Readiness Check Digitalisierung

Kurze Beschreibung

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Beschaffung von Dienstleistungen, gegliedert in zwei Lose:
Los 1: Readiness Check
Los 2: Programm Management Office (PMO)
Für die detaillierte Beschreibung des Vergabegegenstands wird auf die umfassende Leistungsbeschreibung in Kapitel 5 der Vergabeunterlage (VU) verwiesen.

Beschreibung der Beschaffung

Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage (VU)!
Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Beschaffung von Dienstleistungen - für das Los 1 "Readiness Check" mit dem Ziel, einen Auftragnehmer zu finden, der den Auftraggeber bei einer fundierten Analyse zum organisatorischen und technischen Readiness Check für die organisatorische Digitalisierung von Verwaltungsprozessen unterstützt und mit entsprechenden Dokumentationen zu Analyseergebnissen inklusive Bewertung sowie Handlungsempfehlung versorgt.
Bezüglich des Auftragsvolumens wird ausdrücklich auf das Kap. 1.6.2 der VU verwiesen!
Für die Angebotskalkulation der Arbeitspakete (Nr. 1 bis 3) die als Festpreise angeboten werden sollen (s. Preisblatt), kann von mind. 330 PT, Schätzmenge 380 PT und max. 430 PT ausgegangen werden.
Für die nach Aufwand vergüteten Rollen (Nr. 4 bis 5) kann von mind. 20 PT, Schätzmenge 45 PT und max. 55 PT ausgegangen werden.

Zusätzliche Informationen

Selbstausführungsgebot bei Los 1 beachten - s. Kap. 2.2.3 der VU!
Aufgrund der knappen Ausführungszeit und sehr engen Reaktionszeiten im Fall von eventuellen Eskalationen, wird vom Auftragnehmer erwartet, dass die Projektteilnehmer und internen Organe des Auftragsnehmers in eng organisatorisch etablierten Strukturen agieren können. Darum besteht für die kritischen Aufgaben aller in Kapitel 5.2.1 und 5.2.2 aufgeführten Leistungen ein Selbstausführungsgebot. Diese müssen direkt vom Bieter selbst oder im Falle einer BG von einem Teilnehmer der BG ausgeführt werden; eine Eignungsleihe oder ein Subunternehmereinsatz sind in diesen Bereichen nicht zugelassen.
Der Vertragsbeginn erfolgt mit Zuschlagserteilung. Leistungsbeginn ist der 01.07.2022.
Für Los 1, Arbeitspakete I bis III gelten die in Kapitel 5.2.1 genannten Fertigstellungstermine. Aus Kapitel 5.2.2 ergibt sich der Abrufzeitraum und maximale Leistungsdauer für das Leistungspaket (Strategische Beratung und Quality Assurance einer definierten Implementierungsphase). Details zur Laufzeit des Vertrages ergeben sich aus dem Vertragsdokument und zugehörigen AGB (Anlagen 1a).

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Beschaffung von Dienstleistungen; für Los 2 "Projekt Management Office" mit dem Ziel, einen Auftragnehmer zu finden, der den Auftraggeber das Programm PMO für die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen mit Instrumenten und Prozessen aufsetzt und die Programmleitung operativ als PMO, mindestens für die Dauer der Analyse und Bewertungsphase des Readiness Checks, unterstützt.
Bezüglich des Auftragsvolumens wird ausdrücklich auf das Kap. 1.6.2 der VU verwiesen!
Für die Angebotskalkulation des Arbeitspakets (Nr. 1), welches als Festpreis angeboten werden soll (s. Preisblatt), kann von mind. 60 PT, Schätzmenge 65 PT und max. 75 PT ausgegangen werden.
Für die nach Aufwand vergütete Rolle (Nr. 2) kann von mind. 160 PT, Schätzmenge 180 PT und max. 250 PT ausgegangen werden.

