Rathaus der Zukunft mg+ Baustellenkümmerung

Kurze Beschreibung

Gegenstand dieses VgV-Verfahrens sind Leistungen der "Baustellenkümmerung" für das Rathaus der Zukunft mg+ in Mönchengladbach. Zu den Aufgaben der Baustellenkümmerung werden unter anderem ein proaktives Baustellenmarketing, baubegleitende Öffentlichkeitsarbeit sowie die Abstimmung mit und Einbeziehung von Interessierten sowie dem Schlichten von Konflikten zwischen Beteiligten gehören. Die Leistungen werden voraussichtlich im August 2022 vergeben. Es ist beabsichtigt, die Bauleistungen 2026 abzuschließen. In Abhängigkeit dessen, werden die Dienstleistungen der Baustellenkümmerung voraussichtlich bis 31.12.2026 dauern.

Beschreibung der Beschaffung

Ziel der Baustellenkümmerung ist, mit den zahlreichen am Projekt Interessierten und Beteiligten ins Gespräch zu kommen, komplizierte Sachverhalte verständlich darzustellen sowie Probleme oder Konflikte zu lösen. Zur proaktiven Aktivierung der Rheydter Bürgerschaft und externen Initiativ- und Betroffenengruppen wird die Baustellenkümmerung allen Betroffenen und Interessierten als Kontaktpersonen zur Verfügung stehen und erste*r Ansprechpartner*in für und Bindeglied zwischen u. a. der Bürgerschaft, Gewerbetreibenden, der Gemeindeverwaltung und den ausführenden Firmen und aber auch Händler*innen sowie der Anliegerschaft und sonstigen Akteuren sein. Zu den Aufgaben der Baustellenkümmerung werden u. a. die Koordination von Anfragen, Beschwerden, Ideen sowie die Kommunikation mit Interessierten aber auch das Informieren, Kümmern und Schlichten von Konflikten zwischen Beteiligten gehören. Aktives Baustellenmarketing ist ebenfalls Kernaufgabe der Baustellenkümmerung, indem sie neben Pressearbeit und Medieninformationen auch Veranstaltungsformate und Aktionen zur vorbereitenden und baubegleitenden Öffentlichkeitsarbeit entwickelt und realisiert. Dies geschieht stets in enger Abstimmung mit der stadtinternen Pressestelle. In Zusammenarbeit mit dem bestehenden Quartiersmanagement der Stadt Rheydt ist die Mithilfe beim Ausbau und Betrieb eines Quartiersbüros vorgesehen. Des Weiteren soll die Baustellenkümmerung bei der Behandlung von baulichen und verkehrlichen Angelegenheiten durch Dokumentieren, Begleiten und Erarbeiten von Lösungsansätzen mitwirken.
Mit dem Projekt "Rathaus der Zukunft mg+" verfolgt die Stadt Mönchengladbach das Ziel, die Anzahl der aktuell 26 Standorte der städtischen Verwaltung zu reduzieren. Für den neuen zentralen Standort stehen drei innerstädtische Gebäudekomplexe am Markt im Stadtteil Rheydt zur Verfügung. Hier sollen auf ca. 55.000 qm BGF u.a. Arbeitsplätze für voraussichtlich 1.700 Mitarbeitende der Verwaltung mit einem Servicezentrum für die Einwohnerschaft sowie eine Stadtteilbibliothek, Einzelhandelsflächen und die Filiale der Stadtsparkasse Mönchengladbach Rheydt untergebracht werden. Die bestehenden Gebäude verschiedener Epochen und Typologien beinhalten u.a. das historische Rathaus und ein Warenhaus, welches ehemals u.a. durch Karstadt genutzt wurde. Sie sind teilweise als Einzeldenkmal bzw. als Denkmalbereich gelistet.
Ziel der Stadt Mönchengladbach ist es, einen innovativen Gebäudekomplex zeitgenössischer Architektur und Nutzungsorganisation zu errichten, welcher durch Neubau, Umbau und Sanierung eine nachhaltige Lösung schafft, die gleichermaßen der Geschichte und dem Selbstverständnis und Zukunftszielen der Stadt Mönchengladbach Rechnung trägt, diese in seiner Architektur zeigt und insgesamt ein attraktives und funktionales Arbeitsumfeld und ein einladendes Haus für die Bevölkerung schafft.

Beschreibung der Verlängerungen

1. Verlängerung der Planungs- und Bauzeit und/oder der Frist zur Übergabe an den Nutzer und zur Inbetriebnahme, siehe Hinweis in II.2.4.
2. Verlängerung im Fall weiterer Leistungen über das genannte Datum oder die beschriebenen Leistungen hinaus.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Auswahl der Bewerber/innen erfolgt in drei Stufen:
1. Stufe: Prüfung, ob die Teilnahmeanträge den formalen Anforderungen genügen und vollständig sind.
2. Stufe: Prüfung der Eignung aufgrund der Eignungskriterien/ Mindestanforderungen.
3. Stufe: Prüfung und Bewertung anhand der Auswahlkriterien und deren Gewichtung.
Es werden diejenigen Bewerber/innen zur Angebotsabgabe aufgefordert, die die Anforderungen der 1. und 2. Stufe erfüllen und unter Berücksichtigung der nachfolgend aufgeführten Kriterien in der 3. Stufe insgesamt die höchsten Punktwerte erreichen. Die Rangfolge der Bewerber richtet sich nach den erreichten Punkten. Falls die geplante Zahl der Wirtschaftsteilnehmer/innen durch Bewerber/innen mit gleicher Punktzahl überschritten wird, entscheidet unter diesen das Los.
Die Unterkriterien und deren Gewichtung können der Anlage 2 (Auswahlkriterien im Teilnahmewettbewerb) zur Auftragsbekanntmachung entnommen werden.
Die technische Leistungsfähigkeit wird anhand der Angaben in Schritt 4 des Online-Bewerbungsformulars nach den folgenden Einzelkriterien bewertet. Darüberhinausgehende Informationen über die Referenzprojekte werden nicht berücksichtigt.
Die Angaben zu den Referenzprojekten erfahren eine gestufte Bewertung nach Punkten, die unterschiedlich gewichtet werden:
1. Dauer einschlägiger Berufserfahrung der Teammitglieder in vergleichbaren Bereichen:
max. 180 Punkte für Teammitglied 1:
- weniger als 4 Jahre 0 Punkte
- mindestens 4 Jahre 60 Punkte
- mindestens 6 Jahre 120 Punkte
- mindestens 8 Jahre 180 Punkte
max. 90 Punkte für weitere Teammitglieder:
- weniger als 4 Jahre 0 Punkte
- mindestens 4 Jahre 30 Punkte
- mindestens 6 Jahre 60 Punkte
- mindestens 8 Jahre 90 Punkte
Im Fall mehrerer "Weiterer Teammitglieder" wird das "Weitere Teammitglied" mit der längsten Erfahrung bewertet.
2. Erklärung und Nachweis der beruflichen Qualifikation des Bewerbers bzw. der Mitglieder der Bewerbergemeinschaft über mind. 3 Jahre Berufserfahrung in mind. 3 der nachgenannten Tätigkeitsbereiche:
- Organisation/Ablauf öffentlicher Großbaumaßnahmen
- Projektorganisation mit einer Vielzahl von Beteiligten
- Kommunikation/Moderation/Konfliktschlichtung
- Öffentlichkeits- und Pressearbeit
- Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
- Strukturen und Abläufe einer Stadtverwaltung
Die Bewertung jedes einzelnen Tätigkeitsbereichs erfolgt nach folgendem Bewertungsschema:
Für Teammitglied 1:
- Keine Erfahrung 0 Punkte
- Geringe Erfahrung (bis 1 Jahr) 20 Punkte
- Mittlere Erfahrung (1 bis 2 Jahre) 40 Punkte
- Viel Erfahrung (3 bis 5 Jahre) 60 Punkte
- Sehr viel Erfahrung (> 5 Jahre) 80 Punkte
Für weitere Teammitglieder:
- Keine Erfahrung 0 Punkte
- Geringe Erfahrung (bis 1 Jahr) 10 Punkte
- Mittlere Erfahrung (1 bis 2 Jahre) 20 Punkte
- Viel Erfahrung (3 bis 5 Jahre) 30 Punkte
- Sehr viel Erfahrung (> 5 Jahre) 40 Punkte
Bewertet wird bei jedem Teilkriterium das "Weitere Teammitglied" mit der jeweils längsten Erfahrung.
Zur Angebotsabgabe aufgefordert werden mindestens drei (3) Bewerber/innen. Bis zu zwei (2) weitere Bewerber/innen werden ausgewählt, sofern der Punktabstand von deren Bewertung der Auswahlkriterien zum Drittplatzierten nicht > 50 von maximal 660 ist.
Auf ein Angebot mit einem ungewöhnlich hohen oder niedrigen Preis wird der Zuschlag nicht erteilt (§ 60 VgV).

