Der Auftrag umfasst die Unterstützung der DFG bei der Konzeption und Durchführung sowohl von rein digitalen, hybriden als auch von Präsenz-Veranstaltungen der Deutschen Forschungsgemeinschaft in Deutschland. Veranstaltungsformate sind
- festliche Veranstaltungen,
- wissenschaftlichen Konferenzen sowie
- Tagungen und Sitzungen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-09-05.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-08-04.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel:
“Rahmenvereinbarung für die technische und kreative Planung, Organisation und Umsetzung von Veranstaltungen der Deutschen Forschungsgemeinschaft
DFG_2022_Z-PRO_EU3”
Titel
Rahmenvereinbarung für die technische und kreative Planung, Organisation und Umsetzung von Veranstaltungen der Deutschen Forschungsgemeinschaft
DFG_2022_Z-PRO_EU3
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Produkte/Dienstleistungen: Event-Organisation📦
Kurze Beschreibung:
“Der Auftrag umfasst die Unterstützung der DFG bei der Konzeption und Durchführung sowohl von rein digitalen, hybriden als auch von Präsenz-Veranstaltungen...”
Kurze Beschreibung
Der Auftrag umfasst die Unterstützung der DFG bei der Konzeption und Durchführung sowohl von rein digitalen, hybriden als auch von Präsenz-Veranstaltungen der Deutschen Forschungsgemeinschaft in Deutschland. Veranstaltungsformate sind
- festliche Veranstaltungen,
- wissenschaftlichen Konferenzen sowie
- Tagungen und Sitzungen.
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Angebote können für alle Lose eingereicht werden
1️⃣ Umfang der Beschaffung
Titel: technische Konzeption, Planung und Durchführung
Titel
Los-Identifikationsnummer: 1
Beschreibung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Event-Organisation📦
Ort der Leistung: Bonn, Kreisfreie Stadt🏙️
Beschreibung der Beschaffung:
“Los 1 umfasst die technische Konzeption, Planung und Durchführung der o.g. Veranstaltungsformate, die in digitalem oder hybridem Format durchgeführt werden....”
Beschreibung der Beschaffung
Los 1 umfasst die technische Konzeption, Planung und Durchführung der o.g. Veranstaltungsformate, die in digitalem oder hybridem Format durchgeführt werden. Los 1 umfasst keine Präsenzveranstaltungen.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 12
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅ Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen: dreimalige Verlängerungsoption um jeweils 12 Monate
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Vorgesehene Mindestanzahl: 3
Maximale Anzahl: 6
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“Das objektive und nichtdiskriminierende Eignungskriterium ist der Grad der Vergleichbarkeit der Referenzen.”
2️⃣ Umfang der Beschaffung
Titel: Kreativleistungen / Veranstaltungskonzeption
Titel
Los-Identifikationsnummer: 2
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Los 2 umfasst Kreativleistungen in Form von Unterstützung bei der Ideenentwicklung und/oder Entwicklung von Veranstaltungskonzepten zur Durchführung der...”
Beschreibung der Beschaffung
Los 2 umfasst Kreativleistungen in Form von Unterstützung bei der Ideenentwicklung und/oder Entwicklung von Veranstaltungskonzepten zur Durchführung der o.g. Veranstaltungsformate die in digitalem oder hybridem Format oder in Präsenz durchgeführt werden.
3️⃣ Umfang der Beschaffung
Titel: Teilnehmermanagementsystem
Titel
Los-Identifikationsnummer: 3
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Los 3 umfasst das Teilnehmermanagementsystem für die o.g. Veranstaltungsformate die in digitalem oder hybridem Format oder in Präsenz durchgeführt werden.”
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“1. Eigenerklärung Nichtvorliegen der Ausschlussgründe zu §§ 123, 124 GWB
2. Eigenerklärung Nichtvorliegen der Ausschlussvoraussetzungen gem. § 19 Abs. 1...”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen
1. Eigenerklärung Nichtvorliegen der Ausschlussgründe zu §§ 123, 124 GWB
2. Eigenerklärung Nichtvorliegen der Ausschlussvoraussetzungen gem. § 19 Abs. 1 MiLoG
3. Unternehmensdarstellung/Erklärung über die Unternehmensstruktur, insb. die organisatorische Gliederung, das Leistungsspektrum sowie personelle Kapazitäten, max. zwei DIN A4 Seiten
Mehr anzeigen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“4. Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags innerhalb der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, sofern...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
4. Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags innerhalb der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind .
5. Erklärung darüber, dass der Bewerber spätestens bei Beginn der Leistung über eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung verfügt (unter Angabe der Deckungssummen).
Mehr anzeigen Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“6. Vorlage geeigneter Referenzen
a) Für Los 1:
Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten drei...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
6. Vorlage geeigneter Referenzen
a) Für Los 1:
Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten drei Jahren vor Veröffentlichung der Bekanntmachung erbrachten wesentlichen Leistungen mit Angabe von Art und Umfang der erbrachten Leistung, des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des Kunden.
Geeignet ist eine Referenz, wenn die Leistung mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar ist.
b) Für Los 2:
Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten drei Jahren vor Veröffentlichung der Bekanntmachung erbrachten wesentlichen Leistungen mit Angabe von Art und Umfang der erbrachten Leistung, des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des Kunden.
Geeignet ist eine Referenz, wenn die Leistung mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar ist. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass für Los 2 auch Referenzen berücksichtigt werden können, die mehr als drei Jahre zurückliegen.
c) Für Los 3:
Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten drei Jahren vor Veröffentlichung der Bekanntmachung erbrachten wesentlichen Leistungen mit Angabe von Art und Umfang der erbrachten Leistung, des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des Kunden.
Geeignet ist eine Referenz, wenn die Leistung mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar ist. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass für Los 3 auch Referenzen berücksichtigt werden können, die mehr als drei Jahre zurückliegen.
7. Erklärung, aus der die derzeitige Beschäftigtenzahl des Unternehmens insgesamt und in Bezug auf den Tätigkeitsbereich des Auftrags ersichtlich ist.
8. Angaben zur Auftragsverarbeitung (Ausschlusskriterium für alle Lose):
a. Orte der Datenverarbeitung
Bitte verwenden Sie hierzu die Anlage 3 (Orte der Datenverarbeitung beim Auftragsverarbeiter) zum Auftragsverarbeitungsvertrag (Anhang C1_Los1 für Los 1 und Anhang C1_Los2 für Los 2 und Anhang C1_Los3 für Los 3).
b. Nennung der Ansprechpartner
Bitte verwenden Sie hierzu die Anlage 4 (Ansprechpartner und Weisungen des Verantwortlichen) zum Auftragsverarbeitungsvertrag (Anhang C1_Los1 für Los 1 und Anhang C1_Los2 für Los 2 und Anhang C1_Los3 für Los 3).
c. Konzept zur Datensicherheit
Vorlage eines IT-Sicherheitskonzepts für die gesamte Veranstaltung, das den Anforderungen des Art. 32 EU-Datenschutzgrundverordnung (nachfolgend „DSGVO“) genügt.
Bitte verwenden Sie hierzu die Anlage 5 (technisch-organisatorische Maßnahmen) zum Auftragsverarbeitungsvertrag (Anhang C1_Los1 für Los 1 und Anhang C1_Los2 für Los 2 und Anhang C1_Los3 für Los 3).
d. Ggf. Nennung der weiteren Auftragsverarbeiter
Falls Sie weitere Auftragsverarbeiter einsetzen, nennen Sie bitte Name und Anschrift der weiteren Auftragsverarbeiter, Gegenstand der Unterbeauftragung, sowie optional das Datum des Vertrags zur Unterbeauftragung.
Bitte verwenden Sie hierzu die Anlage 6 (weitere Auftragsverarbeiter) zum Auftragsverarbeitungsvertrag (Anhang C1_Los1 für Los 1 und Anhang C1_Los2 für Los 2 und Anhang C1_Los3 für Los 3).
Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 Abs. 3 EU-DSGVO wird auf Grundlage des beiliegenden Entwurfs (Anhang C1_Los1 für Los 1 und Anhang C1_Los2 für Los 2 und Anhang C1_Los3 für Los 3) mit dem Unternehmen geschlossen, das den Zuschlag erhält.
9. Nur für Los 1 und 3: Nachweis über ein angemessenes, dokumentiertes und implementiertes Sicher-heitskonzept und dokumentierte Verfahrensweisen (zB durch ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS)) einschließlich eines Notfall-Managements (z.B. zertifiziert auf Basis ISO 27001, IT-Grundschutz BSI 100-3 oder gleichwertig). Eigenerklärung ist ausreichend.
Mehr anzeigen Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“Zu 6 a):
Der Bewerber hat mind. drei geeignete Referenzen einzureichen.
- Mind. eine dieser Referenzen weist seine Erfahrung mit der technischen Konzeption,...”
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)
Zu 6 a):
Der Bewerber hat mind. drei geeignete Referenzen einzureichen.
- Mind. eine dieser Referenzen weist seine Erfahrung mit der technischen Konzeption, Planung und Durchführung einer virtuellen (rein digitalen und hybriden) festlichen Veranstaltung nach.
- Mind. eine dieser Referenzen weist seine Erfahrung mit der technischen Konzeption, Planung und Durchführung einer virtuellen (rein digitalen oder hybriden) (wissenschaftlichen) Konferenz nach.
- Mind. eine dieser Referenzen weist seine Erfahrung mit der technischen Konzeption, Planung und Durchführung rein virtueller oder hybrider Sitzungen und Tagungen nach.
Zu 6 b):
Der Bewerber hat mind. drei geeignete Referenz einzureichen.
- Mind. zwei dieser Referenzen weisen seine Erfahrung mit der Entwicklung von Veranstaltungsideen und -konzepten im Zusammenhang mit virtuellen (rein digital und hybriden) Veranstaltungen nach.
- Mind. eine dieser Referenzen weist seine Erfahrung mit der Entwicklung von Veranstaltungsideen und -konzepten im Zusammenhang mit Präsenzveranstaltungen nach.
Zu 6 c):
Der Bewerber hat mind. eine geeignete Referenz einzureichen.
Zu 7.:
Los 1:
- Mind. 6 Beschäftigte insgesamt.
- Mind. 2 Beschäftigte mit Schwerpunkt digitales und hybrides Veranstaltungs¬management.
- Mind. 2 Beschäftigte mit Schwerpunkt technische Konzeption, Planung und Umsetzung von digitalen und hybriden Veranstaltungen.
Verfahren Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvertrag mit einem einzigen Betreiber
Informationen über die Reduzierung der Anzahl von Lösungen oder Angeboten während der Verhandlungen oder des Dialogs
Rückgriff auf ein gestaffeltes Verfahren, um die Zahl der zu erörternden Lösungen oder zu verhandelnden Angebote schrittweise zu verringern
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2022-09-05
12:00 📅
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2022-09-12 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2022-12-20 📅
Ergänzende Informationen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 228-94990📞
Fax: +49 228-9499163 📠
URL: https://www.bundeskartellamt.de/DE/Vergaberecht/vergaberecht_node.html🌏 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen,...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Zuschlag erfolgt ist, bevor die Vergabekammer den Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung informiert hat (§§ 168 Abs. 2 Satz 1, 169 Abs. 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 15 Kalendertage nach Absendung der Bieterinformation nach § 134 Abs. 1 GWB. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Fristauf 10 Kalendertage (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße 10 Kalendertage nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB).
Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.
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Quelle: OJS 2022/S 152-435015 (2022-08-04)
Ergänzende Angaben (2022-09-20)
Ergänzende Informationen Referenz der ursprünglichen Mitteilung
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2022/S 152-435015
Änderungen Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.6)
Ort des zu ändernden Textes: Das Angebot muss gültig bleiben bis
Alter Wert
Datum: 2022-12-20 📅
Neuer Wert
Datum: 2022-12-30 📅
Quelle: OJS 2022/S 184-521561 (2022-09-20)
Ergänzende Angaben (2022-10-11)
Änderungen Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.6)
Ort des zu ändernden Textes: Das Angebot muss gültig bleiben bis
Alter Wert
Datum: 2022-12-30 📅
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Leerer neuer Wert
Nummer des Abschnitts: IV.2.6)
Ort des zu ändernden Textes: Laufzeit in Monaten
Alten Wert leeren
Neuer Wert
Text: 3
Quelle: OJS 2022/S 199-566453 (2022-10-11)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-02-09) Objekt Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 2097936.70 💰
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅ Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Umsetzungsskizze
Qualitätskriterium (Gewichtung): 25
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erfahrung und Qualifikation des Schlüsselpersonals
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Qualitätskriterium (Bezeichnung): kaufmännische und rechtliche Rahmenbedingungen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5
Preis (Gewichtung): 50
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen: dreimalige Verlängerungsoption um jeweils 12 Monate
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität des Teilnehmermanagementsystems
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Verfahren Informationen zur Rahmenvereinbarung
Die Beschaffung umfasst die Erstellung einer Rahmenvereinbarung
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2022/S 152-435015
Auftragsvergabe
1️⃣
Vertragsnummer: DFG_2022_Z-PRO_EU3
Los-Identifikationsnummer: 1
Titel: technische Konzeption, Planung und Durchführung
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-02-02 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 6
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 5
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 6
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: T-Systems Multimedia GmbH
Postort: Dresden
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Dresden, Kreisfreie Stadt🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Geschätzter Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 1 577 896 💰
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 1 577 896 💰
Informationen über die Vergabe von Unteraufträgen
Der Auftrag wird wahrscheinlich an Unterauftragnehmer vergeben
2️⃣
Los-Identifikationsnummer: 2
Titel: Kreativleistungen / Veranstaltungskonzeption
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-01-19 📅
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: PP live GmbH
Postort: Frankfurt
Region: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU ✅ Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Geschätzter Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 402 440 💰
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 402 440 💰
3️⃣
Los-Identifikationsnummer: 3
Titel: Teilnehmermanagementsystem
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-01-05 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 5
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 5
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: doo GmbH
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt🏙️ Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Geschätzter Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 117 600 💰
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 117 600 💰
Quelle: OJS 2023/S 032-094796 (2023-02-09)