RV MS-Surface 2022

Kurze Beschreibung

Die MPG hat Bedarf an Lieferleistungen von Produkten der Produktreihe Surface for Business des Herstellers Microsoft (nachfolgend "Surface-Geräte") und weiteren Leistungen hierzu.
Vor diesem Hintergrund erfolgt dieses Vergabeverfahren mit dem Ziel, einen (1) Auftragnehmer zu finden, der auf Abruf aus der Rahmenvereinbarung den Auftraggeber mit Surface-Geräten versorgt.
Der Leistungsumfang setzt sich aus Folgenden Leistungskomponenten zusammen:
• Bereitstellung, Anbindung und Betrieb eines Online-Shops für MPG
• Veräußerung und Lieferung von Surface-Geräten inklusive zugehörigem Zubehör (wobei das Zubehör separat bestellbar ist)
• Erbringung von Instandhaltungsleistungen (Serviceleistungen)
Nicht Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung sind dagegen die Beschaffung von Produkten des Herstellers Apple sowie anderer Hersteller (PCs, Notebooks, Tablets), da diese von anderen Rahmenvereinbarung abgedeckt werden.
Nicht Gegenstand der Ausschreibung sind weiterhin die Surface-Produkte Surface Duo 2 und Surface Hub 2S.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Generalverwaltung München, Institute und Einrichtungen der Max-Planck-Gesellschaft (siehe auch http://www.mpg.de) sowie die rechtlich selbständigen Organisationseinheiten in Hamburg, Düsseldorf, Heidelberg, Frankfurt a.M. und Mülheim an der Ruhr.

Beschreibung der Beschaffung

Alle Anlagen und Kapitelverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage.
Die MPG ist eine überwiegend aus öffentlichen Mitteln geförderte, unabhängige gemeinnützige Forschungsorganisation mit dezentraler Struktur, die derzeit 87 Institute und sonstige (Forschungs-)Einrichtungen unterschiedlicher Größe, Struktur und Aufgabenstellung ("Institute") unterhält. Vereinsrechtlicher Sitz der Gesellschaft ist Berlin, der Sitz der Generalverwaltung der MPG ist München. Der MPG-GV obliegen die allgemeinen administrativen Belange im Außenverhältnis mit den Zuwendungsgebern und im Innenverhältnis mit den Instituten. Nähere Informationen sind unter http://www.mpg.de abrufbar.
Die MPG hat Bedarf an Lieferleistungen von Produkten der Produktreihe Surface for Business des Herstellers Microsoft (nachfolgend "Surface-Geräte") und weiteren Leistungen hierzu.
Vor diesem Hintergrund erfolgt dieses Vergabeverfahren mit dem Ziel, einen (1) Auftragnehmer ("AN" bzw. "RV-Partner") zu finden, der auf Abruf aus der Rahmenvereinbarung (nachfolgend auch "RV", "Vertrag" oder "Vereinbarung") den Auftraggeber mit Surface-Geräten versorgt. Die Rahmenvereinbarung ist als Anlage 1 Teil dieser Vergabe-unterlage beigefügt.
Der Leistungsumfang setzt sich aus Folgenden Leistungskomponenten zusammen:
• Bereitstellung, Anbindung und Betrieb eines Online-Shops für MPG
• Veräußerung und Lieferung von Surface-Geräten inklusive zugehörigem Zubehör (wobei das Zubehör separat bestellbar ist)
• Erbringung von Instandhaltungsleistungen (Serviceleistungen)
Die Beschaffung erfolgt zur Deckung des Bedarfs der bestehenden heterogenen Systemlandschaften in den unterschiedlichen Instituten und Einrichtungen. Das von der MPG benötigte und in diesen Vergabeunterlagen beschriebene Produktportfolio muss von den künftigen Auftragnehmern angeboten werden und über eine Anbindung des Online-Shops an das SRM-System der MPG abrufbar sein.
Das von der Max-Planck-Gesellschaft benötigte und von den RV-Partnern anzubietende Produktportfolio lässt sich durch folgenden vier Geräteklassen mit jeweils marktüblichen Anforderungen und Ausstattungsmerkmalen charakterisieren, die in den Wettbewerb gestellt werden (vgl. Kapitel 5.3):
• Geräteklasse 1: Surface Go 3 for Business
• Geräteklasse 2: Surface Pro 8 for Business
• Geräteklasse 3: Surface Laptop 4 for Business
• Geräteklasse 4: Surface Laptop Studio for Business
Mit umfasst vom hiesigen Vergabeverfahren und damit Vergabegegenstand sind neben der Lieferung von Surface-Geräten auch Instandhaltungsleistungen sowie die Beschaffung von Zubehör aus einem vielfältigen Sortiment.
