Rahmenvertrag Bestattungsdienstleistungen Stadt Essen

Stadt Essen, Zentrale Vergabestelle

Die Stadt Essen als örtliche Ordnungsbehörde ist gem. § 8 Abs.1 des Bestattungsgesetzes NRW vom 17. Juni 2003 (zuletzt geändert durch Artikel 71 des Gesetzes vom 1. Februar 2022) verpflichtet, im Rahmen der Gefahrenabwehr die Bestattung von auf dem Gebiet der Stadt Essen verstorbenen Personen zu veranlassen, soweit die nach dem Gesetz bestattungspflichtigen Hinterbliebenen nicht oder nicht rechtzeitig die Bestattung veranlassen oder keine Angehörigen vorhanden sind. Der aktuelle Rahmenvertrag endet zum 31.12.2022.
Die Stadt Essen beabsichtigt daher, die Dienstleistung für die Durchführung von ordnungsbehördlich veranlassten Bestattungen im Rahmen eines offenen Verfahrens erneut zu vergeben.
Es soll ein Vertragspartner ausgewählt werden, der die unter Punkt 3 aufgeführten Leistungen umfassend und kompetent ab dem 01.01.2023 im Rahmen einer auf zwei Jahren abgeschlossenen Rahmenvereinbarung erbringt. Im Übrigen wird eine Option zur zweimaligen Verlängerung des Rahmenvertrages um jeweils ein weiteres Jahr zu den vereinbarten Rahmenvertragskonditionen vereinbart. Wird der Rahmenvertrag nicht mit einer Frist von sechs Monaten zum Ende des der jeweiligen Vertragslaufzeit von einer der Vertragsparteien schriftlich gekündigt, verlängert er sich jeweils stillschweigend bis maximal 31.12.2026.
Art und Umfang der zu erbringenden Leistungen
Gemäß § 13 Bestattungsgesetz NRW müssen Erdbestattungen und Einäscherungen innerhalb von 10 Tagen durchgeführt werden. Die Totenasche ist innerhalb von sechs Wochen beizusetzen.
Grundsätzlich werden in Essen Feuerbestattungen veranlasst, die beim Krematorium von Grün und Gruga, Hellweg 95, 45279 Essen in Auftrag zu geben sind. Anschließend erfolgt die anonyme Bestattung auf einem Grabfeld auf dem Hellweg-Friedhof in Essen.
Nur soweit ein entsprechender Wille der/des Verstorbenen nachweislich vorliegt oder diese aus Gründen der Religionszugehörigkeit zwingend geboten ist, wird eine Erdbestattung beauftragt. Die Erdbestattung erfolgt in einem anonymen Reihenerdgrab auf dem Hellweg-Friedhof, in Ausnahmefällen kann auch eine Bestattung auf einem anderen Friedhof erfolgen.
So versucht das Ordnungsamt, Bestattungswünsche des oder der Verstorbenen oder auch von Freunden zu berücksichtigen, wenn etwaige Mehrkosten durch dieselben oder aus dem Nachlass bestritten werden können und keine öffentlichen Mittel in Anspruch genommen werden.
Aus rechtlichen Gründen ist in vielen Fällen erforderlich, dass die Verstorbenen zunächst nur in einem wiederverwendbaren Transportbehältnis in die Sammelzelle beim Krematorium, Hellweg 95, 45279 Essen zur Aufbewahrung gebracht werden müssen, weil der endgültige Bestattungsauftrag erst nach Ablauf der 10-tägigen Bestattungsfrist erteilt werden kann. Sollten nachträglich Ange-hörige die Bestattung übernehmen und ein anderes Bestattungsunternehmen wählen, kann in diesen Fällen lediglich eine Überführungsfahrt abgerechnet werden.
Häufig werden Sterbefälle erst ein paar Tage nach Eintreten des Todes beim Ordnungsamt bekannt, so dass die Bearbeitung unter erhöhtem Zeitdruck erfolgen muss. Der Auftragnehmer muss daher in der Lage sein, den oder die Verstorbene innerhalb von 90 Minuten am Sterbe- bzw. Aufbewahrungsort abzuholen und die erforderlichen Formalitäten unverzüglich durchzuführen. Die Sterbe-fälle verteilen sich nicht gleichmäßig auf das Jahr, so dass der Auftragnehmer logistisch in der Lage sein muss, an einem Tag mehrere Aufträge zu übernehmen. Er muss täglich in der Zeit von 7.00 Uhr bis 20.00 Uhr jederzeit erreichbar sein.
Sonderfälle:
Das Ordnungsamt behält es sich vor, im Einzelfall aus besonderen Gründen ein anderes Bestattungsunternehmen mit der Bestattung zu beauftragen. Das kann z.B. der Fall sein, wenn Vorsorgevereinbarungen mit einem anderen Bestattungsunternehmen bestehen oder Verstorbene einer islamischen oder jüdischen Gemeinde angehören.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-08-02. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-07-01.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?

Wie?

Wo?

Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2022-07-01 Auftragsbekanntmachung
2022-07-27 Ergänzende Angaben
2022-09-12 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2022-07-01)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stadt Essen, Zentrale Vergabestelle
Postanschrift: Rathaus, Porscheplatz 1
Postort: Essen
Postleitzahl: 45127
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 201-8811330 📞
E-Mail: vergabe@zentraler-service.essen.de 📧
Fax: +49 201-889111330 📠
Region: Essen, Kreisfreie Stadt 🏙️
URL: http://www.essen.de 🌏
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y68YYLP/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y68YYLP 🌏

Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvertrag Bestattungsdienstleistungen Stadt Essen V-2022-0053
Produkte/Dienstleistungen: Bestattungsdienste 📦
Kurze Beschreibung:
“Die Stadt Essen als örtliche Ordnungsbehörde ist gem. § 8 Abs.1 des Bestattungsgesetzes NRW vom 17. Juni 2003 (zuletzt geändert durch Artikel 71 des...”    Mehr anzeigen

1️⃣
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Beerdigungs- und Feuerbestattungsdienste 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Feuerbestattungsdienste 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Bestattungsunternehmen 📦
Ort der Leistung: Essen, Kreisfreie Stadt 🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Stadt Essen Ordnungsamt 45127 Essen
Beschreibung der Beschaffung:
“Art und Umfang der Leistungen: - Überführung des Leichnams zum Krematorium, Hellweg 95, 45279 Essen oder zum Hell-weg-Friedhof, in Ausnahmefällen...”    Mehr anzeigen
Vergabekriterien
Preis
Dauer
Datum des Beginns: 2023-01-01 📅
Datum des Endes: 2026-12-31 📅
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar
Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“Es soll ein Vertragspartner ausgewählt werden, der die unter Punkt 3 aufgeführten Leistungen umfassend und kompetent ab dem 01.01.2023 im Rahmen einer auf...”    Mehr anzeigen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen: Eigenerklärung zur Eignung
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Einzureichende Unterlagen: - Eigenerklärung zur Eignung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen) - Erklärung Unteraufträge / Eignungsleihe (mit...”    Mehr anzeigen
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Der Nachweis zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit erfolgt durch Einreichen der Eigenerklärung zur Eignung für nicht präqualifizierte Unternehmen.”
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Einzureichende Unterlagen: - Gewerbeanmeldung o. gleichwertig (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen) - Berufs-/Haftpflichtversicherungsnachweis...”    Mehr anzeigen

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvertrag mit einem einzigen Betreiber
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2022-08-02 12:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2022-08-23 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2022-08-02 12:30 📅

Ergänzende Informationen
Informationen über das Wiederauftreten
Dies ist eine wiederkehrende Beschaffung
Voraussichtlicher Zeitpunkt für die Veröffentlichung weiterer Bekanntmachungen: Ablauf Rahmenvertrag (spätestens 31.12.2026)
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Elektronische Zahlung wird verwendet
Zusätzliche Informationen

“Die gesamte Kommunikation erfolgt über den Vergabemarktplatz. Es wird eine freiwillige und kostenlose Registrierung auf dem Vergabemarktplatz NRW empfohlen....”    Mehr anzeigen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Postanschrift: Zeughausstr. 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2211473045 📞
Fax: +49 2211472889 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Die Vergabestelle weist nachfolgend auf die zulässigen Rechtsbehelfe und durch einen Bieter einzuhaltenden Fristen hin. Statthafte Rechtsbehelfe sind gem....”    Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2022/S 128-364716 (2022-07-01)
Ergänzende Angaben (2022-07-27)

Ergänzende Informationen
Referenz der ursprünglichen Mitteilung
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2022/S 128-364716

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.2
Ort des zu ändernden Textes: Schlusstermin für den Eingang der Angebote
Alter Wert
Datum: 2022-08-02 📅
Zeit: 12:00
Neuer Wert
Datum: 2022-08-04 📅
Zeit: 12:00
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.6
Ort des zu ändernden Textes: Bindefrist des Angebots
Alter Wert
Datum: 2022-08-23 📅
Neuer Wert
Datum: 2022-09-09 📅
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.7
Ort des zu ändernden Textes: Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Alter Wert
Datum: 2022-08-02 📅
Zeit: 12:30
Neuer Wert
Datum: 2022-08-04 📅
Zeit: 12:30
Andere zusätzliche Informationen

“Änderung der Angebots- und Zuschlagsfrist aufgrund von Bieterfragen welche erst am 27.07.2022 beantwortet werden konnten.”
Quelle: OJS 2022/S 146-418920 (2022-07-27)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-09-12)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stadt Essen - Amt für Zentralen Service
Postanschrift: Rathaus, Porscheplatz
Kontaktperson: Amt für Zentralen Service
URL: www.essen.de 🌏

Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvertrag Bestattungsdienstleistungen Stadt Essen 22-373851-001
Kurze Beschreibung:
“Die Stadt Essen als örtliche Ordnungsbehörde ist gem. § 8 Abs.1 des Bestattungsgesetzes NRW vom 17. Juni 2003 (zuletzt geändert durch Artikel 71 des...”    Mehr anzeigen
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 1 💰
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Art und Umfang der zu erbringenden Leistungen Gemäß § 13 Bestattungsgesetz NRW müssen Erdbestattungen und Einäscherungen innerhalb von 10 Tagen durchgeführt...”    Mehr anzeigen
Informationen über Optionen
Optionen
Beschreibung der Optionen:
“Es besteht eine Option zur zweimaligen Verlängerung des Rahmenvertrages um jeweils ein weiteres Jahr zu den vereinbarten Rahmenvertragskonditionen. Wird der...”    Mehr anzeigen

Verfahren
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2022/S 128-364716

Auftragsvergabe

1️⃣
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-09-07 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Bestattungshaus aus dem Siepen GmbH
Postort: Essen
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Essen, Kreisfreie Stadt 🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 1 💰

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Telefon: +49 2211473055 📞
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Die Vergabestelle weist nachfolgend auf die zulässigen Rechtsbehelfe und durch einen Bieter einzuhaltenden Fristen hin. Statthafte Rechtsbehelfe sind gem....”    Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2022/S 179-506963 (2022-09-12)