Beschreibung der Beschaffung
Fachkundige Unterstützungsleistung bei der Förderantragsstellung und dem Projekt- und Finanzmanagement insbesondere von: Interreg B Förderprojekten in den Programmräumen „Nordsee“ und „Ostsee“ sowie Interreg C Förderprojekten im Programmraum „Europa“.
Thematisch orientieren sich die Projekte im Bereich Gütertransport (z.B. Effizienzsteigerungen in Transportketten, See-/Binnenhäfen, Emissionsminderungen in Transportketten und See-/Binnenhäfen, Aufbau neuer Transportketten, Märkte und Geschäftsfelder).
Mitgliedsunternehmen von Hafen Hamburg Marketing e.V. sollen in die entsprechenden Anträge integriert werden.
Die Projektsprache ist Englisch und muss somit zwingend in der Kommunikation beachtet werden.
Im Einzelnen sollen die folgenden Leistungen erbracht werden:
Förderantragstellung
• Fachliche Beratung zur inhaltlichen Ausrichtung des Förderantrags, passgenau zu den Förderaufrufen in Interreg Nord- und Ostseeprogramm
• Laufende Abstimmung mit dem Auftraggeber (inkl. zwei wöchentlicher Jour-Fix)
• Sekretariatsfunktion für den Lead Partner (Auftraggeber), einschließlich des Kontakts mit dem Fördermittelgeber
• Laufende Beratung der teilnehmenden Projektpartner
• Dienstleistungsfunktion für die teilnehmen Projektpartner
• Steuerung der Arbeitsgruppen (Arbeits- und Zeitpläne, inhaltliche Ausrichtung)
Projektkoordination
• Laufende Abstimmung mit dem Auftraggeber (wöchentlicher Jour-Fix, physisch oder digitale Online-Meetings nach einvernehmlicher Abstimmung)
• Durchführungsplanung für das Projekt und Projektfortschrittskontrolle
• Projektsekretariat für den Lead Partner (Auftraggeber)
• Laufende Information und Beratung der Partner durch das Projektsekretariat
• Steuerung der Arbeitsgruppen zu den einzelnen Arbeitspaketen und Aktivitäten / Dienstleistungsfunktion für die Lenkungsgruppe
• Vorbereitung, Organisation und Durchführung von internationalen Partnertreffen
• Erstellen der halbjährlichen Fortschrittsberichte
Finanzmanagement
• Regelmäßige, mindestens vierteljährliche Abstimmung der finanziellen Abwicklung mit dem Auftraggeber auf Basis des im Projekt entwickelten Finanzabwicklungssystems / Berichterstattung und Beratung der internationalen Lenkungsgruppe zu Finanzfragen
• Detaillierte Budget- und Finanzplanung für das Projekt inkl. Budgetüberwachung und -anpassung
• Informationsaufbereitung und –bereitstellung über zu berücksichtigende Rahmenbedingungen im Bereich der Finanzabwicklung
• Beratung und Begleitung der Partner in projektbezogenen Finanzfragen, einschließlich der First-Level-Controls
• Informationsblöcke und Face-to-face Beratungen in Verbindung mit den Partnertreffen
• Budgetüberwachung und –anpassung, ggf. Bearbeitung von Rückforderungen durch das Förderprogramm oder den Projektleiter auch über die Vertragslaufzeit hinaus
• Aufbau und Kontrolle der projektinternen Buchführung
• Entwicklung und Bereitstellung von projektspezifischen Abrechnungsvorlagen
• Erstellen der Finanzberichte auf Projektebene
• Kontinuierliche Dokumentation der Finanzen entsprechend des Ausgabenplans
• Eröffnung und Betreuung eines Treuhandkontos für das jeweilige Projekt
• Unterstützung bei 2nd-Level-Prüfungen (diese können auch nach Projektabschluss auftreten)
Beraterleistungen in Abhängigkeit der inhaltlichen Ausrichtung der Projekte
• Steuerung der Arbeitsgruppen
• Fachliche Beratung zur inhaltlichen Ausrichtung, etwa hinsichtlich einer Stärkung des kombinierten Verkehrs (KV) mit Seehäfen
• Fachliche Beratung zu ökonomischen Infrastrukturprojekt- und Technologiebewertungen im Rahmen des kombinierten Verkehrs und Seehäfen
• Unterstützung der Steuerung des Austauschs mit relevanten Seehäfen zu Seehafen- und Güterverkehrsprojekten innerhalb der EU
Mitunter sind schnelle Reaktionen erforderlich, die wiederum die kurzfristige Verfügbarkeit relevanter Aussagen und Daten erfordern.
Für den Auftragnehmer besteht kein Anspruch auf einen bestimmten Einzelabruf oder auf Einzelabrufe in einer bestimmten Höhe.