Rahmenvertrag Projektmanagementleistungen (VOEK 137-22)

Kurze Beschreibung

Die Auftraggeberin ist Eigentümerin der denkmalgeschützten Gebäude (ca. 60.000 qm BGF) in der Zweibrückenstraße 12 (ZBS) sowie der Gebäude in der Cincinnatistraße 64 / 66 und Schwere-Reiter-Straße 37 in München. Darüber hinaus hat die Auftraggeberin die Liegenschaft „Leitwerk“ zur Deckung des dienstlichen Bedarfes des DPMA am Standort München angemietet.
Die Liegenschaft in der Zweibrückenstraße soll saniert werden.
Hierzu ist ein umfangreiches Freiziehen der Gebäude erforderlich. Voraussichtlicher Planungsbeginn für die Sanierungsmaßnahmen ist für Mitte 2024 avisiert.
Nach aktuellem Stand der Überlegungen soll der Hauptsitz sowie die Nebenstandorte des DPMA zu zwei Standorten in München zusammengeführt werden.
Zur Erfüllung dieser Aufgaben der Auftraggeberin werden in unregelmäßigen Abständen Projektmanagementleistungen unterschiedlichen Umfangs, die im Zusammenhang mit der Unterbringung des DPMA am Standort München stehen, benötigt.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand des Auftrages sind Projektmanagementleistungen in Form von übergeordneten Gesamtprojektsteuerungsleistungen. Die Aufgabe dieser Gesamtprojektsteuerung besteht im Wesentlichen darin, die Auftraggeberin als Eigentümerin, Betreiberin und Bauherrin der zu modernisierenden Liegenschaften übergeordnet, in folgenden Bereichen zu unterstützen:
Sicherstellung des rechtzeitigen Freizugs der Liegenschaft ZBS
Sicherstellung der rechtzeitigen Unterbringung des DPMA in einer Zwischenunterbringung
Sicherstellung der entsprechenden Vorhaltung der temporären Unterbringungsmöglichkeit
Sicherstellung des Wiedereinzuges des DPMA in die Liegenschaft ZBS bzw. einer anderen langfristigen Liegenschaft nach deren baulichen Fertigstellung und Sicherstellung ordnungsgemäßer Rückgabe der angemieteten Zwischenunterbringung.
Gegenstand des Auftrags sind Projektmanagementleistungen in Anlehnung an „Leistungsbild Projektsteuerung“ in § 2 des Abschnitts 2 der von der AHO-Fachkommission „Projektsteuerung/ Projektmanagement“ herausgegebenen AHO-Schriftenreihe Nr. 9; 4. Auflage Mai 2014. Es wird klargestellt, dass es sich nicht um bauspezifische Projektmanagementleistungen im engeren Sinne handelt, sondern um eine verwaltungsunterstützende übergeordnete Leistung. Insbesondere dabei auch: Abgleich der nutzerspezifischen Anforderungen mit den für Bundesbehörden geltenden Vorschriften, u.a.:
Richtlinien für die Durchführung von Bauaufgaben des Bundes (RBBau)
Brandschutzleitfaden für Gebäude des Bundes
Verordnung über Arbeitsstätten (Arbeitsstättenverordnung - ArbStättV), hier insb. Checkliste UVB für die Errichtung neuer Arbeitsstätten
Hinweise der Bundesfachstelle für Barrierefreiheit
auch im Hinblick auf Unterbringungsalternativen.
Die Leistungen der Auftragnehmerin werden - in Ablehnung an die AHO - in folgende Projekt- und Auftragsstufen gestaffelt:
Projektstufe 1: Projektvorbereitung
Projektstufe 2: Planung
Projektstufe 3: Ausführungsvorbereitung
Projektstufe 4: Ausführung
Projektstufe 5: Projektabschluss
Die Leistungen der Auftragnehmerin umfassen danach folgende Leistungs- und Handlungsbereiche:
Handlungsbereich A (Organisation, Information, Koordination und Dokumentation)
Handlungsbereich B (Qualitäten und Quantitäten)
Handlungsbereich C (Kosten und Finanzierung)
Handlungsbereich D (Termine, Kapazitäten und Logistik)
Handlungsbereich E (Verträge und Versicherungen)

