Rahmenvertrag Fahrradleasing mit Service

Kurze Beschreibung

Abschluss eines Rahmenvertrages Fahrradleasing mit Service
Gegenstand der Rahmenvereinbarung soll die Schaffung eines Dienstrad Leasingmodells für alle berechtigten Beschäftigten des Landratsamtes Bautzen angeboten werden insbesondere:
• Leasing der Fahrräder
• Abwicklung von Bestellungen, Aus- und Rückgaben
• Serviceleistungen wie Inspektion, Wartung und Reparaturen
• Versicherung und Mobilitätsservice
• Unterstützung bei Garantie- und Gewährleistungsansprüchen
• Management der Leasing- und Versicherungsverträge und
• Schadens- und Störfallabwicklung

Beschreibung der Beschaffung

Angeboten werden soll die Vermittlung oder Vergabe von Leasingverträgen inklusive der geforderten Serviceleistungen (wie zum Beispiel die Gestellung des Portals und die Komplettabwicklung des Leasinggegenstandes) für Fahrräder im Rahmen einer Entgeltumwandlung. Der zentrale Vertrags- und Ansprechpartner (Dienstrad-Vermittler und Leasinggesellschaft) soll das gesamte Thema Abwicklung von Dienstrad-Leasingabläufen (im Direktleasing mit der Leasinggesellschaft) darstellen.
Das Landratsamt Bautzen möchte daher den derzeit knapp 1.760 Tarifbeschäftigten ein wirtschaftlich attraktives und praxistaugliches Rad-Leasing anbieten.Der sich ergebende tatsächliche Bedarf ist nicht bekannt. In einer Umfrage im März 2022 haben rd. 400 Mitarbeitende grundsätzliches Interesse am Fahrradleasing geäußert.
Für jedes Fahrrad ist ein Leasing-Einzelvertrag abzuschließen. Der in diesem Zusammenhang notwendige Überlassungsvertrag wird in Abstimmung mit dem Auftraggeber im Online-Auftritt (Portal) des Auftragnehmers vorgehalten. Der Einzelleasingvertrag/ Überlassungsvertrag endet mit Ablauf der vertraglich bestimmten Leasingzeit von 36 Monaten. Die Leasing-Einzelverträge sind unabhängig von der Laufzeit des Rahmenvertrages.
Eine Durchführung der Dienstleistung ist zu gewährleisten, auch wenn der Einzel-Leasingvertrag im letzten Monat des Rahmen-Leasing-Vertrages abgeschlossen wurde.
Als Leasingobjekt kommen sowohl Fahrräder und Elektrofahrräder/ Pedelecs, die verkehrstechnisch als Fahrräder eingestuft sind (ohne Kennzeichen- und Versicherungspflicht) in Betracht. Hierzu zählen auch Fahrräder, die über einen Hilfsantrieb verfügen, der eine Beschleunigung des Fahrzeugs auf eine Geschwindigkeit von bis zu 6 km/h, auch ohne gleichzeitiges Treten oder Kurbeln des Fahrers, ermöglicht (Anfahr- oder Schiebehilfe). Gegenstand der Entgeltumwandlung kann somit nur ein Fahrrad im Sinne des § 63 a StVZO sein. Im Rahmen des Leasings dürfen Fahrräder bis zum Wert von 7.000,00 Euro brutto einschließlich leasingfähigen Zubehörs und etwaiger Sonderausstattungen oder konfigurierbarer Extras angeboten werden. Maßgeblich für den Preis des Fahrrads ist die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs Großhändlers oder Einzelhändlers einschließlich der Umsatzsteuer (§4 Abs. 2 TV Fahrradleasing). Der Beschäftige hat die freie Händlerwahl.
Der Auftragnehmer stellt für die Auftragsabwicklung ein kostenfreies, übersichtliches und intuitiv bedienbares browserbasiertes Online-Portal zur Verfügung, über das der Leasing-Einzelvertrag samt allgemeiner Leasingbedingungen zum Fahrradleasing verwaltet werden können. Das Portal muss auf jeden Fall den allgemein gültigen datenschutzrechtlichen Anforderungen entsprechen.
Der Auftraggeber erwartet einen aufwandsarmen, digitalen Prozess, der folgende Struktur aufweist und die folgenden Anforderungen erfüllt:
- Online-Portal mit Arbeitgeberbereich und Beschäftigtenbereich, Händlersuche, Erinnerungsfunktion Dokumentationsmöglichkeit für die Durchführung der fälligen Inspektionen, Vergleichsrechner, Berichtswesen mit Darstellung Anzahl der Teilnehmenden, Preissegmente der geleasten Fahrräder, Fahrradantrieb, Standorte der in Anspruch genommenen Händler  Die Testung des Portals wird durch die Beschäftigten der Wertungskommission erfolgen. Die Bedienbarkeit geht in die Bewertung des Umsetzungsprozesses ein.
- Hotline
- Sicherstellung der Verfügbarkeit der gesamten Einzelleasingvertragslaufzeit
- IT-Sicherheit
Mindestvoraussetzungen Leasing:
- mindestens einmal jährlich eine Inspektion zur Überprüfung der Verkehrs- und Betriebssicherheit des Fahrrades (UVV-konform) durch eine qualifizierte Person
- Full-Service-Vertrag
- Zahlung per Lastschriftverfahren
- Sicherung der Versteuerung des geldwerten Vorteils bei Übernahme des Fahrrads nach Leasingende + Übernahme aller dadurch anfallenden Kosten. (ESTGB §37B)
