Rahmenvereinbarung Arbeitsplatz- und Großformatdrucker

Beschreibung der Beschaffung

Auftragsgegenstand von Los 1 ist die Lieferung von Arbeitsplatzdruckern in Monochromdruck und in Farbdruck mit kompatiblem USB-Anschlusskabel, Netzkabel (inklusive Netzteil) für jedes angebotene Gerät, die dazugehörige kostenlose Instandhaltungsleistung über eine Laufzeit von 36 Monate ab Lieferung der Arbeitsplatzdrucker, der optionalen Störungsbeseitigung nach Aufwand außerhalb der kostenlosen Instandhaltungsleistung, sowie die Überlassung und Pflege einer Softwarelösung zur Geräteverwaltung für 48 Monate ab Lieferung der Geräte, inklusive erforderlicher Lizenzen für 60 Monate ab Lieferung der Geräte.
Darüber hinaus kann der Auftraggeber vor dem Ende der Rahmenvereinbarungslaufzeit bei Bedarf optional Anschlusslizenzen für die Software mit einer Laufzeit von 24 Monaten abrufen.
Für Los 1 soll eine Rahmenvereinbarung mit einem Wirtschaftsteilnehmer abgeschlossen werden. Diese besitzt eine Laufzeit von 48 Monaten ab Zuschlag, frühester Vertragsbeginn ist jedoch der 01.04.2023.
Der Auftraggeber rechnet während der gesamten Vertragslaufzeit mit voraussichtlich 5.000 Arbeitsplatzdrucker in Monochromdruck und 150 Arbeitsplatzdrucker in Farbdruck (Schätzmenge).
Das Vertragsverhältnis wird auf einen Betrag von max. 1.710.800,00 Euro zzgl. USt. (Höchstwert) begrenzt und ist damit nicht nur auf die Laufzeit, sondern auch auf den Höchstwert begrenzt.
Im Einzelnen können insbesondere folgende Leistungen notwendig sein:
- Lieferung:
Der Lieferumfang der angebotenen Arbeitsplatzdrucker enthält mindestens:
• ein mit den angebotenen Arbeitsplatzdruckern kompatibles USB-Anschlusskabel nach der Spezifikation USB 2.0 (oder höher), High Speed, doppelt abgeschirmt, Länge: 5m
• jedes angebotene Gerät hat ein Netzkabel (inklusive Netzteil) für die Anbindung ans
Niederspannungsnetz (Netzspannung 230 Volt +/- 10 %, Deutschland, Länge 1,5m)
• die Rücknahme der Verpackungen der gelieferten Hardware erfolgt durch den
Auftragnehmer
• für die angebotenen Arbeitsplatzdrucker, sowie für die mitgelieferten Treiber und auch Software, besteht mindestens ein Internet-Link zur Bedienungsanleitung in deutscher Sprache.
- Instandhaltung
Die kostenlose Instandhaltungsleistung beträgt 36 Monate ab Lieferung der Arbeitsplatzdrucker.
- Überlassung und Pflege einer Softwarelösung zur Geräteverwaltung
• Installation und Inbetriebnahme einer Softwarelösung innerhalb der IT-Infrastruktur des Auftraggebers durch den Auftragnehmer.
• Pflege der angebotenen Softwarelösung für 48 Monate durch den Auftragnehmer
• Bereitstellung von Lizenzen für 60 Monate ab Lieferung der angebotenen Arbeitsplatzdrucker durch den Auftragnehmer
- Entsorgung
Der Auftragnehmer übernimmt gemäß den gesetzlichen Vorgaben die Entsorgung der gelieferten Arbeitsplatzdrucker nach dem Nutzungsende. Die Entsorgung hat fachgerecht zu erfolgen.

