Rahmenvereinbarung über die Bereitstellung von Fahrrädern gemäß TV-Fahrradleasing

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Ausschreibung ist eine Rahmenvereinbarung über die Bereitstellung von Fahrrädern im Wege des Leasings (Teilamortisierungsleasing) gemäß TV-Fahrradleasing zum Zwecke der Überlassung an Tarifbeschäftigte zur dienstlichen und privaten Nutzung einschließlich Versicherungs-, Schulungs- und Serviceleistungen (insbesondere Abwicklung der Bestell-, Rückgabe- und Schadenabwicklungsprozesse, Wartung und Reparatur, Störfallmanagement und Bereitstellung eines Online-Portals).
Die geschätzte Abnahmemenge ist 240 Fahrräder. Es gilt eine verbindliche Höchstabnahmegrenze von 312 Fahrädern.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Rahmenvereinbarung beginnt mit Zuschlagserteilung und hat eine Laufzeit von zwei Jahren. Sie verlängert sich jeweils um ein weiteres Jahr, soweit sie nicht vom Auftraggeber mit einer Frist von jeweils sechs Monaten zum nächstvorgesehenen Laufzeitende gekündigt wird, höchstens aber auf insgesamt vier Jahre. Somit endet die Rahmenvereinbarung spätestens nach vier Jahren, ohne dass es hierfür einer Kündigung bedarf.
Die Einzelaufträge, die aufgrund der Rahmenvereinbarung wirksam geschlossen wurden, bleiben unberührt; sie sind auch nach Auslaufen oder Beendigung der Rahmenvereinbarung ordnungsgemäß und unverändert durchzuführen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

(1.) Bieter bzw. Mitglieder von Bietergemeinschaften müssen je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem sie niedergelassen sind, entweder die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister dieses Staats oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachweisen (bei Bietergemeinschaften vorzulegen für jedes Mitglied). Dies umfasst für den Leasinggeber - soweit einschlägig - insbesondere auch den Nachweis einer Erlaubnis im Sinne von § 32 Abs. 1 i. V. m. § 1 Abs. 1a Satz 2 Nr. 10 KWG (in aktuell gültiger Fassung). Die Nachweise können als Scan der Originalurkunden vorgelegt werden. Das Abrufdatum vorgelegter Handelsregisterauszüge darf nicht älter als 12 Monate ab Auftragsbekanntmachung sein. § 50 VgV bleibt unberührt.
(2.) Für jeden Nachunternehmer ist zum Zeitpunkt seiner Benennung je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem der Nachunternehmer niedergelassen ist, entweder die Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister dieses Staats oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachzuweisen. Dies umfasst für den Leasinggeber - soweit einschlägig - insbesondere auch den Nachweis einer Erlaubnis im Sinne von § 32 Abs. 1 i. V. m. § 1 Abs. 1a Satz 2 Nr. 10 KWG (in aktuell gültiger Fassung). Die Nachweise können als Scan der Originalurkunden vorgelegt werden. Das Abrufdatum vorgelegter Handelsregisterauszüge darf nicht älter als 12 Monate ab Auftragsbekanntmachung sein. § 50 VgV bleibt unberührt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Es ist eine Erklärung über den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Bereitstellung von Fahrrädern im Wege des Leasings gemäß TV Fahrradleasing zum Zwecke der Überlassung an Tarifbeschäftigte zur dienstlichen und privaten Nutzung einschließlich Versicherung der Fahrräder und Serviceleistungen) für die letzten drei Geschäftsjahre vor dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung abzugeben, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind §§ 45 Abs. 5 VgV und § 50 VgV bleiben unberührt.
Der entsprechende Nachweis hat durch jeden Bieter und jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft auf dem Vordruck 03 und bei weitergehendem Erläuterungsbedarf auf Anlagen zu diesem Vordruck zu erfolgen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Ein Nachweis von mindestens drei geeigneten Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in den letzten höchstens drei Jahren vor Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung (nachfolgend: Referenzzeitraum) ist vorzulegen. Jede Referenz ist mit ihrem Empfänger / Referenzkunden (mit namentlich bezeichnetem Ansprechpartner sowie dessen Telefonnummer oder E-Mail-Anschrift) sowie ihrem Erbringungszeitraum anzugeben. Anonymisierte Angaben sind insoweit nicht zulässig. Der Auftraggeber behält sich vor, die Referenzleistungen jederzeit bei dem angegebenen Empfänger / Referenzkunden zu überprüfen. § 50 VgV bleibt unberührt.
Der Nachweis der Referenzen hat durch jeden Bieter bzw. jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft auf dem Vordruck 03 zu erfolgen. Soweit ein Bieter mehr Referenzen angeben will als der Vordruck hierfür Felder vorsieht, kann der Vordruck vervielfältigt eingereicht werden.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Jede Referenz ist im Hinblick auf die nachfolgend angegebenen Referenzleistungen aussagekräftig zu erläutern. Es gelten die folgenden Mindestbedingungen, deren Erfüllung anhand der erforderlichen aussagekräftigen Referenzerläuterung pro Referenz nachgewiesen sein müssen:
- Bereitstellung von mindestens 100 Fahrrädern
- im angegebenen Referenzzeitraum
- im Wege des Leasings (non-pay-out)
- zum Zwecke der Überlassung an Beschäftigte
- zur dienstlichen und privaten Nutzung
- durch Entgeltumwandlung
- einschließlich Versicherung der Fahrräder (auch durch Dritte)
- und Serviceleistungen (z.B. Störfallmanagement, auch durch Dritte)
- für mindestens sechs Leistungsmonate

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Einzureichende Unterlagen:
- 324 EU - Angebotsschreiben (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Übersicht zu Leistungsangebot und Kosten von (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen):
- Versicherungsschutz und evtl. Mobilitätsgarantie
- Störfall- bzw. Ausfallmanagement
- Wartung und Inspektion
- 523 EU 04-2022 - Eigenerklaerung Sanktionspaket 5 EU (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Eigenerklärung zur Eignung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Nachweis der Leistungsfähigkeit2 (Vordruck 03) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Fachangebot (Vordruck 06) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Handelsregisterauszug2 (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Eigenerklärung Ausschlussgründe (Vordruck 521 EU) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Preisblatt (Vordruck 05) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- weitere Vertragsbestandteile (soweit nicht bereits Teil der Vergabeunterlagen) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Muster für Überlassungsvereinbarung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)

Elektronische Datenübermittlung
a) Das Vergabeverfahren wird mittels elektronischer Datenübermittlung über den Vergabemarktplatz NRW (nachfolgend auch: Vergabeportal) geführt. Für die Abgabe von Angeboten und Bieterfragen ist eine Registrierung im Vergabeportal erforderlich. Die ordnungsgemäße und rechtzeitige Registrierung im Vergabeportal ist Sache des Verfahrensteilnehmers.
b) Es wird darauf hingewiesen, dass es jederzeit zu Wartungsarbeiten am und Störungen des Vergabeportals kommen kann. Das Hochladen von Unterlagen in das Vergabeportal beansprucht Zeit, so dass hiermit rechtzeitig vor Fristablauf zu beginnen ist.
c) Jeder Verfahrensteilnehmer muss während des Vergabeverfahrens jederzeit damit rechnen, Mitteilungen und Hinweise über das Vergabeportal zu erhalten. Das Vergabeportal informiert registrierte Verfahrensteilnehmer über die Hinterlegung dieser Mitteilungen zum Abruf im Vergabeportal.
d) Alle Verfahrensteilnehmer sind verpflichtet, die für sie hinterlegten Nachrichten unverzüglich nach Erhalt der Hinterlegungsbenachrichtigung vom Vergabeportal abzurufen. Die im Vergabeportal hinterlegten Mitteilungen gelten zum Zeitpunkt der Information über ihre Hinterlegung als zugegangen. Ruft ein Verfahrensteilnehmer die an ihn gerichteten Mitteilungen trotz Hinterlegungsnachricht nicht rechtzeitig vom Vergabeportal ab, muss er dies gegen sich gelten lassen.
e) Es ist sicherzustellen, dass die im Vergabeportal hinterlegten Kontaktdaten registrierter Benutzer stets aktuell und zutreffend sind. Wenn ein Verfahrensteilnehmer mit mehreren Benutzern im Vergabeportal registriert ist, erfolgt der Nachrichtenversand grundsätzlich an den Benutzer, der im Vergabeverfahren bereits Erklärungen abgegeben hat. Dies gilt solange und soweit der Verfahrensteilnehmer nicht ausdrücklich einen anderen Benutzer als Adressaten benannt hat.
Fragen und Hinweise
a) Es ist zu jedem Zeitpunkt zulässig, über das Vergabeportal Fragen zu stellen und Hinweise zu erteilen. Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt.
b) Es wird darauf hingewiesen, dass Fragen grundsätzlich wörtlich und unverändert von dem Auftraggeber veröffentlicht werden.
c) Jeder Bieter hat sich vor Abgabe seines Angebotes über alle Umstände zu erkundigen, die für die Ausführung der Leistung und die Kalkulation des Angebotspreises relevant sein könnten.
d) Fragen sollen nach Möglichkeit so rechtzeitig gestellt werden, dass der Auftraggeber die angefragten Informationen spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist erteilen kann. Für den Fall, dass Fragen später zugehen, behält sich der Auftraggeber eine Fristverlängerung vor, allerdings ohne sich hierzu zu verpflichten.
e) Der Auftraggeber behält sich vor, zu jedem Verfahrensstadium und insbesondere auch unmittelbar vor dem Ablauf der Angebotsfrist Fragen zu beantworten und Fristen zu verlängern. Alle Verfahrensteilnehmer haben sich selbstständig und regelmäßig hierüber zu informieren.
Vergabeunterlagen
a) Die Vergabeunterlagen stehen über das Vergabeportal unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt zur Verfügung. Für den Abruf der Vergabeunterlagen ist keine Registrierung erforderlich.
b) Enthalten die Vergabeunterlagen Unrichtigkeiten, Unklarheiten und / oder Unstimmigkeiten, deren Klärung für die Angebotsabgabe bzw. die Vertragserfüllung wesentlich ist, so ist darauf unverzüglich - jedenfalls aber vor Ablauf der Angebotsfrist - hinzuweisen.
c) Der Auftraggeber behält sich vor, zu jedem Verfahrensstadium und insbesondere auch unmittelbar vor dem Ablauf der Angebotsfrist Änderungen / Berichtigungen der Vergabeunterlagen vorzunehmen.
d) Alle Verfahrensteilnehmer haben sich selbstständig und regelmäßig über Änderungen der Vergabeunterlagen zu informieren und ihren Angeboten jeweils die aktuelle Fassung der Vergabeunterlagen zugrunde zu legen.
e) Sämtliche Informationen, die der Auftraggeber im Rahmen des Vergabeverfahrens erteilt, wie z.B. im Rahmen der Beantwortung von Fragen, werden Bestandteil der Vergabeunterlagen.
f) Inhaltliche Änderungen durch Bieter an den Vergabeunterlagen sind unzulässig. Dies gilt insbesondere auch für bieterseitige Klarstellungen, Berichtigungen und Ergänzungen der Vergabeunterlagen.
Angebote
a) Die Bieter haben ihre Angebote ausschließlich über das Vergabeportal in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs zu übermitteln. Jedem Angebot sind die Vergabeunterlagen zugrunde zu legen.
b) Sofern das für die Abgabe eines Angebots verwendete Benutzerkonto des Vergabeportals auf einen Dritten registriert ist, ist dem Angebot eine Vollmacht des Dritten beizufügen, die erkennen lässt, dass der Verfahrensteilnehmer zur Nutzung des für den Dritten registrierten Benutzerkontos berechtigt ist. Nachforderungen bleiben insoweit vorbehalten.
c) Auf dem Postweg, per Telefax, per E-Mail sowie über die Kommunikationsfunktion des Vergabemarktplatzes übermittelte Angebote sind unzulässig und werden nicht berücksichtigt.
d) Alle Angebote müssen - soweit die Vergabeunterlagen nicht ausdrücklich etwas Anderes festlegen - vollständig sein. Als Bearbeitungshilfe ist den Bewerbungsbedingungen eine insoweit abschließende Liste beigefügt. Angebote dürfen keine widersprüchlichen Angaben enthalten. Aufklärungsfragen bleiben insoweit vorbehalten.
e) Die mit dem Angebot vorzulegenden Unterlagen und Nachweise sind abschließend in der nachstehenden Anlage 1 zu den Bewerbungsbedingungen angegeben. Diese Anlage 1 muss nicht mit dem Angebot eingereicht werden. Sie dient ausschließlich Ihrer besseren Übersicht.
f) Soweit die Bewerbungsbedingungen nicht Abweichungen zulassen, sind ausschließlich die auftraggeberseits vorgegebenen Vordrucke zu verwenden, und zwar in jeweils aktueller Fassung. Diese Vordrucke müssen an den dafür vorgesehenen Stellen ausgefüllt werden. Sie dürfen bei Bedarf vervielfältigt, aber nicht verändert werden. Jegliche Form der Veränderung kann zum Angebotsausschluss führen.
g) Fehlt der Angebotsvordruck, gilt das Angebot als nicht abgegeben. Nachforderungen sind insoweit ausgeschlossen. Im Weiteren bleiben Nachforderungen vorbehalten. Der Auftraggeber sieht allerdings in Ausübung des ihm insoweit zustehenden Ermessens bei den Angeboten von Nachforderungen ab, die bereits aus anderen Gründen keine Berücksichtigung finden können.
h) Soweit der Auftraggeber im Rahmen des Angebotsvordrucks abfragt, ob das Bieterunternehmen ein kleines oder mittleres Unternehmen ist (KMU), dient dies ausschließlich zu statistischen Zwecken (Vergabestatistikverordnung).
i) Änderungen, Ergänzungen oder Berichtigungen der Angebote durch Bieter sind bis zum Ablauf der Angebotsfrist zulässig. Sie müssen zweifelsfrei sein und sind in der für Teilnahmeanträge / Angebote vorgesehenen Form abzugeben. Gibt ein Bieter mehr als nur ein Angebot ab, geht der Auftraggeber im Zweifel davon aus, dass das spätere Angebot das frühere ersetzt. Aufklärungen bleiben vorbehalten.
j) Es wird darauf hingewiesen, dass bei der Angebotsprüfung und -wertung nur die Bieterangaben an den dafür vorgesehenen Stellen Berücksichtigung finden. Dies gilt insbesondere für Bieter-Angaben in Qualitätskonzepten.
Der Auftraggeber wird ab einer Auftragssumme von mehr als EUR 30.000,00 für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll,
einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister einholen.
Bekanntmachungs-ID: CXSBYY6YVQB

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein zulässiger Nachprüfungsantrag kann bei der unter Ziffer VI.4.1 genannten Stelle bis zur wirksamen Zuschlagserteilung gestellt werden. Auf die Rügepflichten des Bewerbers/Bieters gemäß § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen.
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt; die in § 134 Abs. 2 GWB genannte Frist von 10 bzw. 15 Kalendertagen läuft auch dann ab, wenn der Bieter einen Vergaberechtsverstoß gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 GWB gerügt oder die Vergabestelle eine Rüge mit einem Hinweis auf § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB zurückgewiesen hat
Ferner wird auf § 135 GWB hingewiesen.