Zusätzliche Informationen

Der Vertragsbeginn erfolgt mit Zuschlagserteilung. Leistungsbeginn ist der 01.07.2022.
Für Los 2 ergeben sich die Fertigstellungstermine und Abrufdauer aus Kapitel 5.2.3 sowie dem Vertragsdokument und zugehörigen AGB (Anlage 1b).

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU)!
Kap. 3.3.1 Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (EK-01-A)
Nachzuweisen ist das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i. S. d. §§ 123 oder 124 GWB. Hierzu hat der Bieter unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 1 "Nichtvorliegen von Ausschlussgründen" zu erklären, dass keiner der dort genannten Ausschlussgründe i. S. d. §§ 123, 124 GWB vorliegt. Die Erklärung ist zwingend von jedem Unternehmen einzureichen (vgl. bei bloßem Subunternehmer allerdings Kapitel 2.2.2).
Hinweis auf Einholung der Auskunft nach § 150a GewO bzw. Abfragepflicht nach § 6 WRegG:
Der Auftraggeber ist seit Inkrafttreten des Wettbewerbsregistergesetzes (WRegG) bei Aufträgen ab einem geschätzten Nettoauftragswert von 30.000,- Euro vor der Zuschlagserteilung zur Abfrage von Eintragungen des Bestbieters im Wettbewerbsregister verpflichtet. Bis zur vollständigen Einrichtung des Wettbewerbsregisters wird der Auftraggeber für die Bieter, die für den Zuschlag infrage kommen, vor der Zuschlagserteilung einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gemäß § 150a GewO beim Bundesamt für Justiz (Registerbehörde) anfordern (§ 19 Abs. 4 MiLoG).
Kap. 3.3.1.1 (Russland-Sanktionen) Nichtvorliegen eines Zuschlags- und Erfüllungsverbots (EK-14-A)
Der Bieter hat zu erklären, dass kein Zuschlags- und Erfüllungsverbot gemäß Art. 5k Abs.1 Verordnung (EU) Nr. 833/2014 i.V.m. der Verordnung (EU) 2022/576 für öffentliche Aufträge im Zusammenhang mit russischen Personen, Organisationen und Einrichtungen besteht.
Nach Art. 5k Abs.1 Verordnung (EU) Nr. 833/2014 i.V.m. der Verordnung (EU) 2022/576 ist es verboten, öffentliche Aufträge oder Konzessionen, die in den Anwendungsbereich der Richtlinien über die öffentliche Auftragsvergabe fallen, an folgende Personen, Organisationen oder Einrichtungen zu vergeben bzw. Verträge mit solchen Personen, Organisationen oder Einrichtungen weiterhin zu erfüllen:
a) russische Staatsangehörige,
b) in Russland niedergelassene natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen,
c) juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, deren Anteile zu mehr als 50% unmittelbar oder mittelbar von Angehörigen, Personen, Organisationen oder Einrichtungen i.S. a) oder b) gehalten werden,
d) natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, die im Namen oder auf Anweisung von Staatsangehörigen, Personen, Organisationen oder Einrichtungen i.S. a), b) oder c) handeln,
e) Unterauftragnehmer, eignungsverleihende Unternehmen und Lieferanten die unter a) bis d) fallen, wenn auf diese mehr als 10% des Auftragswertes entfällt.
Die Erklärung hat unter Verwendung von Anlage 10 (Eigenerklärung Zuschlags- u. Erfüllungsverbot) zu erfolgen.
Kap. 3.3.2 Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer und Befähigung zur Berufsausübung
Die in diesem Kapitel 3.3.2 geforderten Angaben und Nachweise sind zwingend von jedem Unternehmen (außer einem bloßen Subunternehmer) einzureichen.
Kap. 3.3.2.1 Unternehmensdarstellung (EK-02-A)
Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer:
• Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr, Kontaktperson und -daten (Telefon, E-Mail, ggf. Internetadresse),
• Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens i.S.d. der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unter-nehmen [ABl. L 124 vom 20.05.2003, S. 36])
• sowie - falls gegeben - die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintragungs- bzw. Zertifizierungsnummer; Angaben zum möglichen Abruf der Dokumente).
• Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie die organisatorische Gliederung des Unternehmens.
Die Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 2 "Unternehmensdarstellung" vorzunehmen.
Kap. 3.3.2.2 Berufs- oder Handelsregistereintragung (EK-03-A)
Der Bieter hat unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 3 "Berufs- oder Handelsregistereintragung" zu erklären, dass er in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, eingetragen ist, oder über eine gleichwertige Erlaubnis der Berufsausübung verfügt, sofern der Bieter nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist.

