Rahmenvereinbarung über Kreativagenturleistungen für funk

Südwestrundfunk

Gesucht wird ein Auftragnehmer bzw. eine Agentur, die in enger Zusammenarbeit mit dem Kommunikations-Team der funk-Zentrale in Mainz ganzheitlich markenstrategische und gestalterische Kreativ-Projekte entwickelt und umsetzt – für einzelne Formate, für Sub-Sets des Portfolios und die Dachmarke funk. Dabei ist entscheidend, dass die am Verfahren teilnehmenden Agenturen die Inhalte von funk, sowie die Dachmarke, gut kennen und verstehen, was die Marke, das Netzwerk, ausmacht. Die gesuchte Agentur muss dazu tiefgehende Erfahrungen in der (Kreativ-) Entwicklung und Umsetzung von Corporate Designs und Corporate Identity Strategien sowie Digitalkampagnen mit Social Media-Schwerpunkt nachweisen. Insbesondere die Bereiche Strategie, Konzeption und Design sind mit erfahrenen Köpfen zu besetzen. Dienstleistungen aus den einzelnen Bereichen müssen sowohl für die Dachmarke als auch die Formatmarken abgefragt werden können.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-05-10. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-04-08.

Wer?

• Südwestrundfunk

Wie?

• Werbedienste › Werbekampagnen

Wo?

• Rheinhessen-Pfalz › Mainz, Kreisfreie Stadt
• Stuttgart › Stuttgart, Stadtkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-04-08	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2022-04-08)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Werbe- und Marketingdienstleistungen
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Werbe- und Marketingdienstleistungen 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Werbekampagnen 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Mainz, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Südwestrundfunk
Postanschrift: Einkauf Allgemein/Produktion, Neckarstr. 230
Postleitzahl: 70190
Postort: Stuttgart
Kontakt
Internetadresse: http://www.swr.de 🌏
E-Mail: vergabe-ap@swr.de 📧
URL der Dokumente: http://www.swr.de/ausschreibungen 🌏
URL der Teilnahme: https://it-vergabe.eu/vergabe/angebot/9a2f4c500dc7f7132d75bed88c4cfebf 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-04-08 📅
Einreichungsfrist: 2022-05-10 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-04-13 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 073-195680
ABl. S-Ausgabe: 73

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 840 336 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Folgende Kernkompetenzen müssen vorhanden sein:

- Das strategische Herleiten von Kommunikationsmaßnahmen und passenden Kommunikationskanälen auf Basis von Markt- und Zielgruppenanalysen.

- Das Entwickeln von kreativen Leitideen und ganzheitlichen Lösungen im Sinne der Weiterentwicklung der Dachmarke und der Formatmarken.

- Das ganzheitliche Konzipieren, Entwerfen, Texten und Ausführen gestalterischer Lösungen und Werbemittel (Video-Ads, Banner, Bild- und Text-Posts, Landing Pages usw.) auch innerhalb der Digitalkampagnen, sowie die grafische Umsetzung von Anwendungen (auch bereits bestehender) Corporate Designs (digitale Anlagen, Ausschreibungen, Werbemittel).

- Das Projektmanagement in der Konzeptionsphase bis zum finalen Produkt.

- Genaues Verständnis für den Umgang mit der Dachmarkenstrategie im Verhältnis zu Formatmarken, sowohl in der Weiterentwicklung als auch in der Konzeption, auch für Media-, Content-Distributions- und Reichweitenstrategien.

- Eine schlanke und agile Arbeitsweise durch digitales Mindset.

- Ein klares Verständnis für Zielgruppen und deren Konsumverhalten.

Mit der gesuchten Agentur bzw. dem gesuchten Auftragnehmer soll eine Rahmenvereinbarung für die konzeptionelle, kreative, markenstrategische und -planerische Unterstützung im Tagesgeschäft sowie für die Abwicklung von (digitalen) Kampagnen und Kommunikationsprojekten geschlossen werden. Die Rahmenvereinbarung soll dabei eine schnelle Beauftragung ermöglichen, bei der die vertraglichen Komponenten im Voraus definiert sind.

Das geschätzte Auftragsvolumen pro Jahr beläuft sich auf ca. 250.000 € brutto. Daraus ermittelt sich ein geschätztes Gesamt-Auftragsvolumen über die maximale Vertragslaufzeit von 48 Monaten in Höhe von ca. 1.000.000 € brutto. Die optionale Höchstmenge orientiert sich am genannten Budget und liegt maximal 15% darüber (= 1.150.000 € brutto). Als Mindestabnahmemenge können maximal 50% des geschätzten Auftragsvolumens garantiert werden (= 500.000 € brutto). Innerhalb der Vertragslaufzeit kann das Auftragsvolumen eines einzelnen Vertragsjahres jedoch projektbedingt stark schwanken. Die o.g. Mindestabnahme bezieht sich daher auf die gesamte Vertragslaufzeit von maximal 48 Monaten.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 840 336 EUR 💰
Dauer: 24 Monate
Beschreibung der Verlängerungen: 2x Verlängerungsoption um weitere 12 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Die Leistungen können mind. zu 95% am Standort des Auftragnehmers erbracht werden. „Vor Ort“-Termine bei funk in Mainz werden u.a. durch Videokonferenzen so gering wie möglich gehalten.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

- Zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen gemäß § 42 VgV in Verbindung mit §§ 123,124 GWB ist von jedem Bewerber/jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft die Eigenerklärung im Bewerbungsbogen abzugeben.

- Aktueller Nachweis, dass der Bewerber im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist (Handelsregisterauszug) oder ein vergleichbarer Nachweis (bspw. Partnerschaftsregister), nicht älter als ein Jahr.

- Wichtiger Hinweis zur Einbeziehung weiterer Unternehmen:

Bei einer Bewerbergemeinschaft sind die geforderten Nachweise zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen, zur beruflichen Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung und zur finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit von allen Bewerbern einer Bewerbergemeinschaft nachzuweisen. Die geforderten Nachweise zur Feststellung der fachlich-technischen Leistungsfähigkeit können getrennt nach Aufteilung der Leistung innerhalb der Bewerbergemeinschaft eingereicht werden. Beabsichtigt der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft, sich bei der Erfüllung des Auftrages anderer Unternehmen im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle und/oder fachlich-technische Leistungsfähigkeit zu bedienen (§47 VgV), hat er/sie die im Bereich der Eignungsprüfung geforderten Nachweise und Erklärungen zur Eignung des anderen Unternehmens anhand der übernommenen Leistungen vorzulegen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

- Nachweis zur Betriebshaftpflichtversicherung (i.d.R. über Einreichung eines Versicherungsscheines) mit folgenden Deckungssummen: 3.000.000 € für Personen- und/oder Sachschäden je Versicherungsfall; die Jahreshöchstleistung für alle Schadensereignisse eines Versicherungsjahres beträgt 6.000.000 €; 100.000 € für Vermögensschäden je Versicherungsfall; die Jahreshöchstleistung für alle Schadensereignisse eines Versicherungsjahres beträgt 200.000 € oder Einreichung einer Eigenerklärung, dass im Auftragsfall die bestehenden Deckungssummen an die o.g. Summen angepasst werden. Ein Nachweis zur bestehenden Versicherung muss jedoch in jedem Fall beigelegt werden.

- Darstellung der Eigenkapitalquote (prozentual) in den letzten drei vorliegenden Geschäftsjahren.

- Bewertung der Eigenkapitalquote (prozentual) in den letzten drei vorliegenden Geschäftsjahren nach dem folgenden Bewertungsschema:

Niedriger Zielerfüllungsgrad (0 Pkt.) = Eigenkapitalquote im Schnitt <10%

Mittlerer Zielerfüllungsgrad (5 Pkt.) = Eigenkapitalquote im Schnitt >10% und <30%

Hoher Zielerfüllungsgrad (10 Pkt.) = Eigenkapitalquote im Schnitt >30%

- Darstellung zur Umsatzentwicklung im Bereich der ausgeschriebenen Leistung in den letzten drei vorliegenden Geschäftsjahren (vorgegebener Mindestumsatz: 500.000 € brutto pro Jahr).

- Bewertung der Umsatzentwicklung im Bereich der ausgeschriebenen Leistung in den letzten drei vorliegenden Geschäftsjahren nach dem folgenden Bewertungsschema:

Niedriger Zielerfüllungsgrad (0 Pkt.) = Umsatzentwicklung ist tendenziell fallend

Mittlerer Zielerfüllungsgrad (5 Pkt.) = Umsatzentwicklung ist tendenziell gleich

Hoher Zielerfüllungsgrad (10 Pkt.) = Umsatzentwicklung ist tendenziell steigend

Mindeststandards:

- Darstellung der Eigenkapitalquote (prozentual) in den letzten drei vorliegenden Geschäftsjahren.

- Darstellung zur Umsatzentwicklung im Bereich der ausgeschriebenen Leistung in den letzten drei vorliegenden Geschäftsjahren (vorgegebener Mindestumsatz: 500.000 € brutto pro Jahr).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

- Bestätigung über die vorhandene Kompetenz (siehe Teilnahmeunterlagen; A) - G)) zur Erbringung der aufgeführten Leistungen sowie der hierbei erforderlichen Erfahrung, um eine reibungslose Abwicklung zu garantieren.

- Darstellung zum Organigramm: Es muss eine schematische Darstellung der Aufbau-Organisation auf einer Seite eingereicht werden. Das Organigramm muss die folgenden Anforderungen erfüllen: Darstellung aller Units/Abteilungen/Teams, der Anzahl der Mitarbeiter*innen pro Unit/Abteilung/Team. Von der Nennung der Namen der Mitarbeiter*innen kann abgesehen werden. Zusätzlich ist anzugeben, für welche Bereiche ggf. Unterauftragnehmer (Freelancer, …) zum Einsatz kommen und wie die Leistungserbringung ggf. innerhalb von Bewerbergemeinschaften aufgeteilt bzw. gemeinschaftlich erbracht wird.

- Darstellung von zwei Referenzprojekten mit Schwerpunkt auf (Marken-) Strategie und Gestaltung innerhalb der letzten drei Jahre:

Für jede Referenz ist vollständige Auskunft zu folgenden Inhalten zu geben: Beschreibung der Aufgabenstellung/des Projekts inklusive Nennung des Auftraggebers (Name + Ansprechpartner), des Auftragsvolumens, der Projekt-/Kampagnenlaufzeit, des Kommunikations- (Marketingziels), der Zielgruppe und des Projektteams (Namen und Rollen der Teammitglieder); Beschreibung des Grades der Zielerfüllung; Beschreibung der strategischen Herleitung, der kreativen Leitidee und der auszugestaltenden Lösung; Darstellung der Umsetzung sowie Aufzeigen exemplarischer Assets oder Werbemittel und deren Einsatz auf verschiedenen Plattformen oder Werbekanälen (in Form einer Case Study als PDF-Datei mit Screenshots/Bildern und ggf. extern verlinkten größeren Dateien und Videodateien beizulegen; Umfang: max. 10 Seiten); Beschreibung der Zusammenarbeit mit dem Kunden, insbesondere Art und Rhythmus von Abstimmungszyklen und Aufzeigen von Optimierungsmaßnahmen; Vollständige Übersicht darüber, welche projektbezogenen Leistungen (Entwicklung der Strategie, Kreation und Umsetzung) in house, von Unterauftragnehmern und/oder von anderen Agenturen erbracht wurden (inklusive wenn möglich Nennung dieser Partner). Jedes Referenzprojekt wird hinsichtlich der möglichst guten Passung auf die ausgeschriebene Leistung nach den in den Teilnahmeunterlagen beschriebenen Kriterien mit max. 20 Punkten bewertet.

- Darstellung von zwei Referenzprojekten mit Schwerpunkt auf Kampagne innerhalb der letzten drei Jahre:

Für jede Referenz ist vollständige Auskunft zu folgenden Inhalten zu geben: Beschreibung der Aufgabenstellung/des Projekts inklusive Nennung des Auftraggebers (Name + Ansprechpartner), des Auftragsvolumens, der Projekt-/Kampagnenlaufzeit, des Kommunikations- (und Marketingziels), der Zielgruppe und des Projektteams (Namen und Rollen der Teammitglieder); Beschreibung des Grades der Zielerfüllung; Beschreibung der strategischen Herleitung und der kreativen Leitidee; Darstellung der Kampagnenmechanik sowie Aufzeigen exemplarischer Werbemittel und ihr Einsatz auf verschiedenen Werbekanälen (in Form einer Case Study als PDF-Datei mit Screenshots/Bildern und ggf. extern verlinkten größeren Dateien und Videodateien beizulegen; Umfang: max. 10 Seiten); Beschreibung der Zusammenarbeit mit dem Kunden, insbesondere Art und Rhythmus von Abstimmungszyklen und Aufzeigen von Optimierungsmaßnahmen; Vollständige Übersicht darüber, welche projektbezogenen Leistungen (Produktion, Kreation und Media) in house, von Unterauftragnehmern und/oder von anderen Agenturen erbracht wurden (inklusive wenn möglich Nennung dieser Partner).

Jedes Referenzprojekt wird hinsichtlich der möglichst guten Passung auf die ausgeschriebene Leistung nach den in den Teilnahmeunterlagen beschriebenen Kriterien mit max. 20 Punkten bewertet.

Mindeststandards:

- Darstellung von zwei Referenzprojekten mit Schwerpunkt auf (Marken-) Strategie und Gestaltung innerhalb der letzten drei Jahre:

- Darstellung von zwei Referenzprojekten mit Schwerpunkt auf Kampagne innerhalb der letzten drei Jahre:

Für jede Referenz ist vollständige Auskunft zu folgenden Inhalten zu geben: Beschreibung der Aufgabenstellung/des Projekts inklusive Nennung des Auftraggebers (Name + Ansprechpartner), des Auftragsvolumens, der Projekt-/Kampagnenlaufzeit, des Kommunikations- (und Marketingziels), der Zielgruppe und des Projektteams (Namen und Rollen der Teammitglieder); Beschreibung des Grades der Zielerfüllung; Beschreibung der strategischen Herleitung und der kreativen Leitidee; Darstellung der Kampagnenmechanik sowie Aufzeigen exemplarischer Werbemittel und ihr Einsatz auf verschiedenen Werbekanälen (in Form einer Case Study als PDF-Datei mit Screenshots/Bildern und ggf. extern verlinkten größeren Dateien und Videodateien beizulegen; Umfang: max. 10 Seiten); Beschreibung der Zusammenarbeit mit dem Kunden, insbesondere Art und Rhythmus von Abstimmungszyklen und Aufzeigen von Optimierungsmaßnahmen; Vollständige Übersicht darüber, welche projektbezogenen Leistungen (Produktion, Kreation und Media) in house, von Unterauftragnehmern und/oder von anderen Agenturen erbracht wurden (inklusive wenn möglich Nennung dieser Partner).

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

- Einhaltung der Vorgaben des Mindestlohngesetzes (MiLoG)

- Einhaltung der Regelungen des Tariftreue- und Mindestlohngesetzes (LTMG):

Der Bieter/jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft/jeder vorgesehene Unterauftragnehmer und jedes vorgesehene Verleihunternehmen müssen bei Angebotsabgabe die gemäß § 4 Absatz 1 (Mindestentgelterklärung) erforderliche Verpflichtungserklärung abgeben.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Anhand der mit dem Teilnahmeantrag vorgelegten Unterlagen stellt der Auftraggeber fest, welche Bewerber den Anforderungen an Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit entsprechen.

Bewerber, die alle A-Kriterien uneingeschränkt erfüllen und eine Gesamtpunktzahl von mindestens 60 Punkten erzielen, gelten als geeignet.

Sollten nach durchgeführter Eignungsprüfung mehr als 5 geeignete Bewerber zur Verfügung stehen, werden aus diesen Bewerbern die 5 ausgewählt, die der Rangfolge nach die höchste Bewertungspunktzahl erreicht haben. Sollten mehr als 5 Bewerber der Rangfolge nach die höchste Bewertungspunktzahl erreicht haben, zählt die höchste erreichte Punktzahl im Bereich der fachlich-technischen Leistungsfähigkeit. Sollten immer noch mehr als 5 Bewerber auf dem gleichen Rang stehen, entscheidet das Los.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2022-05-16 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2022-09-30 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.swr.de 🌏
Dokumente URL: http://www.swr.de/ausschreibungen 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Postort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 721926-0 📞
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Es wird darauf hingewiesen, dass ein Nachprüfungsantrag vor der oben genannten Vergabekammer nur zulässig ist, soweit:

- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt.

- der Antragssteller Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat.

- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens mit Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.

- der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt wird.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Auf die Regelungen in §§ 160, 161 GWB wird ausdrücklich hingewiesen.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Postort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2022/S 073-195680 (2022-04-08)

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