Rahmenvertrag über Dienstleistungen zur Erfüllung von Aufgaben im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

Propotsdam GmbH

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-10-18. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-09-16.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• glow communication GmbH
• Projektkommunikation Hagenau GmbH

Wer?

• Propotsdam GmbH

Wie?

• Öffentlichkeitsarbeit › Beratung im Bereich Öffentlichkeitsarbeit

Wo?

• Brandenburg › Potsdam, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-09-16	Auftragsbekanntmachung
2023-03-02	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2022-09-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Beratung im Bereich Öffentlichkeitsarbeit
Referenznummer: 10103_UK_2022
Kurze Beschreibung:

Rahmenvertrag über Dienstleistungen zur Erfüllung von Aufgaben im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Beratung im Bereich Öffentlichkeitsarbeit 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Beratung im Bereich Öffentlichkeitsarbeit 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Potsdam, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Nicht offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: ProPotsdam GmbH
Postanschrift: Pappelallee 4
Postleitzahl: 14469
Postort: Potsdam
Kontakt
Internetadresse: https://www.ProPotsdam.de 🌏
E-Mail: vergabe@propotsdam.de 📧
URL der Dokumente: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXT8YYRYDG1/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXT8YYRYDG1 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-09-16 📅
Einreichungsfrist: 2022-10-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-09-21 📅
Datum des Beginns: 2023-03-01 📅
Datum des Endes: 2025-02-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 182-515683
ABl. S-Ausgabe: 182
Zusätzliche Informationen

1) Bewerberfragen sollen möglichst bis zum 10.10.2022 über den Vergabemarktplatz gestellt werden. Nicht rechtzeitig gestellte Fragen können unbeantwortet bleiben. 2) Teilnahmeunterlagen sind im pdf-Format einzureichen. 3) Die Formblätter sind vollständig auszufüllen, die geforderten Erklärungen und Nachweise sind vollständig abzugeben bzw. beizufügen. Die Vergabestelle wird unvollständige Teilnahmeanträge nicht berücksichtigen, wenn fehlende Erklärungen und/oder Nachweise bis zum Ablauf einer gesetzten Nachfrist nicht nachgereicht werden. 4) Hinweis Bewerbergemeinschaften: Im Fall der Bildung einer Bewerbergemeinschaft sind die Nachweise in Summe aller Mitglieder der Bewerbergemeinschaft anzugeben. Zusätzlich ist die Erklärung zur Bildung einer Bewerbergemeinschaft sowie zur gesamtschuldnerischen Haftung unterschrieben einzureichen. 5) Beruft sich der Bewerber hinsichtlich seiner technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit auf die Ressourcen von Drittunternehmen, so ist dem Teilnahmeantrag eine Erklärung der Drittunternehmen beizufügen, wonach diese dem Bewerber im Auftragsfalle ihre Ressourcen zur Verfügung stellen. Gleiches gilt für verbundene Unternehmen. 6) Unter http://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPCenter/ finden Sie weitere Informationen zum Verfahren. Sie können dort Vergabeunterlagen kostenlos herunterladen und Nachrichten der Vergabestelle einsehen. Die Kommunikation hat ausschließlich über den Vergabemarktplatz Brandenburg zu erfolgen. Es wird eine Registrierung empfohlen. Bekanntmachungs-ID: CXT8YYRYDG1

Objekt
Umfang der Beschaffung
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden: 2
Höchstzahl der Lose pro Bieter: 2
Bezeichnung des Loses: Los 1 - Umsetzung der Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungen, Bewegtbild, Pressespiegel, Unternehmenspublikationen, Dokumentation, Zusätzliche Leistungen
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:

Der Arbeitsauftrag beinhaltet konzeptionelle, organisatorische und ausführende Leistungen - gemäß und im Sinne der festgelegten Kommunikations- und Positionierungsstrategie und nach der gemeinsam abgestimmten Aufgabenabgrenzung - zur Gewährleistung der Unternehmenskommunikation der Auftraggeberin sowie wohnungspolitische Öffentlichkeitsarbeit gegenüber Stakeholdern. Erforderlich sind kurze Reaktionszeiten, um auch kurzfristig auf Anforderungen des Unternehmensverbundes zu reagieren, an lokalen Diskussionsveranstaltungen teilzunehmen und einen jederzeitigen Zugang zum Medienarchiv zu gewährleisten.