Nicht Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung sind dagegen die Beschaffung von Produkten des Herstellers Apple und anderer Hersteller (PC, Notebooks, Tablets), da diese von einer anderen Rahmenvereinbarung abgedeckt werden.
Nicht Gegenstand der Ausschreibung sind weiterhin die Surface-Produkte Surface Duo 2 und Surface Hub 2S.
Die Generalverwaltung sowie die Institute und Einrichtungen der Max-Planck-Gesellschaft müssen die Surface-Geräte und das jeweilige Zubehör eigenständig im Online-Shop (vgl. Kapitel 5.2) des Auftragnehmers innerhalb des vertraglich vereinbarten Sortiments individuell zusammenstellen - soweit eine Individualisierung (z.B. eine individuelle Konfiguration eines Surface-Gerätes) technisch möglich ist -, auswählen und frei konfigurieren können. Zudem müssen sie hierfür den Einzel- und Gesamtpreis (aufgegliedert nach den Leistungsbestandteilen) angezeigt bekommen. Diese Ansicht muss ausgedruckt werden können.
Zusätzlich müssen im Online-Shop für jeden angebotenen Surface-Gerät auch Instandhaltungsleistungen individuell auswählbar sein (vgl. dazu Kapitel 5.5).
Anzubieten ist durch den Auftragnehmer damit ein Sortiment von Surface-Geräten im Spektrum der vorstehend genannten Geräteklassen, mit jeweils marktüblichen Anforderungen und Ausstattungsmerkmalen, sowie entsprechendem Zubehör (z.B. Surface Pen, Surface Tastatur, Surface Maus, Surface Audiozubehör, Surface Docking-Station). Es müssen also Surface-Geräte im Spektrum des Angebotssortiments, welches durch die genannten Geräteklassen charakterisiert ist, im Online-Shop des jeweiligen Auftragnehmers auswählbar und - soweit möglich - konfigurierbar sein.
Die Surface-Geräte müssen mit Betriebssystem bestellbar sein.
Im Online-Shop müssen also Windows Pro Betriebssysteme (inklusive der erforderlichen Treiber für die verbauten Komponenten - z.B. Audio, Video, Ethernet, WLAN, Bluetooth, etc.) bestellbar sein.
Die Beschreibungen der Ausstattungsmerkmale (in der Vergabeunterlage) dienen ausschließlich der Verdeutlichung der Geräteklassen für Surface-Geräte, die wiederum beispielhaft für den Umfang des Sortiments stehen. Diese Geräteklassen bilden typische Konfigurationen nach; sie stellen aber keine abschließenden oder konkreten Anforderungen an die jeweilige Geräteausstattung dar, die von den Bedarfsträgern im Einzelfall bestellt werden. Die Bedarfsträger der MPG müssen im Online-Shop des jeweiligen Auftragnehmers die Möglichkeit haben, die benötigten Surface-Geräte und das dazu passende Zubehör innerhalb des vereinbarten Sortiments individuell zusammenzustellen, soweit eine Individualisierung technisch möglich ist. Die entsprechende Ausstattung der im Sortiment des Online-Shops für die MPG angebotenen Surface-Geräte muss im Online-Shop beschrieben werden.
Die Leistungen aus der Rahmenvereinbarung müssen vom Auftragnehmer direkt in das eProcurement-System der MPG überführt werden und daraus unmittelbar von den jeweiligen Nutzern abgerufen werden können.
Es wird zudem ausdrücklich darauf hingewiesen, dass sog. "Refurbished Geräte" (z.B. werksüberholte oder nach Auslieferung an einen Kunden wieder zurückgenommene Geräte) nicht vom Leistungsgegenstand umfasst sind und somit das Angebot solcher Geräte nicht zugelassen ist. Im Online-Shop sind ausschließlich zum Bestellzeitpunkt fabrikneue Geräte auf dem jeweiligen aktuellen Stand der Technik anzubieten.
Im Online-Shop muss zudem die Möglichkeit bestehen, zugehöriges Zubehör von Surface-Geräten mit- oder nachzubestellen (siehe hierzu im Einzelnen Kapitel 5.2.2).
Über die Laufzeit der Rahmenvereinbarung werden sich die technologischen Gegebenheiten durch Fortentwicklungen ändern. Das Spektrum des anzubietenden Sortiments ist deshalb vom Auftragnehmer während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung auf dem aktuellen Stand der Technik zu halten (vgl. insbesondere zur Technologiegleitklausel Kapitel 5.8).

Zusätzliche Informationen

Alle Anlagen und Kapitelverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage.
Der Vertragsbeginn erfolgt mit Zuschlagserteilung. Nach Vertragsbeginn soll eine Vorlaufzeit von sechs (6) Wochen folgen, in der die Anbindung an das eProcurement-System der MPG durchgeführt wird. Der beabsichtigte Leistungsbeginn und damit auch der Zeitpunkt der Betriebsbereitschaft des Online-Shops ist der 13.10.2022.
Die Basis-Vertragslaufzeit beträgt zwei Jahre (24 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns, zuzüglich der ca. 6-wöchigen Vorlaufzeit zwecks Herstellung der Betriebsbereitschaft des Online-Shops.
Die gesamte Vertragslaufzeit beträgt maximal 5 Jahre (60 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns, zuzüglich der Vorlaufzeit. Zum bzw. nach Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit steht dem Auftraggeber jährlich ein ordentliches Kündigungsrecht zu (jährliche Kündigungsoption). Macht der Auftraggeber von seinem Kündigungsrecht keinen Gebrauch, läuft der Vertrag nach Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit noch maximal 3 Jahre (36 Monate) weiter (Optionslaufzeit).
Will der Auftraggeber von der Kündigungsoption Gebrauch machen, muss er den Vertrag gegenüber dem Auftragnehmer in Schriftform gemäß § 126 BGB kündigen. Die Kündigungsfrist beträgt jeweils drei (3) Monate zum nächstmöglichen Kündigungstermin.
Das Recht beider Vertragsparteien, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen, ist hiervon unbenommen.
Auf der Grundlage der Erfahrungen des Auftraggebers aus den letzten Jahren und unter Berücksichtigung der zu erwartenden Entwicklungen in den kommenden Jahren wird das Auftragsvolumen insgesamt auf ca. 200.000 Mio. € pro Jahr geschätzt. Damit beträgt das geschätzte Gesamtauftragsvolumen dieser Vergabemaßnahme über die maximal mögliche Vertragslaufzeit insgesamt ca. 1 Mio. € (Schätzmenge/Schätzwert). Aus der RV können insgesamt höchstens 1,2 Mio. € über die maximale Vertragsdauer abgerufen werden (Höchstwert).
Es besteht keine (Mindest-)Abnahme- oder (Mindest-)Bestellverpflichtung des Auftraggebers. § 132 GWB bleibt unberührt.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Alle Anlagen- und Kapitelverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage:
Für die Vergabe der Leistung kommen nur Unternehmen in Betracht, die geeignet und insbesondere nicht nach §§ 123 oder 124 GWB ausgeschlossen worden sind (§ 122 Abs. 1 GWB).
Als Nachweis für die erforderliche Eignung hat der Bieter die geforderten Eignungskriterien zu erfüllen und durch die genannten Angaben und Erklärungen in Anlage 5 "Eignung und Ausschlussgründe" sowie durch die genannten Nachweise seine Eignung zu belegen. Die Anlage 5 ist deshalb von jedem Bieter, Teilnehmer einer Bietergemeinschaft oder Unternehmen, dessen Eignung herangezogen wird, jeweils einmal auszufüllen. Dabei müssen jeweils nur diejenigen Abschnitte ausgefüllt werden, die für das jeweilige Unternehmen relevant sind. Genaue Angaben dazu, welche Unternehmen welche Abschnitte auszufüllen haben, sind jeweils bei den einzelnen Eignungskriterien und (gesammelt) in Kapitel 6.1 der Vergabeunterlagen zu finden.
Der Auftraggeber behält sich vor, die Eigenerklärungen der Bieter zu einem späteren Zeitpunkt des Vergabeverfahrens durch die Vorlage von Nachweisen Dritter bestätigen zu las-sen.
I. Eignungskriterien und Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
Die Prüfung der Eignung der Bieter erfolgt anhand der Eignungskriterien (EK). Die Nichterfüllung bereits eines mit einem (A) als Ausschlusskriterium gekennzeichneten Eignungskriteriums führt zum Ausschluss des Angebots. Die in diesem Kapitel genannten Unterlagen sind mit dem Angebot einzureichen.
1. Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (EK-01-A)
Nachzuweisen ist das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i. S. d. §§ 123 oder 124 GWB. Hierzu hat der Bieter unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt "Nichtvorliegen von Ausschlussgründen" zu erklären, dass keiner der dort genannten Ausschlussgründe vorliegt. Die Erklärung ist zwingend von jedem Unternehmen einzureichen (vgl. bei bloßem Subunternehmer allerdings Kapitel 2).
2. Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer und Befähigung zur Berufsausübung
Die in diesem Kapitel geforderten Angaben und Nachweise sind zwingend von jedem Unternehmen (außer einem bloßen Subunternehmer) einzureichen.
a) Unternehmensdarstellung (EK-02-A)
Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer:
• Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, ggf. Internetadresse),
• Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens i.S.d. der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen [ABl. L 124 vom 20.05.2003, S. 36]),
• falls gegeben die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintragungs- bzw. Zertifizierungsnummer; Angaben zum möglichen Abruf der Dokumente),
• Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie die organisatorische Gliederung des Unternehmens.
Die Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt "Unternehmensdarstellung" vorzunehmen.
b) Berufs- oder Handelsregistereintragung (EK-03-A)
Der Bieter hat unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt "Berufs- oder Handelsregistereintragung" zu erklären, dass er in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, eingetragen ist, oder über eine gleichwertige Erlaubnis der Berufsausübung verfügt, sofern der Bieter nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist.

Alle Anlagen- und Kapitelverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage:
Soweit nichts anderes geregelt ist, kommt es hinsichtlich der Beurteilung der geforderten Eignungsnachweise auf die der BG und den an der Eignungsleihe beteiligten Unternehmen insgesamt zur Verfügung stehenden Kapazitäten an. Die Beur-teilung erfolgt somit auf Basis der gemeinschaftlich addierten Werte.
I. Betriebshaftpflichtversicherung (EK-04-A)
Gefordert wird das Vorliegen bzw. der mögliche Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Versicherungssummen:
• für Personen- und Sachschäden mindestens 5 Mio. EUR (zweifach maximiert)
sowie
• für Vermögensschäden mindestens 500.000,00 EUR
Der Bieter muss unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt "Haftpflichtversicherung" erklären, dass
• er über eine entsprechende Haftpflichtversicherung mit den vorgenannten Mindestversicherungssummen verfügt;
Zum Nachweis hat der Bieter in diesem Fall eine entsprechende Bescheinigung der Versicherung oder Kopie der Versicherungspolice einzureichen;
oder
• eine entsprechende Versicherbarkeit des Unternehmens besteht und der Bieter im Falle der Zuschlagserteilung auf sein Angebot eine entsprechende Haftpflichtversicherung mit den vorgenannten Mindestversicherungssummen abschließen kann:
Zum Nachweis hat der Bieter in diesem Fall eine entsprechende Bestätigung der Versicherung oder Bescheinigung eines Versicherungsmaklers einzureichen.
Hinweise:
Es wird auf die mit der Eignungsanforderung korrespondierende vertragliche Verpflichtung des künftigen Auftragnehmers zum Abschluss und Nachweis bzw. Aufrechterhalten einer entsprechenden Versicherung im Vertrag (Anlage 1) hingewiesen.
Im Falle einer BG bzw. Eignungsleihe hat jedes Mitglied der BG bzw. jeder Beteiligte an der Eignungsleihe das Vorliegen der genannten Mindestdeckung zu erklären und nachzuweisen. Es wird insoweit nicht auf die gemeinschaftlich addierten Werte abgestellt. Kann ein Unternehmen den Nachweis nicht führen, führt dies zum Ausschluss des Angebots. Im Falle eines "bloßen" Subunternehmereinsatzes behält sich der AG vor, vor Zuschlagserteilung von den Bietern, deren Angebote in die engere Wahl kommen, ebenfalls den Nachweis eines entsprechenden Versicherungsschutzes für den jeweiligen Unterauftragnehmer zu fordern.
II. Umsatzdarstellung (EK-05-A - EK-06-A)
Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter eine Erklärung über
• den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens (EK-05-A)
sowie
• den spezifischen Jahresumsatz des Unternehmens im Bereich Lieferung von Surface-Geräten (EK-06-A)
jeweils in Euro netto und bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre (2019 - 2021) abzugeben, sofern die entsprechenden Angaben verfügbar sind. Sofern für das letzte Jahr noch keine abschließenden Zahlen vorliegen, sind ausnahmsweise vorläufi-ge sorgfältige Schätzungen anzugeben und entsprechend zu kennzeichnen.
Die Angaben sind unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt "Umsatzdarstellung" zu tätigen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Alle Anlagen- und Kapitelverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage:
Soweit nichts anderes geregelt ist, kommt es hinsichtlich der Beurteilung der unter diesem Kapitel geforderten Eignungsnachweise auf die der BG und den an der Eignungsleihe beteiligten Unternehmen insgesamt zur Verfügung stehenden Kapazitäten an. Die Beurteilung erfolgt somit auf Basis der gemeinschaftlich addierten Werte.