Beschreibung der Verlängerungen

Die Auftragnehmerin räumt der Auftraggeberin eine mehrmalige Option zur Verlängerung der Vertragslaufzeit um jeweils ein Jahr bis zum Abschluss des Projektes (Wiedereinzug des DPMA in die Liegenschaft ZBS) ein.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Der Auftraggeber wird max. 5 Bewerber/Bewerbergemeinschaften mit positiver Eignungsprognose für das weitere Verfahren auswählen. Der Auftraggeber behält sich vor, bei Unterschreitung der Mindestzahl von drei zulassungsfähigen Bewerbungen, das vorliegende Vergabeverfahren aufzuheben.
Reduzierungskriterien:
Sollte die Prüfung ergeben, dass mehr als die angegebenen maximalen Bewerber/Bewerbergemeinschaften die geforderten Anforderungen erfüllen, so wird der Auftraggeber die zur Abgabe eines Angebotes aufzufordernden Bewerber auswählen, die die Eignungsvoraussetzung am besten erfüllen. Um dies zu ermitteln, wird der Auftraggeber jeweils die angegebenen Referenzen bewerten. Die Bewerber mit der höchsten Punktsumme werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Darüber hinaus behält sich der Auftraggeber vor, auch weiter auf diejenigen 4 bzw. 3 Bewerber zu reduzieren, die am besten geeignet sind, wenn ein erheblicher Punktabstand zwischen dem 5.-platzierten Bewerber bzw. den 4.- und 5.-platzierten Bewerbern zu den ersten 3 bzw. 4 Bewerbern nach der Bewertungsmatrix besteht.
Bewertungsschlüssel für Reduzierung:
Zur Bewertung und Gewichtung der Eignungskriterien wird der Auftraggeber eine Bewertungsmatrix verwenden, mittels derer auf Basis der eingereichten Erklärungen/Nachweise/Angaben die technische Leistungsfähigkeit der Bewerber bewertet wird. Hierbei kann ein Bewerber maximal 125 Punkte erreichen, die sich wie folgt auf die einzelnen Kriterien verteilen.
Ergebnis der Bewerberreduzierung
Der Auftraggeber wird auf Grundlage der dargestellten Bewerberreduzierung die bestplatzierten Bewerber (also diejenigen mit den höchsten Punktzahlen) zur Angebotsabgabe auffordern. Bei Punktgleichheit entscheidet das Los. Die übrigen Bewerber nehmen am weiteren Verfahren nicht mehr teil und werden hierüber informiert.
Bezüglich der weiteren Ausführungen für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern gem. Ziffer II.2.9) wird aus Platz- und Übersichtsgründen auf den Punkt „Bewerberreduzierung“ gemäß Ziffer I.6 der Bewerbungsaufforderung verwiesen