Beschreibung der Verlängerungen:

Ausgeschrieben wird ein Rahmenvertrag über Dienstleistungen beginnend ab dem 01.03.2023 und endend mit dem 28.02.2025. Zudem ist eine Option zur Verlängerung der Vertragslaufzeit um maximal zwei Mal ein Jahr vorgesehen, wenn die Vereinbarung nicht durch den Auftraggeber mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten zum Ende des Kalenderjahres gekündigt wird.

Bezeichnung des Loses: Los 2 - Digitale Medien und Plattformen, Merchandising/Werbung/Anzeigen, Graphische Leistungen, Dokumentation, Zusätzliche Leistungen
Losnummer: 2
Kurze Beschreibung:

Der Arbeitsauftrag des Los 2 beinhaltetet konzeptionelle, organisatorische und ausführende Leistungen in den Bereichen Digitale Medien und Plattformen, Merchandising / Werbung / Anzeigen sowie Graphische Leistungen - gemäß und im Sinne der festgelegten Kommunikations- und Positionierungsstrategie und nach der gemeinsam abgestimmten Aufgabenabgrenzungen - zur Gewährleistung der Unternehmenskommunikation der Auftraggeberin sowie wohnungspolitischer Öffentlichkeitsarbeit gegenüber Stakeholdern. Erforderlich sind kurze Reaktionszeiten, um auch kurzfristig auf Anforderungen des Unternehmensverbundes zu reagieren und Zugang zur Dokumentation zu gewährleisten.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 14469 Potsdam

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Los 1 und Los 2

Folgende Angaben sind mittels Eigenerklärung vorzulegen:

- Unternehmensdarstellung (Visionen, Leitbild, soweit vorhanden Nachhaltigkeitsbericht)

- Angabe, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit des Bieters/Bewerbers in Frage stellt

- Angabe zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft

- Registereintragungen

Folgende Nachweise sind mittels Dritterklärung vorzulegen:

- Auszüge aus dem Handelsregister oder gleichwertige Bescheinigungen (nicht älter als sechs Monate gerechnet ab dem Ablauf der Teilnahmefrist)

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Los 1 und Los 2

Folgende Angaben sind mittels Eigenerklärung vorzulegen:

- Angabe zum Insolvenzverfahren und Liquidation

- Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur Sozialversicherung

- Umsatz der letzten drei Geschäftsjahre für vergleichbare Leistungen

Los 1

a) Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten drei Jahren 2019-2021

Folgende Nachweise sind mittels Dritterklärung vorzulegen:

b) Bestätigung einer aktuell gültigen Berufshaftpflichtversicherung

Los 2

Mindeststandards:

Los 1

Für die Kriterien werden für den Bieter/die Bietergemeinschaft folgende Mindeststandards vorgegeben:

zu a) mindestens 750.000 EUR ohne Umsatzsteuer

zu b) Es sind folgende Mindestdeckungssummen gefordert: Personen- und Sachschäden (Deckungssumme 2,5 Millionen Euro) und für Vermögensschäden (Deckungssumme 1,0 Millionen Euro). Alternativ: Verfügt ein Bieter zurzeit über keinen ausreichenden Versicherungsschutz, kann der Nachweis der geforderten Deckungssummen durch die Zusage eines Versicherers erfolgen, dass sie im Auftragsfall bereit ist, eine solche Versicherung abzuschließen.

Los 2

zu b) Es sind folgende Mindestdeckungssummen gefordert: Personen- und Sachschäden (Deckungssumme 1,0 Millionen Euro) und für Vermögensschäden (Deckungssumme 1,0 Millionen Euro). Alternativ: Verfügt ein Bieter zurzeit über keinen ausreichenden Versicherungsschutz, kann der Nachweis der geforderten Deckungssummen durch die Zusage eines Versicherers erfolgen, dass sie im Auftragsfall bereit ist, eine solche Versicherung abzuschließen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Los 1 und Los 2

Folgende Angaben sind mittels Eigenerklärung vorzulegen:

- Angaben zu Arbeitskräften

- Referenzen in den letzten fünf Kalenderjahren für vergleichbare Leistungen

Los 1

Folgende Angaben sind mittels "Formblatt Referenzen_Los 1" vorzulegen:

a) Referenzen inklusive Kurzbeschreibung der erbrachten Leistung zu vergleichbaren Projekten des Unternehmens in den letzten 5 Jahren (z.B. Öffentlichkeits- und Pressearbeit, öffentlichkeitswirksame Veranstaltungen, Unternehmensbroschüre/Mitarbeiterzeitung, crossmediale Kommunikation, digitale Medien etc.) inkl. Auflistung der erbrachten Leistungen einschließlich Gestaltung und Verschränkung verschiedener Medien und Kommunikationsformate sowie Leistungsumfang des Projektmanagements (in Personentagen) und Art und Umfang der Beteiligung der benannten Personen

Folgende Angaben sind mittels "Formblatt Qualifikationsprofil_Los 1" vorzulegen:

b) Angaben zum Qualifikationsprofil (Studium, Ausbildung, Volontariat der Fachrichtungen Kommunikation-, PR-, Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungsmanagement oder vergleichbar) der einzusetzenden Mitarbeiter sowie die Nachweise über die Qualifikation (mittels Dritterklärung)

c) Referenzen der einzusetzenden Mitarbeiter/innen (Referenzliste mit Angaben von vergleichbaren Projekten der Mitarbeiter)

d) Angabe über die durchschnittliche Anzahl an Mitarbeitern (exklusive: studentische Hilfskräfte, Auszubildende, Praktikanten)

Los 2

Folgende Angaben sind mittels "Formblatt Referenzen_Los 2" vorzulegen:

a) Referenzen inklusive Kurzbeschreibung der erbrachten Leistung zu vergleichbaren Projekten der Bieter in den letzten 5 Jahren (z.B. konzeptionelle, organisatorische, ausführende Leistungen in den Bereichen Digitale Medien und Plattformen, Merchandising / Werbung / Anzeigen sowie Graphische Leistungen) inkl. Auflistung der erbrachten Leistungen einschließlich Gestaltung und Verschränkung verschiedener Kommunikationskanäle sowie Leistungsumfang des Projektmanagements und Art und Umfang der Beteiligung der benannten Personen

Folgende Angaben sind mittels "Formblatt Qualifikationsprofil_Los 2" vorzulegen:

b) Angaben zum Qualifikationsprofil (Studium, Ausbildung, Volontariat) der einzusetzenden Mitarbeiter sowie die Nachweise über die Qualifikation (mittels Dritterklärung)

Mindeststandards:

zu a)

- mindestens drei vergleichbare Referenzen

- mindestens eine der drei Referenzen muss für ein in den Bereichen Stadtentwicklung oder Wohnungswirtschaft tätiges oder ein kommunales Unternehmen erstellt worden sein

- Für die Bewertung der Referenzen ist je Referenz eine Detailbeschreibung erforderlich, welche sich über max. fünf DIN-A4-Seiten (einseitig bedruckt) erstreckt und mindestens eine bildliche Darstellung, die zur Veranschaulichung des Referenzprojektes geeignet ist, beinhaltet.

zu b)

- namentliche Benennung des Projektteams aus Projektleiter, Stellvertreter, Redakteur und Veranstaltungsmanager sowie deren Vertretungsregelung

- Angabe über die Berufserfahrung in Jahren zu allen Mitarbeitern (Der Projektleiter muss über mind. 5 Jahre Berufserfahrung verfügen; die weiteren Projektmitglieder müssen über mind. 3 Jahre Berufserfahrung verfügen)

zu d) - durchschnittliche Anzahl von mind. 5 Mitarbeitern in den letzten drei Jahren

- namentliche Benennung des Projektteams aus Projektleiter, Stellvertreter, Redakteur und Graphiker sowie deren Vertretungsregelung

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Los 1 und Los 2

- Erklärung über die Zahlung eines Mindestlohnes / Verpflichtungserklärung gemäß Brandenburgischen Gesetz über Mindestanforderungen für die Vergabe von öffentlichen Aufträgen.

- Erklärung zu den restriktiven Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, gem. Verordnung (EU) 2022/576 des Rate

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Höchstzahl der Bewerber: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Es werden alle Bewerbungen berücksichtigt, die die Mindesteignungsanforderungen erfüllen. Bei mehr als drei geeigneten Bewerbern dienen die folgenden Bewertungskriterien (gem. Bewertungsmatrix Eignungskriterien je Los) zur Ermittlung der Bewerberreihenfolge:

- Gesamtanzahl/Berufserfahrung der Mitarbeiter (max. 6,75 Punkte)

- Referenzen (max. 8,25 Punkte)

Insgesamt können max. 15 Punkte erreicht werden. Die drei Bewerber mit der höchsten Punktzahl werden - soweit eine hinreichende Anzahl von Teilnahmeanträgen geeigneter Bewerber vorliegt - aufgefordert werden, ein Angebot abzugeben. Näheres zum weiteren Verfahrensablauf ergibt sich aus den - bereits jetzt verfügbaren - Unterlagen zur Angebotsaufforderung. Bei Punktgleichstand auf dem letzten Platz entscheidet das Los.

Nicht berücksichtigte Bewerber werden elektronisch über ihr Ausscheiden informiert. Die nicht berücksichtigten geeigneten Bewerber, deren Teilnahmeantrag nach der Auswahlentscheidung auf dem vierten Rang bzw. auf nachfolgenden Rängen liegt, erhalten dabei den Status von Reservebewerbern und stehen in der Rangfolge für den Fall zur Verfügung, dass ein oder alle ausgewählter/n Bewerber aus dem Verfahren ausscheidet/ ausscheiden, kein Angebot abgibt/abgeben oder mit keinem der Bieter ein Vertragsschluss zustande kommt. Die Entscheidung über die Aufforderung der Reservebewerber zur Teilnahme am Vergabeverfahren steht im Ermessen der Auftraggeberin.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2022-10-28 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Kommunales Wohnungsunternehmen
Kontakt
Dokumente URL: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXT8YYRYDG1/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

1) Bewerberfragen sollen möglichst bis zum 10.10.2022 über den Vergabemarktplatz gestellt werden. Nicht rechtzeitig gestellte Fragen können unbeantwortet bleiben.

2) Teilnahmeunterlagen sind im pdf-Format einzureichen.

3) Die Formblätter sind vollständig auszufüllen, die geforderten Erklärungen und Nachweise sind vollständig abzugeben bzw. beizufügen. Die Vergabestelle wird unvollständige Teilnahmeanträge nicht berücksichtigen, wenn fehlende Erklärungen und/oder Nachweise bis zum Ablauf einer gesetzten Nachfrist nicht nachgereicht werden.

4) Hinweis Bewerbergemeinschaften: Im Fall der Bildung einer Bewerbergemeinschaft sind die Nachweise in Summe aller Mitglieder der Bewerbergemeinschaft anzugeben. Zusätzlich ist die Erklärung zur Bildung einer Bewerbergemeinschaft sowie zur gesamtschuldnerischen Haftung unterschrieben einzureichen.

5) Beruft sich der Bewerber hinsichtlich seiner technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit auf die Ressourcen von Drittunternehmen, so ist dem Teilnahmeantrag eine Erklärung der Drittunternehmen beizufügen, wonach diese dem Bewerber im Auftragsfalle ihre Ressourcen zur Verfügung stellen. Gleiches gilt für verbundene Unternehmen.

6) Unter http://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPCenter/ finden Sie weitere Informationen zum Verfahren. Sie können dort Vergabeunterlagen kostenlos herunterladen und Nachrichten der Vergabestelle einsehen.

Die Kommunikation hat ausschließlich über den Vergabemarktplatz Brandenburg zu erfolgen.

Es wird eine Registrierung empfohlen.

Bekanntmachungs-ID: CXT8YYRYDG1

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Energie
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Bei Verstößen, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, hat die Rüge gegenüber der Vergabestelle bis spätestens zum Ablauf der Angebots- oder Bewerbungsfrist zu erfolgen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB). Teilt die Vergabestelle mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der oben genannten Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§§ 160 Abs. 3 Nr. 4, 161 Abs. 1 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Nachprüfungsantrag der Vergabestelle erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 GWB).

Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder elektronisch) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2022/S 182-515683 (2022-09-16)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-03-02)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-03-02 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-03-07 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 047-137683
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 182-515683
ABl. S-Ausgabe: 47
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXT8YYRYW1RY1X02

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 35
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Gesamteindruck Präsentation/Pitch
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15
Preis (Gewichtung): 50.00

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-02-01 📅
Name: PROJEKTKOMMUNIKATION Hagenau GmbH
Postanschrift: Hegelallee 3
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14467
Land: Deutschland 🇩🇪
Potsdam, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-01-04 📅
Name: glow communication GmbH
Postanschrift: Chausseetraße 8
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10437
Land: Berlin 🏙️
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 5
Quelle: OJS 2023/S 047-137683 (2023-03-02)

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