Kap. 3.3.3.1 Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (EK-04-A)
Gefordert wird das Vorliegen bzw. der mögliche Abschluss einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversiche-rung mit folgenden Versicherungssummen:
• für Personenschäden mindestens drei (3) Mio. EUR (zweifach maximiert) sowie
• für Sach- und Vermögensschäden mindestens eine (1) Mio. EUR (zweifach maximiert)
Der Bieter muss unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 4 "Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung" erklären, dass
• er über eine entsprechende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit den vorgenannten Mindestversicherungssummen verfügt; zum Nachweis hat der Bieter in diesem Fall eine entsprechende Bescheinigung der Versicherung oder Kopie der Versicherungspolice vorzulegen;
oder
• eine entsprechende Versicherbarkeit des Unternehmens besteht und der Bieter im Falle der Zuschlagserteilung auf sein Angebot eine entsprechende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit den vorgenannten Mindestversicherungssummen abschließen kann;
zum Nachweis hat der Bewerber in diesem Fall eine entsprechende Bestätigung der Versicherung oder Bescheinigung eines Versicherungsmaklers vorzulegen.
Kap. 3.3.3.2 Umsatzdarstellung (EK-05-A - EK-06-A)
Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter eine Erklärung über
• den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens (EK-05-A)
sowie
• den spezifischen Jahresumsatz des Unternehmens im Bereich Strategische Beratung von Digitalisierung UND Implementierung von Digitalisierungsinitiativen (EK-06-A)
jeweils bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre (2019 - 2021) abzugeben, sofern die entsprechenden Angaben verfügbar sind. Sofern für das Jahr 2021 noch keine abschließenden Zahlen vorliegen, sind ausnahmsweise vorläufige sorgfältige Schätzungen anzugeben und entsprechend zu kennzeichnen.
Mindestanforderung:
Hinsichtlich der geforderten Umsatzzahlen gelten folgende Mindestanforderungen, bei deren Nichterfüllung Bieter als ungeeignet ausgeschlossen werden:
Für Los 1:
•Gesamtjahresumsatz des Unternehmens (EK-05-A) mindestens: 3 Mio. EUR
• spezifischer Jahresumsatz (EK-06-A) mindestens: 1 Mio. EUR
Für Los 2:
• Gesamtjahresumsatz des Unternehmens (EK-05-A) mindestens: 1 Mio. EUR
• spezifischer Jahresumsatz (EK-06-A) mindestens: 0,25 Mio. EUR
Die Angaben sind unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 5 "Umsatzdarstellung" zu tätigen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Kap. 3.3.4.1 Qualitätssicherung (EK-07-A)
- Kap. 3.3.4.2 Umweltmanagement (EK-08-A)
- Kap. 3.3.4.3 Prozesssicherheit (EK-09-A)
- Kap. 3.3.4.4 Unternehmensreferenzen (Los 1: EK-10-A bis EK-12-A) (Los 2: EK-13-A)

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Kap. 3.3.4.1 Qualitätssicherung (EK-07-A)
Die Bieter haben unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 6 "Qualitätssicherung" zu erklären, welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung in ihrem Unternehmen bestehen (EK-07-A). Ausreichend zur Erfüllung des Kriteriums ist auch die Vorlage einer entsprechenden gültigen Zertifizierungsurkunde in Kopie (z.B. DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig).
Kap. 3.3.4.2 Umweltmanagement (EK-08-A)
Die Bieter haben unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 7 "Umweltmanagement" zu erklären, welche Maßnahmen zum Umweltmanagement in ihrem Unternehmen bestehen (EK-08-A). Ausreichend zur Erfüllung des Kriteriums ist auch die Vorlage einer entsprechenden gültigen Zertifizierungsurkunde in Kopie (z.B. DIN EN ISO 14001 oder gleichwertig).
Kap. 3.3.4.3 Prozesssicherheit (EK-09-A)
Die Bieter haben unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 8 "Prozesssicherheit" zu erklären, welche Maßnahmen zum Prozesssicherheit insbesondere für die Verwaltungs- und IT-Prozesse in ihrem Unternehmen bestehen (EK-09-A). Ausreichend zur Erfüllung des Kriteriums ist auch die Vorlage entsprechender gültiger Zertifizierungsurkunden in Kopie (z.B. ISO/IEC 27001 sowie DIN EN ISO 9000/9001 nach DGQ oder gleichwertige).
Kap. 3.3.4.4 Unternehmensreferenzen (EK-10-A - EK-13-A)
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wird vorausgesetzt, dass die Bieter über Erfahrungen im Zusammenhang mit der hier ausgeschriebenen Leistungen verfügen. Diese sind durch die Darstellung von geeigneten Referenzen über früher ausgeführte vergleichbare Leistungen von den Bietern nachzuweisen. Die dargestellten Referenzen müssen die umfassenden Erfahrungen des Bieters in Bezug auf die Ausführung von Leistungen der hier ausgeschriebenen Art belegen, d.h. hinsichtlich Aufgaben, Umfang und Anforderung dem hier beschriebenen Vergabegegenstand möglichst nahe kommen, insbesondere im Hinblick auf die in Kapitel 5 ausgeführten Charakteristika der zu vergebenen Leistungen.
Der Bieter hat hierzu entsprechende Referenzen in Bezug auf die nachfolgend genannten Leistungsbereiche aus den letzten drei Jahren anzugeben. Diese müssen jeweils folgende Angaben enthalten:
• Leistungsempfänger inklusive Referenzansprechpartnern und Telefonnummern;
• Angaben zum Auftragszeitraum;
• aussagekräftige Angaben, welche konkreten Leistungen der Bieter erbracht hat,
• Auftragsvolumen (Auftragswert und zeitlicher Umfang),
• Angaben, wie viele Mitarbeiter mit der Leistungserbringung beschäftigt waren.
Der Bieter hat zum Nachweis seiner Erfahrungen in den verschiedenen von dem gegenständlichen Auftrag umfassten Leistungsbereichen jeweils folgende Referenzen einzureichen (= Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden, es wird ausdrücklich auf die jeweils genannten Kapitel zu jeder Referenz (Kap. 3.3.4.4.1 bis 3.3.4.4.4) verwiesen!):
Für Los 1:
• (EK-10-A) Drei (3) relevante Referenzen für den Leistungsbereich "Analyse von Organisations- und IT-Strukturen" idealerweise in Gesellschaften aus der Wissenschaft, Lehre und/oder anderen Institutionen, welche mit öffentlichen Geldern finanziert werden. Alternativ eignen sich auch Referenzen für den globalen Verwaltungsbereich für dezentral aufgestellte internationale Unternehmen, s. Kap. 3.3.4.4.1
• (EK-11-A) Drei (3) relevante Referenzen für den Leistungsbereich "Aufbau einer Digitalen Transformationsstrategie und Begleitung der operativen Transformation", s. Kap. 3.3.4.4.2
• (EK-12-A) Drei (3) relevante Referenzen für den Leistungsbereich "Change Management und erfolgreiche Umsetzung einer Digital Journey in Unternehmen", s. Kap. 3.3.4.4.3
