Rahmenvereinbarung zur Erstellung von Videobeiträgen, Podcasts und Livestreams

Kurze Beschreibung

Das Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz (BMUV) verfolgt mit seiner Öffentlichkeitsarbeit das Ziel, das gesamte Themenspektrum des Ministeriums einer breiten Öffentlichkeit sowie der Presse aktuell und zielgruppengerecht zu präsentieren und entsprechende Informationen zugänglich zu machen. Um die Attraktivität des Internetauftritts und der Social-Media-Kanäle des Hauses weiter zu steigern und die Vielfalt von Kommunikationskanälen zeitgemäß zu nutzen, sollen Videobeiträge, Podcasts und Livestreams eingesetzt werden. Das BMUV am Berliner Standort hat eigene Kapazitäten für die Umsetzung dieser Inhalte mit dem sog. MediaLab zur Aufnahme von Videobeiträgen, Podcasts und Livestreams aufgebaut. Das MediaLab ist mit Kamera-, Licht- und Tontechnik ausgestattet. Für standortunabhängige Produktionen soll durch diese Ausschreibung ein*e Dienstleister*in gewonnen werden, die/der die eigenen BMUV-Kapazitäten ergänzt. Die Anlässe reichen dabei von z. B. Pressekonferenzen, Presse-Statements über Grußworte, Kurzbotschaften, Stellungnahmen bis hin zu Tagesveranstaltungen und Mehrtagesveranstaltungen. Zudem ist die Erstellung von Filmen aus bestehendem oder angekauftem Bild- und Filmmaterial in Form von Collagen, Slideshows und GIFs gefordert. Die Videobeiträge, Podcasts und Livestreams sollen vorrangig auf den Internetseiten sowie über die Social-Media-Kanäle des BMUV veröffentlicht werden, um aktuelle politische Themen niedrigschwellig und anschaulich zu vermitteln und der interessierten Öffentlichkeit die digitale Live-Teilnahme an Veranstaltungen zu ermöglichen oder mit der Hausleitung über digitale Live-Formate direkt ins Gespräch zu kommen.
Das maximale Auftragsvolumen (Höchstwert) beträgt über die Gesamtlaufzeit des Vertrags (inkl. Verlängerungsoptionen) 750.000 € (ohne MwSt.). Durch den Abschluss dieser Rahmenvereinbarung wird weder ein Anspruch der/des Auftragnehmerin/Auftragnehmers (AN) auf Abruf eines bestimmten Auftragsvolumens und Abruf des Höchstwerts noch auf die Erteilung einer bestimmten Zahl von Einzelaufträgen begründet. Die Entscheidung über den jeweiligen Umfang der zu beauftragenden Leistungen liegt allein im Ermessen der Auftraggeberin (AG'in).

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Sitz der/des AN bzw. Erfüllungsort (Berlin). Ungefähr drei Viertel der Aufnahmen werden in Berlin stattfinden, darüber hinaus sind Aufnahmen an verschiedenen Drehorten innerhalb Deutschlands (einschließlich Inseln) einzuplanen.