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1.Darstellung des Unternehmens (möglichst unter Angabe von Name, Sitz, Postanschrift, Rechtsform, Gegenstand des Unternehmens, Nummer der Eintragung in einem öffentlichen Register, gesetzlicher Vertretung, Kontakt, Telefon, Telefax, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls zuständiger Niederlassung bzw. Standort, Leistungsspektrum und Kerngeschäft des Unternehmens) sowie - falls zutreffend - eine ausführliche Darstellung der Verbundenheit mit oder Zugehörigkeit zu anderen Unternehmen und ggf. Ausführungen zur Aufgabenverteilung innerhalb der Bewerbergemeinschaft bzw. mit Nachunternehmern, soweit einschlägig.
2.Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB
3.Aktueller Auszug aus dem Handelsregister oder vergleichbarer Registerauszug (zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrags nicht älter als sechs Monate, Kopie ausreichend). Ausländische Bieter haben gleichwertige Bescheinigungen nach den Vorschriften ihres Herkunftslandes vorzulegen. Diese sind zwingend ins Deutsche zu übersetzen. Ausnahme: Sollte es sich bei dem Bewerber um einen Unternehmer handeln, der z.B. als Freiberufler weder im Handelsregister / Partnerschaftsregister eingetragen ist, noch eine Gewerbeanmeldung benötigt oder in einer Kammer organisiert sein sollte, reicht ein entsprechender ausdrücklicher Hinweis.
4.Zuschlagsverbot bei Bezug eines Bewerbers/Bieters zu Russland: Das am 08.04.2022 veröffentlichte 5. EU-Sanktionspaket im Zusammenhang mit dem Angriffskrieg Russlands auf die Ukraine hat unmittelbare Auswirkungen auf die Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen - z.T. auch außerhalb der EU-Vergaberichtlinien. Verboten sind demnach seit dem 09.04.2022 sowohl Auftragsvergaben an Unternehmen mit Bezug zu Russland im Sinne der EU-Richtlinie 2022/576 als auch eine Beteiligung solcher Unternehmen am Auftrag als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises, soweit auf diese zugezogenen Unternehmen mehr als 10 % des Auftragswertes entfallen. Um die Einhaltung dieser Vorgaben prüfen zu können, ist vom Bewerber/Bieter die Anlage 1.1 „Ergänzende Bewerberauskunft mit Eigenerklärungen zu einem etwaigen Bezug des Bewerbers zu Russland“ auszufüllen und zusammen mit den Angebotsunterlagen vor Ablauf der Angebotsfrist über die e-Vergabe Plattform einzureichen.
5.Erklärung Bewerber-/Bietergemeinschaft: Dem Teilnahmeantrag/Angebot einer Bewerber- Bietergemeinschaft ist eine Erklärung beizulegen, in der sämtliche Mitglieder der Bewerber- /Bietergemeinschaft einem bevollmächtigten Vertreter der Bewerber-/ Bietergemeinschaft Vertretungsmacht im Rahmen dieses Vergabeverfahrens einräumen, insbesondere hinsichtlich der rechtsverbindlichen Abgabe und Entgegennahme von Erklärungen sowie der Vornahme von Verfahrenshandlungen (Anlage 4 Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung).
6.Wenn es sich um eine Bietergemeinschaft handelt, so sind die vorstehend aufgeführten Nachweise für jede Teilnehmerin und jeden Teilnehmer separat einzureichen. Für ausländische Bieter ist der Nachweis der Eignung auch durch gleichwertige amtliche Bescheinigungen möglich. Nachweise in einer anderen als der deutschen Sprache sind mit einer beglaubigten Übersetzung abzugeben.
7.ggf. Erklärung zu Unterauftragnehmerleistungen / Eignungsleihe

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1.Erklärung zur Berufshaftpflicht-/Betriebshaftpflichtversicherung: Gefordert ist die Erklärung einer Berufs- / Haftpflichtversicherung mit Angabe der Deckungssumme je Versicherungsfall
3.000.000 Euro für Personenschäden
2.000.000 Euro für sonstige Schäden (Sach- und Vermögensschäden)
Mit Angabe des Versicherungsunternehmens, wobei die Gesamtleistung für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres jeweils das Zweifache dieser Deckungssumme beträgt.
Sollten die jeweiligen Deckungssummen schon erreicht sein, ist eine Kopie des Versicherungsnachweises beizulegen. Sollte die Betriebshaftpflichtversicherung die vorgenannten Deckungssummen derzeit nicht erreichen oder noch keine Betriebshaftpflichtversicherung abgeschlossen sein, so ist der Bewerber/Bieter verpflichtet, im Falle der Zuschlagserteilung die Deckungssummen entsprechend zu erhöhen bzw. eine Betriebshaftpflichtversicherung mit den angegebenen Deckungssummen abzuschließen.
2. Erklärung über den Umsatz:
Erklärung über den Gesamtumsatz in Euro (netto) des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, d.h. für die Geschäftsjahre, welche in den Jahren 2019, 2020, 2021 abgeschlossen wurden (siehe Eignungsformblatt), sofern das Unternehmen länger als 3 Jahre am Markt ist. Auf Verlangen sind geeignete Nachweise (z.B. Bilanzen und Jahresabschlüsse oder vergleichbare Dokumente) vorzulegen.