Beschreibung der Optionen

• Störungsbeseitigung nach Aufwand außerhalb der kostenlosen Instandhaltungsleistung
Wenn ein Schadensfall eintritt, der nicht durch die kostenlose Instandhaltungsleistung (z. B. wegen Verschulden des Auftraggebers oder nach Ablauf der Garantiezeit) abgedeckt ist, erstellt der Auftragnehmer einen kostenpflichtigen Kostenvoranschlag (Pauschale für die Bereitstellung eines Kostenvoranschlags gemäß "Leistungsverzeichnis") und sendet diesen an die Beschaffung des Auftraggebers. Der Auftraggeber wird anhand des Kostenvoranschlages über die Störungsbeseitigung entscheiden und den Auftragnehmer gegebenenfalls beauftragen.
• Schulungen
Multiplikatorenschulung für städtische Dienstkräfte sowie Schulung für Service Desk und/oder Administratoren
Schulung und Einweisung der städtischen Dienstkräfte in die Bedienung und Handhabung der angebotenen Hard- und Software.
Aufgrund der Abhängigkeit von der Komplexität der angebotenen Hard- und Softwarelösung und den Bedarfen einer Vielzahl von Fachabteilungen kann zum aktuellen Zeitpunkt ein potentieller Bedarf an Schulung nur geschätzt werden.
• Gesonderte Unterstützung für Softwarelösung bei Bedarf
Für zukünftige Sonderanforderungen an der angebotener Softwarelösung werden nach Bedarf gegen Aufpreis gesonderte Unterstützungsleistungen durch qualifizierte Ansprechpartner*innen des Auftragnehmers abgerufen.
• Entsorgung von Arbeitsplatzdruckern aus vorhergehenden Verträgen
Der Auftraggeber kann bei Bedarf Arbeitsplatzdrucker aus vorhergehenden Verträgen über diese Rahmenvereinbarung entsorgen.
• Verlängerung der Lizenzen für die Softwarelösung
Der Auftraggeber kann vor dem Ende der Rahmenvereinbarungslaufzeit bei Bedarf Softwarelizenzen abrufen, um den angebotenen Funktionsumfang der Softwarelösung auch nach dem Ende der Lizenzierungszeiträume für die noch im Betrieb befindlichen Arbeitsplatzdrucker um weitere 24 Monate verlängern zu können.

Beschreibung der Beschaffung

Auftragsgegenstand von Los 2 ist die Lieferung, Installation und Inbetriebnahme von Großformatdruckern mit 36 Zoll und 44 Zoll Druckbreite inklusive kompatiblem USB-Anschlusskabel, LAN-Anschlusskabel und Netzkabel (inklusive Netzteil) für jedes angebotene Gerät, die dazugehörige kostenlose Instandhaltungsleistung über eine Laufzeit von 60 Monate ab Lieferung der Großformatdrucker, der optionalen Störungsbeseitigung nach Aufwand außerhalb der kostenlosen Instandhaltungsleistung, sowie die Überlassung und Pflege einer Softwarelösung zur Geräteverwaltung für 48 Monate ab Lieferung der Geräte, inklusive erforderlicher Lizenzen für 60 Monate ab Lieferung der Geräte.
Darüber hinaus kann der Auftraggeber vor dem Ende der Rahmenvereinbarungslaufzeit bei Bedarf optional Anschlusslizenzen für die Software mit einer Laufzeit von 24 Monaten abrufen.
Für Los 2 soll eine Rahmenvereinbarung mit einem Wirtschaftsteilnehmer abgeschlossen werden. Diese besitzt eine Laufzeit von 48 Monaten ab Zuschlag, frühester Vertragsbeginn ist jedoch der 01.04.2023.
Der Auftraggeber rechnet während der gesamten Vertragslaufzeit mit voraussichtlich 15 Großformatdruckern mit 36 Zoll Druckbreite und 20 Großformatdruckern mit 44 Zoll Druckbreite (Schätzmenge).
Das Vertragsverhältnis wird auf einen Betrag von max. 306.000,00 Euro zzgl. USt. (Höchstwert) begrenzt und ist damit nicht nur auf die Laufzeit, sondern auch auf den Höchstwert begrenzt.
Im Einzelnen können insbesondere folgende Leistungen notwendig sein:
- Lieferung:
Der Lieferumfang der angebotenen Großformatdrucker enthält mindestens:
• ein mit den angebotenen Großformatdrucker kompatibles USB-Anschlusskabel nach der Spezifikation USB 2.0 (oder höher), High Speed, doppelt abgeschirmt, Länge: 5m
• bei den angebotenen Großformatdruckern ein LAN-Anschlusskabel nach der
Spezifikation Cat 6 S/FTP oder höher. (RJ-45-Stecker; Länge: 5m)
• jedes angebotene Gerät hat ein Netzkabel (inklusive Netzteil) für die Anbindung ans
Niederspannungsnetz (Netzspannung 230 Volt +/- 10 %, Deutschland, Länge 1,5m)
• die Rücknahme der Verpackungen der gelieferten Hardware erfolgt durch den
Auftragnehmer
• für die angebotenen Großformatdrucker, sowie für die mitgelieferten Treiber und auch Software, besteht mindestens ein Internet-Link zur Bedienungsanleitung in deutscher Sprache.
- Dienstleistungen
Installation und Inbetriebnahme der Großformatdrucker (ggf. inkl. Aufbau aller Zusatzkomponenten und Anbindung ans Netzwerk) am Aufstellort durch den Auftragnehmer.
- Instandhaltung
Die kostenlose Instandhaltungsleistung beträgt 60 Monate ab Lieferung der Großformatdrucker.
- Überlassung und Pflege einer Softwarelösung zur Geräteverwaltung
• Installation und Inbetriebnahme einer Softwarelösung innerhalb der IT-Infrastruktur des Auftraggebers durch den Auftragnehmer.
• Pflege der angebotenen Softwarelösung für 48 Monate durch den Auftragnehmer
• Bereitstellung von Lizenzen für 60 Monate ab Lieferung der angebotenen Großformatdrucker durch den Auftragnehmer
- Entsorgung
Der Auftragnehmer übernimmt gemäß den gesetzlichen Vorgaben die Entsorgung der gelieferten Großformatdrucker nach dem Nutzungsende. Die Entsorgung hat fachgerecht zu erfolgen.

Beschreibung der Optionen

• Störungsbeseitigung nach Aufwand außerhalb der kostenlosen Instandhaltungsleistung
Wenn ein Schadensfall eintritt, der nicht durch die kostenlose Instandhaltungsleistung (z. B. wegen Verschulden des Auftraggebers oder nach Ablauf der Garantiezeit) abgedeckt ist, erstellt der Auftragnehmer einen kostenpflichtigen Kostenvoranschlag (Pauschale für die Bereitstellung eines Kostenvoranschlags gemäß "Leistungsverzeichnis") und sendet diesen an die Beschaffung des Auftraggebers. Der Auftraggeber wird anhand des Kostenvoranschlages über die Störungsbeseitigung entscheiden und den Auftragnehmer gegebenenfalls beauftragen.
• Schulungen
Multiplikatorenschulung für städtische Dienstkräfte sowie Schulung für Service Desk und/oder Administratoren
Schulung und Einweisung der städtischen Dienstkräfte in die Bedienung und Handhabung der angebotenen Hard- und Software.
Aufgrund der Abhängigkeit von der Komplexität der angebotenen Hard- und Softwarelösung und den Bedarfen einer Vielzahl von Fachabteilungen kann zum aktuellen Zeitpunkt ein potentieller Bedarf an Schulung nur geschätzt werden.
• regelmäßige Wartung zur Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft - vorbeugende Maßnahmen für Großformatdrucker
Um einen störungsfreien und emissionsarmen Betrieb der Großformatdrucker zu gewährleisten, ist die regelmäßige Wartung zur Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft von großer Bedeutung. Die Anzahl der Wartungsintervalle richten sich nach Arbeitsweise und Beanspruchung des Großformatdruckers bzw. können vom Hersteller vorgegeben werden.
Da die tatsächlichen Intervalle derzeit nicht bekannt sind und diese eventuell auch nutzungsabhängig sind, wird die Instandhaltung nach tatsächlichem Bedarf optional beauftragt.
• Gesonderte Unterstützung für Softwarelösung bei Bedarf
Für zukünftige Sonderanforderungen an der angebotener Softwarelösung werden nach Bedarf gegen Aufpreis gesonderte Unterstützungsleistungen durch qualifizierte Ansprechpartner*innen des Auftragnehmers abgerufen.
• Entsorgung von Großformatdruckern aus vorhergehenden Verträgen
Der Auftraggeber kann bei Bedarf Großformatdrucker aus vorhergehenden Verträgen über diese Rahmenvereinbarung entsorgen.
• Verlängerung der Lizenzen für die Softwarelösung
Der Auftraggeber kann vor dem Ende der Rahmenvereinbarungslaufzeit bei Bedarf Softwarelizenzen abrufen, um den angebotenen Funktionsumfang der Softwarelösung auch nach dem Ende der Lizenzierungszeiträume für die noch im Betrieb befindlichen Großformatdrucker um weitere 24 Monate verlängern zu können.

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Detaillierte Informationen und Unterlagen entnehmen Sie den Vergabeunterlagen.
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Bieterfragen:
Eventuell auftretende Fragen sind umgehend, jedoch spätestens bis 05.10.2022, 12:00 Uhr über das eVergabe-System des Auftraggebers zu stellen. Die Adresse des eVergabe-Systems ist unter I.1) "Internet-Adresse(n) - Hauptadresse" angegeben.
Auf eine Beantwortung später eingehender Fragen besteht kein Anspruch.
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Begründung für Loszuschnitt:
Gemäß § 97 Abs. 4 GWB sind Leistungen grundsätzlich in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben. Unter einem Teillos versteht man dabei die Aufteilung in mengenmäßiger oder räumlicher Hinsicht, während das Fachlos auf die Aufteilung in verschiedene Leistungsarten, Gewerbezweige oder Fachgebiete abzielt. Es ist weiter zu beachten, dass die Forderung nach der Bildung von Teil- und Fachlosen selbstständig nebeneinander steht und damit grundsätzlich sowohl Teil- als auch Fachlose zu bilden sind.
Der Schutzzweck des § 97 Abs. 4 GWB gebietet dabei auch, dass mittelständischen Unternehmen grundsätzlich die Möglichkeit einzuräumen ist, sich eigenständig - und nicht nur im Rahmen einer Bietergemeinschaft - an der Ausschreibung zu beteiligen.
Eine Losbildung im vorgenannten Sinn ist nach allgemeiner Ansicht zunächst nur vorzunehmen, soweit dies sinnvoll möglich ist. So ist dem Auftraggeber insbesondere im Hinblick auf die Bildung von Teillosen nicht dazu gehalten, den Beschaffungsgegenstand in so kleine Teile zu zerlegen, dass auch wirklich jedes Unternehmen die Möglichkeit der Beteiligung am Verfahren erhält oder die konkrete Gefahr einer unwirtschaftlichen Zersplitterung besteht.
In der vorliegenden Ausschreibung werden aus technischer Sicht folgende zwei Fachlose gebildet:
- Los 1: Arbeitsplatzdrucker für Monochrom und Farbdruck
- Los 2: Großformatdrucker für 36 Zoll und für 44 Zoll Druckbreite
Die benötigten Leistungen lassen sich nach derzeitigem Planungsstand nicht sinnvoll in weitere, als in die beiden bestehenden Fachlose, aufteilen.
Die Software zur Geräteverwaltung kann darüber hinaus nicht in ein weiteres Fachlos aufgeteilt werden, da diese herstellerabhängig und somit unmittelbar mit der Beschaffung der Arbeitsplatz- und Großformatdruckern aus den Losen 1 und 2 verknüpft sind.
