Rahmenvereinbarung Management- und Geschäftsprozessberatung HMdF

Beschreibung der Beschaffung

Die vorhandenen Geschäftsprozesse des Landes im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen gilt es weiter zu optimieren und auch neue Geschäftsprozesse zu etablieren. Dabei sind sowohl die Neu- und Weiterentwicklungen im SAP-Umfeld zu berücksichtigen als auch die Einflüsse aus den Non-IT-Bereichen.
Bei der Umsetzung dieser Optimierungsansprüche soll die landesseitig bereits vorhandene hohe Kompetenz bedarfsbezogen durch externe Beratungsleistungen unterstützt werden.
Die hierbei zu erbringenden Beratungsleistungen können sich dabei sowohl auf strategische Themen als auch auf die Unterstützung bei Auswahl, Planung, Durchführung und dem Controlling von konkreten Maßnahmen beziehen. Eine abschließende Festlegung der einzelnen Themen bzw. Maßnahmen ist aufgrund der permanenten Fortentwicklung nicht möglich. Überwiegend sind die Leistungen an der Schnittstelle zwischen fachlicher Anforderung und informationstechnischer Umsetzung zu erbringen. Die jeweiligen Schwerpunkte (fachlich oder technisch) der zu erbringenden Leistungen können von Aufgabe zu Aufgabe unterschiedlich sein.
Folgende Leistungsteile sind zur Unterstützung des Auftraggebers zu erbringen:
- Beratung und Unterstützung bei der Analyse, Konzeption und Umsetzung sowie Evaluierung von neuen Geschäftsprozessen oder bei der Analyse und Optimierung bereits existierender Geschäftsprozesse sowie deren Umsetzung und Evaluierung. Tätigkeitsfelder können insbesondere der Bereich des leistungsbezogenen doppischen Haushalts, des Rechnungswesens, des unterjährigen Berichtswesens, der Rechnungslegung, des Jahresabschlusses, der Konzernrechnung, des Controllings, des internen Kontrollsystems, der Beschaffung und des Einkaufs, der Inventur von Kunstgegenständen und sonstigem Kulturvermögen sowie der Anlagenbuchhaltung sein. Auch bei weiteren Themenfeldern können Beratungs- und Unterstützungsleistungen erforderlich werden, die zum Beispiel eine einheitliche IT-Nutzung, die Sicherstellung funktionsbereichsübergreifender Prozessketten, eine Reduzierung der Fehleranfälligkeit, die Erhöhung der Prozesssicherheit und Prozessgeschwindigkeit sowie die Reduzierung von Prozesskosten zum Ziel haben.
- Unterstützung der Projektverantwortlichen (Projektleiter, Projektpaten) bei der Planung, der Berichterstattung und beim Controlling ihrer Projekte sowie bei der Erstellung von Wirtschaftlichkeitsberechnungen und Risikoanalysen.
- Review der von Projekten erstellten Konzepte im Hinblick auf fachliche Richtigkeit und Wirtschaftlichkeit auf Anfrage der fachlich verantwortlichen Bereiche des Hessischen Ministeriums der Finanzen (HMdF).
- Beratung und Unterstützung bei zentralen Fragestellungen im Haushaltsbereich (u. a. Planung, Berichtswesen, Haushaltsrechnung, Verknüpfung der Jahresplanung mit der mittelfristigen Finanzplanung).
- Beratung und Unterstützung bei der Weiterentwicklung des Controllings und dessen Verknüpfung mit dem Haushalt, sowohl auf zentraler Ebene als auch in dezentralen Einheiten.
- Beratung und Unterstützung bei der Implementierung und Weiterentwicklung eines Benefitcontrollings, dass die mit der Durchführung von Projekten des Landes verbundenen Ergebnisse nach angemessener Zeit auf ihre Zielerreichung hin überprüft.
- Beratung und Unterstützung bei der (technischen) Weiterentwicklung der Finanzplanung insbesondere im Hinblick auf die Planung der relevanten Daten im System und die erforderlichen Auswertemöglichkeiten. Unterstützung bei der Entwicklung der Fach- und Berechtigungskonzeption.
- Beratung und Unterstützung bei der Umsetzung organisatorischer Maßnahmen hinsichtlich prozessualer Fragen und deren Umsetzung in SAP und Unterstützung bei der Konzeption und Umsetzung von Schnittstellen nach oder aus SAP im Fördermittelbereich.
