Softwarelösung für die Umsetzung der Aufgaben im Amt für Flüchtlinge und Integration im Landratsamt Biberach

Landkreis Biberach

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-06-21. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-05-20.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Rocom GmbH

Wer?

• Landkreis Biberach

Wie?

• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Wo?

• Tübingen › Biberach

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-05-20	Auftragsbekanntmachung
2022-06-15	Ergänzende Angaben
2022-12-16	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2022-05-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Referenznummer: 2022/41
Kurze Beschreibung:

Softwarelösung für die Umsetzung der Aufgaben im Amt für Flüchtlinge und Integration im Landratsamt Biberach

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Biberach 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landkreis Biberach
Postort: Biberach an der Riß
Kontakt
Internetadresse: http://www.biberach.de 🌏
E-Mail: software-asyl-lrab@menoldbezler.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YMZR833/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YMZR833 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-05-20 📅
Einreichungsfrist: 2022-06-21 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-05-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 101-280004
ABl. S-Ausgabe: 101
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YMZR833

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Das Landratsamt Biberach ist als untere Aufnahmebehörde nach dem Flüchtlingsaufnahmegesetz des Landes Baden-Württemberg (FlüAG) für die Flüchtlingsunterbringung, die Flüchtlingsbetreuung nach dem Pakt für Integration und die Leistungsgewährung nach dem AsylbLG zuständig.

Im Amt für Organisation und Digitalisierung (OuD) des Landratsamtes Biberach wurde in den vergangenen Jahren eine größere Anzahl Programme (sog. "Eigenprogrammierungen", EP) erstellt.

Diese EP wurden i.d.R. auf Anforderung der Fachämter hin intern durch eigenes Personal in der Entwicklungsumgebung "MS Visual Studio 2015" in VB.NET umgesetzt, einschließlich Pflege und Weiterentwicklung - ebenfalls in direkter Abstimmung mit den Fachämtern.

Das bislang verantwortliche Personal wird ab Juli 2022 nicht mehr zur Verfügung stehen. Hinzu kommt, dass die Digitalisierungsstrategie des Landkreises vorsieht, verstärkt auf Standardlösungen zu setzen. Die Bereitstellung interner Kapazitäten ab dem genannten Datum ist somit nicht mehr möglich.

Das bisherige selbst entwickelte Programm für den Bereich der unteren Aufnahmebehörde soll durch eine andere Software ersetzt werden.

Der Auftragnehmer liefert und implementiert für das Amt für Fluchtlinge und Integration Landratsamt Biberach eine funktionsfähige Fachsoftware zur Umsetzung der Aufgaben im Bereich Flüchtlingsunterbringung, die Flüchtlingsbetreuung nach dem Pakt für Integration und die Leistungsgewährung nach dem AsylbLG und führt die erforderliche Softwarepflege durch.

Beauftragt wird die Lieferung der Individualsoftware inkl. aller Anforderungen aus dem "Leistungsverzeichnis". Die Migration der Daten in das neue Datenschema ist ebenfalls Bestandteil der Beauftragung.

Weitere Einzelheiten sind der Leistungsbeschreibung sowie dem Leistungsverzeichnis zu entnehmen.

Dauer: 60 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Der Auftraggeber kann den Vertrag gegenüber dem Auftragnehmer dreimalig um jeweils 24 weitere Monate zu unveränderten Bedingungen verlängern (Verlängerungsoptionen)

Beschreibung der Optionen:

Dreimalige Verlängerungsoption um jeweils 24 weitere Monate zu unveränderten Bedingungen gemäß Ziff. II.2.7)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Die Eignung ist im Falle einer Bewerbergemeinschaft für jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft gesondert nachzuweisen. Soweit nachfolgend nichts Abweichendes geregelt wird, sind daher alle Eignungsnachweise von jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft vorzulegen.

2. Beteiligt sich ein Unternehmen mehrfach - sei es als Bewerber, Mitglied einer Bewerbergemeinschaft oder Unterauftragnehmer - an diesem Vergabeverfahren, so kann dies zum Verfahrensausschluss aller Bewerber/Bewerbergemeinschaften, bei denen das jeweilige Unternehmen beteiligt bzw. als Nachunternehmer vorgesehen ist, führen.

3. Ein Bewerber (bzw. eine Bewerbergemeinschaft) kann sich zum Nachweis der Eignung auf andere Unternehmen stützen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesem Unternehmen bestehenden Verbindungen (Eignungsleihe). In diesem Fall ist der Vergabestelle mit Einreichung des Teilnahmeantrags nachzuweisen, dass dem Bewerber die erforderlichen Kapazitäten zur Verfügung stehen, indem beispielsweise die verpflichtenden Zusagen der Unternehmen vorgelegt werden. Die Unternehmen, auf die sich ein Bewerber zum Nachweis seiner Eignung stützt, müssen die Eignung nach Ziffer III.1.1) bis III.1.3) hinsichtlich derjenigen Eignungskriterien erfüllen, zu deren Nachweis sich der Bewerber auf die Eignung des Unternehmens stützt. Zudem sind für diese Unternehmen die Erklärungen über das Vorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB vorzulegen.

Vorstehende Ausführungen unter 1. bis 3. gelten für die Nachweise nach III.1.2) und III.1.3) entsprechend.

4. Die nachfolgend und die in III.1.2) und III.1.3) geforderten Eignungsnachweise sind mit dem Teilnahmeantrag einzureichen:

(1) Eigenerklärung über das Vorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 GWB,

(2) Eigenerklärung über das Vorliegen von Ausschlussgründen nach § 124 GWB,

(3) Eigenerklärung gemäß § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (MiLoG),

(4) Scientology-Schutzerklärung (L. Ron Hubbard ),

(5) Eigenerklärung zu Russland-Sanktionen im Bereich der öffentlichen Aufträge und Konzessionen nach Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014.

5. Vorzulegende Nachweise der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung:

Eigenerklärung bezüglich der Eintragung des Unternehmens in das Berufs- oder Handelsregister (bei GmbH & Co. KG auch von der Komplementär-GmbH) nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

(1) Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz mit vergleichbaren Leistungen im Bereich der Softwareentwicklung in den vergangenen 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2019, 2020, 2021).

(2) Eigenerklärung über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von mind. 5 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden sowie 500.000 EUR für Vermögensschäden bzw. Eigenerklärung, dass im Auftragsfalle eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird. Diese Erklärung ist im Falle einer Angebotsabgabe als Bietergemeinschaft nur einmal vorzulegen. Die Bestätigung einer Versicherungsgesellschaft über das Bestehen der Haftpflichtversicherung bzw. über den Abschluss einer Versicherung mit den vorgenannten Deckungssummen ist auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle vorzulegen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

(1) Eigenerklärung über das jährliche Mittel der bei dem Unternehmen Beschäftigten in den letzten 3 Geschäftsjahren (2019, 2020, 2021)

(2) Eigenerklärungen über erbrachte vergleichbare Leistungen des Unternehmens im Bereich von Softwareentwicklung aus den letzten drei Jahren.

Die Erklärungen über Referenzleistungen müssen jeweils folgende Angaben enthalten:

- Bezeichnung des Auftrags

- Beschreibung des Leistungsumfangs

- Name des Auftraggebers inkl. Ansprechpartner

- Zeitraum der Leistungserbringung

- Volumen der Leistungserbringung in EUR netto für den gesamten Leistungszeitraum

- Anzahl der erbrachten Personentage

Darüber hinaus soll bei der Beschreibung des jeweiligen Referenzprojekts insbesondere auf folgende Aspekte eingegangen werden:

- Organisatorischer Projektansatz im genannten Projekt, wichtigste Meilensteine und Zusammensetzung des Projektteams.

- Welche Technologien, Programmiersprachen und Serverkomponenten kamen zur Anwendung? Inwiefern wurden technische Frameworks verwendet? Wie war die Interaktion zwischen den Serverkomponenten ausgestaltet?

- Inwieweit wies das Projekt Schnittstellen zu einem Dokumentenmanagementsystem oder zu einer Office Suite (z. B. MS Office) auf?

- Umfasste das Projekt eine Datenmigration? Wenn ja, welche Vorgehensweise kam bei der Datenmigration zur Anwendung? Wie wurden die bisherigen Datenbestände analysiert? Wie erfolgte die Datenmigration? Ggf. der Umfang der Migration, Anzahl Datenfelder, Datensätze, Automatisierungsgrad und Test Zyklen.

- Inwieweit umfasste die Leistungserbringung einen Support für die entwickelte Software und wie waren die Supportprozesse ausgestaltet (Support Level, Tickets, Hotline etc.)?

Mindeststandards:

Mindestens 2 Referenzprojekte über erbrachte vergleichbare Leistungen im Bereich von Softwareentwicklung aus den letzten drei Jahren, die zudem jeweils mindestens eines der folgenden Mindestkriterien erfüllen:

- Softwareentwicklung für einen öffentlichen Auftraggeber

- Softwareentwicklung zur Ablösung einer bestehenden Software-Anwendung oder

- Entwicklung von Individualsoftware mit einem Projektvolumen von mindestens 50 Entwicklertagen (PT)

Die geforderten Mindestreferenzen müssen für jeden Teilnahmeantrag nur einmal vorgelegt werden. Das gilt auch im Falle einer Teilnahme als Bewerbergemeinschaft.

Die Einreichung von mehr als drei Referenzen ist nicht erwünscht.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Für den Fall, dass sich mehr als drei grundsätzlich geeignete Unternehmen beworben haben, wird unter den Bewerbern anhand der gem. Ziffer III.1.3 dieser Bekanntmachung geforderten Mindestreferenzen beurteilt, wer unter den als grundsätzlich geeignet eingestuften Bewerbern im Vergleich zu den Mitbewerbern mit Blick auf die zu erbringende Leistung besonders geeignet erscheint und daher am weiteren Verfahren beteiligt werden soll. In diesem Zusammenhang wird die besondere Vergleichbarkeit zu den hier ausgeschriebenen Leistungen berücksichtigt. Die besondere Vergleichbarkeit wird anhand der geforderten Mindestreferenzen insbesondere unter Berücksichtigung der folgenden Aspekte beurteilt:

- Organisatorischer Projektansatz im genannten Projekt, wichtigste Meilensteine und Zusammensetzung des Projektteams.

- Inwieweit wies das Projekt Schnittstellen zu einem Dokumentenmanagementsystem oder zu einer Office Suite (z. B. MS Office) auf?

- Inwieweit umfasste die Leistungserbringung einen Support für die entwickelte Software und wie waren die Supportprozesse ausgestaltet (Support Level, Tickets, Hotline etc.)?

Werden mehr als die gem. Ziffer III.1.3 dieser Bekanntmachung geforderten zwei Mindestreferenzen vorgelegt, zieht der Auftraggeber für die Bewerberauswahl jeweils die Referenzen heran, welche innerhalb der vorgelegten Referenzen am stärksten für die besondere Vergleichbarkeit mit dem Auftragsgegenstand sprechen.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YMZR833/documents 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Postort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 721926-3985 📠
Internetadresse: www.rp.baden-wuerttemberg.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Es gelten die Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB).

Hinsichtlich der Einleitung von Nachprüfungsverfahren wird auf § 160 GWB verwiesen. Dieser lautet:

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat;

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Hinsichtlich der Information nicht berücksichtigter Bieter und Bewerber gelten die §§ 134, 135 GWB. Insbesondere gilt: Bieter deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Das gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.

Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden; bei Übermittlung per Telefax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage.

Quelle: OJS 2022/S 101-280004 (2022-05-20)

Ergänzende Angaben (2022-06-15)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-06-15 📅
Einreichungsfrist: 2022-06-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-06-20 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 117-331403
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 101-280004
ABl. S-Ausgabe: 117
Zusätzliche Informationen

Die Teilnahmefrist wird gegenüber der ursprünglichen Bekanntmachung um einen Tag verlängert.

Quelle: OJS 2022/S 117-331403 (2022-06-15)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-12-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-12-16 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-12-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 246-711610
ABl. S-Ausgabe: 246
Zusätzliche Informationen

Unter Ziff. II.1.7) "Gesamtwert der Beschaffung" sowie unter Ziff. V.2.4) "Gesamtwert des Auftrags/Loses" wurde aus Gründen des Geheimwettbewerbs und des Schutzes von Geschäftsgeheimnissen jeweils ein fiktiver Wert angegeben. Bekanntmachungs-ID: CXP4YMZ6E18

Objekt
Umfang der Beschaffung
Beschreibung der Optionen: Dreimalige Verlängerungsoption um jeweils 24 weitere Monate

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Lösungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60 %
Preis (Gewichtung): 40 %

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-12-16 📅
Name: Rocom GmbH
Postort: Riedering
Postleitzahl: 83083
Land: Deutschland 🇩🇪
Rosenheim, Landkreis 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Referenz
Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXP4YMZ6E18

Quelle: OJS 2022/S 246-711610 (2022-12-16)

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