Rahmenvertrag zur Entwicklung von Video-Clips für das Projekt „Portal für betriebliches Ausbildungs- und Prüfungspersonal“

Bundesinstitut für Berufsbildung

Das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) beabsichtigt im Rahmen einer öffentlichen EU-weiten Ausschreibung eines Rahmenvertrags im Projekt „Portal für betriebliches Ausbildungs- und Prüfungspersonal“ einen Auftrag zur Entwicklung eine Reihe von Video-Clips zur Weiterbildung des betrieblichen Ausbildungs- und Prüfungspersonals mit einem (Abruf-) Volumen von mind. 50 bis zu maximal 210 Minuten zu vergeben. Im Rahmen des Auftrags sollen vom Auftragnehmer (AN) zwischen Oktober 2022 bis Dezember 2024 verschiedene Videobeiträge mit einer Länge zwischen 0:30 bis maximal 6:00 Minuten (je nach thematischer Passung) in Abstimmung mit dem Auftraggeber (AG) konzipiert und produziert werden. Die im Rahmen des Auftrags erstellten Videos werden nach Fertigstellung kontinuierlich auf dem „Portal für betriebliches Ausbildungs- und Prüfungspersonal“, www.foraus.de und über Social-Media-Kanäle (Twitter, Instagram, YouTube) veröffentlicht.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-10-04. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-09-02.

Wer?

• Bundesinstitut für Berufsbildung

Wie?

• Dienstleistungen im Bereich Film und Videofilm › Film- und Videofilmherstellung und verbundene Dienstleistungen

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-09-02	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2022-09-02)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Film- und Videofilmherstellung und verbundene Dienstleistungen
Referenznummer: Vergabe-2022-14
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Film- und Videofilmherstellung und verbundene Dienstleistungen 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bundesinstitut für Berufsbildung
Postanschrift: Robert-Schuman-Platz 3
Postleitzahl: 53175
Postort: Bonn
Kontakt
Internetadresse: https://www.bibb.de/ 🌏
E-Mail: sebastian.eikel@bibb.de 📧
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=476569 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=476569 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-09-02 📅
Einreichungsfrist: 2022-10-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-09-07 📅
Datum des Beginns: 2022-10-24 📅
Datum des Endes: 2024-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 172-487549
ABl. S-Ausgabe: 172

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 660 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Nach Auftragserteilung werden in einem gemeinsamen Arbeitstreffen zwischen AG und AN die Themen für die ersten Videobeiträge festgelegt. Insgesamt sind drei Arbeitstreffen, die alle im Bundesinstitut für Berufsbildung in Bonn stattfinden und jeweils circa 2 bis 2,5 Stunden dauern, vorgesehen. Die genauen Termine werden zwischen AG und AN festgelegt und finden zwischen Oktober 2022 und Dezember 2024 statt. Dabei erfolgt der erste Termin (Auftakttreffen/Workshop) ca. vier Wochen nach Zuschlagserteilung, der zweite Termin (Zwischentreffen: Rückblick und Planung der weiteren Videos) ca. Ende 2023 und der dritte Termin (Abschlusstreffen) ca. Ende 2024 im BIBB in Bonn.

Die Beauftragung der einzelnen Leistungen sowie das jeweilige Intervall der Rücksprachen mit dem AG je Video-Clip oder Video-Clip-Serie besteht aus regelmäßigen Videokonferenzen (per WebEx) sowie schriftlichen Absprachen per E-Mail (mind. zwei Korrekturschleifen pro Videoauftrag). Je notwendiger Anpassungsarbeit erhöht sich die Rücksprache mit dem AG um jeweils mind. einer Korrekturschleife.

Filmkonzepte und Storyboards

Zu jedem Videobeitrag ist dem Auftraggeber bei Abruf ein detailliertes Umsetzungskonzept im Umfang von 2 bis 4 Seiten (Word-Datei, DIN A4, Arial 11 pt, 1,5-zeilig) und ein detailliertes Storyboard vorzulegen. Zudem ist ein dazugehöriger Kosten- und Zeitplan (unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit) zu erarbeiten. Neben den geplanten Inhalten des Videobeitrags sind hier die vorgesehenen Medienformate zu benennen. Eingesetzt werden können beispielsweise Realfilmsequenzen, animierte Strecken, Interviews, An- und Abmoderationen, Greenscreen-Aufnahmen und Erklärvideo-Sequenzen. Das Konzept wird vom Auftraggeber -nach Umsetzung eventueller Feedbackschleifen -abgenommen.

Vertonung und Musik

Der Sprecher/die Sprecherin ist in Absprache mit dem AG zu bestimmen. Es soll sich um eine Stimme handeln, die zielgruppengerechten Inhalte weitestgehend sachlich, informativ, aber auch animierend, aktivierend und inspirierend vermittelt. Der finale Sprechertext ist sowohl mit dem AG abzustimmen als auch mitsamt der restlichen Transkription (O-Töne der sprechenden Personen etc.) dem AG zur Verfügung zu stellen. Die zu liefernde Textdatei bildet die Grundlage für die Untertitelung der Videos.