- Beratung und Unterstützung bei der Umsetzung sich ändernder handelsrechtlicher und steuerrechtlicher Vorschriften in den Prozessen und Systemen sowie im Rahmen der Entwicklung internationaler Rechnungslegungsvorschriften für den öffentlichen Sektor (IPSAS/EPSAS).
- Beratung und Unterstützung hinsichtlich der Möglichkeit der Übertragung von Erfahrungen aus internen und externen Benchmarking-Projekten auf die Gegebenheiten in Hessen.
- Beratung und Unterstützung bei der Bewertung von personenbezogenen Rückstellungen (z.B. Pensions- und Beihilferückstellungen) inkl. Erstellung entsprechender Gutachten.
- Beratung und Unterstützung bei der Konzeption und der Weiterentwicklung der SAP gestützten Haushaltsprozesse.
- Beratung und Unterstützung bei der Weiterentwicklung des in SAP integrierten Drucktools für das Haushaltswesen.
- Know-how-Transfer der genannten Aufgabenfelder auf Landesmitarbeiter.
- Zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer herrscht darüber Einvernehmen, dass die weitere Konkretisierung der Beratungsleistungen im Rahmen einer prozesshaften Entwicklung geschieht.
- Beratung und Unterstützung bei der Konzeption und Weiterentwicklung einer SAP-gestützten Erstellung der Haushaltsrechnung.
- Beratung und Unterstützung bei der technischen Optimierung der Jahresabschluss-Prozesse für den Teilkonzern Finanzierung und Konzernabschluss des Landes mit Implementierung automatisierter Prozesse zur Erstellung von Unterlagen und Tabellen im Rahmen der Abschlusserstellung (z. B. unter Verwendung von SAP-DM oder ähnlicher Tools).
- Erste Erfahrungen aus der praktischen Umsetzung der neuen LHO in den einzelnen Phasen der Haushaltsbewirtschaftung (lessons learned) sind hinsichtlich der Bestandsaufnahme, der Problemlösung sowie der technischen Umsetzung/Implementierung beratend und durchführend zu begleiten.
- Beratung und Unterstützung bei der automationsgestützten Inventur (einschl. Bestandsfortschreibung) von Kunstgegenständen und sonstigem Kulturvermögen im Zuständigkeitsbereich von HMWK (bereits laufendes Projekt) sowie Beratung und Unterstützung bei der Umsetzung der Inventarisierung und Bewertung von Kunstgegenständen im Zuständigkeitsbereich des hessischen Landtags (neues Projekt, Bestandsaufnahme, Inventur und Bewertung entsprechend bestehender konzeptioneller Vorgaben unter Berücksichtigung der Erfahrungswerte im Bereich des HMWK).
- Beratung und Unterstützung bei der Umsetzung notwendiger Prozesse zur Verknüpfung der finanzstatistischen Meldungen des Landes mit dem Rechnungswesen; Analyse und Dokumentation, automationsgestützte Meldeprozesse.
- Beratung und Unterstützung bei der Bestandsaufnahme und Entwicklung konzeptioneller Anforderungen hinsichtlich einer Nachhaltigkeitsberichterstattung.
- Beratung und Unterstützung bei der digitalen Umsetzung des Tax Compliance Management Systems (TCMS). Hierbei geht es um den Einsatz von IT-gestützten Automatismen und Kontrollaktivitäten im Landesreferenzmodell Rechnungswesen (LRM RW). Diese umfassen die automatisierte Steuerkennzeichenfindung im Modul SD und MM, Umsetzung neuer Steuerkennzeichen, die Implementierung systemunterstützter Hilfestellungen in der FI-Finanzbuchhaltung mittels Substitutionen und Validierungen sowie die Umsetzung neuer Steuerkennzeichen für die Rechtslage ab dem 1.1.2023 und die Einführung von Reports.