I. Qualitätssicherung (EK-07-A)
Der Bieter hat unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt "Qualitätssicherung" zu erklären, welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung in seinem Unternehmen bestehen (EK-07-A). Ausreichend zur Erfüllung des Kriteriums ist auch die Vorlage einer entsprechenden gültigen Zertifizierungsurkunde in Kopie (z.B. DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig).
II. Umweltmanagement (EK-08-A)
Der Bieter hat unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt "Umweltmanagement" zu erklären, welche Maßnahmen zum Umweltmanagement in seinem Unternehmen bestehen (EK-08-A). Ausreichend zur Erfüllung des Kriteriums ist auch die Vorlage einer entsprechenden gültigen Zertifizierungsurkunde in Kopie (z.B. DIN EN ISO 14001 oder gleichwertig).
III. Unternehmensreferenzen (EK-09-A - EK-10-A)
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wird vorausgesetzt, dass die Bieter über Erfahrungen im Zusammenhang mit den hier ausgeschriebenen Leistungen verfügen. Diese sind durch die Darstellung von geeigneten Referenzen über früher ausgeführte vergleichbare Leistungen von den Bietern nachzuweisen. Die dargestellten Referenzen müssen die umfassenden Erfahrungen des Bieters in Bezug auf die Ausführung von Leistungen der hier ausgeschriebenen Art belegen, d.h. hinsichtlich Aufgaben, Umfang und Anforderung dem hier beschriebenen Vergabegegenstand möglichst nahe kommen, insbesondere im Hinblick auf die in Kapitel 5 ausgeführten Charakteristika der zu vergebenen Leistungen.
Der Bieter hat hierzu entsprechende Referenzen aus den letzten drei Jahren anzugeben. Diese müssen jeweils folgende Angaben enthalten:
• Leistungsempfänger inklusive Kontaktdaten;
• Angaben zum Auftragszeitraum;
• aussagekräftige Angaben, welche konkreten Leistungen der Bieter selbst erbracht hat,
• Auftragsvolumen des selbst erbrachten Anteils (Auftragswert und zeitlicher Umfang).
Der Bieter hat zum Nachweis seiner Erfahrungen jeweils folgende Referenzen einzureichen (= Mindestanforderung, bei deren Nichterfüllung der Bieter als ungeeignet ausgeschlossen wird):
• Eine (1) Referenz für den Leistungsbereich "Onlineverkauf von Surface-Geräten" (EK-10-A),
• Eine (1) Referenzen für den Leistungsbereich "Umsetzung einer Anbindung an ein eProcurement-System" (EK-11-A),
Eine Referenz kann für mehrere Leistungsbereiche genannt werden, wenn in dem jeweiligen Referenzprojekt die entsprechenden Leistungen zum Nachweis der Erfahrungen für verschiedene Leistungsbereiche erbracht wurden. Es ist daher in jeder Referenz darauf hinzuweisen, welche Leistungsbereiche diese abdeckt.
Die Referenzen müssen in den drei Jahren vor der Bekanntmachung abgeschlossen worden sein; der Projektstart darf jedoch vor dem genannten Termin liegen (= Mindestanforderung an die Wertbarkeit der Referenz, bei deren Nichterfüllung der Bieter als ungeeignet ausgeschlossen wird).
Der Bieter hat jede Referenz auf jeweils ca. zwei (2) DIN A4-Seiten unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt "Unternehmensreferenzen" darzustellen

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Alle Anlagen- und Kapitelverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage:
I. Exportkontrollvorschriften (XK-01-A)
Der Auftragnehmer informiert die MPG über bestehende exportkontrollrechtliche Beschränkungen, sowie entsprechende Produktklassifizierung. Der Auftragnehmer ist verpflichtet für die beauftragten Lieferungen, sofern erforderlich, die jeweils anwendbaren Anforderungen des nationalen und internationalen Zoll- und Außenwirtschaftsrechts einzuhalten und insbesondere den Erhalt der Ausfuhrgenehmigungen sicher zu stellen. Der Auftragnehmer ist im Falle einer konkreten Bestellung mit exportkontrollrechtlicher Relevanz verpflichtet, so früh wie möglich, spätestens jedoch mit der Rechnungsstellung, alle Informationen und Daten schriftlich mitzuteilen. Die nicht abschließende Auflistung möglicher Angaben sind den Zusätzliche Vertragsbedingungen der MPG Ziff.15 https://www.mpg.de/5757353/zusaetzliche-vertragsbedingungen-der-mpg.pdfzu ent-nehmen. Der Auftragnehmer haftet für die Richtigkeit entsprechender Angaben (Anlage 6 "Besondere Bedingungen für die Auftragsausführung", dort Abschnitt "Exportkontrollvorschriften").
Der Auftragnehmer hat seine Angaben im Online-Shop für die betroffenen Produkte zur Verfügung zu stellen. Wird einem Institut ein Angebot unterbreitet, dann sind die Informationen auch dort zu hinterlegen.
II. IAO-Kernarbeitsnormen (XK-02-A)
Der Auftraggeber weiß sich zur Einhaltung der Mindeststandards der in Anlage 6 genannten IAO-Kernarbeitsnormen verpflichtet. Da die MPG zur breiteren Beachtung der genannten IAO-Kernarbeitsnormen beitragen möchte, hat der Bieter unter Verwendung der Anlage 6 Abschnitt "IAO-Kernarbeitsnormen" zu erklären, dass er sich verpflichtet, die Vertragsbedingungen zu den IAO-Kernarbeitsnormen zu akzeptieren.
III. RoHS 2 Konformität und CE-Kennzeichnung (XK-03-A)
RoHS ist eine Richtlinie zur Beschränkung der Verwendung gefährlicher Stoffe in Elektrogeräten. EU-Länder mussten die EG-Richtlinie 2011/65/EU (RoHS II) einschließlich der seit 22. Juli 2019 geltenden erweiterten Regelungen in nationales Recht umsetzen. In Deutschland ist in diesem Zusammenhang die Elektro- und Elektronikgeräte-Stoff-Verordnung (ElektroStoffV) zu beachten.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich im Falle der Auftragserteilung, nur Geräte anzubieten, die über die CE-Kennzeichnung verfügen (Anlage 6 "Besondere Bedingungen für die Auftragsausführung", dort Abschnitt "RoHS 2 Konformität und CE-Kennzeichnung").
IV. "Russland-Sanktionen" (XK-04-A)
Der Bieter erklärt unter Verwendung von Anlage 6 Abschnitt "Russland-Sanktionen", dass kein Zuschlags- und Erfüllungsverbot gemäß Art. 5k Abs.1 Verordnung (EU) Nr. 833/2014 i.V.m. der Verordnung (EU) 2022/576 für öffentliche Aufträge im Zusammenhang mit russischen Personen, Organisationen und Einrichtungen besteht.
Nach Art. 5k Abs.1 Verordnung (EU) Nr. 833/2014 i.V.m. der Verordnung (EU) 2022/576 ist es verboten, öffentliche Aufträge oder Konzessionen, die in den Anwendungsbereich der Richtlinien über die öffentliche Auftragsvergabe fallen, an folgende Personen, Organisationen oder Einrichtungen zu vergeben bzw. Verträge mit solchen Personen, Organisationen oder Einrichtungen weiterhin zu erfüllen:
a) russische Staatsangehörige,
b) in Russland niedergelassene natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen,
c) juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, deren Anteile zu mehr als 50% unmittelbar oder mittelbar von Angehörigen, Personen, Organisationen oder Einrichtungen i.S. a) oder b) gehalten werden,
d) natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, die im Namen oder auf Anweisung von Staatsangehörigen, Personen, Organisationen oder Einrichtungen i.S. a), b) oder c) handeln,
e) Unterauftragnehmer, eignungsverleihende Unternehmen und Lieferanten, die un-ter a) bis d) fallen, wenn auf diese mehr als 10% des Auftragswertes entfällt.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Die nach § 21 Abs. 6 VgV zulässige Regellaufzeit der Rahmenvereinbarung wird hier überschritten. Die maximale Vertragslaufzeit von insgesamt 60 Monaten ist jedoch dadurch bedingt, dass bei einem Auftragnehmerwechsel sowie bei der Einarbeitung in die Prozesse ein sehr großer Aufwand entstehen wird. Dies wiederum hat seinen Ursprung in der Komplexität des Vergabegegenstandes - Veräußerung und Lieferung von Surface-Geräten und Zubehör sowie die Erstellung und den Betrieb eines Online-Shops und einer Online-Plattform inklusive der Anbindung an das eProcurementsystem der MPG. Die Laufzeit des Vertrages muss deshalb im Verhältnis zum Auftragsgegenstand stehen.
Bei dieser Vergabe werden u.a. ein Online-Shop für das Beschaffungswesen der Max-Planck-Gesellschaft und eine Online-Plattform mit entsprechenden aktuellen Inhalten, insbesondere Dokumentationen (u.a. Benutzer- und Administratorenhandbücher, Beschreibung der Konfiguration und Inbetriebnahme) sowie Downloads (u.a. aktuelle Treiber) verlangt. Der Online-Shop muss via SAP Business Connector angebunden werden.
