Rahmenvereinbarung zur Übernahme von Teilprozessen des Dokumentenmanagements

Kurze Beschreibung

Gegenstand des vorliegenden offenen Verfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung zur Übernahme der Teilprozesse "Datenkorrektur/-validierung" und "Rücklauf von Dokumenten" im Rahmen des Dokumentenmanagements der AOK PLUS - Die Gesundheitskasse für Sachsen und Thüringen.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand des vorliegenden offenen Verfahrens ist die Übernahme von Teilprozessen des Dokumentenmanagements für die AOK PLUS - Die Gesundheitskasse für Sachsen und Thüringen (nachfolgend "Auftraggeberin"). Die Auftraggeberin digitalisiert ihren täglichen physischen Posteingang und bearbeitet und überwacht elektronische Posteingänge, um eine zeitnahe Sachbearbeitung innerhalb der oscare(R) (SAP) Anwendungssysteme sicherzustellen. Dabei umfasst der Gesamtprozess des Dokumentenmanagements das Beleglesen (Vorbereitung, Scannen und Signieren von Dokumenten), das Korrigieren und Validieren der Daten sowie das Transferieren und Archivieren von Dokumenten mittels Belegverarbeitungssoftware OpenTextTM. Gegenstand des ausgeschriebenen Auftrages sind die Teilprozesse "Korrektur/Validierung der Daten" und "Rücklauf von Dokumenten", welche durch einen externen Dienstleister umgesetzt werden sollen. Dies beinhaltet insbesondere die Plausibilitätsprüfung der durch die Erkennungssoftware gelesenen Zeichen von digitalisierten Dokumenten/Belegen sowie im Falle von Unstimmigkeiten deren Nachbearbeitung unter Beachtung fachlicher Vorgaben, Prioritäten und Servicelevel. Die Auftraggeberin schätzt, dass jährlich durchschnittlich ca. 4,8 Mio. digitalisierte Dokumente/Belege zu bearbeiten sind. Darüber hinaus übernimmt der Auftragnehmer bei Bedarf der Auftraggeberin die Bearbeitung der Dokumente/Belege, welche auf elektronischen Kanälen eingehen. Die Auftraggeberin schätzt, dass im Bedarfsfall ca. 1 Mio. auf elektronischem Wege eingegangene Dokumente pro Jahr an den Auftragnehmer zur Bearbeitung übergeben werden. Die Auftraggeberin geht weiterhin von einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von 0,239 Minuten je Dokument/Beleg aus. Sämtliche Mengenangaben dienen lediglich der Orientierung und stellen kein verbindliches Abnahmevolumen dar. Die angegebenen Mengen können auch signifikant über- bzw. unterschritten werden. Insbesondere können während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung einzelne, durch den Auftragnehmer zu bearbeitende Beleg-/Dokumentenarten entfallen und/oder weitere, in Bearbeitungszeit und Servicelevel vergleichbare Beleg-/Dokumentenarten hinzukommen. Soweit die angegebenen Mengen deutlich überschritten werden, beträgt die Höchstmenge, welche innerhalb der maximalen Laufzeit der Rahmenvereinbarung abgerufen werden kann, insgesamt maximal 30 Mio. Dokumente/Belege. Eine Abrufverpflichtung der Auftraggeberin aus der Rahmenvereinbarung in einer bestimmten Höhe besteht aber nicht.
Eine detaillierte Leistungsbeschreibung ist den Vergabeunterlagen als Anlage 1 nebst Anhängen beigefügt.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

- Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
(Anlage 4-1 der Vergabeunterlagen)
- Eigenerklärung zu Russlandsanktionen (Anlage 14 der Vergabeunterlagen)