Die Rahmenvereinbarung tritt mit Zuschlagserteilung (frühestens am 01.01.2023) in Kraft. Die Mindestlaufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt 12 Monate. Nach Ablauf der Mindestlaufzeit von 12 Monaten verlängert sich die Rahmenvereinbarung um jeweils ein weiteres Jahr, wenn nicht eine der Vertragsparteien spätestens 3 Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit kündigt. Die Verlängerung erfolgt zu den gleichen Bedingungen einschließlich der zum Zeitpunkt des Abschlusses der Rahmenvereinbarung festgelegten Preise je Personentag und Kategorie. Die Rahmenvereinbarung endet spätestens nach Ablauf von 48 Monaten nach Laufzeitbeginn oder nach Erreichen der Höchstmenge von 6.600 Personentagen. Danach gilt sie auch ohne gesonderte Kündigung als beendet.
Der Auftraggeber beabsichtigt, während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung Einzelaufträge mit einer Summe von 1.500 Personentagen je Kalenderjahr zu erteilen. Eine Mindestabnahme von 20% wird garantiert. Eine darüberhinausgehende Abnahmeverpflichtung besteht nicht. Bei den 1.500 Personentagen handelt es sich mit Blick auf die tatsächlich zu beauftragenden Personentage in einem Jahr nur um einen Schätzwert. Der tatsächliche jährliche Beratungsbedarf kann davon nach oben und unten abweichen. Die Anzahl von 1.500 Personentagen ist hingegen maßgeblich in Bezug zur jährlichen Mindestabnahmeverpflichtung in Höhe von 20%.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Vereinbarung tritt mit Zuschlagserteilung (früh. am 01.01.23) in Kraft. Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate. Der Auftrag kann optional um jeweils ein weiteres Jahr verlängert werden. Die maximale Gesamtvertragslaufzeit beträgt 48 Monate.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

- Formfreie Erklärung, dass die in § 124 Abs. 1 GWB aufgeführten Tatbestände nicht zutreffen; bei geplantem Einsatz von Unterauftragnehmern ist diese durch den Bieter zusätzlich von jedem Unterauftragnehmer einzureichen; bei Bietergemeinschaften ist diese von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Erklärung zur Eignung Liefer-/Dienstleistungen
- Es wird der Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung bei einem in einem Mitgliedsstaat der EU oder eines Vertragsstaates des Abkommens für den Europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen Versicherungsunternehmen mit folgender Haftungsregelung gefordert:
Der Auftragnehmer haftet unbeschränkt für Personenschäden sowie sonstige Schäden, die durch Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit entstehen sowie bei Ansprüchen nach dem Produkthaftungsgesetz soweit dieses zur Anwendung kommt.
In allen übrigen Fällen ist die Haftung für Personenschäden auf bis zu 2.000.000 EUR, für Sachschäden auf bis zu 2.000.000 EUR und für Vermögensschäden auf bis zu 2.000.000 EUR je Schadensereignis begrenzt. Insgesamt ist die Haftung auf höchstens 8.000.000 EUR pro Schadensart für die Laufzeit der Rahmenvereinbarung begrenzt.
Der Umstand, dass der Auftraggeber gegebenenfalls der Einschaltung von Subunternehmern oder anderen Beauftragten des Auftragnehmers zugestimmt hat, schließt oder mindert die Haftung des Auftragnehmers nicht.
Ein Schadensereignis bezeichnet auch mehrere Schäden aus derselben Ursache oder Schäden aus Ursachen, die in einem unmittelbaren zeitlichen und räumlichen Zusammenhang stehen, wobei es sich jedoch um eine einheitliche Einwirkung handeln muss. Der Auftragnehmer hat zur Absicherung von Personen-, Sach- und Vermögensschäden eine die Höchstbeträge abdeckende Versicherung abzuschließen und dem Auftraggeber binnen 14 Kalendertagen nach Vertragsbeginn nachzuweisen. Über die gesamte Vertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung hat der Auftragnehmer nach Ablauf von jeweils 12 Monaten nachzuweisen, dass der Versicherungsschutz noch besteht. Die Haftpflichtversicherung kann zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe durch eine Erklärung des Versicherungsunternehmens erfüllt werden, mit der dieses den Abschluss der geforderten Haftpflichtleistungen und Deckungsnachweise im Auftragsfall zusichert.
- Vorlage von Bilanzen oder Bilanzauszügen des Unternehmens für die letzten drei Geschäftsjahre (2019 - 2021), falls deren Veröffentlichung nach dem Gesellschaftsrecht des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist, vorgeschrieben ist.
