Rahmenvereinbarung zur Übernahme von Teilprozessen des Dokumentenmanagements

AOK PLUS - Die Gesundheitskasse für Sachsen und Thüringen

Gegenstand des vorliegenden offenen Verfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung zur Übernahme der Teilprozesse "Datenkorrektur/-validierung" und "Rücklauf von Dokumenten" im Rahmen des Dokumentenmanagements der AOK PLUS - Die Gesundheitskasse für Sachsen und Thüringen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-07-14. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-06-02.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Exela Technologies GmbH

Wer?

• AOK PLUS - Die Gesundheitskasse für Sachsen und Thüringen

Wie?

• Datendienste › Datenverarbeitung
• Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste › Dokumentenmanagement

Wo?

• Deutschland › Sachsen
• Deutschland › Thüringen

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-06-02	Auftragsbekanntmachung
2022-06-16	Ergänzende Angaben
2022-07-11	Ergänzende Angaben
2022-09-08	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2022-06-02)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagement
Referenznummer: 44/2022
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenmanagement 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Datenverarbeitung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Sachsen 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: AOK PLUS - Die Gesundheitskasse für Sachsen und Thüringen
Postanschrift: Augustinerstraße 38
Postleitzahl: 99084
Postort: Erfurt
Kontakt
Internetadresse: https://plus.aok.de/ 🌏
E-Mail: vergabestelle@plus.aok.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRYR7EX/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRYR7EX 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-06-02 📅
Einreichungsfrist: 2022-07-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-06-07 📅
Datum des Beginns: 2022-10-01 📅
Datum des Endes: 2026-09-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 108-305227
ABl. S-Ausgabe: 108
Zusätzliche Informationen
Bieter/Bietergemeinschaften sind zum Öffnungstermin nicht zugelassen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand des vorliegenden offenen Verfahrens ist die Übernahme von Teilprozessen des Dokumentenmanagements für die AOK PLUS - Die Gesundheitskasse für Sachsen und Thüringen (nachfolgend "Auftraggeberin"). Die Auftraggeberin digitalisiert ihren täglichen physischen Posteingang und bearbeitet und überwacht elektronische Posteingänge, um eine zeitnahe Sachbearbeitung innerhalb der oscare(R) (SAP) Anwendungssysteme sicherzustellen. Dabei umfasst der Gesamtprozess des Dokumentenmanagements das Beleglesen (Vorbereitung, Scannen und Signieren von Dokumenten), das Korrigieren und Validieren der Daten sowie das Transferieren und Archivieren von Dokumenten mittels Belegverarbeitungssoftware OpenTextTM. Gegenstand des ausgeschriebenen Auftrages sind die Teilprozesse "Korrektur/Validierung der Daten" und "Rücklauf von Dokumenten", welche durch einen externen Dienstleister umgesetzt werden sollen. Dies beinhaltet insbesondere die Plausibilitätsprüfung der durch die Erkennungssoftware gelesenen Zeichen von digitalisierten Dokumenten/Belegen sowie im Falle von Unstimmigkeiten deren Nachbearbeitung unter Beachtung fachlicher Vorgaben, Prioritäten und Servicelevel. Die Auftraggeberin schätzt, dass jährlich durchschnittlich ca. 4,8 Mio. digitalisierte Dokumente/Belege zu bearbeiten sind. Darüber hinaus übernimmt der Auftragnehmer bei Bedarf der Auftraggeberin die Bearbeitung der Dokumente/Belege, welche auf elektronischen Kanälen eingehen. Die Auftraggeberin schätzt, dass im Bedarfsfall ca. 1 Mio. auf elektronischem Wege eingegangene Dokumente pro Jahr an den Auftragnehmer zur Bearbeitung übergeben werden. Die Auftraggeberin geht weiterhin von einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von 0,239 Minuten je Dokument/Beleg aus. Sämtliche Mengenangaben dienen lediglich der Orientierung und stellen kein verbindliches Abnahmevolumen dar. Die angegebenen Mengen können auch signifikant über- bzw. unterschritten werden. Insbesondere können während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung einzelne, durch den Auftragnehmer zu bearbeitende Beleg-/Dokumentenarten entfallen und/oder weitere, in Bearbeitungszeit und Servicelevel vergleichbare Beleg-/Dokumentenarten hinzukommen. Soweit die angegebenen Mengen deutlich überschritten werden, beträgt die Höchstmenge, welche innerhalb der maximalen Laufzeit der Rahmenvereinbarung abgerufen werden kann, insgesamt maximal 30 Mio. Dokumente/Belege. Eine Abrufverpflichtung der Auftraggeberin aus der Rahmenvereinbarung in einer bestimmten Höhe besteht aber nicht.

Kurze Beschreibung

Eine detaillierte Leistungsbeschreibung ist den Vergabeunterlagen als Anlage 1 nebst Anhängen beigefügt.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Bundesrepublik Deutschland, Freistaaten Sachsen und Thüringen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

- Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen

(Anlage 4-1 der Vergabeunterlagen)

- Eigenerklärung zu Russlandsanktionen (Anlage 14 der Vergabeunterlagen)

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

- Darstellung des Gesamtumsatzes des Bieters in den letzten 3 Geschäftsjahren, aufgesplittet je Geschäftsjahr (Anlage 5 der Vergabeunterlagen).