Der zu konfigurierende Online-Shop und die Online-Plattform müssen eine Lauffähigkeit unter verschiedenen Browsern und unter verschiedenen Betriebssystemen aufweisen. Auch müssen der Online-Shop und die Online-Plattform des Auftragnehmers die jeweils aktuellste Version der Browser unterstützen und abwärtskompatibel sein.
Um dies in der vorgegebenen Zeit zu bewältigen, benötigt der Auftragnehmer gute Erfahrungen in der Programmierung und ein gewisses Know-how in der Einrichtung und dem Betrieb von Online-Shops. Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass auch für die Shop-Anbindung ausreichend Personal und Ressourcen zur Verfügung stehen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Zuschlag erfolgt ist, bevor die Vergabekammer den Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung informiert hat (§§ 168 Abs. 2 Satz, 169 Abs. 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 15 Kalendertage nach Absendung der Bieterinformation nach § 134 Abs. 1 GWB. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten
Vergabeverstöße 10 Kalendertage nach Kenntnis gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB).

Beschreibung der Beschaffung

Alle Anlagen und Kapitelverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage. Die MPG ist eine überwiegend aus öffentlichen Mitteln geförderte, unabhängige gemeinnützige Forschungsorganisation mit dezentraler Struktur, die derzeit 87 Institute und sonstige (Forschungs-)Einrichtungen unterschiedlicher Größe, Struktur und Aufgabenstellung ("Institute") unterhält. Vereinsrechtlicher Sitz der Gesellschaft ist Berlin, der Sitz der Generalverwaltung der MPG ist München. Der MPG-GV obliegen die allgemeinen administrativen Belange im Außenverhältnis mit den Zuwendungsgebern und im Innenverhältnis mit den Instituten. Nähere Informationen sind unter http://www.mpg.de abrufbar. Die MPG hat Bedarf an Lieferleistungen von Produkten der Produktreihe Surface for Business des Herstellers Microsoft (nachfolgend "Surface-Geräte") und weiteren Leistungen hierzu. Vor diesem Hintergrund erfolgt dieses Vergabeverfahren mit dem Ziel, einen (1) Auftragnehmer ("AN" bzw. "RV-Partner") zu finden, der auf Abruf aus der Rahmenvereinbarung (nachfolgend auch "RV", "Vertrag" oder "Vereinbarung") den Auftraggeber mit Surface-Geräten versorgt. Die Rahmenvereinbarung ist als Anlage 1 Teil dieser Vergabe-unterlage beigefügt. Der Leistungsumfang setzt sich aus Folgenden Leistungskomponenten zusammen: • Bereitstellung, Anbindung und Betrieb eines Online-Shops für MPG • Veräußerung und Lieferung von Surface-Geräten inklusive zugehörigem Zubehör (wobei das Zubehör separat bestellbar ist) • Erbringung von Instandhaltungsleistungen (Serviceleistungen) Die Beschaffung erfolgt zur Deckung des Bedarfs der bestehenden heterogenen Systemlandschaften in den unterschiedlichen Instituten und Einrichtungen. Das von der MPG benötigte und in diesen Vergabeunterlagen beschriebene Produktportfolio muss von den künftigen Auftragnehmern angeboten werden und über eine Anbindung des Online-Shops an das SRM-System der MPG abrufbar sein. Das von der Max-Planck-Gesellschaft benötigte und von den RV-Partnern anzubietende Produktportfolio lässt sich durch folgenden vier Geräteklassen mit jeweils marktüblichen Anforderungen und Ausstattungsmerkmalen charakterisieren, die in den Wettbewerb gestellt werden (vgl. Kapitel 5.3): • Geräteklasse 1: Surface Go 3 for Business • Geräteklasse 2: Surface Pro 8 for Business • Geräteklasse 3: Surface Laptop 4 for Business • Geräteklasse 4: Surface Laptop Studio for Business Mit umfasst vom hiesigen Vergabeverfahren und damit Vergabegegenstand sind neben der Lieferung von Surface-Geräten auch Instandhaltungsleistungen sowie die Beschaffung von Zubehör aus einem vielfältigen Sortiment. Nicht Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung sind dagegen die Beschaffung von Produkten des Herstellers Apple und anderer Hersteller (PC, Notebooks, Tablets), da diese von einer anderen Rahmenvereinbarung abgedeckt werden. Nicht Gegenstand der Ausschreibung sind weiterhin die Surface-Produkte Surface Duo 2 und Surface Hub 2S. Die Generalverwaltung sowie die Institute und Einrichtungen der Max-Planck-Gesellschaft müssen die Surface-Geräte und das jeweilige Zubehör eigenständig im Online-Shop (vgl. Kapitel 5.2) des Auftragnehmers innerhalb des vertraglich vereinbarten Sortiments individuell zusammenstellen - soweit eine Individualisierung (z.B. eine individuelle Konfiguration eines Surface-Gerätes) technisch möglich ist -, auswählen und frei konfigurieren können. Zudem müssen sie hierfür den Einzel- und Gesamtpreis (aufgegliedert nach den Leistungsbestandteilen) angezeigt bekommen. Diese Ansicht muss ausgedruckt werden können. Zusätzlich müssen im Online-Shop für jeden angebotenen Surface-Gerät auch Instandhaltungsleistungen individuell auswählbar sein (vgl. dazu Kapitel 5.5). Anzubieten ist durch den Auftragnehmer damit ein Sortiment von Surface-Geräten im Spektrum der vorstehend genannten Geräteklassen, mit jeweils marktüblichen Anforderungen und Ausstattungsmerkmalen, sowie entsprechendem Zubehör (z.B. Surface Pen, Surface Tastatur, Surface Maus, Surface Audiozubehör, Surface Docking-Station). Es müssen also Surface-Geräte im Spektrum des Angebotssortiments, welches durch die genannten Geräteklassen charakterisiert ist, im Online-Shop des jeweiligen Auftragnehmers auswählbar und - soweit möglich - konfigurierbar sein. Die Surface-Geräte müssen mit Betriebssystem bestellbar sein. Im Online-Shop müssen also Windows Pro Betriebssysteme (inklusive der erforderlichen Treiber für die verbauten Komponenten - z.B. Audio, Video, Ethernet, WLAN, Bluetooth, etc.) bestellbar sein. Die Beschreibungen der Ausstattungsmerkmale (in der Vergabeunterlage) dienen ausschließlich der Verdeutlichung der Geräteklassen für Surface-Geräte, die wiederum beispielhaft für den Umfang des Sortiments stehen. Diese Geräteklassen bilden typische Konfigurationen nach; sie stellen aber keine abschließenden oder konkreten Anforderungen an die jeweilige Geräteausstattung dar, die von den Bedarfsträgern im Einzelfall bestellt werden. Die Bedarfsträger der MPG müssen im Online-Shop des jeweiligen Auftragnehmers die Möglichkeit haben, die benötigten Surface-Geräte und das dazu passende Zubehör innerhalb des vereinbarten Sortiments individuell zusammenzustellen, soweit eine Individualisierung technisch möglich ist. Die entsprechende Ausstattung der im Sortiment des Online-Shops für die MPG angebotenen Surface-Geräte muss im Online-Shop beschrieben werden. Die Leistungen aus der Rahmenvereinbarung müssen vom Auftragnehmer direkt in das eProcurement-System der MPG überführt werden und daraus unmittelbar von den jeweiligen Nutzern abgerufen werden können. Es wird zudem ausdrücklich darauf hingewiesen, dass sog. "Refurbished Geräte" (z.B. werksüberholte oder nach Auslieferung an einen Kunden wieder zurückgenommene Geräte) nicht vom Leistungsgegenstand umfasst sind und somit das Angebot solcher Geräte nicht zugelassen ist. Im Online-Shop sind ausschließlich zum Bestellzeitpunkt fabrikneue Geräte auf dem jeweiligen aktuellen Stand der Technik anzubieten. Im Online-Shop muss zudem die Möglichkeit bestehen, zugehöriges Zubehör von Surface-Geräten mit- oder nachzubestellen (siehe hierzu im Einzelnen Kapitel 5.2.2). Über die Laufzeit der Rahmenvereinbarung werden sich die technologischen Gegebenheiten durch Fortentwicklungen ändern. Das Spektrum des anzubietenden Sortiments ist deshalb vom Auftragnehmer während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung auf dem aktuellen Stand der Technik zu halten (vgl. insbesondere zur Technologiegleitklausel Kapitel 5.8).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Zuschlag erfolgt ist, bevor die Vergabekammer den Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung informiert hat (§§ 168 Abs. 2 Satz, 169 Abs. 1 GWB).
Die Zuschlagserteilung ist möglich 15 Kalendertage nach Absendung der der Bieterinformation nach § 134 Abs. 1 GWB. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten
Vergabeverstöße 10 Kalendertage nach Kenntnis gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB).