Sozialwahl 2023: Herstellung, Versand und Auswertung der Wahlunterlagen

Kurze Beschreibung

Im Jahr 2023 findet die nächste Sozialversicherungswahl bei der DAK-Gesundheit statt. Hierfür werden den Versicherten der DAK-Gesundheit im Zeitraum vom 11.04. - 11.05.2023 entsprechende Wahlunterlagen in Papierform zur Verfügung gestellt (vgl. § 34 Abs. 2 SVWO). Wahltag ist der 31.05.2023.
Bei den Sozialversicherungswahlen 2023 können die Wahlberechtigten erstmals entscheiden, ob sie ihre Stimme per Briefwahl oder online abgeben möchten. Für die Durchführung der Wahl erhalten sie Wahlunterlagen. Diese beinhalten die erforderlichen Unterlagen für die Durchführung der Briefwahl (z.B. Stimmzettel und Wahlbriefumschläge) und der Online-Wahl (z.B. Beschreibung des Verfahrens der Stimmabgabe). Ein Wahlberechtigter darf seine Stimme nur einmal abgeben.
Gegenstand dieser Ausschreibung sind abhängig vom jeweiligen Los die folgenden Produktionsschritte (Lose), welche in der Leistungsbeschreibung und den Vertragsunterlagen bzw. sonstigen Anlagen näher definiert werden:
- Los 1: Herstellung der Wahlunterlagen (Herstellung/Druck/Kuvertierung);
- Los 2: Versand der Wahlunterlagen;
- Los 3: Auswertung der Wahlunterlagen (Sammeln und Auswerten der eingehenden Wahlunterlagen, inkl. Abgleich und Zusammenführung der Briefwahlstimmen mit den per Online-Wahl abgegebenen Stimmen).
Die Leistungen je Los sind hinsichtlich folgender Bereiche zu erbringen:
- Wahlunterlagen bei einer Wahlhandlung in der Gruppe der Versicherten;
- Optional: Wahlunterlagen bei einer Wahlhandlung in der Gruppe der Arbeitgeber ("mögliche Urwahl der Arbeitgeber").

Beschreibung der Beschaffung

Es wird von folgenden Schätzmengen ausgegangen:
- Los 1: Herstellung der Wahlunterlagen (Herstellung/Druck/Kuvertierung)
> Wahlhandlung der Versicherten: ca. 4,55 Mio. Stück
> Option Wahlhandlung der Arbeitgeber: ca. 700.000 Stück
- Los 2: Versand der Wahlunterlagen
> Wahlhandlung der Versicherten: ca. 4,55 Mio. Stück
> Option Wahlhandlung der Arbeitgeber: ca. 700.000 Stück
- Los 3: Auswertung der Wahlunterlagen (Sammeln und Auswerten der eingehenden Wahlunterlagen, inkl. Abgleich und Zusammenführung der Briefwahlstimmen mit den per Online-Wahl abgegebenen Stimmen)
> Wahlhandlung der Versicherten: ca. 1,4 Mio. Stück
> Option Wahlhandlung der Arbeitgeber: ca. 210.000 Stück
Bei der angegebenen Menge der von der jeweiligen Leistung betroffenen Wahlunterlagen (sowohl für eine Wahlhandlung in der Gruppe der Versicherten wie auch bei einer Wahlhandlung in der Gruppe der Arbeitgeber) handelt es sich jeweils um Schätzmengen, die auf der aktuellen Zahl der wahlberechtigten Versicherten beruht. Da sich diese Anzahl durch Umstände (z.B. Wechsel der Krankenkasse, Todesfälle) verändern kann, kann eine Abnahme in der angegebenen Höhe nicht garantiert werden. Vielmehr ist die zum Zeitpunkt der Sozialwahl 2023 gegebene Anzahl der Wahlberechtigten maßgeblich.

