Projektsteuerer wird für die Auftragsdurchführung eine Struktur erwartet, die die Struktur der Verbandsgemeindeverwaltung bestmöglich in folgenden Bereichen unterstützt:
- Administrative Unterstützung, insbesondere bei
• Betreuung der 12 Ortsgemeinden sowie 1 Ortsbeirat
• (optional) Betreuung einer von drei Ortsgemeinden für den Wiederaufbau gebildeten Anstalt öffentlichen Rechts
• Betreuung der Verbandsgemeinde
• Kontakt zum Landkreis
• Kontakt zum Land Reinland-Pfalz
- Technische Unterstützung, insbesondere bei
• Hochbau
• Tiefbau
• Gewässer (u.a. Hochwasserschutz)
• Brücken
- Kaufmännische Unterstützung, insbesondere bei
• Fördermittelmanagement
• Rechnungsprüfung
• Controlling
• Versicherungen
Die Struktur wird vom Auftraggeber nicht vorgegeben, sondern soll im Angebotsverfahren durch Konzepte der Bieter im Wettbewerb ermittelt werden.
Rechtsberatung insbesondere in den Bereichen Vergabe- und Vertragsrecht ist nicht Gegenstand der Ausschreibung. Jedoch werden von dem Auftragnehmer vertiefte Kenntnisse in der Rechtsanwendung dieser Bereiche und insbesondere im Rheinland-Pfälzischen Fördermittelrecht erwartet.
Die Leistungen sind in einem Angebot zusammengefasst anzubieten, werden jedoch getrennt abgerufen (Stufenvertrag). Der Abruf bezieht sich sowohl auf einzelne Handlungsbereiche und Projektstufen, als auch auf einzelne Projekte des Maßnahmeplans. Da die geförderten Maßnahmen noch nicht feststehen, geht der Auftraggeber derzeit davon aus, dass die im aktuellen Maßnahmenplan enthaltenen Aufgaben der „allgemeinen kommunalen Infrastruktur“ zuerst abgerufen werden. Eine Besonderheit besteht für die Ortsgemeinden Dernau, Mayschoss und Rech, die zum Zwecke des Wiederaufbaus eine ortsübergreifende Anstalt öffentlichen Rechts gebildet haben; welche Projekte und Aufgaben gleichwohl von dem in diesem Verfahren zu beauftragenden Projektsteuerer erbracht werden sollen, wird verfahrensbegleitend entschieden. Auch bislang nicht im Maßnahmenplan enthaltene Projektsteuerungsaufgaben können hinzukommen. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf den Abruf von einzelnen und / oder sämtlichen Stufen und kann aus einem Nichtabruf auch keine weitergehenden Ansprüche (z. B. auf Schadensersatz oder Honorarerhöhung) herleiten.
Die Leistungserbringung kann hybrid erfolgen, jedoch ist auf Grund der vielfältigen vor Ort Termine ein ausreichend besetztes Projektbüro in der Verbandsgemeinde zwingend erforderlich. Die Einzelheiten werden von den zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bietern in einem Konzept erarbeitet und vom Auftraggeber qualitativ bewertet.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Objektive und nichtdiskriminierenden Kriterien für die Auswahl sind
- die Erfüllung aller Mindestkriterien
- die höchste Punktzahl bei den gewichteten Qualitätskriterien.
Ist infolge von Punktgleichheit die Höchstzahl überschritten, entscheidet das Los.