Der AN übernimmt für den AG die Recherche und Lizenzierung von Musik und sonstigen Tönen, die in den Videos verwendet werden könnten und stimmt diese mit dem AG ab. Die Kosten für Musik etc. sind in den Kosten mit inbegriffen und sind in der Kostenplanung entsprechend zu kalkulieren und anzugeben. Die Lizenzierung erfolgt im Namen des AG. Die Lizenzkosten werden innerhalb des Rahmenvertrags abgegolten.

Gestalterische Vorgaben

Im Rahmen der adressatengerechten Gestaltung der Videos ist darauf zu achten, dass schwierige, komplexe oder abstrakte Sachverhalte möglichst einfach (knapp, klar, präzise) formuliert werden, spezielle Fachbegriffe weitestgehend vermieden, zumindest aber erläutert werden und zentrale Aussagen durch Hervorhebung bzw. Visualisierung nutzerfreundlich aufbereitet werden (Abbildungen, Grafiken, Interviews, Fotos, Kernsätze u. ä.).

Produktion und Postproduktion

Nach abschließender Freigabe des Umsetzungs- bzw. Videokonzeptes und des Storyboards, der vorgesehenen Tonspur etc. durch den AG ist die Produktion des jeweiligen Video-Clips oder der Video-Clip Serien laut vorhergehenden abgenommen Zeit- und Kostenplan durch den AG im abgesprochenen Zeitrahmen zu beginnen. Eventuelle notwendige externe Kontaktaufnahmen, Terminabstimmungen mit Externen, Video- und Fotoaufnahmen, Recherche und Beauftragung von geeigneten Sprecher/-innen, Recherche, Einkauf, Lizenzierung und Übertragung der Lizenzrecht von Musik und Ton sowie notwendigem zusätzlichen Bildmaterial, Videoschnitt, Animation, Post-Produktion sind Teil der Leistung dieses Rahmenvertrags und durch eine Auflistung der Kosten von Einzelleistungen darzulegen. Der AN übernimmt eine Selektion und Vorauswahl der Videosequenzen.

Format und Stil

Die Videos sind standardmäßig im mp4-Format einzureichen. Daneben sind die Videos im für die jeweiligen Veröffentlichungs- bzw. Social-Media-Kanäle kompatiblen Format aufzubereiten und einzureichen. Die Komprimierung und weitergehende Aufbereitung der Videos für das Internet sind ebenfalls Bestandteil dieses Auftrags. Die Videos sind (je nach Veröffentlichungskanal) in Full HD (1080p, 1920 × 1080 bei 60 fps; 16x9) einzureichen. Die einzelnen Rohdateien bzw. Schnitt-Dateien sind dem AG in einem geeigneten Format zur Verfügung zu stellen und es steht dem AG frei, diese im Rahmen des Vorhabens zu bearbeiten und weiter zu verwenden. Alle Videos folgen dem Corporate Design des Auftraggebers. Ein entsprechender Styleguide mit allen zu befolgenden Anforderungen (inkl. Bildsprache, Tonalität, gendergerechte Sprache etc.) wird dem AN rechtzeitig zur Verfügung gestellt. Ein Briefing zum Styleguide erfolgt beim ersten Auftakttreffen.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 660 000 EUR 💰
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Bonn/Remote

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Technische und berufliche Fähigkeiten:

7. Eignungskriterien

Die Auswahl des Auftragnehmers erfolgt durch die nachfolgenden Eignungskriterien:

Erfahrungen und fachliche Qualifikationen der Mitarbeitenden

- Die Mitarbeitenden des Auftragnehmers müssen nachweislich über Erfahrungen mit Videoproduktionen (z. B. Realfilme und animierte Filme) vertraut sein. Nachzuweisen ist dies über Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren mit detaillierten Angaben zu den produzierten Videos.

- Die Mitarbeiter/-innen müssen über sehr gute Kenntnisse (berufliche Qualifikation, Nachweise von Weiterbildungen, etc.) in der Erstellung von Filmkonzepten und Storyboards und deren filmischen Umsetzung verfügen.

- Die Mitarbeiter/-innen müssen über gute Kenntnisse in der beruflichen Bildung verfügen.

- Die Mitarbeiter/-innen müssen über sehr gute Kenntnisse bei Videodrehs vor Ort,

z. B. Interviews von Personen und Darstellung von Arbeitsabläufen im Betrieb, verfügen.

Als Nachweis für die Eignung gilt die unterschriebene Eigenerklärung zur beruflichen Leistungsfähigkeit (vgl. „9 Eigenerklärung zur beruflichen Leistungsfähigkeit.pdf“).

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 13:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Datum der Angebotseröffnung: 2022-10-05 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 13:00
Ort des Eröffnungstermins: Bonn
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität des Angebots „Konzept Arbeitsprobe Videos“ mit den 4 Qualitätskriterien (1. Thematische inhaltliche Passung des Konzepts, 2. Kreativität im Filmkonzept, 3. Zielgruppengerechte Ansprache im Filmkonzept und 4. Schlüssigkeit.)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 70
Preis (Gewichtung): 30

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=476569 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Die Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 228-94990 📞
Quelle: OJS 2022/S 172-487549 (2022-09-02)

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