Beschreibung der Optionen

Erbringung von Leistungen im jeweiligen Los bezogen auf die ggf. notwendige Wahlhandlung der Arbeitgeber
Leistungen in Bezug auf die Option sind vom Bedarf und einem entsprechenden schriftlichen einseitigen Abruf der DAK-Gesundheit abhängig, insofern besteht keine Abnahmeverpflichtung der DAK-Gesundheit.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Los 1:
1) Anlagenkonvolut Datenschutz gemäß Vorlage
2) ausgefülltes Sicherheitshandbuch
3) AVV-Vertrag gemäß Vorlage
4) Unternehmensdarstellung (in Ziffer I.3. der Eigenerklärung Grundeignung Los 1 einzutragen):
a) Leistungsspektrum und Schwerpunkte
b) Standorte im In-/Ausland und Leistungserbringungsstandort
c) Technische Ausrüstung des Druckparks unter Angaben der zur Verfügung stehenden Maschinen und Geräte
d) Umsatz und Mitarbeiterzahlen der letzten 3 Jahre (Stichtag: 31.12. des Jahres)
5) aktuell bestehende Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 (mindestens DIN EN ISO 9001:2015) oder gleichwertige Bescheinigung
Los 2:
1) Anlagenkonvolut Datenschutz gemäß Vorlage
2) Postlizenz in Kopie (mit dem Angebot vorzulegen)
3) Erklärung, dass kein Lizenzentziehungsverfahren gegen den Bieter bei der Bundesnetzagentur eingeleitet ist
4) Unternehmensdarstellung (in Ziffer I.3. der Eigenerklärung Grundeignung Los 2 einzutragen):
a) Leistungsspektrum und Schwerpunkte
b) Standorte im In-/Ausland und Leistungserbringungsstandort
c) Umsatz und Mitarbeiterzahlen der letzten 3 Jahre (Stichtag: 31.12. des Jahres)
5) aktuell bestehende Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 (mindestens DIN EN ISO 9001:2015) oder gleichwertige Bescheinigung
Los 3:
1) Anlagenkonvolut Datenschutz gemäß Vorlage
2) ausgefülltes Sicherheitshandbuch
3) AVV-Vertrag gemäß Vorlage
4) Unternehmensdarstellung (in Ziffer I.3. der Eigenerklärung Grundeignung Los 3 einzutragen):
a) Leistungsspektrum und Schwerpunkte
b) Standorte im In-/Ausland und Leistungserbringungsstandort
c) Technische Ausrüstung zur Auswertung der Rückläufer (Briefwahlstimmen, Kundenabfragen etc.)
d) Umsatz und Mitarbeiterzahlen der letzten 3 Jahre (Stichtag: 31.12. des Jahres)
5) aktuell bestehende Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 (mindestens DIN EN ISO 9001:2015) oder gleichwertige Bescheinigung

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Los 1:
1) branchenübliche Betriebshaftpflichtversicherung eines europäischen Versicherungsinstitutes mit einer Deckungssumme in Höhe von mind. 2.000.000,- EUR pro Jahr sowohl für Personen- als auch Sachschäden und mit einer Deckungssumme von min. 2.000.000,- (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): branchenübliche Betriebshaftpflichtversicherung eines europäischen Versicherungsinstitutes mit einer Deckungssumme in Höhe von mind. 2.000.000,- EUR pro Jahr sowohl für Personen- als auch Sachschäden und mit einer Deckungssumme von min. 2.000.000,- EUR pro Jahr für Vermögensschäden, welche auch Haftpflichtansprüche wegen Vermögensschäden infolge einer Verletzung datenschutzrechtlicher Bestimmungen sowie Haftpflichtansprüche, die dadurch entstehen, dass Daten gelöscht, unbrauchbar gemacht oder verändert werden (Datenverlust) umfasst (der Datenverlust ist mit einem Sublimit in Höhe von mind. 1.000.000,- EUR pro Jahr abgedeckt
Los 2:
1) branchenübliche Betriebshaftpflichtversicherung eines europäischen Versicherungsinstitutes mit einer Deckungssumme in Höhe von mind. 2.000.000,- EUR pro Jahr sowohl für Personen- als auch Sachschäden und mit einer Deckungssumme von min. 1.000.000,- (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): branchenübliche Betriebshaftpflichtversicherung eines europäischen Versicherungsinstitutes mit einer Deckungssumme in Höhe von mind. 2.000.000,- EUR pro Jahr sowohl für Personen- als auch Sachschäden und mit einer Deckungssumme von min. 1.000.000,- EUR pro Jahr für Vermögensschäden
Los 3:
1) branchenübliche Betriebshaftpflichtversicherung eines europäischen Versicherungsinstitutes mit einer Deckungssumme in Höhe von mind. 2.000.000,- EUR pro Jahr sowohl für Personen- als auch Sachschäden und mit einer Deckungssumme von min. 2.000.000,- (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): eine branchenübliche Betriebshaftpflichtversicherung eines europäischen Versicherungsinstitutes mit einer Deckungssumme in Höhe von mind. 2.000.000,- EUR pro Jahr sowohl für Personen- als auch Sachschäden und mit einer Deckungssumme von min. 2.000.000,- EUR pro Jahr für Vermögensschäden, welche auch Haftpflichtansprüche wegen Vermögensschäden infolge einer Verletzung datenschutzrechtlicher Bestimmungen sowie Haftpflichtansprüche, die dadurch entstehen, dass Daten gelöscht, unbrauchbar gemacht oder verändert werden (Datenverlust) umfasst (der Datenverlust ist mit einem Sublimit in Höhe von mind. 1.000.000,- EUR pro Jahr abgedeckt).