Für Los 2:
• (EK-13-A) Zwei (2) relevante Referenzen für den Leistungsbereich "Aufbau und operative Begleitung von PMO in Digitalisierungsprogrammen", s. Kap. 3.3.4.4.4
Im Falle von Bietergemeinschaften werden die Referenznachweise der Mitgliedsunternehmen zusammen betrachtet ("addiert").
Die Referenzen müssen in den drei Jahren vor der Bekanntmachung abgeschlossen worden sein; der Projektstart darf jedoch vor dem genannten Termin liegen (= Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden).
Die jeweils erbrachten Leistungen sind gem. den nachfolgenden Kapiteln (3.3.4.4.1 ff) darzustellen. Die ausführliche Darstellung jeder Referenz im oben beschriebenen Sinne hat neben den Angaben in Anlage 5 zu Abschnitt 9 "Unternehmensreferenzen" sowie unter Verwendung des Deckblattes (Anhang zur Anlage 5), auf jeweils ca. zwei (2) DIN A4-Seiten zu erfolgen. Angebote, die nicht die vorgenannten Mindestanforderungen aufweisen, werden ausgeschlossen.
Im Falle einer Bietergemeinschaft, werden die Referenznachweise der Mitgliedsunternehmen zusammen betrachtet ("addiert"). Eine Addition erfolgt ausschließlich hinsichtlich der Anzahl der Referenznachweise. Eine inhaltliche Addition der Referenznachweise findet nicht statt. Die vorgelegten Referenznachweise müssen daher für sich genommen jeweils die Mindestanforderung an die geleisteten Personentage erfüllen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Der Auftragnehmer ist bei der Wahl der Personen, die er zur Leistungserbringung einsetzt, frei. Das Weisungsrecht und Direktionsrecht bezüglich der vom Auftragnehmer eingesetzten Mitarbeiter verbleibt vollständig und ausschließlich beim Auftragnehmer als deren Arbeitgeber. Die von ihm eigenverantwortlich eingesetzten Mitarbeiter treten in kein Arbeitsverhältnis zum Auftraggeber, auch soweit sie Leistungen in dessen Räumen erbringen. Mitarbeiter des Auftragnehmers werden nicht in den Betrieb oder die Organisation des Auftraggebers eingegliedert. Eine Arbeitnehmerüberlassung im Sinne des Gesetzes zur gewerbsmäßigen Arbeitnehmerüberlassung (Arbeitnehmerüberlassungsgesetz) ist weder vereinbart noch wird sie durchgeführt.
Im Sinne des § 128 Abs. 2 GWB fordert der Auftraggeber die Einhaltung der folgenden Ausführungsbedingungen. Diese sind als X-Kriterien gekennzeichnet (XK) und stellen Ausschlusskriterien dar (XK-#-A). Die genannten Anlagen sind mit dem Angebot einzureichen.
Kap. 4.2.1 Kommunikation mit dem Auftraggeber (XK-01-A)
Die zur Auftragsausführung vorgesehenen Beschäftigten des Auftragnehmers müssen die deutsche Sprache verhandlungssicher in Wort und Schrift und die englische Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen. Im Falle der Zuschlagserteilung werden für die Kommunikation mit dem Auftraggeber während der Vertragslaufzeit ausschließlich Beschäftigte mit sehr guten Kenntnissen (verhandlungssicher in Wort und Schrift) der deutschen Sprache und guten Kenntnissen (fließend in Wort und Schrift) der englischen Sprache eingesetzt. Dies erklärt der Bieter unter Verwendung von Anlage 9 "Kommunikation mit dem Auftraggeber".

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Zuschlag erfolgt ist, bevor die Vergabekammer
den Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung informiert hat (§§ 168 Abs. 2 Satz, 169 Abs. 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 15 Kalendertage nach Absendung der der Bieterinformation nach § 134 Abs. 1 GWB. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich
die Frist auf 10 Kalendertage (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße 10 Kalendertage nach Kenntnis gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB).