Rahmenvereinbarung für die technische und kreative Planung, Organisation und Umsetzung von Veranstaltungen der Deutschen Forschungsgemeinschaft

Deutsche Forschungsgemeinschaft e.V.(DFG)

Der Auftrag umfasst die Unterstützung der DFG bei der Konzeption und Durchführung sowohl von rein digitalen, hybriden als auch von Präsenz-Veranstaltungen der Deutschen Forschungsgemeinschaft in Deutschland. Veranstaltungsformate sind
- festliche Veranstaltungen,
- wissenschaftlichen Konferenzen sowie
- Tagungen und Sitzungen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-09-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-08-04.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2022-08-04 Auftragsbekanntmachung
2022-09-20 Ergänzende Angaben
2022-10-11 Ergänzende Angaben
2023-02-09 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2022-08-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Event-Organisation
Referenznummer: DFG_2022_Z-PRO_EU3
Kurze Beschreibung:
Der Auftrag umfasst die Unterstützung der DFG bei der Konzeption und Durchführung sowohl von rein digitalen, hybriden als auch von Präsenz-Veranstaltungen der Deutschen Forschungsgemeinschaft in Deutschland. Veranstaltungsformate sind - festliche Veranstaltungen, - wissenschaftlichen Konferenzen sowie - Tagungen und Sitzungen.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Event-Organisation 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Event-Organisation 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsche Forschungsgemeinschaft e.V.(DFG)
Postanschrift: Kennedyallee 40
Postleitzahl: 53175
Postort: Bonn
Kontakt
Internetadresse: http://www.dfg.de 🌏
E-Mail: vergabe@dfg.de 📧
Fax: +49 228-885713300 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=472248 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=472248 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-08-04 📅
Einreichungsfrist: 2022-09-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-08-09 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 152-435015
ABl. S-Ausgabe: 152