Mindestkriterien sowie gewichtete Qualitätskriterien für die Auswahl sind:
Gruppe 1: Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (§ 44 VgV):
Handelsregisterauszug (Nachweis einer mindestens 3-jährigen Geschäftstätigkeit (Mindestkriterium/Newcomer sind zum Verfahren nicht zugelassen).
Gruppe 2: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (§ 45 VgV):
- Mindestumsatz Multiprojektsteuerungsleistungen (technisch/kaufmännisch) 600.000 € innerhalb eines der letzten drei Kalenderjahre.
- Mindestumsatz Einzelprojektsteuerung (Allgemeine kommunale Infrastrukturprojekte) 630.000 € im Durchschnitt der letzten drei Kalenderjahre
- Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mind. 1.000.000 EUR für Personenschäden, Sach- und Vermögensschäden je Schadensfall.
Gruppe 3: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (§ 46 VgV):
Unterkriterium Referenzen:
- Referenzen: 1 Multiprojektsteuerungsleistung (mind. 50 Teilprojekte) und 5 Einzelprojektsteuerungsleistungen (Allgemeine kommunale Infrastruktur) aus den Kalenderjahren 2019-2021. Jeweils mit Grundleistungen und besonderen Leistungen gem. AHO Heft 9 (2020). Für Multiprojektsteuerungsleistung und die Einzelprojektsteuerungsleistungen werden Punkte vergeben. Die beste Bewertung erhält die Referenz mit der höchsten Punktzahl. Eine konkrete Festlegung von Punktwerten scheidet aus, da der Auftraggeber nicht vorhersehen kann, über welche Referenzen die Bewerber verfügen. Es erfolgt demnach eine wertende Betrachtung von Kriterien miteinander und der Teilnahmeanträge zueinander Der Auftraggeber legt Wert auf die bestmögliche Kombination von Komplexität, Aktualität und Vergleichbarkeit, kombiniert mit Mindestkriterien. So kann z.B. eine ältere Multiprojektsteuerungs-referenz mit mehr als 50 Teilprojekten schlechter oder gleich bewertet werden, wie eine aktuelle Multiprojektsteuerungsreferenz mit 50 Teilprojekten.
Bewertungskriterien sind:

• Anzahl/Multiprojektsteuerung
o Mindestens 1 Multiprojekt-steuerung mit mindestens 50 Teilprojekten
o Anzahl der Teilprojekte über 50 hinaus: 1 – 60
• Anzahl Projektsteuerungen/ allgemeine kommunale Infrastruktur: Mindestens 5
• Aktualität: 1 - 40
• Vergleichbarkeit mit der zu erbringenden Leistung: 1 -20
Im Bereich der Referenzen müssen mindestens 60 von 120 Punkten erreicht werden. (Mindestkriterium)
Unterkriterium Mitarbeiterqualifikation:
- Höchster Berufsabschluss der Fachkräfte, die die Leistung erbringen sollen
- Dauer der Berufserfahrung in den Bereich, in dem die Fachkraft eingesetzt werden soll (mindestens 3 Jahre).
Eine konkrete Festlegung von Punkt-werten scheidet aus, da der Auftraggeber nicht vorhersehen kann, welche Fachkräfte die Bewerber für die Leistungserbringung abstellen wollen. Es erfolgt demnach eine wertende Betrachtung von Berufsabschluss und Berufserfahrung der Unterkriterien mit-einander und der Teilnahmeanträge zueinander Der Auftraggeber legt Wert auf die bestmögliche Kombination von Ausbildung, Erfahrung und Spezial-kenntnissen, kombiniert mit Mindestkriterien. Dabei kann z.B. ein niedrigerer Berufsabschluss durch eine längere Berufserfahrung ausgeglichen werden (und umgekehrt). Maßgeblich ist die Prognose des Auftraggebers, welche Kombination die Gewähr für die voraussichtlich beste Vertragserfüllung bietet. Berücksichtigt wird dabei auch die Verteilung von technischen, kauf-männischen und organisatorischen Fachkräften zueinander.
- Vertiefte Kenntnisse der Rechtsanwendung (Vergaberecht)
- Vertiefte Kenntnisse der Rechtsanwendung (Vertragsrecht)
- Vertiefte Kenntnisse der Rechtsanwendung (Fördermittelrecht Rheinland-Pfalz)
Es erfolgt eine wertende Betrachtung von theoretischen Kenntnissen und praktischen Erfahrungen mit jeweils 1 - 20 Punkten.
Im Bereich der Mitarbeiterqualifikation müssen mindestens 100 von 200 Punkten erreicht werden. (Mindestkriterium)
Untekriterium Beschäftigtenanzahl:
- Des Bewerbers insgesamt: Mindestens
• 50 Mitarbeiter
• Davon mindestens 20 Mitarbeiter mit mindestens 3-jähriger Berufs-erfahrung in der Projektsteuerung von Bauvorhaben
- Zahl der Führungskräfte: Mindestens 5 (z.B. Geschäftsführer, Abteilungsleiter)
Unterkriterium Eigenleistung Multiprojektsteuerung: Zusicherung des Bewerbers, dass die Multiprojektsteuerungs-leistungen direkt vom Bieter selbst oder im Fall einer Bietergemein-schaft von einem Teilnehmer der Bieter-gemeinschaft ausge-führt wird (§ 47 Abs. 5 VgV).

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die Eignungskriterien und ihre Bewertung wurden im Teil "II.2.9. Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden" dargestellt.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.