Beschreibung der Beschaffung

In der Regel wird der zeitliche Vorlauf bis zur Veröffentlichung eines Videobeitrags oder Podcasts/der Durchführung eines Livestreams ungefähr 3-5 Werktage betragen, es kann aber auch zu sehr kurzfristigen Anfragen kommen. Die in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Leistungen müssen deshalb in Ausnahmefällen auch mit einem Vorlauf von 24 Stunden oder weniger erbracht werden können. Kurzfristige Terminverschiebungen oder längere Wartezeiten von bis zu 1 Stunde sind in manchen Fällen unvermeidbar und bei der Leistungserbringung zu berücksichtigen. Für die Abnahme von Videos und Podcasts setzt das BMUV feste Abgabetermine. Diese Fristen können mitunter aufgrund der Aktualität der Themen sehr kurzfristig sein (1-2 Stunden zwischen Dreh und Veröffentlichung). Von der/dem AN sind für das BMUV (AG'in) bei Bedarf insbesondere die nachfolgenden Unterstützungsleistungen zu erbringen:
An- und Abspann:
- ggf. Erarbeitung eines Storyboards für die Abstimmung,
- Recherche, Auswahl und Beschaffung und im Einzelfall Handling des Ankaufs einzelner Komponenten (Bilder, Grafik, Musik etc.),
- Erstellung grafischer Elemente,
- Produktion eines An- und Abspanns für einen deutschen sowie für einen englischen Videobeitrag.
Videobeitrag Statement:
- Flexibilität bei der Terminkoordinierung,
- Unterstützung bei Auswahl und Vorbereitung des Aufnahmeorts,
- Ggf. Durchführung einer einfachen Maske (Pudern),
- Bereitstellung der notwendigen Aufnahmetechnik wie Kamera, Mikrofon und Licht sowie Aufnahme des „Statements“ in einer Kameraperspektive,
- Bereitstellung und Bedienung eines Teleprompters,
- Produktion eines Videobeitrags im Format MP4 sowie ggf. in weiteren zuvor abgestimmten Formaten,
- Untertitel (als extra Datei für die BMUV-Website und/oder als eingebrannter Untertitel für die Social-Media-Kanäle des BMUV).
Videobeitrag Interview:
- Formulierung von Interviewfragen,
- Unterstützung bei Auswahl und Vorbereitung des Aufnahmeorts,
- Durchführung einer einfachen Maske (Pudern),
- Durchführung des Interviews durch den Auftragnehmer,
- Bereitstellung der notwendigen Aufnahmetechnik wie Kamera, Mikrofon und Licht sowie Tablet,
- Aufnahme des „Interviews“ in einer Kameraperspektive,
- Produktion eines Videobeitrags in zuvor abgestimmtem Format,
- Erstellen von Texttafeln mit den Fragen zur Einblendung im Film,
- Untertitel (als extra Datei für die BMUV-Website und/oder als eingebrannter Untertitel für die Social-Media-Kanäle des BMUV).
Videobeitrag Mitschnitt:
- Bereitstellung der notwendigen Aufnahmetechnik wie Kamera, Mikrofon und Licht sowie Aufnahme des „Mitschnitts“ in bis zu zwei Kameraperspektiven (1x auf Stativ, 1x per Hand),
- Aufnahme von Schnittbildern (Publikum, Ambiente, Eintreffen, Verabschiedung o. Ä.),
- Auswahl und Vorschlag der für einen Videobeitrag in Frage kommenden Teile des Mit-schnitts durch eine*n Redakteur*in,
- Ggf. Erstellung eines Sprechertextes für Ein- und Überleitungen. Dies umfasst die Redaktion und die Aufzeichnung mit einer/einem vom Auftragnehmer zu stellenden geschulten Sprecher/in, zusätzlich die Bereitstellung einer ersten provisorischen Schnittfassung oder einer Audio-Auskoppelung für den Abstimmungsprozess vor der Erstellung der eigentlichen Schnittfassung,
- Produktion eines Videobeitrags,