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Der Auftrag umfasst die Unterstützung der DFG bei der Konzeption und Durchführung sowohl von rein digitalen, hybriden als auch von Präsenz-Veranstaltungen der Deutschen Forschungsgemeinschaft in Deutschland. Veranstaltungsformate sind
- festliche Veranstaltungen,
- wissenschaftlichen Konferenzen sowie
- Tagungen und Sitzungen.
Bezeichnung des Loses: technische Konzeption, Planung und Durchführung
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:
Los 1 umfasst die technische Konzeption, Planung und Durchführung der o.g. Veranstaltungsformate, die in digitalem oder hybridem Format durchgeführt werden. Los 1 umfasst keine Präsenzveranstaltungen.
Dauer: 12 Monate
Beschreibung der Verlängerungen: dreimalige Verlängerungsoption um jeweils 12 Monate
Bezeichnung des Loses: Kreativleistungen / Veranstaltungskonzeption
Losnummer: 2
Kurze Beschreibung:
Los 2 umfasst Kreativleistungen in Form von Unterstützung bei der Ideenentwicklung und/oder Entwicklung von Veranstaltungskonzepten zur Durchführung der o.g. Veranstaltungsformate die in digitalem oder hybridem Format oder in Präsenz durchgeführt werden.
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Bezeichnung des Loses: Teilnehmermanagementsystem
Losnummer: 3
Kurze Beschreibung:
Los 3 umfasst das Teilnehmermanagementsystem für die o.g. Veranstaltungsformate die in digitalem oder hybridem Format oder in Präsenz durchgeführt werden.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
1. Eigenerklärung Nichtvorliegen der Ausschlussgründe zu §§ 123, 124 GWB
2. Eigenerklärung Nichtvorliegen der Ausschlussvoraussetzungen gem. § 19 Abs. 1 MiLoG
3. Unternehmensdarstellung/Erklärung über die Unternehmensstruktur, insb. die organisatorische Gliederung, das Leistungsspektrum sowie personelle Kapazitäten, max. zwei DIN A4 Seiten
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
4. Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags innerhalb der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind .
5. Erklärung darüber, dass der Bewerber spätestens bei Beginn der Leistung über eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung verfügt (unter Angabe der Deckungssummen).
Technische und berufliche Fähigkeiten:
6. Vorlage geeigneter Referenzen
a) Für Los 1:
Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten drei Jahren vor Veröffentlichung der Bekanntmachung erbrachten wesentlichen Leistungen mit Angabe von Art und Umfang der erbrachten Leistung, des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des Kunden.
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Geeignet ist eine Referenz, wenn die Leistung mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar ist.
b) Für Los 2:
Geeignet ist eine Referenz, wenn die Leistung mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar ist. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass für Los 2 auch Referenzen berücksichtigt werden können, die mehr als drei Jahre zurückliegen.
c) Für Los 3:
Geeignet ist eine Referenz, wenn die Leistung mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar ist. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass für Los 3 auch Referenzen berücksichtigt werden können, die mehr als drei Jahre zurückliegen.
7. Erklärung, aus der die derzeitige Beschäftigtenzahl des Unternehmens insgesamt und in Bezug auf den Tätigkeitsbereich des Auftrags ersichtlich ist.
8. Angaben zur Auftragsverarbeitung (Ausschlusskriterium für alle Lose):
a. Orte der Datenverarbeitung
Bitte verwenden Sie hierzu die Anlage 3 (Orte der Datenverarbeitung beim Auftragsverarbeiter) zum Auftragsverarbeitungsvertrag (Anhang C1_Los1 für Los 1 und Anhang C1_Los2 für Los 2 und Anhang C1_Los3 für Los 3).
b. Nennung der Ansprechpartner
Bitte verwenden Sie hierzu die Anlage 4 (Ansprechpartner und Weisungen des Verantwortlichen) zum Auftragsverarbeitungsvertrag (Anhang C1_Los1 für Los 1 und Anhang C1_Los2 für Los 2 und Anhang C1_Los3 für Los 3).
c. Konzept zur Datensicherheit
Vorlage eines IT-Sicherheitskonzepts für die gesamte Veranstaltung, das den Anforderungen des Art. 32 EU-Datenschutzgrundverordnung (nachfolgend „DSGVO“) genügt.
Bitte verwenden Sie hierzu die Anlage 5 (technisch-organisatorische Maßnahmen) zum Auftragsverarbeitungsvertrag (Anhang C1_Los1 für Los 1 und Anhang C1_Los2 für Los 2 und Anhang C1_Los3 für Los 3).
d. Ggf. Nennung der weiteren Auftragsverarbeiter
Falls Sie weitere Auftragsverarbeiter einsetzen, nennen Sie bitte Name und Anschrift der weiteren Auftragsverarbeiter, Gegenstand der Unterbeauftragung, sowie optional das Datum des Vertrags zur Unterbeauftragung.
Bitte verwenden Sie hierzu die Anlage 6 (weitere Auftragsverarbeiter) zum Auftragsverarbeitungsvertrag (Anhang C1_Los1 für Los 1 und Anhang C1_Los2 für Los 2 und Anhang C1_Los3 für Los 3).
Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 Abs. 3 EU-DSGVO wird auf Grundlage des beiliegenden Entwurfs (Anhang C1_Los1 für Los 1 und Anhang C1_Los2 für Los 2 und Anhang C1_Los3 für Los 3) mit dem Unternehmen geschlossen, das den Zuschlag erhält.
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9. Nur für Los 1 und 3: Nachweis über ein angemessenes, dokumentiertes und implementiertes Sicher-heitskonzept und dokumentierte Verfahrensweisen (zB durch ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS)) einschließlich eines Notfall-Managements (z.B. zertifiziert auf Basis ISO 27001, IT-Grundschutz BSI 100-3 oder gleichwertig). Eigenerklärung ist ausreichend.
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Mindeststandards:
Zu 6 a):
Der Bewerber hat mind. drei geeignete Referenzen einzureichen.
- Mind. eine dieser Referenzen weist seine Erfahrung mit der technischen Konzeption, Planung und Durchführung…
… einer virtuellen (rein digitalen und hybriden) festlichen Veranstaltung nach.
… einer virtuellen (rein digitalen oder hybriden) (wissenschaftlichen) Konferenz nach.
… rein virtueller oder hybrider Sitzungen und Tagungen nach.
Zu 6 b):
Der Bewerber hat mind. drei geeignete Referenz einzureichen.
- Mind. zwei dieser Referenzen weisen seine Erfahrung mit der Entwicklung von Veranstaltungsideen und -konzepten im Zusammenhang mit virtuellen (rein digital und hybriden) Veranstaltungen nach.
- Mind. eine dieser Referenzen weist seine Erfahrung mit der Entwicklung von Veranstaltungsideen und -konzepten im Zusammenhang mit Präsenzveranstaltungen nach.
Zu 6 c):
Der Bewerber hat mind. eine geeignete Referenz einzureichen.
Zu 7.:
Los 1:
- Mind. 6 Beschäftigte insgesamt.
- Mind. 2 Beschäftigte mit Schwerpunkt digitales und hybrides Veranstaltungs¬management.
- Mind. 2 Beschäftigte mit Schwerpunkt technische Konzeption, Planung und Umsetzung von digitalen und hybriden Veranstaltungen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 6
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
Das objektive und nichtdiskriminierende Eignungskriterium ist der Grad der Vergleichbarkeit der Referenzen.
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2022-09-12 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2022-12-20 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: e.V.
Kontakt
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=472248 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 228-94990 📞
Fax: +49 228-9499163 📠
Internetadresse: https://www.bundeskartellamt.de/DE/Vergaberecht/vergaberecht_node.html 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Zuschlag erfolgt ist, bevor die Vergabekammer den Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung informiert hat (§§ 168 Abs. 2 Satz 1, 169 Abs. 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 15 Kalendertage nach Absendung der Bieterinformation nach § 134 Abs. 1 GWB. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Fristauf 10 Kalendertage (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
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Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße 10 Kalendertage nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB).
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Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.
Quelle: OJS 2022/S 152-435015 (2022-08-04)
Ergänzende Angaben (2022-09-20)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-09-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-09-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 184-521561
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 152-435015
ABl. S-Ausgabe: 184
Quelle: OJS 2022/S 184-521561 (2022-09-20)
Ergänzende Angaben (2022-10-11)
Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-10-11 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-10-14 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 199-566453
ABl. S-Ausgabe: 199
Quelle: OJS 2022/S 199-566453 (2022-10-11)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-02-09)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 2097936.70 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-02-09 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-02-14 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 032-094796
ABl. S-Ausgabe: 32

Objekt
Umfang der Beschaffung
Beschreibung der Optionen: dreimalige Verlängerungsoption um jeweils 12 Monate

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Umsetzungsskizze
Qualitätskriterium (Gewichtung): 25
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erfahrung und Qualifikation des Schlüsselpersonals
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Qualitätskriterium (Bezeichnung): kaufmännische und rechtliche Rahmenbedingungen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5
Preis (Gewichtung): 50
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität des Teilnehmermanagementsystems
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-02-02 📅
Name: T-Systems Multimedia GmbH
Postort: Dresden
Land: Deutschland 🇩🇪
Dresden, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 577 896 EUR 💰
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-01-19 📅
Name: PP live GmbH
Postort: Frankfurt
Land: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 402 440 EUR 💰
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-01-05 📅
Name: doo GmbH
Postort: München
Land: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 117 600 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 6
5
Quelle: OJS 2023/S 032-094796 (2023-02-09)
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