Mindeststandards:

Die Auftraggeberin betrachtet für die Durchführung des Auftrages lediglich solche Bieter als geeignet, welche im Schnitt der letzten 3 Geschäftsjahre einen Mindestumsatz in Höhe von 1,5 Mio. EUR nachweisen können. Im Falle einer Bietergemeinschaft wird der addierte Umsatz zugrunde gelegt.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1) detaillierte Darstellung von Referenzprojekten von vergleichbarer Art innerhalb der letzten 3 Jahre unter Angabe

- des Kunden unter Angabe eines Ansprechpartners einschließlich Telefonnummer,

- inhaltliche Beschreibung des Auftrages und

- des Leistungszeitraumes

unter Verwendung der Anlage 6 der Vergabeunterlagen, welche gegebenenfalls zu vervielfältigen ist.

2) Nachweis einer gültigen Zertifizierung nach DIN ISO 9001 oder vergleichbar

3) Nachweis einer gültigen Zertifizierung nach DIN ISO 27001 oder vergleichbar

4) Nachweis einer gültigen Zertifizierung nach DIN ISO 22301 oder vergleichbar

Mindeststandards:

zu 1): Die Aufraggeberin betrachtet lediglich solche Bieter als geeignet, welche durch mindestens ein Referenzprojekt vergleichbarer Art Erfahrungen mit den ausgeschriebenen Leistungen nachweisen können.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2022-08-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2022-07-14 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:00
Zusätzliche Informationen: Bieter/Bietergemeinschaften sind zum Öffnungstermin nicht zugelassen.

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Unternehmensbereich Corporate Governance, Geschäftsbereich Zentrale Vergabestelle, Frau Justitiarin Nicole Hühler
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRYR7EX/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

1) Die Kommunikation zwischen der Auftraggeberin und den Bewerbern bzw. Bietern ist ausschließlich über den Projektraum des Vergabeverfahrens auf der Vergabeplattform des Deutschen Vergabeportals (https://www.dtvp.de) möglich. Fragen und Hinweise zu den Vergabeunterlagen sind über den Projektraum des Verfahrens auf der o. g. Vergabeplattform an die Vergabestelle zu richten. Die Antworten werden ausschließlich und einheitlich auf der o. g. Vergabeplattform für alle Bewerber bzw. Bieter auch ohne Registrierung sichtbar eingestellt und sind regelmäßig selbst einzuholen.

2) Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird: Rechtsform mit gesamtschuldnerischer Haftung. Im Falle einer Bietergemeinschaft ist mit dem Angebot eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung (Anlage 7 der Vergabeunterlagen) abzugeben. Darin haben alle Mitglieder zu erklären, dass sie gesamtschuldnerisch haften und einen Bevollmächtigten zu benennen, welcher alle Mitglieder der Bietergemeinschaft gegenüber der Auftraggeberin vertritt. Die unter Punkt III.1.1) und Punkt III.1.2) aufgeführten Nachweise über die Geeignetheit des Unternehmens und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen sind bei Bildung einer Bietergemeinschaft von jedem Mitglied vorzulegen. Das gilt entsprechend für die unter Punkt III.1.3) geforderten Zertifizierungen. Das unter Punkt III.1.3) genannten Referenzprojekt ist für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft gemeinschaftlich zu erbringen.

3) Die Auftraggeberin kann nach § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen bestehen, an den gleichen Auftragnehmer im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne vorherige Vergabebekanntmachung vergeben. Dies umfasst insbesondere für im Zusammenhang mit der ausgeschriebenen Leistung stehende Aufträge (z.B. die Übernahme weiterer Teilprozesse der physischen und digitalen Dokumentenverarbeitung und Leistungen über die angegebene Höchstmenge hinaus, die Bearbeitung weiterer Beleg-/Dokumentenarten mit abweichenden Servicelevel und Bearbeitungszeiten) bis zu einem Auftragsvolumen von insgesamt maximal 5 Mio. EUR netto. Soweit die Auftraggeberin von dieser Möglichkeit Gebrauch macht, soll der Auftrag zu den Bedingungen der hier ausgeschriebenen Rahmenvereinbarung, soweit anwendbar, mit Ausnahme des Preises vergeben werden.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YRYR7EX

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Die Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 228-9499-0 📞
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 228-9499-163 📠
Internetadresse: www.bundeskartellamt.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten u. a. die folgenden Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB):

"§ 134 Informations- und Wartepflicht.

(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist,

(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an,

(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist...

§ 135 Unwirksamkeit:

(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber gegen § 134 verstoßen hat...

§ 160 Einleitung, Antrag:

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein,

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht,

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat (der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt),

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegen über dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind...

§ 168 Entscheidung der Vergabekammer:

(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken,

(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden ...".

Quelle: OJS 2022/S 108-305227 (2022-06-02)

Ergänzende Angaben (2022-06-16)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-06-16 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-06-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 118-333710
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 108-305227
ABl. S-Ausgabe: 118
Quelle: OJS 2022/S 118-333710 (2022-06-16)

Ergänzende Angaben (2022-07-11)
Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-07-11 📅
Einreichungsfrist: 2022-07-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-07-15 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 135-386591
ABl. S-Ausgabe: 135
Quelle: OJS 2022/S 135-386591 (2022-07-11)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-09-08)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-09-08 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-09-13 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 176-499024
ABl. S-Ausgabe: 176
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YRY6RRQ

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 70%
Kostenkriterium (Name): Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 30%

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-09-05 📅
Name: Exela Technologies GmbH
Postanschrift: Monzastraße 4c
Postort: Langen
Postleitzahl: 63225
Land: Deutschland 🇩🇪
Offenbach, Landkreis 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 9
Quelle: OJS 2022/S 176-499024 (2022-09-08)

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