Auf die Bildung von Teillosen wird aufgrund der geringen Abnahmemengen innerhalb der beiden Fachlose verzichtet, da während der Vertragslaufzeit von 48 Monaten nach Schätzung der Fachdienststelle 5.150 Arbeitsplatzdrucker und 35 Großformatdrucker benötigt werden.
Ferner werden kostenlose Instandhaltungsleistungen für einen Zeitraum von 36 Monaten ab Lieferung der Arbeitsplatzdrucker und 60 Monate ab Lieferung der Großformatdrucker sowie Störungsbeseitigung nach Aufwand außerhalb der kostenlosen Instandhaltungsleistung Vertragsbestandteil.
Durch die relativ geringen geschätzten Auftragswerte werden keine mittelständischen Interessen verletzt, wenn die beiden Fachlose nicht in weitere Mengenlose aufgeteilt werden.
Die Volumenschätzung wurde nach bestem Wissen vorgenommen, jedoch hängt das tatsächliche Bedarfsaufkommen von aktuellen stadtinternen und technischen Entwicklungen ab.
Aufgrund der oben gemachten Ausführungen sind wirtschaftliche und praktische Gründe gegeben, welche gegen eine weitere Aufteilung auf Fach- bzw. Teillose sprechen.
Mit der vorliegenden Losaufteilung ist dem Grundsatz des Mittelstandschutzes aus § 97 Abs. 4 GWB Sorge getragen. Weitere Fachlose und/oder Teillose sind aus fachlichen und organisatorischen Gründen nicht möglich. Ein hinreichender Wettbewerb ist gewahrt. Mit einer weiteren Aufteilung in Lose würde zudem kein anderer, neuer Markt erschlossen werden.
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Rahmenvereinbarung:
Für beide Lose wird je eine Rahmenvereinbarung mit jeweils einem Wirtschaftsteilnehmer abgeschlossen.
Schätzmengen der zukünftigen Rahmenvereinbarungen:
Die geschätzte Abrufmenge (Schätzmenge) auf die jeweilige gesamte Vertragslaufzeit von 48 Monaten wurde je Los wie folgt geschätzt:
- Los 1:
5.000 Arbeitsplatzdrucker in Monochromdruck und
150 Arbeitsplatzdrucker in Farbdruck
- Los 2:
15 Großformatdrucker mit 36 Zoll Druckbreite und
20 Großformatdrucker mit 44 Zoll Druckbreite
Höchstwert der zukünftigen Rahmenvereinbarungen:
Es existiert je Los eine Höchstgrenze in Form eines Höchstwertes in Höhe von:
- Los 1: 1.710.800,00 € netto
- Los 2: 306.000,00 € netto
Der Höchstwert über beide Lose beträgt somit 2.016.800,00 € netto zzgl. USt..
Die Vertragsverhältnisse sind damit nicht nur auf die Laufzeit, sondern auch auf den Höchstwert begrenzt.
Die Angabe der Bedarfe gemäß Vergabeunterlagen zu den einzelnen Losen wurde aufgrund der aktuell vorliegenden Bedarfslage getroffen und begründet keine Abnahmeverpflichtung gegenüber dem Auftragnehmer. Das dargestellte Mengengerüst beruht auf realistischen Bedarfsschätzungen des Auftraggebers und berücksichtigt die Planungen zum aktuellen Stand.
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Verifizierende Teststellung:
Im Rahmen des Vergabeverfahrens wird eine verifizierende Teststellung der angebotenen Arbeitsplatz- und Großformatdrucker (inkl. angebotener Treiber und Softwarelösungen) durchgeführt, wobei weder für die durchzuführenden Leistungen, noch für die zeitweise zur Verfügungstellung der Geräte eine Vergütung durch den Auftraggeber erfolgt. Die Teststellung dient der Überprüfung und Bestätigung der vom Bieter schriftlich zugesicherten Angaben in seinem Angebot.
Die im Angebotspreis enthaltene Teststellung beinhaltet folgende Aufwände für den Bieter: Durchzuführende Leistungen (Unterstützung zur Nutzung und Verifizierung der angebotenen Gesamtlösung, technischer Support, etc.), sowie die zeitweise zur Verfügungsstellung der Ar-beitsplatz- und/oder Großformatdrucker (inkl. Anlieferung, ggf. Aufbau, Installation, Abbau und Abholung) und Zurverfügungstellung der Software-Lösungen (wie z.B. Gerätetreiber, als auch sonstige zur Nutzung der geforderten bzw. angebotenen Funktionen erforderliche Software, die für die angebotenen Eigenschaften notwendige Firmware, Softwarelizenzen für den Test mit einer Laufzeit von mind. 60 Tagen, Installationshandbuch, Bedienungsanleitung, etc.).
Die Aufforderung zur Teststellung für die zwei führenden Bieter je Los ist für die KW 46 2022, die Lieferung der Testgeräte in den KW 46-47 2022 sowie die Testphase vor Ort in den KW 47-51 2022 geplant.
Bereits mit der Angebotsabgabe hat der Bieter für die angebotene Softwarelösung einen Downloadlink bereitzustellen
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Innovationsklausel:
Der Auftraggeber behält sich vor, jederzeit eine technische Anpassung der angebotenen Arbeitsplatz- und/oder Großformatdrucker zu verlangen. Dies gilt insbesondere in Fällen, in denen neue Arbeitsplatz- und/oder Großformatdrucker auf dem Markt verfügbar sind.
Die Innovationsklausel gilt auch in den Fällen, in denen angebotene Arbeitsplatz- und/oder Großformatdrucker aus unvorhersehbaren Gründen zum Lieferzeitpunkt vom Hersteller nicht mehr hergestellt und auch sonst nicht mehr bezogen werden können oder dass für die Nutzung und den Betrieb des Arbeitsplatz- oder Großformatdruckers benötigte Verschleißteile nicht mehr zur Verfügung stehen.
Die angebotenen Ersatz-Arbeitsplatz -und/oder Großformatdrucker müssen mindestens den Leistungsmerkmalen des Vorgängermodells entsprechen.
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Technologieklausel:
Der Auftraggeber behält sich vor, weitere, auch über den vereinbarten Vertragsgegenstand hinaus, Arbeitsplatz- und/oder Großformatdrucker schnell und umfänglich abzurufen bzw. zu beauftragen, falls Dienststellen bedient werden müssen, die aufgrund ihres Aufgabenzuschnittes besondere Anforderungen haben, die die angebotenen Arbeitsplatz- oder Großformatdrucker nicht erfüllen können. Sofern nicht im Einzelfall anders vereinbart, gelten für Lieferungen und Leistungen gem. Technologieklausel die Bedingungen der Rahmenvereinbarungen einschließlich der kostenlosen Instandhaltungsleistung.
Da die Bedarfserhebung nach dem zum Zeitpunkt der Angebotsaufforderung aktuellen Stand getroffen wurde, sich dessen ungeachtet die Anforderungen des Auftraggebers während der Vertragslaufzeit aufgrund von unvorhersehbaren
Ereignissen noch ändern können, ist ein Abruf weiterer als der aufgeführten Kategorien, welche in einem unmittelbaren thematischen Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand stehen, möglich. Dies geschieht jeweils nach individueller Absprache und im beiderseitigen Einvernehmen mit dem Auftragnehmer. Es wird keinerlei Verpflichtung für die Vertragsparteien zum Abruf solcher Kategorien begründet.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer geführt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst abgeschlossen werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gem. § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung und/oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Angebote (Angebotsfrist) gegenüber dem Auftraggeber zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.
Sofern der Auftraggeber einer Rüge in seinem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens des Auftraggebers diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).