Beschreibung der Beschaffung
Abschluss eines Vertrages über Sachverständigenleistungen bei der Verkehrsunfallaufnahme mit mehreren Auftragnehmern.
Hinweis zu den Abrufen der einzelnen Aufträge:
Der Abruf von VU-Sachverständigen, die vor Ort benötigt werden, erfolgt durch die Verkehrsleitzentrale der Polizei Hamburg. Die Ermittlung der Verfügbarkeit von freien VU-Sachverständigen erfolgt grundsätzlich telefonisch anhand erstellter Einsatzlisten.
Erstellt werden für die allgemeinen Geschäftszeiten (Mo.-Do. 8.00-16.00, Fr. 8.00-14.00 Uhr) eine „Einsatzliste Tag“ und für außerhalb der Geschäftszeiten eine „Einsatzliste Nacht“. Die Einsatzlisten werden von der Auftraggeberin anhand eines objektiven Verteilungsschlüssels erstellt und werden sofern erforderlich (z. B. aufgrund personeller Veränderungen) angepasst . Hierbei werden die zu vergebenden Aufträge und Bereitschaftsdienste anteilig entsprechend der VU-Sachverständigenanzahl pro Auftragnehmer verteilt.
In der „Einsatzliste Tag“ werden die Auftragsvergaben zu den allgemeinen Geschäftszeiten dokumentiert und kann den Auftragnehmern nach Ablauf eines Vertragsjahres auf Anfrage anonymisiert zur Verfügung gestellt werden.
Die „Einsatzliste Nacht“ wird in Abstimmung mit den Vertragspartnern für ein Jahr im Voraus erstellt und beinhaltet die Bereitschaftsdienste aller Vertragspartner je Kalenderwoche .Hierbei werden auch die ggf. von den Auftragnehmern genannten Zeiten, in denen ein Bereitschaftsdienst nicht gewährleistet werden kann, berücksichtigt. Nach Fertigstellung der „Einsatzliste Nacht“ wird diese allen Vertragspartnern zur Verfügung gestellt.
Sollte es aus unvorhersehbaren Gründen zu einer Abweichung innerhalb der Einsatzlisten kommen, wird dies durch die Auftraggeberin entsprechend dokumentiert und bei nächstmöglicher Gelegenheit ein Ausgleich gemäß ermitteltem Verteilungsschlüssel zugesagt.
Alle Auftragnehmer müssen während der allgemeinen Geschäftszeiten telefonisch erreichbar und einsatzbereit sein. Außerhalb der allgemeinen Geschäftszeiten hat der gemäß „Einsatzliste Nacht“ eingeteilte Vertragspartner die telefonische Erreichbarkeit zu gewährleisten. Können Bereitschaftsdienste außerhalb der allgemeinen Geschäftszeiten nicht entsprechend der „Einsatzliste Nacht“ gewährleistet werden, so ist dies der Auftraggeberin unverzüglich mitzuteilen. Hier wird, in Absprache mit der Auftraggeberin, über eine Ersatzgestellung eines anderen Vertragspartners entschieden.
Kann der zu beauftragende Auftragnehmer innerhalb von fünf Minuten telefonisch nicht erreicht werden, wird zu den allgemeinen Geschäftszeiten grundsätzlich der nächste in der Einsatzliste eingetragene Vertragspartner beauftragt.
Die VU-Sachverständigen haben sich nach Auftragsvergabe so schnell wie möglich am Einsatzort einzufinden, eine Frist von maximal 90 Minuten ist nicht zu überschreiten. Sofern eine Fristüberschreitung abzusehen ist, ist die VLZ darauf hinzuweisen. In diesen Fällen obliegt es der Auftraggeberin ggf. einen anderen Vertragspartner zu beauftragen.
Liegen besondere Verkehrslagen vor, welche nach Einschätzung der Auftraggeberin eine erhebliche Beeinträchtigung des Verkehrsflusses nach sich ziehen können, obliegt es im begründeten Einzelfall der Auftraggeberin, abweichend von den Einsatzlisten den VU-Sachverständigen zu beauftragen, welcher nach Befragung der erreichbaren Auftragnehmer voraussichtlich in der kürzesten Zeit am Einsatzort eintrifft. Erfordern Sachverhalte spezielle Fachkenntnisse oder Qualifikationen des Sachverständigen, behält sich die Polizei Hamburg ausdrücklich vor, abweichend von den Einsatzlisten den fachlich geeignetsten Sachverständigen zu beauftragen.