- Vollkaskoversicherung mit Versicherungsschutz für Absicherung bei Unfallschäden, Transportschäden, Sturzschäden, Fallschäden, Elektronikschäden, Elementarschäden, Bedienungsfehler, Handhabungsfehler, Diebstahl- inkl. Teildiebstahl, Raub, Vandalismus, Schäden durch Dritte Feuchtigkeitsschäden am Akku, Produktions-, Konstruktions- und Materialfehler; Keine Kostendeckelung; Keine Selbstbeteiligung; Keine Bagatellschadensgrenze; Schäden und Folgeschäden durch defekte Akkus sind versichert; Zeitwertentschädigung mit einer GAP-Deckung, insbesondere für den Fall von Diebstahl oder Totalschaden, enthalten); Eigenverschulden versicherbar; Europaweiter Versicherungsschutz 24/ 7; Schadenabwicklung ausschließlich über den Fachhändler (keine mittelbare oder unmittelbare Beteiligung des Landratsamtes Bautzen); Private Mitbenutzung durch Familienangehörige soll möglich sein
- Lösungswege bei Störfälle: z.B. bei Tod, Kündigung/ Ausscheiden des Mitarbeiters, Wegfall der Gehaltszahlung usw.
- Online-Portal, Hotline (Siehe Ausführung oben sowie Verdingungsunterlagen)
Der Bieter hat u.a. auch darzustellen, mit welchen Mitteln nach Vertragsschluss die Beschäftigten des Landratsamtes Bautzen verstärkt auf das Produkt „Leasing Dienstfahrräder” aufmerksam gemacht werden können/ sollen. Dies bezieht sich auf die Einführungsphase sowie die Zeit der Vertragslaufzeit. Es sind auch Aussagen zu treffen, inwieweit der Auftraggeber hierbei vom Auftragnehmer unterstützt wird.
Alle weiteren Einzelheiten sind den Verdingungsunterlagen zu entnehmen.
Mit dem Angebot sind einzureichen:
• Formblatt 633 Angebotsschreiben
• Konzept mit Nachweisen, Schaubildern usw.
• Leasing-Rahmenvertrag und der Einzelleasingvertrag
• Sofern weitere Vertragswerke (z. B. Versicherungs- oder Dienstleistungsverträge) für die spätere Zusammenarbeit notwendig sind, sind diese ebenfalls dem Angebot beizufügen.
• ggf. Muster Entgeltumwandlungsvertrages bzw. Überlassungsvertrages
• Berechnungsübersicht anhand des Beispiels der Bewertungsmatrix
• zeitlich begrenzter Zugang (mind. bis Bindefrist) zum Online-Portal
• Liste mit den Händlern, Adressen und Kontaktdaten lt. LV Punkt 3.6
• Formblatt 24_LD VHB Bund Ausgabe 2017 Stand 2019 ''Eigenerklärung zur Eignung''
• mind. 2 Referenzen lt. LV (eine Nachforderung von Nachweise/ Zertifikate zur Eigenerklärung wird sich vorbehalten)
• Eigenerklärung aufgrund Verordnung (EU) Nr. 833/2014 i.d.Fassung Art. 1 Ziff. 23 VO (EU) 2022/576
• Datenschutzerklärung (unterschrieben)
Folgende Erklärungen werden Ihnen beigefügt und sind dem Angebot im Bedarfsfall entsprechend der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots (Formblatt 613 EU) beizufügen:
• Formblatt 233 Verzeichnis der Nachunternehmerleistungen
• Formblatt 234 Erklärung Bieter-/Arbeitsgemeinschaft
• Formblatt 235 Verzeichnis der Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen
• Formblatt 236 Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen
Bei einer Bietergemeinschaft sind die o.g. Erklärungen für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft mit dem Angebot einzureichen.
Bei Einsatz von Nachunternehmern wird sich die Nachforderung von Eignungsnachweisen sowie der Erklärung zum Datenschutz dieser vorbehalten.
Hinweis:
In das Formblatt 633 Angebotsschreiben ist der Gesamtbetrag (brutto) aller Leasingzahlungen, Übernahmepreis, Vollkasko-Versicherungen, Restraten, Steuern etc. lt. Punkt 5.1 der Bewertungsmatrix auf Grundlage des Berechnungsbeispieles einzutragen und mit einer nachvollziehbaren Berechnungsübersicht zu belegen.
Die Bewertungsmatrix wird Ihnen mit den Verdingungsunterlagen zur Kenntnis gebracht. Es sind von Ihnen dort keine Eintragungen zu tätigen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Es wird ein Auftragnehmer erwartet, der bereits Erfahrungen mit Leasingnehmern mit mindestens 200 Beschäftigten besitzt und auf dieser Basis ein erprobtes Konzept vorweisen kann. Als Beleg für die Fachkompetenz werden lediglich zwei Referenzen erwartet. Die Referenzen müssen den Leasingnehmer benannt werden, das Projekt inhaltlich beschreiben, seine technische Umsetzung erläutern, den Umsetzungszeitraum, die Anzahl der Nutzer sowie eine Auskunftsperson des Leasingnehmers enthalten.
Einsatz von Mitarbeitern, die für die ausgeschriebenen Arbeiten geeignet sind, die notwendigen Erfahrungen haben und durch persönliche Zuverlässigkeit Gewähr dafür bieten, dass der Ablauf/ Betreuung der Leistung nicht beeinträchtigt wird.
Der Auftragnehmer hat zu gewährleisten, dass bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Rahmenvereinbarung und den Einzel-Leasingverträgen die Vorgaben der DSGVO* beachtet werden. (*https://dsgvo-gesetz.de/)...

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bieter muß über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügen, insbesondere über einen bestimmten Mindestjahresumsatz, einschließlich eines bestimmten Mindestjahresumsatzes im vakanten Tätigkeitsbereich. Auf gesondertes Verlangen ist eine Erklärung über den Gesamtumsatz und gegebenenfalls den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des vakanten Auftrags; für die letzten drei Geschäftsjahre nachzuweisen.

Hinweis zum Formblatt 124_LD:
Präqualifizierte Unternehmen führen den Nachweis der Eignung durch den Eintrag in der Liste des Vereins für die Präqualifikation von Bauunternehmen e.V. (PQ-Bau) oder in der Präqualifizierungsdatenbank für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (PQ-VOL).
Nicht präqualifizierte Unternehmen haben als vorläufigen Nachweis der Eignung mit dem Angebot das ausgefüllte Formblatt 124_LD ''Eigenerklärung zur Eignung'' vorzulegen. Bei Einsatz von Nachunternehmen sind auf gesondertes Verlangen die Eigenerklärungen auch für diese abzugeben. Sind die Nachunternehmen präqualifiziert, reicht die Angabe der Nummer, unter der diese im Präqualifikationsverzeichnis (s.o.) geführt werden. Gelangt das Angebot in die engere Wahl, sind die Eigenerklärungen (auch die der Nachunternehmen) auf gesondertes Verlangen durch Vorlage der in der ''Eigenerklärung zur Eignung'' genannten Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen. Bescheinigungen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, ist eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen. Das Formblatt 'Eigenerklärungen zur Eignung' ist erhältlich: Siehe Vergabeunterlagen; ZU BEACHTEN: Der Bieter hat zum Nachweis seiner Fachkunde, Leistungsfähigkeit u. Zuverlässigkeit MIT ANGEBOTSABGABE die Eigenerklärung zur Eignung mit folgenden Angaben einzureichen: Umsätze des Unternehmens aus letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit sie vergleichbare Leistungen betreffen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen; Angaben zu Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind (mind. 3 Referenzen aus letzten 3 Kalenderjahren); Angaben zu Arbeitskräften; Angaben zur Eintragung in das Berufsregister; Angabe Insolvenzverfahren und Liquidation; Angabe, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt; Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben u. Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung; Angaben zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft. Der Nachweis der Eignung kann auch mittels Präqualifikationsnachweis geführt werden. Bei Einsatz von Nachunternehmen ist auf gesondertes Verlangen nachzuweisen, dass diese präqualifiziert sind oder die Voraussetzung für die Präqualifikation erfüllen.