- Untertitel (als extra Datei für die BMUV-Website und/oder als eingebrannter Untertitel für die Social-Media-Kanäle des BMUV).
Videobeitrag Reportage:
- Recherche zum Thema, Vorschläge und Abstimmung zu den Aufnahmeorten,
- Erarbeitung eines Storyboards oder Treatments,
- Vorbereitung und Durchführung der Aufnahmen an verschiedenen Drehorten,
- Aufnahme von Schnittbildern,
- Erstellung von animierten Grafiken oder Schaubildern,
- Recherche, Auswahl und Beschaffung zusätzlicher Komponenten (Bilder, Grafiken, Animationen, Videos, Musik etc.),
- Durchführung von kurzen Interviews,
- Erstellung eines Sprechertextes. Dies umfasst die Redaktion und die Aufzeichnung mit einer/einem vom Auftragnehmer zu stellenden geschulten Sprecher*in,
- Zusätzliche Bereitstellung einer ersten provisorischen Schnittfassung für den Abstim-mungsprozess vor der Erstellung der eigentlichen Schnittfassung,
- Produktion eines Videobeitrags „Reportage“,
- Untertitel (als extra Datei für die BMUV-Website und/oder als eingebrannter Untertitel für die Social-Media-Kanäle des BMUV).
Erklärfilm/Animationsfilm:
- Erstellen eines Skripts inklusive Sprechertext und Texte für Texteinblendungen,
- Darstellung des Gestaltungs- bzw. Animationskonzeptes durch Bildbeispiele oder Beschreibungen,
- Erstellung eines Storyboards bei längeren und komplexeren Animationsfilmen,
- Erstellen einer kurzen Animationssequenz zur Abnahme,
- Erstellen der vollständigen Animation,
- Vertonung durch geschulten Sprecher,
- Tonschnitt und Soundeffekte.
Livestream:
- Aufnahme der gesamten Veranstaltung vor Ort mit zwei Kameras (1 x auf Stativ, 1 x per Hand) sowie entsprechender Technik- und Personalausstattung,
- Zusätzliche Aufnahmen von Impressionen vor, während und nach der Veranstaltung für Schnittbilder o. Ä. (zum Beispiel Eintreffen Gäste, begleitende Ausstellung, Informations-stände, Präsentationsmaterial, Raum, Gebäude, Außenanlage, Gesprächssituationen, Übergabe, Abreise),
- Live-Übertragung ins Internet einschließlich Server-Technik und Traffic über Website, Facebook-Live, Instagram-Live oder Twitter-Live, LinkedIn oder Youtube,
- Gewährleistung von ausreichender Serverleistung und Bandbreite der Datenleitung,
- Schaltung von Bild- und Texttafeln für Startphase, Bauchbinden, Überleitun-gen, Pausen, Störungen, Ende etc.,
- Bereitstellung eines HTML-Codes für die Einbettung des Videostreams in eine bestehende Internetseite,
- Zusätzliche Übertragung von Präsentationsfolien und Kurzinformationen einschließlich Bereitstellung einer darauf abgestimmten, eigenständigen, barrierefreien HTML-Seite für eine zusammenhängende Darstellung mit Player und Agenda (sofern Bestandteil der Veranstaltung) einschließlich Hosting,
- Protokollierung der Abrufe bzw. Zugriffe und Lieferung einer kurzen statistischen Auswertung im PDF-Format per E-Mail.
Podcast-Aufnahmen:
- technische Durchführung von Podcast-Aufnahmen,
- vor Ort im BMUV in Berlin, aber auch mit virtuell zugeschalteten Gästen,
- Möglichkeit zwei Gesprächspartner zusammenzuschalten,
- Jingle-Produktion und Einsatz,
- Bearbeitung der Tonaufnahme,
- Schneiden,
- Transkript der gesamten Aufnahme erstellen.
Weitere Einzelheiten sind den elektronisch bereitgestellten Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Beschreibung der Verlängerungen

Sofern der angegebene Höchstwert gem. Ziffer II.1.4) durch die Einzelabrufe nicht erreicht wird, hat die AG'in das Recht, die Rahmenvereinbarung zu den im Angebot genannten Konditionen, insbesondere der angegebenen Preise, 2-mal um 1 Jahr zu verlängern. Es besteht kein Anspruch der/des AN, dass die AG‘in diese Optionen ausübt. Im Fall der Inanspruchnahme der jeweiligen Verlängerungsoption wird eine diesbezügliche Erklärung spätestens 3 Monate vor Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit in Textform gegenüber der/dem AN abgegeben.

Beschreibung der Optionen

Folgende Leistungen sind ggf. jeweils einzeln oder in Verbindung mit einem Videobeitrag oder Livestream zu erbringen:
1) Eine zusätzliche Kamera für eine weitere Perspektive,
2) Ein zusätzlicher Aufnahmetag bei mehrtägigen Veranstaltungen oder aufwändigeren Reportagen,
3) zweisprachige Übertragung bei einem Livestream von Veranstaltungen mit Dolmetscher*in zur parallelen Veröffentlichung auf zwei Internetseiten mit jeweils einem Player in der jeweiligen Sprache (in der Regel Deutsch und Englisch),
4) Zweisprachige Übertragung bei einem Livestream von Veranstaltungen ohne Dolmetscher/in zur parallelen Veröffentlichung auf zwei Internetseiten mit jeweils einem Player in der jeweiligen Sprache (in der Regel Deutsch und Englisch),
5) Erstellung eines 30-60 Sekunden langen Zusammenschnitts aus vorhandenem Filmmaterial für die Social-Media-Kanäle des BMUV mit bis zu 5 grafischen Einblendungen,
6) Erstellung eines Zusammenschnitts von bis zu 5 Minuten mit einzelnen Sequenzen oder O-Tönen aus vorhandenem Filmmaterial ohne Sprecher*in,
7) Erstellung eines redaktionell aufbereiteten Videobeitrags von bis zu 5 Minuten aus vorhandenem Filmmaterial von bis zu 5 Minuten mit Sprechertext und einer/einem Sprecher*in (z. B. nur Off-Stimme für deutsche Fassungen),
8) Wie 7), jedoch mit zwei Sprecher*innen oder einer/einem Sprecher*in (z. B. Off-Stimme und Redner-Übersetzung für englische Fassungen),
9) Erstellung eines Kurzfilms (eventuell als Endlosschleife) oder einer Slideshow im GIF-Format oder einem anderen geeigneten Format aus vorhandenem Filmmaterial oder Stockmaterial zur Verwendung auf den Social-Media-Kanälen des BMUV mit einer Länge von 30 bis 60 Sekunden,
10) Konvertierung einer vorhandenen Gesamtaufnahme in vorgegebenem Dateiformat (FLV, AVI, WMV, MP4, MOV o. a.) ohne Schnitt sowie Erstellung von bis zu 10 Datenträgern,
11) Professionelle englische Übersetzung von Textpassagen (Sprache und Schrift) aus einem Videobeitrag für Untertitelungen und gesprochene Texte,
12) Bereitstellung einer/eines professionellen Sprecherin/Sprechers für die Vertonung von Mitschnitten, Reportagen und Erklärfilmen,
13) Konzeptentwicklung zur Videokommunikation des BMUV bezüglich der Gesamtkommunikation, ausgewählter Themen oder Kommunikationskanäle (Umfang bis zu 20 DIN A 4 Seiten, Arial, Schriftgröße 11, inklusive Grafiken),
14) Erstellung von Untertiteln (Englisch und/oder Deutsch) zu vorhandenem externen Videomaterial (MP4- oder MOV-Format) im VTT- und SRT-Format oder Einbrennen in Videodateien,
15) Verschiedene Formate und Längen aus vorhandenem Material erstellen, z. B. für die weitere Verwendung auf Social Media, wenn etwa ein Zitat/eine Stelle des Streams besonders wichtig war.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Mindesanforderungen zu Ziffer III.1.2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
- Der Jahresumsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags muss mindestens 200.000 € netto betragen.
- Betriebs- bzw. Berufshaftplfichtversicherung mit folgenden Deckungssummen: 1 Mio. € pauschal für Personen- und Sachschäden pro Schadenfall und 1 Mio. € für Vermögensschäden pro SchadenfallMindesanforderungen zu Nr. III.1.2 Wirtschaftliche und Mindesanforderungen zu Ziffer III.1.3) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit:
Mindestanforderungen an Qualifikation und Erfahrung der für die Auftragsausführung vorgesehenen Personen/des Projektteams
- Mindestens 3-jährige Erfahrung in der Gesamtprojektleitung und Konzeption der Videokommunikation gemäß den Ausführungen der Leistungsbeschreibung
- Qualifikation (Nachweis durch abgeschlossenes Volontariat, abgeschlossene Journalistenausbildung an einer Journalistenschule oder Journalistikstudium mit Bachelor- oder Masterabschluss) und mindestens 5-jährige Berufserfahrung als Videoredakteur*in
- Mindestens 3-jährige Redaktionserfahrung im Themenbereich Umwelt oder Verbraucherschutz
- Qualifikation (Nachweis durch abgeschlossene Aus- bzw. Weiterbildung oder abgeschlossenes Hochschulstudium) und mindestens 3-jährige Berufserfahrung als Kamerafrau/Kameramann
- Qualifikation (Nachweis durch abgeschlossene Aus- bzw. Weiterbildung oder abgeschlossenes Hochschulstudium) und mindestens 3-jährige Berufserfahrung als Tontechniker*in
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort)

Die Öffnung der Angebote wird von mindestens 2 Vertreter*innen der AG'in unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist durchgeführt. Bietende sind nicht zugelassen.

1. Mit dem Angebot ist eine Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB vorzulegen (Eigenerklärung, Formular 3.8 der Vergabeunterlagen).
2. Zusätzliche Fragen/Bieterfragen über die Vergabeunterlagen sind ausschließlich in Textform über die e-Vergabe-Plattform des Bundes einzureichen und sollen rechtzeitig, bis spätestens 8 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist an die Zentrale Vergabestelle gerichtet werden. Die Zentrale Vergabestelle wird die Auskünfte schnellstmöglich, spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist ebenfalls auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes einstellen.
3. Es gilt deutsches Recht.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gemäß § 160 Absatz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Antragsbefugt ist nach § 160 Absatz 2 GWB jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
Der Antrag ist nach § 160 Absatz 3 Satz 1 GWB unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oderzur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.