Rahmenvertrag über den Bau von (Miet-)Messeständen für Messeauftritte des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) im Ausführungszeitraum vom 10/22 - 09/24

Titel

Rahmenvertrag über den Bau von (Miet-)Messeständen für Messeauftritte des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) im Ausführungszeitraum vom 10/22 - 09/24
8300/417

Kurze Beschreibung

Konzeption, Planung, Auf- und Abbau von Messeständen (als Mietmessestände) bei jährlich ca. 1 - 4 Messeauftritten des KIT.
Das KIT tritt regelmäßig auf verschiedenen Industriemessen auf.
Für die jährlich stattfindenden Messen Hannover Messe
(Industry + Energy) und Intersolar sowie die alle zwei Jahre stattfin-dende ACHEMA in Frankfurt a.M. wird ein Messebauunternehmen für den Bau der Messestände gesucht,
Da das KIT (= Auftraggeber, nachfolgend kurz "AG" genannt) jährlich neu über den Messefahrplan im Folgejahr entscheidet, stehen für die Jahre 2023 & 2024 Anzahl und Termine der besuchten Messen noch nicht endgültig fest, d.h. ggf. können vor Festlegung des Messefahr-plans einzelne Messeauftritte wegfallen oder andere hinzukommen.
Im Preisblatt (und damit bei der preislichen Bewertung) rechnet der AG deshalb mit 5 großen und 3 kleinen Messeständen in den ersten 2 Vertragsjahren. Dabei darf ein Maximalbudget von je 60.000 EUR pro großen Messestand und 18.000 EUR pro kleinem Messestand nicht überschritten werden (Siehe auch Anlage C "Preisblatt").
Mit der Planung des 1. Messestandes sollte im Oktober 2022 begonnen werden.
Weitere Details sind in der Anlage A "Leistungsbeschreibung" aufgeführt.
Wichtiger Hinweis: Das Gesamtbudget beträgt 354.000.-EUR netto zzgl. Ust.

Beschreibung der Beschaffung

Aufgabenstellung, Ausführung der Arbeiten, Gegenstand dieser Ausschreibung
Rahmenvertrag über die Konzeption, Planung, Auf- und Abbau von Messeständen
Ort der Leistung:
Voraussichtliche Messegelände in Frankfurt, München und Hannover
1. Leistungsgegenstand
Konzeption, Planung, Auf- und Abbau eines Messestandes (als Mietmessestände) bei jährlich ca. 1-4 Messeauftritten des KIT.
2. Allgemeines
Das KIT tritt regelmäßig auf verschiedenen Industriemessen auf. Für die jährlich stattfindenden Messen Hannover Messe und Intersolar sowie die alle zwei Jahre stattfindende ACHEMA in Frankfurt a.M. wird ein Messebauunternehmen gesucht, das die folgenden Leistungen erbringen kann.
Das KIT stellt auf den Messeauftritten Exponate (Unikate) aus, die aus unterschiedlichen wissenschaftlichen Gebieten stammen. Nach Zuschlagerteilung kann der Auftragnehmer (AN) mit dem Auf-traggeber (AG) bereits in Kontakt treten.
Da der AG jährlich über den Messefahrplan im Folgejahr entscheidet, stehen für die Jahre 2023+2024 Anzahl und Termine der besuchten Messen noch nicht endgültig fest, d.h. ggf. können vor Festlegung des Messefahrplans einzelne Messeauftritte wegfallen oder andere hinzukommen.
Folgende Messen sind in der Planung:
2023
1. Hannover Messe, 17.-21. April 2023
a. Future Hub, bisher ca. 110m²
b. Energy Solutions, bisher ca. 110m²,
2. Intersolar, bisher ca. 40m², Juni 2023 (München)
2024
1. (voraussichtlich) Hannover Messe Industrie, 100m², April 2024
2. (voraussichtlich) Hannover Messe Energy, 100m², April 2024
3. (voraussichtlich) ACHEMA, 40m², Juni 2023 (Frankfurt)
4. (voraussichtlich) Intersolar, 40 m², Juni 2024
Hinweis: Ein weiterer grosser Messestand (100 m²), entweder in 2023 oder in 2024, ist noch nicht konkret geplant.
Mit der Planung des 1. Messestandes sollte im Oktober 2022 begonnen werden.
Die großen Messestände (~100 m²) sind i.d.R. Kopfstände, die kleineren Messestände (40 m²) kön-nen je nach dem ein Reihen-, Eck- oder Kopfstand sein. Grundsätzlich sollte das Standkonzept alle Standvariationen zulassen (also Reihen-, Eck-, Kopf- oder Inselstand). Die vorgenannten m²-Angaben sind nur Ungefährangaben und können je nach zugeteiltem Messestand variieren.
Ziele des Messestandes:
Die Reihenfolge stellt gleichzeitig eine Gewichtung der Ziele dar:
1) Imagepflege mit Politik, Forschung, Industrie(-verbänden), Medien
2) Information (neue Produkte, Forschungsthemen)
3) Kontaktpflege und Gewinnung neuer Kontakte
4) Vertrieb
Wichtig ist, dass auf den ersten Blick erkennbar ist, dass es sich bei unseren Produkten und Dienstleistungen um technische Innovationen handelt. Der Messestand soll offen gestaltet sein, d.h. Barrieren sollen keinen Kunden am Betreten des Standes hindern.
Designvorgaben:
- Berücksichtigung der Gestaltungsrichtlinien des KIT
- Systembau für ein gutes Preis-Leistungsverhältnis, Module müssen
auf weiteren Messen zu verwenden sein
- Verwendbarkeit als Kopf-, Eck- , Insel-oder Reihenstand
- Besondere Kreativität
- Variabilität des Konzeptes für eine Veränderung der Standgröße
muss gegeben sein
- Exponatmodule mit Podest, Display, Beschriftungen, PC usw. auch
als Stand-alone-Varianten und wiederverwendbar
- 11 Präsenter im Besitz des KIT sind in die Designs einzubeziehen,
damit sie im Sinne der Nachhaltigkeit weiter verwendet werden
können.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Eignungsnachweise zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit (gem. § 45 VGV), siehe Seite 6 von Seite 12
der Anlage "Eigenerklärung zur Ausschreibung"

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens kann bei der in Ziff. VI.4.1) genannten Vergabekammer beantragt werden. Das Verfahren vor der Vergabekammer richtet sich nach den §§ 155 ff GWB. Nach § 160 GWB gilt:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Nach § 161 GWB gilt: (1) Der Antrag ist schriftlich bei der Vergabekammer einzureichen und unverzüglich zu begründen. Er soll ein bestimmtes Begehren enthalten. Ein Antragsteller ohne Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt, Sitz oder Geschäftsleitung im Geltungsbereich dieses Gesetzes hat einen Empfangsbevollmächtigten im Geltungsbereich dieses Gesetzes zu benennen.
(2) Die Begründung muss die Bezeichnung des Antragsgegners, eine Beschreibung der behaupteten Rechtsverletzung mit Sachverhaltsdarstellung und die Bezeichnung der verfügbaren Beweismittel enthalten sowie darlegen, dass die Rüge gegenüber dem Auftraggeber erfolgt ist; sie soll, soweit bekannt, die sonstigen Beteiligten benennen.