Bei Beteiligung als Bietergemeinschaft ist die "Eigenerklärung Pflichten" vollständig ausgefüllt mit dem Angebot vorzulegen.
Bietergemeinschaften können grundsätzlich nur bis zu der Angebotsabgabe neu oder umgebildet werden. Jede beabsichtigte oder vorgenommene Veränderung der Zusammensetzung einer Bietergemeinschaft (Eintritt, Austritt oder Austausch von Mitgliedern) während der laufenden Angebotsbearbeitungsphase bis zur Erteilung des Zuschlags muss dem Auftraggeber gegenüber unverzüglich schriftlich angezeigt und begründet werden. Die Um- oder Neubildung einer Bietergemeinschaft nach Angebotsabgabe kann nach obergerichtlicher Rechtsprechung unzulässig sein und führt dann zu der Nichtberücksichtigung der Gemeinschaft bzw. ihres Angebots.
Beruft sich der Bieter darauf, Teile der Leistung von Nachunternehmern ausführen zu lassen, muss er seinem Angebot ein Verzeichnis beifügen, in dem die durch den Nachunternehmer auszuführende Leistung bezeichnet ist ("Eigenerklärung Pflichten"). Angaben zu Adresse, etc. des vorgesehenen Nachunternehmers sind nicht zu machen. Vielmehr sind Inhalt sowie die Art der durch den Nachunternehmer auszuführenden Leistung zu bezeichnen. Dabei reicht die Angabe eines Oberbegriffes aus.
Der Auftraggeber behält sich vor, nach Angebotsabgabe, die für den Zuschlag vorgesehenen Bieter mit Fristsetzung aufzufordern, Verpflichtungserklärungen etwaiger Nachunternehmer für die im Angebot bezeichneten Leistungsbereiche ("Eigenerklärung Pflichten") vorzulegen.
Zusätzlich für Los 1 und 3: Hinsichtlich der für den Zuschlag vorgesehenen Bieter, wird die DAK-G die Eignung der angegebenen Nachunternehmer prüfen. Die DAK-G behält sich vor, hierfür beim Bieter unter Gewährung einer ausreichenden Frist die Eignungsnachweise für den Nachunternehmer einzufordern:
- Los 1: Eignungsnachweise gem. persönliche Auflagen Ziffer 1) - 4) und gem. wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
- Los 3: Eignungsnachweise gem. persönliche Auflagen Ziffer 1) - 4) und gem. wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Es wird darauf hingewiesen, dass ein Nachunternehmer für die von ihm zu übernehmenden Teile der Leistung in fachlicher, persönlicher und wirtschaftlicher Hinsicht denselben Eignungsanforderungen zu genügen hat, wie der Bieter für jenen Leistungsteil.
Für Los 2 müssen keine weiteren Eignungsnachweise für Nachunternehmer mit dem Angebot nicht eingereicht werden. Es genügt die Angabe in Ziffer 4) der "Eigenerklärung Pflichten".

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Los 1:
1) Eigenerklärung: Grundeignung Los 1 (sofern sich Bieter drauf bewirbt) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
2) Eigenerklärung: Pflichten gemäß Vorlage (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
3) Referenzliste (einzutragen in Ziffer III.1. der Eigenerklärung Grundeignung) über zwei nach Inhalt/Art und Umfang mit dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbare Referenzaufträge aus den letzten sieben Jahren (gerechnet ab Zeitpunkt der Angebotsfrist; Leistungszeitraum maßgeblich) unter Angabe des Leistungsinhalts und der Vertragslaufzeit, des Auftragswertes (netto) und des Vertragspartners einschließlich der Kontaktdaten des Ansprechpartners (Name, Anschrift, Telefon, E-Mail-Adresse) einzureichen. Es ist anzugeben, ob und in welchem Umfang/für welche Leistungen Nach-/Subunternehmer eingebunden wurden.
Die DAK-G behält sich ausdrücklich vor, die eingereichten Referenzen durch Nachfrage bei den Referenzgebern zu überprüfen. Bei nicht zufriedenstellender Qualität hinsichtlich min. eine der dargestellten zwei Referenzen kann das Angebot des Bieters auf der Eignungsebene ausgeschlossen werden.
Es werden lediglich solche Bewerber als geeignet angesehen, die mindestens zwei Referenzprojekte nachweisen können.
Durch jede Referenz müssen folgende Mindestanforderungen nachgewiesen werden:
- Herstellung/Druck und Versandvorbereitung von Mailing-Anschreiben mit einer Auflage von min. 3,0 Mio. Anschreiben innerhalb eines Zeitraums von zwei Monaten; ausreichend ist, wenn die Menge von 3,0 Mio. Anschreiben innerhalb eines Zeitraums von zwei Monaten im Durchschnitt beider Referenzen erreicht wird.
Los 2:
1) Eigenerklärung: Grundeignung Los 2 (sofern sich Bieter drauf bewirbt)
2) Eigenerklärung: Pflichten gemäß Vorlage (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
3) Referenzliste (einzutragen in Ziffer III.1. der Eigenerklärung Grundeignung) über zwei nach Inhalt/Art und Umfang mit dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbare Referenzaufträge aus den letzten sieben Jahren (gerechnet ab Zeitpunkt der Angebotsfrist; Leistungszeitraum maßgeblich) unter Angabe des Leistungsinhalts und der Vertragslaufzeit, des Auftragswertes (netto) und des Vertragspartners einschließlich der Kontaktdaten des Ansprechpartners (Name, Anschrift, Telefon, E-Mail-Adresse) einzureichen. Es ist anzugeben, ob und in welchem Umfang/für welche Leistungen Nach-/Subunternehmer eingebunden wurden.
Die DAK-G behält sich ausdrücklich vor, die eingereichten Referenzen durch Nachfrage bei den Referenzgebern zu überprüfen. Bei nicht zufriedenstellender Qualität hinsichtlich min. eine der dargestellten zwei Referenzen kann das Angebot des Bieters auf der Eignungsebene ausgeschlossen werden.
Es werden lediglich solche Bewerber als geeignet angesehen, die mindestens zwei Referenzprojekte nachweisen können.
Durch jede Referenz müssen folgende Mindestanforderungen nachgewiesen werden:
- Abholung, Verarbeitung (inkl. Frankierung) und Zustellung von Postsendungen;
- die im Rahmen jeder Referenz beförderte jährliche Sendungsmenge beträgt min. 3,0 Mio.; ausreichend ist, wenn sich die jährliche Sendungsmenge aus dem jährlichen Durchschnitt beider Referenzprojekte ergibt (= vergleichbar hinsichtlich Umfangs).
Los 3:
1) Eigenerklärung: Grundeignung Los 3 (sofern sich Bieter drauf bewirbt)
2) Eigenerklärung: Pflichten gemäß Vorlage (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
3) Referenzliste (einzutragen in Ziffer III.1. der Eigenerklärung Grundeignung) über zwei nach Inhalt/Art und Umfang mit dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbare Referenzaufträge aus den letzten 13 Jahren (gerechnet ab Zeitpunkt der Angebotsfrist; Leistungszeitraum maßgeblich) unter Angabe des Leistungsinhalts und der Vertragslaufzeit, des Auftragswertes (netto) und des Vertragspartners einschließlich der Kontaktdaten des Ansprechpartners (Name, Anschrift, Telefon, E-Mail-Adresse) einzureichen. Es ist anzugeben, ob und in welchem Umfang/für welche Leistungen Nach-/Subunternehmer eingebunden wurden.
Die DAK-G behält sich ausdrücklich vor, die eingereichten Referenzen durch Nachfrage bei den Referenzgebern zu überprüfen. Bei nicht zufriedenstellender Qualität hinsichtlich min. eine der dargestellten zwei Referenzen kann das Angebot des Bieters auf der Eignungsebene ausgeschlossen werden.
Es werden lediglich solche Bewerber als geeignet angesehen, die mindestens zwei Referenzprojekte nachweisen können.
Dabei müssen folgende Mindestanforderungen nachgewiesen werden:
(aa) mindestens eine Referenz muss die Bearbeitung von eingehenden Briefwahlstimmen innerhalb eines Zeitraums von längstens einem Monat nachweisen;
(bb) sofern nur eine Referenz die Anforderungen nach (aa) nachweist, muss die andere Referenz die Bearbeitung von eingehenden Unterlagen (z.B. Kundenabfragen) innerhalb eines Zeitraums von längstens drei Monaten nachweisen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Bei Beteiligung als Bietergemeinschaft ist die "Eigenerklärung Pflichten" vollständig ausgefüllt mit dem Angebot vorzulegen.
Bietergemeinschaften können grundsätzlich nur bis zu der Angebotsabgabe neu oder umgebildet werden. Jede beabsichtigte oder vorgenommene Veränderung der Zusammensetzung einer Bietergemeinschaft (Eintritt, Austritt oder Austausch von Mitgliedern) während der laufenden Angebotsbearbeitungsphase bis zur Erteilung des Zuschlags muss dem Auftraggeber gegenüber unverzüglich schriftlich angezeigt und begründet werden. Die Um- oder Neubildung einer Bietergemeinschaft nach Angebotsabgabe kann nach obergerichtlicher Rechtsprechung unzulässig sein und führt dann zu der Nichtberücksichtigung der Gemeinschaft bzw. ihres Angebots.
Beruft sich der Bieter darauf, Teile der Leistung von Nachunternehmern ausführen zu lassen, muss er seinem Angebot ein Verzeichnis beifügen, in dem die durch den Nachunternehmer auszuführende Leistung bezeichnet ist ("Eigenerklärung Pflichten"). Angaben zu Adresse, etc. des vorgesehenen Nachunternehmers sind nicht zu machen. Vielmehr sind Inhalt sowie die Art der durch den Nachunternehmer auszuführenden Leistung zu bezeichnen. Dabei reicht die Angabe eines Oberbegriffes aus.
Der Auftraggeber behält sich vor, nach Angebotsabgabe, die für den Zuschlag vorgesehenen Bieter mit Fristsetzung aufzufordern, Verpflichtungserklärungen etwaiger Nachunternehmer für die im Angebot bezeichneten Leistungsbereiche ("Eigenerklärung Pflichten") vorzulegen.
Zusätzlich für Los 1 und 3: Hinsichtlich der für den Zuschlag vorgesehenen Bieter, wird die DAK-G die Eignung der angegebenen Nachunternehmer prüfen. Die DAK-G behält sich vor, hierfür beim Bieter unter Gewährung einer ausreichenden Frist die Eignungsnachweise für den Nachunternehmer einzufordern:
- Los 1: Eignungsnachweise gem. technischer und beruflicher Leistungsfähigkeit Ziffer 1) - 3)
- Los 3: Eignungsnachweise gem. technischer und beruflicher Leistungsfähigkeit Ziffer 1) - 3)
Es wird darauf hingewiesen, dass ein Nachunternehmer für die von ihm zu übernehmenden Teile der Leistung in fachlicher, persönlicher und wirtschaftlicher Hinsicht denselben Eignungsanforderungen zu genügen hat, wie der Bieter für jenen Leistungsteil.
Für Los 2 müssen keine weiteren Eignungsnachweise für Nachunternehmer mit dem Angebot nicht eingereicht werden. Es genügt die Angabe in Ziffer 4) der "Eigenerklärung Pflichten".

Text

Aufgrund der VERORDNUNG (EU) 2022/576 DES RATES der Europäischen Union vom 08.04.2022 wurde ein weiteres Sanktionspaket gegen Russland in Folge des Krieges in der Ukraine erlassen. Dies betrifft insbesondere die Beteiligung von russischen Unternehmen bzw. Personen an Aufträgen.
Daher wird nunmehr eine neue Eigenerklärung zur Eignung in Form der Eigenerklärung Art. 5k Sanktionen zur Verfügung gestellt, die als Eignungsnachweis zwingend mit dem Angebot einzureichen ist.
Die Eigenerklärung ist für jedes Los vom jeweiligen Bieter bzw. bei Bildung einer Bietergemeinschaft von jedem Bietergemeinschaftsmitglied zwingend einzureichen. Bei Los 1 und Los 2 muss die Eigenerklärung Art. 5k Sanktionen zwingend vom jeweiligen Nachunternehmer auf gesondertes Verlangen der DAK-Gesundheit eingereicht werden.