Beschreibung der Beschaffung
Konkret umfasst der Auftrag der Auftragnehmerin folgende Aufgaben:
1. Betreuung / Prozessunterstützung Förderprogramm NKR
a) Inhaltliche Beratung und Begleitung der Antragssteller, sowohl im Vorfeld und bei Antragsstellung, als auch nach Bewilligung (u.a. mit Infomaterial zur Antragsstellung z.B. in Form von Video-Tutorials, ggf. in Form von Veranstaltungen). Hinweis: Die Antragsberatung bzgl. formaler Fragen erfolgt durch die Bezirksregierungen als Bewilligungsbehörden.
b) Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der derzeit zwei Mal jährlich stattfindenden Jurysitzung anhand eines existierenden Kriterienkatalogs und Bewertungssystems (u.a. Aufbereitung der Antragsunterlagen, Bereitstellung von Materialien, Einholung der zunächst schriftlich abgegebenen Juryvoten, Terminkoordination, Organisation, Moderation und Protokollierung der Sitzungen, Vorbereitung von Zu- und Absageschreiben), Auswertung der schriftlichen Jurybewertungen und Erstellung einer Sammelvorlage in Vorbereitung auf die Jurysitzung für die Auftraggeberin.
c) Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Beiratssitzungen und künftigen Lenkungskreissitzungen (u.a. Terminkoordination, Organisation, Moderation und Protokollierung der Sitzungen).
d) laufend: Informationsfluss und Austausch mit den Antragstellern
e) laufend: regelmäßige Abstimmungen mit der Auftraggeberin (fortlaufend telefonisch/per E-Mail, 1 x im Monat ein Jour fixe von ca. 2 Stunden vor Ort bei der Auftraggeberin oder als Videokonferenz, ggf. Erstellung von Sachstandsberichten über den laufenden Stand der Arbeiten nach Bedarf und vorheriger Absprache mit der Auftraggeberin)
f) laufend: landes- und bundesweite sowie internationale Recherchen zu Akteuren der NKR, um Auskünfte darüber geben zu können, was aktuell in der Szene passiert, Stärkung sowie Erweiterung des Netzwerks u.a. durch Kontaktaufnahme und Kontaktpflege mit potentiellen Fördernehmern sowie Ermittlung der Bedarfe (siehe auch Ziffer A. II. 2. a)),
g) laufend: Öffentlichkeitsarbeit, d.h. Bekanntmachung und Bewerbung des Förderprogramms, der geförderten und weiteren Projekten im Netzwerk sowie Bekanntmachung und Bewerbung der Antragsfristen u.a.
- durch einen redaktionellen Beitrag pro Monat auf der NKR-Homepage zu geförderten NKR-Projekten oder Akteuren, die bisher noch keine NKR-Förderung erhalten
- auf den Social Media-Kanälen (Instagram, Facebook, Twitter) in Form von zwei Postings pro Woche, Re-Postings, Follower-Akquise und Engagement mit anderen Usern und Akteuren des Netzwerks (Community Management)
- durch Aufbau und Pflege eines E-Mail-Verteilers des NKR-Netzwerks (Fördernehmer und potentielle Fördernehmer),
- durch Erarbeitung von Entwürfen für Pressemitteilungen in Abstimmung mit der Auftraggeberin;
- ggf. durch Veranstaltungen.
- technische und redaktionelle Betreuung der bereits bestehenden NKR-Homepage (u.a. Webhosting und technische Pflege sowie redaktionelle Betreuung der Homepage wie Beantwortung von User-Fragen via Kontaktformular)
Für diese Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit soll die Auftragnehmerin regelmäßig Dokumentationsmaterial der Projekte (Fotos/ Videos/ Texte) einholen, um diese zur Bewerbung des Programms auf den NKR-Online-Kanälen zu veröffentlichen. In den Förderkriterien ist festgeschrieben, dass die Fördernehmer ensptrechendes Material zur Verfügung stellen müssen.
2. Begleitung bei der Weiterentwicklung des Förderprogramms NKR
a) Stärkung und Erweiterung des Netzwerks: Die Auftragnehmerin soll als
- zentrale Anlaufstelle für das NKR-Netzwerk fungieren,
- das NKR-Netzwerk stärken und erweitern
- und den Austausch der NKR-Akteure auch zwischen den vier Förderbereichen anregen.
Dafür müssen laufend Kontakte gepflegt sowie Informationen über aktuelle Entwicklungen online und auf Nachfrage zur Verfügung gestellt werden (siehe auch Ziffern A. II. 1. e) - i)). Durch die Stärkung des Netzwerks sollen ein enger fachlicher Austausch und etwaige Kooperationen zwischen den derzeit eher dezentral arbeitenden Akteuren im Ruhrgebiet gefördert werden. Der intensive Austausch der Auftragnehmerin mit den Akteuren soll dazu beitragen, das NKR-Förderprogramm ständig weiterzuentwickeln, zu verbessern und bekannter zu machen.
b) Einrichtung und Organisation von Lenkungskreisen und Koordinierungsstelle: Die Aufragnehmerin soll bei der Einrichtung und Organisation der Lenkungskreise der Ankerprojekte und der weiteren Koordinierungsstelle im Bereich Urban Art eine zentrale Auflaufstelle sein und eine Vermittlungsposition für die beteiligten Akteure und Stellen einnehmen (vgl. Ziffer A. I. 5./6.).
c) ggf. Beratung der Auftraggeberin: Die Auftragnehmerin soll ggf. bei Ausbau weiterer geeigneter Förderstrukturen (bspw. NKR-Residenzen und NKR-Fellowships), bei einer etwaigen Juryneubesetzung und bei Bündelung der bisher dezentralen Stränge in den einzelnen Förderfeldern beraten.
3. Abschlussbericht und Projektevaluation
Zum Ende des Auftrags soll ein Abschlussbericht verfasst werden, in dem detailliert dargelegt wird, wie das Förderprogramm entsprechend der oben genannten Punkte und darüber hinaus weiterentwickelt wurde. Der Abschlussbericht orientiert sich in Art und Umfang an dem von Rosy DX erstellten Dokument (138 Seiten), das der Auftragnehmerin zur Verfügung gestellt wird. Details sind in der Auftragsumsetzung final zu klären.
4. Ggf. weitere optionale Leistungen, die sich im Projektverlauf ergeben
Da sich die derzeitigen Rahmenbedingungen für das Förderprogramm im Laufe der Vertragslaufzeit noch ändern können, fallen gegebenfalls weitere optionale Leistungen an. Dies könnten zum Beispiel die Durchführung und Planung von Veranstaltungsformaten sowie Studien zu inhaltlichen Themen der Neuen Künste oder vergleichbare Leistungen umfassen.
Eine detaillierte Beschreibung des Auftrags ist in der Leistungsbeschreibung dargestellt.