Rahmenvereinbarung Mediaagentur

Tourismus-Agentur Schleswig-Holstein GmbH (TA.SH) vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR

Die Tourismus-Agentur Schleswig-Holstein GmbH (TA.SH) schreibt die Betreuung durch eine Media-Agentur für maximal vier Jahre aus. Vertragsbeginn ist der 01. Juli 2023.
Hauptaufgabe der Agentur ist es, Mediaplanungen für sämtliche Kampagnen der TA.SH – vorwiegend digital (Online & Digital Out of Home), im Einzelfall auch im Print-Bereich – zu erstellen und die entsprechenden Maßnahmen umzusetzen, auszuwerten sowie weiterzuentwickeln.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-08-19. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-07-01.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Saint Elmo´s Tourismusmarketing GmbH

Wer?

• Tourismus-Agentur Schleswig-Holstein GmbH (TA.SH) vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR

Wie?

• Markt- und Wirtschaftsforschung; Umfragen und Statistiken › Werbe- und Marketingdienstleistungen

Wo?

• Schleswig-Holstein › Kiel, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-07-01	Auftragsbekanntmachung
2022-09-21	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2022-07-01)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Werbe- und Marketingdienstleistungen
Kurze Beschreibung:

Die Tourismus-Agentur Schleswig-Holstein GmbH (TA.SH) schreibt die Betreuung durch eine Media-Agentur für maximal vier Jahre aus. Vertragsbeginn ist der 01. Juli 2023. Hauptaufgabe der Agentur ist es, Mediaplanungen für sämtliche Kampagnen der TA.SH – vorwiegend digital (Online & Digital Out of Home), im Einzelfall auch im Print-Bereich – zu erstellen und die entsprechenden Maßnahmen umzusetzen, auszuwerten sowie weiterzuentwickeln.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Werbe- und Marketingdienstleistungen 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Schleswig-Holstein 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Tourismus-Agentur Schleswig-Holstein GmbH (TA.SH) vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR
Postanschrift: Küterstr. 30
Postleitzahl: 24103
Postort: Kiel
Kontakt
Internetadresse: http://www.gmsh.de 🌏
E-Mail: ralf.kraetschmann@gmsh.de 📧
Telefon: +49 4315991462 📞
URL der Dokumente: https://www.e-vergabe-sh.de/vergabeplattform/bekanntmachungen/ 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-07-01 📅
Einreichungsfrist: 2022-08-19 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-07-06 📅
Datum des Beginns: 2023-07-01 📅
Datum des Endes: 2025-06-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 128-365046
ABl. S-Ausgabe: 128
Zusätzliche Informationen

Präqualifikation: Zum Nachweis der unternehmensbezogenen Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Gesetzestreue und Zuverlässigkeit kann die Bescheinigung der Eintragung in das amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (www.amtliches-verzeichnis.ihk.de) vorgelegt werden.Darüber hinausgehend geforderte Unterlagen sind zusätzlich vorzulegen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Tourismus-Agentur Schleswig-Holstein GmbH (TA.SH) schreibt die Betreuung durch eine Media-Agentur für maximal vier Jahre aus. Vertragsbeginn ist der 01. Juli 2023.

Hauptaufgabe der Agentur ist es, Mediaplanungen für sämtliche Kampagnen der TA.SH – vorwiegend digital (Online & Digital Out of Home), im Einzelfall auch im Print-Bereich – zu erstellen und die entsprechenden Maßnahmen umzusetzen, auszuwerten sowie weiterzuentwickeln.

Geschätzter Gesamtwert: 3 200 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Die Media-Agentur, die den Zuschlag erhält, übernimmt folgende Aufgaben:

- Erstellung von Mediaplanungen – vorwiegend digital (Online & Digital Out of Home), im Einzelfall auch im Print-Bereich – auf Basis der unter Punkt 3 genannten Rahmenbedingungen für Kampagnen der TA.SH und solcher, die in Zusammenarbeit mit regionalen und lokalen Tourismusorganisationen umgesetzt werden bzw. an welchen sich diese beteiligen können (Kooperationskampagnen)

- Einkauf und Abrechnung, Einrichtung und Steuerung sowie fortlaufende Optimierung und Auswertung der im Mediaplan enthaltenen Maßnahmen

- Bereitstellung von Produktionsplänen zur Erstellung der benötigten Werbemittel durch die Kreativ-Agentur

- Regelmäßige und unaufgeforderte Auskunftserteilung zu Kampagnen-Zwischenständen

- Erstellung detaillierter und aussagekräftiger Kampagnen-Auswertungen inkl. fundierter Einordnung des Kampagnenerfolgs und Empfehlung bzgl. möglicher Optimierungen für zukünftige Maßnahmen

- Transparente und einheitliche Darstellung aller anfallenden Kosten (Mediakosten, technische Kosten, Agenturhonorar etc.)

- Prüfung externer Angebote für Einzelmaßnahmen (z. B. von Medienpartnern, Verlagen etc.) und Aussprache entsprechender Handlungsempfehlungen

- Beratung in Bezug auf das interne Kampagnen-Tracking über Google Analytics und Matomo sowie ggf. Unterstützung bei Anpassungen in den genannten Tools

- Beratung und Unterstützung bei der Einrichtung kampagnenrelevanter Tags/Pixels auf den Webseiten der TA.SH

- Beratung bzgl. technischer und datenschutzrechtlicher Entwicklungen im Online-Marketing

Da sich die finanziellen, zeitlichen und inhaltlichen Rahmenbedingungen einzelner Kampagnen teilweise kurzfristig ändern können, wird in Bezug auf die Umsetzung der jeweiligen Mediaplanungen ein gewisses Maß an Flexibilität vorausgesetzt.

Höchstwert:

Für diese Rahmenvereinbarung gilt der folgende Höchstwert für die zu liefernden Waren in Bezug auf den ausgeschriebenen Zeitraum.

Folgender Höchstwert wurde für den Gesamtzeitraum (4 Jahre) ermittelt:

3.200.000,00 Euro.

Bei erreichen des Höchstwertes beendet dies automatisch die Rahmenvereinbarung.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 3 200 000 EUR 💰
Beschreibung der Verlängerungen:

Die Dienstleistung wird für einen Zeitraum von zwei Jahren mit Option zur Verlängerung jeweils um ein weiteres Jahr ausgeschrieben. Die maximale Vergabedauer beträgt vier Jahre (Vertragsende: 30. Juni 2027) . Der Vertrag kann von beiden Vertragspartnern mit einem Vorlauf von sechs Monaten zum Vertragsende gekündigt werden.

Zusätzliche Informationen:

Präqualifikation:

Zum Nachweis der unternehmensbezogenen Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Gesetzestreue und Zuverlässigkeit kann die Bescheinigung der Eintragung in das amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (www.amtliches-verzeichnis.ihk.de) vorgelegt werden.Darüber hinausgehend geforderte Unterlagen sind zusätzlich vorzulegen.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Kiel

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer, vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

2. Eigenerklärung über den Nachweis einer entsprechend bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung und dass diese im Falle eines Vertragsabschlusses entsprechend abgeschlossen wird.

3. Umsätze der letzten drei Geschäftsjahre (2019 - 2021) hinsichtlich der Leistung (Mediaagentur).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

4. Verzeichnis der Unterauftragnehmerleistungen (Formblatt).

5. Gefordert wird die Darlegung von mindestens drei Referenzen aus den letzten fünf Jahren (2017 bis 2021), die die Kompetenz der Agentur in Bezug auf den beschriebenen Leistungsumfang (s. Ausschreibung Media-Agentur 2023, Punkt 2.1.) belegen.

6. Es wird ein Einblick in das Projektmanagement der Agentur sowie ein konkreter Vorschlag zur projektbezogenen Kommunikation zwischen Agentur und TA.SH gefordert. Letzteres umfasst neben dem Austausch vor, während und nach Kampagnenschaltungen auch Vorabstimmungen zum Auftakt der Zusammenarbeit sowie die Vorstellung des verantwortlichen Projektteams inklusive Darstellung dessen Qualifikation.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 07:30
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2022-10-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2022-08-22 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 09:00
Ort des Eröffnungstermins: Kiel
Zusätzliche Informationen:

Bei der Öffnung der Angebote dürfen außer dem autorisierten Submissionspersonal keine weiteren Personen anwesend sein.

Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Mediaplanung und Kampagnen-Auswertung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Projektmanagement und -team
Qualitätskriterium (Gewichtung): 25 %
Preis (Gewichtung): 35 %

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Agentur/Amt auf Landesebene
Kontakt
Internetadresse: www.gmsh.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.e-vergabe-sh.de/vergabeplattform/bekanntmachungen/ 🌏
Dokumente URL: https://www.e-vergabe-sh.de/vergabeplattform/bekanntmachungen/ 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

7. Aussagekräftige Unternehmensdarstellung inkl. Leistungsportfolio, Name, Anschrift, Rechtsform, Eigentümerstruktur, organisatorischer Aufbau, Unternehmensgröße im relevanten Segment, Anzahlder Mitarbeiter, Standorte, Gründungsdatum, Historie, Telefon und Telefaxnummer, E-Mailadresse, Umsatzsteueridentifikationsnummer, Bankverbindung, Beschreibung des Unternehmenszweiges, der die ausgeschriebene Dienstleistung erbringen wird (max. 4 DIN A-4-Seiten),

8. Unterschriebenes Angebotsschreiben (Formblatt),

9. Preisblatt,

10. Ggfls. Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (Formblatt),

11. Verpflichtungserklärung zur Zahlung des Vergabemindestlohns (Formblatt),

12. Eine exemplarische Kostenaufstellung gem. Anlage 3,

12. Eine exemplarische Mediaplanung gem. Anlage 3,

13. Eine exemplarische Kampagnenauswertung gem. Anlage 3,

14. ausgefüllte Formblatt „Sanktionen Russland“.

Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Bei allen europaweiten Ausschreibungen ist seit 18.10.2018 das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können. Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe zwingend notwendig ist. Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe-Plattform der GMSH verknüpfen. Eine Abgabe der Teilnahmeanträge / Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeanträge / Angebote, die in Papierform eingehen, werden seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt. Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht.

Fragen zur Ausschreibung

Alle Fragen zur Ausschreibung sind ausschließlich in schriftlicher Form bis spätestens 16. August 2022 an die GMSH, z.H. Herrn Ralf Krätschmann (e-Vergabesystem, E-Mail: ralf.kraetschmann@gmsh.de) zu richten. Alle Fragen und Antworten zur Ausschreibung werden in einem Frage-Antwortkatalog erfasst, der ständig unter www.e-vergabe-sh.de unter der Ausschreibung einsehbar ist.

Bewertungsmatrix

Mit den Vergabeunterlagen wird eine detaillierte Bewertungsmatrix für die Angebote versandt.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Schleswig-Holstein
Postanschrift: Düsternbrooker Weg 94
Postort: Kiel
Postleitzahl: 24105
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 431-988-4640 📞
Fax: +49 431-988-4702 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)).

Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Nn
Postort: Nn
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein, Fachbereich Vergabewesen
Postanschrift: Küterstr. 30
Postleitzahl: 24103
Telefon: +49 431-5991462 📞
E-Mail: ralf.kraetschmann@gmsh.de 📧
Quelle: OJS 2022/S 128-365046 (2022-07-01)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-09-21)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 3 200 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-09-21 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-09-26 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 185-524818
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 128-365046
ABl. S-Ausgabe: 185

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-09-20 📅
Name: Saint Elmo´s Tourismusmarketing GmbH
Postort: München
Land: Deutschland 🇩🇪
Gesamtwert des Auftrags: 3 200 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 7
Quelle: OJS 2022/S 185-524818 (2022-09-21)

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