Beschreibung der Optionen

Die Beauftragung erfolgt jeweils für ein Kalenderjahr. Die Weiterbeauftragung erfolgt durch schriftlichen Abruf des AG spätestens bis zum 31.10. des Vorjahres. Nach Ablauf der zunächst vorgesehenen Projektdauer (31.12.2026) ist der AG berechtigt, eine Weiterbeauftragung auch für einen kürzeren Zeitraum als ein Jahr auszulösen, falls die voraussichtliche Projektdauer vor Ablauf des Jahres endet.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Teilnahmeberechtigt sind natürliche Personen, die über die berufliche Qualifikation und Erfahrung in einem für die Baustellenkümmerung im Projekt Rathaus der Zukunft mg+ relevanten einschlägigen Bereich verfügen:
- Organisation/Ablauf öffentlicher Großbaumaßnahmen
- Projektorganisation mit einer Vielzahl von Beteiligten
- Kommunikation/Moderation/Konfliktschlichtung
- Öffentlichkeits- und Pressearbeit
- Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
- Strukturen und Abläufe einer Stadtverwaltung

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Es sind folgende Erklärungen mit dem Teilnahmeantrag abzugeben und Nachweise zu erbringen:
1. Erklärung der/des Bewerbers/in bzw. der Bewerbergemeinschaft, zur Verfügbarkeit und Kapazität für den Beginn und die geplante Dauer der Verpflichtung der Baustellenkümmerung im Projekt Rathaus der Zukunft mg+;
2. Erklärung der/des Bewerbers/in bzw. der Bewerbergemeinschaft, eine durchschnittliche Anzahl von 3 angestellten Mitarbeitern/innen mit Erfahrung in den einschlägigen wie zuvor benannten Bereichen (inkl. Inhaber/n), und mit einer durchschnittlichen Arbeitszeit von 40 Std/Woche zu beschäftigten.
Die Anzahl der festangestellten Mitarbeitern/innen, die mit einer Mindestarbeitszeit von 20 Std/Woche beschäftigt waren, sind auf eine Vollzeitbeschäftigung von 40 Std/Woche umzurechnen, Mitarbeitern/innen, die mit einer Arbeitszeit von weniger als 20 Std/Woche beschäftigt waren, sind hier nicht anrechenbar.
3. Von den geforderten Mitarbeitern sollten mindestens zwei (2) Mitarbeiter/innen über die berufliche Qualifikation und Erfahrung in einem für die Baustellenkümmerung im Projekt Rathaus der Zukunft mg+ relevanten einschlägigen Bereich verfügen:
- Organisation/Ablauf öffentlicher Großbaumaßnahmen
- Projektorganisation mit einer Vielzahl von Beteiligten
- Kommunikation/Moderation/Konfliktschlichtung
- Öffentlichkeits- und Pressearbeit
- Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
- Strukturen und Abläufe einer Stadtverwaltung

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Die Vergabestelle fordert als Mindestanforderung:
Eine durchschnittliche Anzahl von 3 angestellten Mitarbeitern/innen mit Erfahrung in den einschlägigen wie zuvor benannten Bereichen (inkl. Inhaber/n), und mit einer durchschnittlichen Arbeitszeit von 40 Std/Woche zu beschäftigten.
Werden die Mindestanforderungen nicht erfüllt, wird der Bewerber nicht als geeignet für die Erfüllung des Auftrages angesehen und somit im weiteren Verfahren nicht berücksichtigt.
Weitere Informationen zu den beruflichen Eignungskriterien und den zu tätigenden Eigenerklärungen sind in Anlage 1 zur Auftragsbekanntmachung zu finden.

Siehe Anlage 1 zur Auftragsbekanntmachung (zusätzliche Angaben zum Bewerbungsprozess) sowie Anlage 4 zur Auftragsbekanntmachung (Vertragsmuster inklusive Leistungsbild)
Die Kommunikation und auch die Abgabe der Teilnahmeanträge werden ausschließlich über den Vergabemarktplatz geführt. Eine Unterschrift ist wegen der vereinbarten "Textform" nicht erforderlich, wohl aber Erkennbarkeit des Absenders.
Das bedeutet, dass Anfragen und Teilnahmeanträge, die schriftlich, per Fax, telefonisch oder mittels eMail erfolgen, zurück gewiesen werden.
Fristende für Bewerberfragen: 11.05.2022
Bekanntmachungs-ID: CXPTYD0D58W

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Einlegung von Rechtsbehelfen
Das deutsche Vergaberecht regelt die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen in § 160 Absatz 3 GWB wie folgt:
Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1.der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.