Die Auftraggeberin betrachtet für die Durchführung des Auftrages lediglich solche Bieter als geeignet, welche im Schnitt der letzten 3 Geschäftsjahre einen Mindestumsatz in Höhe von 1,5 Mio. EUR nachweisen können. Im Falle einer Bietergemeinschaft wird der addierte Umsatz zugrunde gelegt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) detaillierte Darstellung von Referenzprojekten von vergleichbarer Art innerhalb der letzten 3 Jahre unter Angabe
- des Kunden unter Angabe eines Ansprechpartners einschließlich Telefonnummer,
- inhaltliche Beschreibung des Auftrages und
- des Leistungszeitraumes
unter Verwendung der Anlage 6 der Vergabeunterlagen, welche gegebenenfalls zu vervielfältigen ist.
2) Nachweis einer gültigen Zertifizierung nach DIN ISO 9001 oder vergleichbar
3) Nachweis einer gültigen Zertifizierung nach DIN ISO 27001 oder vergleichbar
4) Nachweis einer gültigen Zertifizierung nach DIN ISO 22301 oder vergleichbar

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

zu 1): Die Aufraggeberin betrachtet lediglich solche Bieter als geeignet, welche durch mindestens ein Referenzprojekt vergleichbarer Art Erfahrungen mit den ausgeschriebenen Leistungen nachweisen können.

1) Die Kommunikation zwischen der Auftraggeberin und den Bewerbern bzw. Bietern ist ausschließlich über den Projektraum des Vergabeverfahrens auf der Vergabeplattform des Deutschen Vergabeportals (https://www.dtvp.de) möglich. Fragen und Hinweise zu den Vergabeunterlagen sind über den Projektraum des Verfahrens auf der o. g. Vergabeplattform an die Vergabestelle zu richten. Die Antworten werden ausschließlich und einheitlich auf der o. g. Vergabeplattform für alle Bewerber bzw. Bieter auch ohne Registrierung sichtbar eingestellt und sind regelmäßig selbst einzuholen.
2) Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird: Rechtsform mit gesamtschuldnerischer Haftung. Im Falle einer Bietergemeinschaft ist mit dem Angebot eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung (Anlage 7 der Vergabeunterlagen) abzugeben. Darin haben alle Mitglieder zu erklären, dass sie gesamtschuldnerisch haften und einen Bevollmächtigten zu benennen, welcher alle Mitglieder der Bietergemeinschaft gegenüber der Auftraggeberin vertritt. Die unter Punkt III.1.1) und Punkt III.1.2) aufgeführten Nachweise über die Geeignetheit des Unternehmens und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen sind bei Bildung einer Bietergemeinschaft von jedem Mitglied vorzulegen. Das gilt entsprechend für die unter Punkt III.1.3) geforderten Zertifizierungen. Das unter Punkt III.1.3) genannten Referenzprojekt ist für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft gemeinschaftlich zu erbringen.
3) Die Auftraggeberin kann nach § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen bestehen, an den gleichen Auftragnehmer im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne vorherige Vergabebekanntmachung vergeben. Dies umfasst insbesondere für im Zusammenhang mit der ausgeschriebenen Leistung stehende Aufträge (z.B. die Übernahme weiterer Teilprozesse der physischen und digitalen Dokumentenverarbeitung und Leistungen über die angegebene Höchstmenge hinaus, die Bearbeitung weiterer Beleg-/Dokumentenarten mit abweichenden Servicelevel und Bearbeitungszeiten) bis zu einem Auftragsvolumen von insgesamt maximal 5 Mio. EUR netto. Soweit die Auftraggeberin von dieser Möglichkeit Gebrauch macht, soll der Auftrag zu den Bedingungen der hier ausgeschriebenen Rahmenvereinbarung, soweit anwendbar, mit Ausnahme des Preises vergeben werden.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YRYR7EX

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten u. a. die folgenden Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB):
"§ 134 Informations- und Wartepflicht.
(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist,
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an,
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist...
§ 135 Unwirksamkeit:
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber gegen § 134 verstoßen hat...
§ 160 Einleitung, Antrag:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein,
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht,
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat (der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt),
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegen über dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind...
§ 168 Entscheidung der Vergabekammer:
(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken,
(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden ...".