Teilnahmeanträge können nur berücksichtigt werden, wenn die unter Ziffer III.1.2) aufgeführten Eignungskriterien jeweils folgende Mindestanforderungen erfüllen:
Zu 1. Bestehen einer Berufshaftpflichtversicherung in Höhe von mindestens 3.000.000 Euro für Personenschäden / 2.000.000 Euro für sonstige Schäden (Sach- und Vermögensschäden), Nachweis zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Einreichung der Teilnahmeanträge/Erstangebote nicht älter als sechs Monate bzw. Bescheinigung eines Versicherers, dass eine Berufshaftpflichtversicherung in dieser Höhe abgeschlossen werden kann.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1.Erklärung über die Leistungserbringung:
Der Bewerber/Bieter hat eine Erklärung abzugeben, dass das Unternehmen spätestens bei Leistungsbeginn ausreichend qualifiziertes Personal zur Erfüllung der ausgeschriebenen Leistung beschäftigt.
2.Leistungsbezogene Angaben zum Unternehmen:
Seit wann ist das Unternehmen in der ausgeschriebenen Leistungsart tätig?
Beschäftigtenzahl des gesamten Unternehmens
Anzahl der festangestellten Mitarbeiter, bezogen auf Vollzeitstellen im Durchschnitt der letzten drei Geschäftsjahre (2019, 2020 und 2021)
Anzahl der Beschäftigten, bezogen auf die ausgeschriebene Leistungsart
Anzahl der geringfügig Beschäftigten, bezogen auf die ausgeschriebene Leistungsart
3.Angaben zu Unternehmensreferenzen, die hinsichtlich Art und Umfang der Leistungen mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind und die Projekte betreffen, deren Leistungen in den letzten 5 Jahren erbracht worden sind.
Für jede Referenz sind (unter Verwendung des Formblatts - Anlage 1, Ziffer 8 - Referenzblatt) folgende Angaben zu machen
Name des Unternehmens/Bewerbers/Bieters/Mitglieds der Bewerber-/Bietergemeinschaft, welcher die Referenz erbracht hat,
Art des Referenzobjektes,
Kurze Beschreibung des Referenzobjektes,
Ausführungsort (Anschrift) des Referenzobjektes,
Leistungszeitraum,
Erbringung der Leistungsart und -umfang,
Name des Empfängers der Leistung, dem die Leistung unmittelbar zugutekommt und Ansprechperson mit Telefonnummer,
Angaben zu ausgeführten Referenzobjekten, die hinsichtlich Art und Umfang der Leistungen mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind:
3.1 Referenzen Leistung mit komplexen Projekten (wünschenswert sind 2 Referenzen)
Leistungsart:
Durchführung von Projektmanagementleistungen mit einem zu betreuenden Projektvolumen größer 25.000.000 €.
Projektmanagement im Bereich Organisation, Information, Koordination und Dokumentation
Leistungsumfang:
Projekte mit einer Vielzahl von Beteiligten unterschiedlicher Bereiche;
Projektplanung & Berichtswesen;
Multiprojektmanagement;
Kommunikation & Change Management;
Qualität und Standards;
Projektmanagement im Bereich Kosten und Finanzierung;
Projektmanagement im Bereich Termine, Kapazitäten und Logistik;
Koordination von Umzügen;
Zu betreuendes Projektvolumen größer 50.000.000 €
3.1.a) Referenzen Leistungen in baufachlicher Hinsicht (wünschenswert sind 2 Referenzen)
Leistungsart:
Durchführung von Projektmanagementleistungen in baufachlicher Hinsicht.
Leistungsumfang:
Durchführung von Projektmanagementleistungen mit einem zu betreuenden Projektvolumen größer 20.000.000 €.
3.2 Referenzen Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern (wünschenswert sind 2 Referenzen)
Leistungsart:
Durchführung von Projektmanagementleistungen für einen öffentlichen Auftraggeber gemäß § 99 GWB.
Leistungsumfang:
Durchführung von Projektmanagementleistungen mit einem zu betreuenden Projektvolumen größer 50.000.000 €
3.3 Referenz Erfahrung mit den Abläufen gem. RBBau (wünschenswert ist 1 Referenz)
Leistungsart:
Durchführung von Projektmanagementleistungen für Projekte bei denen die Abläufe der RBBau zu beachten waren.
3.4 Referenz Erfahrung mit Sanierungsprojekten, idealerweise Denkmalschutz (wünschenswert ist 1 Referenz)
Leistungsart:
Durchführung von Projektmanagementleistungen hinsichtlich Sanierungsprojekten.
Leistungsumfang:
Durchführung von Projektmanagementleistungen, bei deren Projektrealisierung der Denkmalschutz zu beachten war.
3.5 Referenz Erfahrung Mentoring und/oder Schlichtung (wünschenswert ist 1 Referenz)
Leistungsart:
Durchführung von Mentoring und/oder Schlichtung gegenüber Projektbeteiligten.
3.6 Referenz Erfahrung mit Projekten in Bayern (wünschenswert ist 1 Referenz)
Leistungsart:
Durchführung von Projektmanagementleistungen, die Abstimmungen mit projektzuständigen Behörden (Umwelt-, Baubehörde) in Bayern betrifft.
Leistungsumfang:
Durchführung von Projektmanagementleistungen, die Abstimmungen mit projektzuständigen Behörden (Umwelt-, Baubehörde) in München betrifft.
3.7 Umweltspezifische Referenzerfahrung (wünschenswert ist 1 Referenz)
Leistungsart:
Durchführung von Projektmanagementleistungen, bei denen umweltspezifische Aspekte zu beachten waren.
Leistungsumfang:
Leitfaden Nachhaltiges Bauen (BNB)
energetische Planungsvorgaben des Bundes zum Gebäudeeffizienzerlass
3.8 Arbeitsstättenrechtliche und barrierefreiheitsspezifische Referenzerfahrung (wünschenswert ist 1 Referenz)
Leistungsart:
Durchführung von Projektmanagementleistungen, bei denen arbeitsstättenrechtliche und barrierfreiheitsspezifische Aspekte zu beachten waren.
Leistungsumfang:
Leitfaden Barrierefreies Bauen (BNB)
Arbeitsstättenrecht
3.9 Wirtschaftlichkeitsuntersuchung Referenzerfahrung (wünschenswert ist 1 Referenz)
Leistungsart:
Durchführung von Projektmanagementleistungen, bei denen der Leitfaden für Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen (WU) angewendet worden ist
4. Beschreibung der personellen und technischen Ausstattung für die zu erbringenden Leistungen:
4.1.1. Der/die vorgesehene Projektleiter/in soll über mindestens 10 Jahre Berufserfahrung verfügen

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Zu 2. Anzahl der festgestellten Mitarbeiter, bezogen auf Vollzeitstellen im Durchschnitt der letzten drei Geschäftsjahre (2019, 2020, 2021):
Mindestens 5 festangestellte Mitarbeiter.
Zu 3. Unternehmensbezogene Referenzen:
Gefordert sind mindestens zwei Referenzprojekte zu 3.1, 3.1.a) und 3.2, das der jeweils dar-gestellten Leistungsart entspricht. (Abgrenzung: Die anderen Referenzen zu den Leistungsarten, sowie die dargestellten Leistungsumfänge sind keine Mindestanforderungen, diese werden nur im Rahmen der Bewerberreduzierung herangezogen.)
Zu 4. Beschreibung der personellen und technischen Ausstattung für die zu erbringenden Leistungen:
Mindestens 1 Referenz zu 4.1

Der Auftraggeber behält sich vor, weitere Unterlagen beizuziehen bzw. zu verlangen.
Informationen zu Form, Einreichung, Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge bzw. Angebote sowie zu Bewerber-/Bieterfragen können dem Verfahrensleitfaden/ Angebotsaufforderungsschreiben entnommen werden.
Das Verfahren wird als Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb mit Bekanntmachung gemäß § 17 Abs. 1 - 4 VgV durchgeführt.
Der Auftraggeber weist darauf hin, dass allein der Inhalt der vorliegenden EU-weiten Veröffentlichung maßgeblich ist, wenn die Bekanntmachung zusätzlich in weiteren Bekanntmachungsmedien veröffentlicht wird und der Bekanntmachungstext in diesen zusätzlichen Bekanntmachungen nicht vollständig, unrichtig oder verändert wiedergegeben wird. Die enthaltenen Zeitangaben stehen unter dem Vorbehalt der Anpassung und Aktualisierung.
Die weibliche/divers Form ist der männlichen Form in dieser Ausschreibung und allen zugehörigen Vergabeunterlagen gleichgestellt; lediglich aus Gründen der Vereinfachung wurde die männliche Form gewählt.
Die gesammelten Verdingungsunterlagen stehen nur über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) zum Download zur Verfügung.
Teilnahmeanträge und Angebote sind fristgerecht und ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) zu übermitteln.
Bewerber- /Bieterfragen - soweit erforderlich - sind unter Nennung der Vergabenummer ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de) einzureichen.
Für weitere Einzelheiten zum Vergabeverfahren wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen.
Bei technischen Fragen zur e-Vergabe-Plattform wenden Sie sich bitte an e-Vergabe HelpDesk:
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