- Erklärungen über den Gesamtumsatz des Unternehmens für die letzten drei Geschäftsjahre (2019 - 2021)
- Erklärungen über den Umsatz der letzten drei Geschäftsjahre (2019 - 2021) in dem Tätigkeitsbereich des Auftrages (getrennte Ausweisung nach Management- und Geschäftsprozessberatung); ein Mindestumsatz für Management- und Geschäftsprozessberatung zusammen in Höhe von 500.000 EUR pro Jahr ist hierbei zwingend

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Erklärung über die Mitarbeiteranzahl (Beschäftigtenentwicklung) bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre (2019 - 2021)
- SAP-ERP-(Projekt-)Referenzen: eine Liste mit geeigneten Referenzen über vergleichbare Beratungsleistungen im Zusammenhang mit SAP-ERP Financials einschließlich der SAP-Komponenten CO, FI, FI-AA, FI-PSM, BCS, MM, SD sowie PS der letzten 3 Jahre (2019 - 2021) mit folgenden Angaben:
• Art der Leistung unter Benennung der wesentlichen Leistungsinhalte
• Umfang
• Empfänger (öffentliche und/oder private Empfänger) der Leistung
• Ansprechpartner, Telefon, E-Mail-Adresse
• Erbringungszeitpunkt
• Auftragsvolumen oder wahlweise Anzahl der Personentage
Referenzen sind dann geeignet, wenn diese in Art (Management- und Geschäftsprozessberatung) und Umfang dem hier zu vergebenden Auftrag entsprechen. Die oben stehenden Angaben sind auf einer eigenen Anlage des Bieters zu machen.
Es sind mindestens drei Referenzen erforderlich, wovon mindestens eine Referenz Beratungsleistungen im Zusammenhang mit doppischer Buchführung aus dem Bereich der öffentlichen Verwaltung betreffen muss.
- EPSAS/IPSAS Erfahrungen und Referenzen: Eigenerklärung zu den Erfahrungen im Bereich EPSAS/IPSAS und Nachweis derselben durch entsprechende Referenzen
- Benennung und Vorstellung des für die Umsetzung der Beratungsleistung betrauten Personals
Der Bieter hat die für die Beratung des Auftraggebers einzusetzen Personen, inklusive Projektleiter und Stellvertreter zu benennen und vorzustellen. Zur Vorstellung gehört auch die Darstellung der Kenntnisse, Qualifikationen und Erfahrungen. Es werden nur solche Bieter berücksichtigt, bei denen je Beratertyp die entsprechenden Qualifikationen und Erfahrungen (Mindestanforderungen) vorliegen:
Profil Senior-Berater:
a) Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, mindestens C2 gemäß Gemeinsamem Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER)
b) abgeschlossenes Hochschul- oder Fachhochschulstudium und mindestens acht Jahre Berufserfahrung
c) allgemeine Methodenkompetenz in der Führung von Projekten aus mindestens fünf Projektleitertätigkeiten
d) sehr gute Kenntnisse und Erfahrungen in der Leitung von Workshops und der Präsentation von Projekt- und Arbeitsergebnissen vor verschiedenen Zielgruppen
e) sehr gute Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich Projektmanagement aus verwaltungsebenen übergreifenden Projekten der öffentlichen Verwaltung (Praxis im Umgang mit verschiedenen Hierarchie-Ebenen der öffentlichen Verwaltung)
f) vertiefte Kenntnis aus mindestens fünf Jahren praktischer Erfahrung beim Umgang mit SAP Financials (FI; FI-AA, CO und PSM) einschließlich weiterer SAP-Komponenten wie BCS, MM, SD, PM und PS
g) weitreichende Kenntnisse und Erfahrungen im SAP-BI und zur Unterstützung des LRM Haushaltswesen
h) gute Kenntnisse hinsichtlich sich ändernder handels- und steuerrechtlicher Fragestellungen -auch im Hinblick auf IPSAS/EPSAS
i) sehr gute Kenntnisse der datenschutzrechtlichen Belange und Besonderheiten des Öffentlichen Dienstes
j) sehr gute Kenntnisse zur Konzeption und Implementierung eines doppisch basierten Produkthaushalts (Aufstellung/Planung, Vollzug und Rechnungslegung)
k) sehr gute Kenntnisse bei der Definition und Umsetzung von Controllinginstrumenten in der öffentlichen Verwaltung
l) sehr gute Kenntnisse bei der Geschäftsprozessanalyse und -optimierung in den Prozessen des Rechnungswesens und angrenzenden Prozessen
m) gute Kenntnisse und Erfahrungen im internen und externen Benchmark von privatrechtlich organisierten Unternehmen
n) die Fähigkeit zur Analyse und Konzeption von Veränderungen auf die Prozesse und Systeme der Landesverwaltung
o) sehr gute Kenntnisse hinsichtlich neuer technischer Möglichkeiten, insbesondere im SAP-Umfeld und der strategischen Produktentwicklung der SAP
Fortsetzung Ziffer VI.3).

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (diese wird mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt) zur Tariftreue und zum Mindestentgelt nach § 5 HVTG mit dem Angebot abzugeben haben.

- Fortsetzung Zif. III.1.3) -
Profil Berater:
a) Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, mindestens C2 gemäß Gemeinsamem Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER)
b) abgeschlossenes Hochschul- oder Fachhochschulstudium und mindestens vier Jahre Berufserfahrung
c) Kenntnisse und Erfahrungen in der Leitung von Workshops und der Präsentation von Projekt- und Arbeitsergebnissen vor verschiedenen Zielgruppen
d) Kenntnis aus mindestens zwei Jahren praktischer Erfahrung beim Umgang mit SAP Financials (FI, FI-AA, CO und PSM) und weiteren SAP-Komponenten wie BCS, MM, SD, PM und PS.
e) Kenntnisse der Besonderheiten des öffentlichen Sektors und/oder bei öffentlichen Unternehmen
f) gute Kenntnisse bei der Geschäftsprozessanalyse und -optimierung in den Prozessen des Rechnungswesens und angrenzender Prozesse
g) weitreichende Kenntnisse und Erfahrungen im SAP-BI und zur Unterstützung des LRM Haushaltswesen insbesondere in den Modulen IP und DM
h) Kenntnisse im internen und externen Benchmark von Prozessen
Profil Junior-Berater:
a) Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, mindestens C2 gemäß Gemeinsamem Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER)
b) abgeschlossenes Hochschul- oder Fachhochschulstudium
c) praktische Erfahrung beim Umgang mit SAP Financials (FI; FI-AA, CO)
d) Grundkenntnisse bei der Geschäftsprozessanalyse und -optimierung in den Prozessen des Rechnungswesens und angrenzenden Prozessen
Die Benennung und Vorstellung sowie die Belegung der obigen Mindestanforderungen hat durch geeignete Unterlagen (Mitarbeiterprofil unter Benennung geeigneter Referenzprojekte; Zertifikate etc.) zu erfolgen.
Die zu erbringenden Beraterleistungen setzen aufgrund ihres sehr komplexen Charakters sehr hohe Anforderungen an das Beratungsprofil. Die vorgenannt verlangten Mindestanforderungen müssen daher je Beraterprofil in allen Punkten erfüllt werden. Dies auch deshalb, da bereits landesseitig hohe Kompetenz vorhanden ist und damit an die externe Unterstützung/Beratung eine sehr hohe - weit über übliche Beratungsleistungen hinausgehende - vertiefte fachliche Beratung verlangt ist. Der Auftraggeber behält sich eine Überprüfung der Qualifikation und Erfahrungen des einzusetzenden Personals ausdrücklich vor. Das Nichtvorliegen der Mindestanforderungen führt zum Ausschluss vom Verfahren.
Weiterhin ist mit dem Angebot sowohl ein Konzept zur Herangehensweise als auch eine schriftliche Empfehlung zu den in den Vergabeunterlagen aufgezeigten Aufgabenstellungen einzureichen. Das Konzept als auch ein Teilbereich der schriftlichen Empfehlungen sind in einem gesonderten Termin in Wiesbaden zu präsentieren. Die Präsentation ist bereits textlich dem Angebot beizufügen.
Darüber hinaus ist mit dem Angebot die Erklärung RUS-Sanktionen, Leistungsbeschreibung, Verpflichtungserklärung Tariftreue/Mindestentgelt und ein Firmenportrait/Unternehmensdarstellung beizulegen.
Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform des Landes Hessen(http://vergabe.hessen.de) zur Verfügung gestellt.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die Rügepflichten gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nrn. 1 bis 4 GWB wird ausdrücklich hingewiesen, insbesondere auf die Frist des § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB. Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind.