Seminarverwaltungsprogramm (05/PE/2022)

Kurze Beschreibung

Ziel dieser Ausschreibung ist die Einführung eines gemeinsamen, workflowbasierten Seminarverwaltungsprogramms für beide Auftraggeberinnen, welches ohne große individuelle Anpassungen die Mindestanforderungen (A-Kriterien) erfüllt (vgl. Anlage zur Leistungsbeschreibung – Anforderungen (71). Mit der Software müssen alle Aus-, Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen beider Auftraggeberinnen administriert, werden können.
Folgende Themen müssen mit Hilfe des einzuführenden Seminarverwaltungsprogramms gemanagt werden: Stammdatenverwaltung (Personen-, Firmen-, Ressourcendaten), Ressourcenplanung und -verwaltung, Veranstaltungsplanung auch von mehrmoduligen Veranstaltungen und Veranstaltungsreihen, Veranstaltungsmanagement (z. B. Ausschreibung, Buchung, Einladungsmanagement, Teilnehmermanagement, Zertifikatserstellung), Controlling, Auswertungen, Reporting.

Beschreibung der Beschaffung

Ausschreibungsgegenstand ist ein Seminarverwaltungsprogramm mit den im Folgenden beschriebenen Leistungen:
· Überlassung des Seminarverwaltungsprogramms inkl. Onlineportale im Rahmen von SaaS (Cloudlösung)
· Hosting inkl. Speicherplatz
· Einmalige Übernahme von Bestandsdaten aus vorhandenen Softwareprogrammen, z. B. SVP und LMS
· Regelmäßige Übernahme von Daten über Schnittstellen aus diversen Softwareprogrammen, z. B. Personalverwaltungsprogramm, Raumverwaltungsprogramm
· Konfiguration und Customizing
· Schulungen für Seminaradmins (z. B. Anlegen und Verwalten von Veranstaltungen
· Schulungen für Programmadmins (, z. B. Verwaltung des Rechte- und Rollenkonzeptes, Erteilen von Freigaben, Verwaltung der Mandantentrennung)
· Projektmanagement zur Einführung, zum Customizing, zur Schnittstellenerstellung
· Beratung hinsichtlich der optimalen/richtigen Anwendung des Programms ausgerichtet auf die Prozesse der Auftraggeberinnen
· Bereitstellung der Testumgebung für die Auftraggeberinnen
· Systemservice, First und Second Level Support
· Weiterentwicklung und Anpassung des Gesamtsystems, vorzugsweise im Rahmen von Standard-Systemupdates
· Datensicherung

Der Zugriff auf das Seminarverwaltungsprogramm erfolgt webbasiert. Das Hosting erfolgt auf einem Server des Auftragnehmers; Serverstandort ist Deutschland oder ein anderes Land in der Europäischen Union. Der Auftragnehmer hat nach dem aktuellen Stand der Technik angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherstellung der datenschutzrechtlichen Anforderungen und Schutzziele der DSGVO zu gewährleisten (DSGVO, BDSG, Beschäftigtendatenschutzes). Weitere Datenschutzbestimmungen der Auftraggeberin müssen zwingend eingehalten werden.
Vertrags-, Service- und Schulungssprache ist Deutsch.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Auftraggeberin steht die Option zu, den Vertrag durch einseitige Erklärung gegenüber dem Auftragnehmer um jeweils ein Jahr bis zu einer Maximallaufzeit von 6 Jahren zu verlängern. Das vorstehend genannte
Optionsrecht muss von der Auftraggeberin bis spätestens drei Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit ausgeübt werden.
Die Grundlaufzeit beginnt ab 01.01.2024 (Go-Live).
Mit dem Zuschlag erfolgt die Implementierung durch den Auftragnehmer.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

1. Qualität zweier Referenzaufträge SVP/Usability (50%)
>> Die Qualität dieser Referenzen wird anhand folgender Unterkriterien bewertet:
a.) Befugnisse und Gestaltungsmöglichkeiten für Administratoren: 50%,
b.). Vergleichbarkeit der Referenzaufträge mit dem Ausschreibungsinhalt: 50%,
2. Qualität eines Referenzauftrags Implementierung SVP (50%)
>> Die Qualität dieser Referenz wird anhand folgender Unterkriterien bewertet:
a.) Workflow: 50%,
b.). Einbeziehung und Umsetzung Kundenwünsche: 50%

Zusätzliche Informationen

Diese Ausschreibung ist in engem Zusammenhang mit der zeitgleichen Ausschreibung Learningmanagementsystem (01/PE/2022) zu verstehen, da es zwingende Schnittstellen gibt.
Die Mindestanforderungen an die Software sind in der Anlage 1 zur Leistungsbeschreibung (71) als A-Kriterien dargestellt. Der Auftragnehmer hat eine lücken- und reibungslose Nutzung ab dem 1. Januar 2024 sicherzustellen.
Auf das derzeitige System der Auftraggeberin haben kontinuierlich 10.000 User Zugriff. I Die Seminaradministratoren-Lizenzen (Anzahl 15) sollen als Floating-Lizenz ausgestaltet sein (mehrere Anwender teilen sich das Nutzungsrecht an der Software an unterschiedlichen Arbeitsplätzen). Innerhalb der Vertragslaufzeit kann es zu Veränderungen der Userzahlen kommen. Daher sind verschiedene Lizenzpakete durch den Auftragnehmer anzubieten.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

>> Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung des Teilnehmers/Bieters darüber abzugeben, dass keine
Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen ("Eigenerklärung zu Ausschlussgründen").
>> Teilnehmergemeinschaften haben die "Eigenerklärung Umsatz", die "Eigenerklärung zu
vorhandenen Referenzen" und die "Eigenerklärung zu Ausschlussgründen" dem Teilnahmeantrag für jedes Mitglied der
Teilnehmergemeinschaft gesondert beizufügen.
>> Für Unterauftragnehmer sind die "Eigenerklärung Umsatz" und/oder "Eigenerklärung zu vorhandenen
Referenzen" nur dann mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen, wenn sich der Teilnehmer/Bieter gemäß § 47 VgV der wirtschaftlichen und finanziellen
Leistungsfähigkeit oder der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe).
In diesem Fall ist mit dem Teilnahmeantrag eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber
abzugeben, dass sich dieser gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den
Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen
("Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV").
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine
Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen
Unter-AN“).
>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/Nachweise nur auf Verlangen der
Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36
Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall
der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten des Unterauftragnehmers tatsächlich zur
Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“).
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine
Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen
Unter-AN“).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

>> Dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung zur finanziellen Leistungsfähigkeit beizufügen, in welcher jeweils der
Gesamtumsatz des Teilnehmers/Bieters sowie der
Umsatz des Teilnehmers/Bieters der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, soweit
er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung übereinstimmen oder vergleichbar sind, anzugeben
ist("Eigenerklärung Umsatz").
>> Teilnehmergemeinschaften haben die vorgenannten Erklärungen/Nachweise dem Teilnahmeantrag für jedes Mitglied
der Teilnehmergemeinschaft gesondert beizufügen.
>> Für Unterauftragnehmer sind die vorgenannten Erklärungen/Nachweise nur dann mit dem Teilnahmeantrag
vorzulegen, wenn sich der Teilnehmer/Bieter gemäß § 47 VgV der wirtschaftlichen und finanziellen
Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine
Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass dieser sich gegenüber der
Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten(Mittel/Kapazitäten)
des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen ("Verpflichtungserklärung Unter-AN nach
§ 47 VgV"). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn
bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu
Ausschlussgründen Unter-AN“).
>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/Nachweise nur auf Verlangen der
Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach §36
Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im
Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit seinen Fähigkeiten tatsächlich zur Verfügung
zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses
Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach
§§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

>> Der durchschnittliche Gesamtumsatz der Jahre 2019, 2020, 2021 (addierter Gesamtumsatz 2019, 2020, 2021 geteilt durch drei) muss mindestens 750.000. Euro betragen (Mindestanforderung).
>> Bei einer Teilnehmergemeinschaft sind die Umsatzangaben für alle Mitglieder der Teilnehmergemeinschaft zu machen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

>> Dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung über bereits erbrachte, mit der hier ausgeschriebenen Leistung
vergleichbare Aufträge (Referenzen) der letzten drei Geschäftsjahre (2019, 2020, 2021) beizufügen, in welcher
der Auftraggeber (Name und Anschrift, Kontaktdaten des Ansprechpartners), der Ort der Leistungserbringung,
der Leistungszeitraum und der Nettoauftragswert anzugeben ist. Weiter ist dabei jeweils anzugeben, ob der
Teilnehmer/Bieter die Leistung als Haupt- oder Unterauftragnehmer oder als Mitglied einer Bietergemeinschaft
erbracht hat sowie welche besonderen Anforderungen der jeweilige Auftrag stellte („Eigenerklärung
Referenzen“).
>> Teilnehmergemeinschaften haben die vorgenannten Erklärungen/Nachweise dem Teilnahmeantrag für jedes Mitglied
der Teilnehmergemeinschaft gesondert beizufügen.
>> Für Unterauftragnehmer sind die vorgenannten Erklärungen/Nachweise nur dann mit dem Teilnahmeantrag
vorzulegen, wenn sich der Teilnehmer/Bieter gemäß § 47 VgV der technischen und beruflichen
Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Teilnahmeantrag
eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass dieser sich gegenüber
der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten
(Mittel/Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen ("Verpflichtungserklärung Unter-AN
nach § 47 VgV"). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf
ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu
Ausschlussgründen Unter-AN“).
>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/Nachweise nur auf Verlangen der
Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36
Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im
Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit seinen Fähigkeiten tatsächlich zur Verfügung
zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses
Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach
§§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Für die Referenzen gelten folgende Mindestanforderungen (Ausschlusskriterium):
1. Es sind zwei Referenzaufträge aus dem Bereich SVP aus der Dienstleistungsbranche, vorzugsweise in der gesetzlichen Krankenversicherung, im Gesundheitswesen, in der privaten Versicherungswirtschaft oder für einen öffentlichen Auftraggeber anzugeben. Bei den angegebenen Referenzen hat der Schwerpunkt auf der Vergleichbarkeit der Referenzaufträge mit dem Ausschreibungsinhalt und den Befugnissen und Gestaltungsmöglichkeiten für Administratoren zu liegen. Referenz 1 a und 1b
2. Es ist ein Referenzauftrag zu Beratungsleistungen im Zusammenhang mit der Einführung, Nutzung und Anwendung des Seminarverwaltungsprogramms einzureichen. Bei dem angegebenen Referenzauftrag hat der Schwerpunkt auf der Darstellung des Workflows mit den Zuständigkeiten zwischen Auftragnehmer und Auftraggeberin und der Einbeziehung von Kundenwünschen zu liegen. Referenz 2
3. Da sich ein Projekt aus fachlicher Sicht zur Abdeckung mehrerer, der geforderten Referenzen eignen kann, kann ein Projekt auch mehrfach als Referenz angeben werden. Zur Erfüllung der Mindestvoraussetzungen an Referenzen sind mindestens 2 und maximal 3 Projekte anzugeben.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

>> Für das für die Auftragsausführung vorgesehene Projektteam gelten folgende Mindestanforderungen:
> Alle Mitglieder des Projektteams müssen die deutsche Sprache in Wort und Schrift fließend beherrschen.
> Alle folgenden Aufgabenbereiche müssen durch jeweils einen für das Projekt verantwortlichen Experten abgedeckt sein.
- Projektleitung,
- Projektmanagement,
- Konzept,
- Schulung,
- Support,
- Produktion und
- Programmierung.
>> Der Teilnehmer/Bieter hat zu versichern, keine Scientology−Techniken oder L. Ron Hubbard−Technologie im Unternehmen angewandt werden.
>> Der Teilnehmer/Bieter hat die allgemeinen Mindestanforderungen/Zertifizierungen für das Hosting zu erfüllen und sicherzustellen, dass die Zertifizierung im Rahmen der Vertragslaufzeit durchgängig besteht.

>> Die Verfahrenssprache ist deutsch.
>> Es gilt deutsches Recht.
>> Rechtsform der Teilnehmer-/Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:
Ein Teilnahmeantrag der Teilnehmer-/ Bietergemeinschaften findet nur dann Berücksichtigung, wenn in dem Teilnahmeantrag jeweils alle Mitglieder genannt sind u. ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss u. die
Durchführung des Vertrags benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Teilnehmer-/Bietergemeinschaft für alle im Zusammenhang mit diesem Vertrag stehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung
verpflichten. Das Formblatt "Erklärung der Bietergemeinschaft" ist in dem Fall dem Teilnahmeantrag ausgefüllt u. unterzeichnet beizufügen.
>> Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Nachweise vorzulegen:
> Die Vergabestelle holt für den Bieter, der im Rahmen des Vergabeverfahrens den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagsentscheidung eine Auskunft aus
dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt gemäß WRegG bzw. Gewerbezentralregister nach § l50a Gewerbeordnung beim Bundesamt für Justiz ein. Die für die Abfrage notwendigen Daten sind vom Teilnehmer anzugeben.
> Als öffentlicher Auftraggeber hat sich die Vergabestelle durch die Eigenerklärung EU-Sanktionspaket (39) bestätigen zu lassen und sicherzustellen, dass an der Vertragserfüllung keine Personen, Organisationen oder Einrichtungen beteiligt sind, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift nach Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 aufweisen
>> Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende weitere Nachweise vorzulegen:
> Datenschutzvereinbarung Auftragsverarbeitung (60)
> ein Datensicherheitskonzept, in dem der Teilnehmer/Bieter die bei ihm vorhandenen
technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz und
zur Datensicherheit unter Beachtung von § 35 SGB I und des 2. Kapitels
des SGB X darzustellen hat. Es sind insbesondere die entsprechenden
Maßnahmen betreffend die Kontrolle des Zutritts, des Zugangs, des Zugriffs, der Weitergabe und der
Eingabekontrolle sowie der Einhaltung
des Trennungsgebotes darzustellen (Formblatt „Sicherheitskonzept Auftragsverarbeitung" (61))
> Formblatt „Standorte der Geschäftsräume des Auftragsverarbeiters“ (62)
> Formblatt "Auflistung der bestehenden UAN-Verhältnisse" (63)
> Formblatt „Auflistung der bestehenden Wartungsverträge“ (64)
> Formblatt "Datenschutzbeauftragter/Ansprechpartner" (65) und
> ein vom Bieter erstelltes Löschkonzept gemäß Ziffer 5 der Teilnahmebedingungen.
>> Dem Teilnahmeantrag ist eine Darstellung zur Bewertung der Referenzen beizufügen,
- einheitliche PDF-Präsentation zur Beschreibung aller Referenzen (Ziffer 3 der Teilnahmebedingungen) sowie
- auf freiwilliger Basis eigens generierte Zugangsdaten zum SVP zur Ansicht oder Sichtung eines Beta-Systems (Ziffer 4 der Teilnahmebedingungen) zur Verfügung zu stellen.
>> Außerdem ist eine Erklärung des Teilnehmers/Bieters zu vorgesehenen Projektleitung und stellvertretende Projektleitung mit jeweiliger
Qualifikation für die Auftragserfüllung (42), die Eigenerklärung zum Projektteam (43) sowie die Eigenerklärung zur „Technologie von L. Ron Hubbard“ (44) vorzulegen.
>> Zusätzlich ist die „Eigenerklärung Zertifizierung Hosting“ (45) mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.
>> Im Übrigen ist eine Eigenerklärung (41) des Teilnehmers/Bieters vorzulegen, dass er im Fall der Zuschlagserteilung
spätestens zum Zeitpunkt des Leistungsbeginns über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit den folgenden
Mindestdeckungssummen verfügt:
> Personenschäden 5.000.000 Euro
> Sachschäden 5.000.000 Euro
> Vermögensschaden 5.000.000 Euro
> Versicherung gegen Folgen eine Datenschutzverstoßes 5.000.000 Euro.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Möchte ein Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat, eine Verletzung der Bestimmungen über das Vergabeverfahren geltend machen, so hat es diese innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber der Auftraggeberin zu rügen.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die auf Grund der Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zu Angebotsabgabe der Auftraggeberin gegenüber gerügt werden. Teilt die Auftraggeberin dem Unternehmen mit, dass sie der Rüge nicht abhelfen werde, so kann das Unternehmen innerhalb von 15 Tagen nach Eingang dieser Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei dem Bundeskartellamt stellen.

Beschreibung der Beschaffung

Ausschreibungsgegenstand ist ein Seminarverwaltungsprogramm mit den im Folgenden beschriebenen Leistungen:· Überlassung des Seminarverwaltungsprogramms inkl. Onlineportale im Rahmen von SaaS (Cloudlösung) · Hosting inkl. Speicherplatz· Einmalige Übernahme von Bestandsdaten aus vorhandenen Softwareprogrammen, z. B. SVP und LMS · Regelmäßige Übernahme von Daten über Schnittstellen aus diversen Softwareprogrammen, z. B. Personalverwaltungsprogramm, Raumverwaltungsprogramm· Konfiguration und Customizing · Schulungen für Seminaradmins (z. B. Anlegen und Verwalten von Veranstaltungen· Schulungen für Programmadmins (, z. B. Verwaltung des Rechte- und Rollenkonzeptes, Erteilen von Freigaben, Verwaltung der Mandantentrennung)· Projektmanagement zur Einführung, zum Customizing, zur Schnittstellenerstellung· Beratung hinsichtlich der optimalen/richtigen Anwendung des Programms ausgerichtet auf die Prozesse der Auftraggeberinnen· Bereitstellung der Testumgebung für die Auftraggeberinnen· Systemservice, First und Second Level Support· Weiterentwicklung und Anpassung des Gesamtsystems, vorzugsweise im Rahmen von Standard-Systemupdates · Datensicherung Der Zugriff auf das Seminarverwaltungsprogramm erfolgt webbasiert. Das Hosting erfolgt auf einem Server des Auftragnehmers; Serverstandort ist Deutschland oder ein anderes Land in der Europäischen Union. Der Auftragnehmer hat nach dem aktuellen Stand der Technik angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherstellung der datenschutzrechtlichen Anforderungen und Schutzziele der DSGVO zu gewährleisten (DSGVO, BDSG, Beschäftigtendatenschutzes). Weitere Datenschutzbestimmungen der Auftraggeberin müssen zwingend eingehalten werden. Vertrags-, Service- und Schulungssprache ist Deutsch.