SPK-ZVS-19-00010-NOV-HV / Rahmenvereinbarung Sicherheits- und Servicedienstleistungen Los 1

Kurze Beschreibung

Gegenstand dieses Verfahrens ist die Gestellung von ausschließlich sozialversicherungspflichtigem Sicherheits- und Servicepersonal im Ibero-Amerikanischem Institut der Stiftung Preußischer Kulturbesitz (SPK).
Die geplante Übernahme erfolgt zum 01.07.2023. Ab diesem Zeitpunkt hat der Auftragnehmer entsprechendes Sicherheits- und Servicepersonal zu stellen und abrufbar vorzuhalten.

Beschreibung der Beschaffung

1 Allgemeines
Gegenstand dieses Verfahrens ist die Gestellung von ausschließlich sozialversicherungspflichtigem Sicherheits und Servicepersonal im Ibero Amerikanischem Institut der Stiftung Preußischer Kulturbesitz (SPK).
Das Ibero Amerikanische Institut ist eine interdisziplinär orientierte Einrichtung des wissenschaftlichen und kulturellen Austauschs mit Lateinamerika, der Karibik, Spanien und Portugal mit der größten europäischen Spezialbibliothek für den ibero amerikanischen Kulturraum. Darüber hinaus ist es ein Ort der Wissensproduktion, der Wissensvermittlung und der kulturellen Übersetzungen.
Verzeichnis für häufig verwendete Abkürzungen
BBR Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung
IAI Ibero Amerikanisches Institut
MA Mitarbeiter des Servicethekendienstes
SBB Staatsbibliothek zu Berlin
SMA Sicherheitsmitarbeiter
SPK Stiftung Preußischer Kulturbesitz
2 Einsatzort
Stiftung Preußischer Kulturbesitz
Ibero Amerikanisches Institut (IAI)
Potsdamer Straße 37
10785 Berlin
In folgenden Arbeitsbereichen sollen Sicherheits und Servicepersonal eingesetzt werden
dauerhaft
Pforte im Foyer
Servicetheke im Großraum Lesesaal
temporär bei Bedarf
zu Veranstaltungen
Hinweis
Das Ibero Amerikanische Institut ist von der Gebäudestruktur her mit der Staatsbibliothek zu Berlin verbunden. Daher wird in dieser Leistungsbeschreibung auch teilweise Bezug auf die SBB genommen.
3 Übernahme, Einsatzzeiten und Bedarf
3.1 Übernahme
Die geplante Übernahme erfolgt zum 01.07.2023. Ab diesem Zeitpunkt hat der Auftragnehmer entsprechendes Sicherheits und Servicepersonal zu stellen und abrufbar vorzuhalten.
3.2 Einsatzzeiten und Bedarf
Pforte im Foyer
montags bis freitags 6.00 Uhr bis 14.30 Uhr
14.20 bis 22.30 Uhr
samstags 7.00 Uhr bis 14.30 Uhr
14.20 bis 22.30 Uhr
Servicetheke im Großraumlesesaal
montags bis freitags 18.30 Uhr bis 22.30 Uhr
samstags 12.30 Uhr bis 22.30 Uhr
bei Veranstaltungen
unterschiedlich je nach Bedarf
Der Bedarf könnte sich für den Pfortendienst und den Dienst an der Servicetheke erhöhen, sollte das IAI wie die SBB künftig an Sonntagen die Bibliothek öffnen. In diesem Fall verpflichtet sich der Auftragnehmer, die Leistungszeiten im Rahmen der bestehenden Vertragskonditionen anzupassen. Dazu gibt es aber derzeit noch keine Entscheidung.
Der Bedarf kann für den Pfortendienst und den Dienst an der Servicetheke teilweise oder ganz entfallen, sollte die Bespielung des Interimsbaus für das IAI für die Zeit der Generalsanierung des Gebäudes SBB Haus 2 und IAI ganz oder teilweise in die Regie des BBR übergehen. Derzeit ist ein Umzug für das Jahr 2026 geplant. Ob der Zeitplan gehalten werden kann und ob der Interimsbau ganz oder teilweise vom BBR bespielt werden wird, ist derzeit noch nicht entschieden. Wann dazu verbindliche Entscheidungen getroffen werden können, ist noch nicht absehbar. Ein Anspruch auf Vergütung besteht für den Zeitraum des Wegfalls des Personalbedarfes nicht. Die Auftraggeberin informiert den Auftragnehmer frühzeitig über die laufenden Planungen.
Änderungen der Einsatzzeiten bleiben vorbehalten.
Die gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitszeiten und Pausen sind einzuhalten und durch den Auftragnehmer so zu organisieren, dass der Bewachungsauftrag in vollem Umfang erfüllt wird.
3.3 Regelbedarf
Abgeleitet aus der DIN 77200 1 werden für das Objekt benötigt
Leistungen im Alarmdienst
Leistungen im Empfangsdienst
Leistungen im Kontrolldienst
Bei den konkreten Bedarfen handelt es sich um Mischformen dieser Leistungsarten.
Die Pforte und die Servicetheke des IAI sind jeweils mit einer Person zu besetzen.
Einschränkungen und Erweiterungen des Bedarfs kann es geben, z. B. wenn Sonderveranstaltungen durchgeführt werden.
Bei Veranstaltungen wird i.d.R. eine Person, in besonderen Ausnahmefällen zwei Personen an Sicherheits und Servicepersonal benötigt.
Bei dauerhaften Veränderungen des Bedarfes an Sicherheits- und Servicepersonal sind die Einsatzzeiten ebenfalls neu abzustimmen und anzupassen.
Bei Notwendigkeit können die Einsatzzeiten und der Bedarf jederzeit den tatsächlichen Gegebenheiten angepasst und ggf. neu festgelegt werden

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Die Gesamtlaufzeit der Rahmenvereinbarung überschreitet gemäß § 21 Abs. 6 VgV in zulässiger Weise die Dauer von vier Jahren. Sie fällt, wie in der Beschreibung der Beschaffung dargestellt, unter die Sonderregelung für Auftragsbekanntmachungen für soziale und andere besondere Dienstleistungen nach § 65 Abs. 2 VgV.

a. Nur registrierte Nutzer der e-vergabe, die die Teilnahme unter "Meine evergabe" aktivieren, können am Vergabeverfahren teilnehmen.
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b. Die Vergabeunterlagen stehen elektronisch uneingeschränkt zur Verfügung.
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c. Soweit im Rahmen der Teilnahmeantragserstellung / Angebotserstellung Fragen zu den Unterlagen oder zum Vergabeverfahren auftreten, können über die e-Vergabeplattform des Bundes von der Vergabestelle Auskünfte zu diesem Vergabeverfahren angefordert werden. Die Frist zur Anforderung weiterer Auskünfte ist der Aufforderung zur Angebotsabgabe zu entnehmen. Nach Ablauf der angegebenen Frist eingehende Fragen werden ggf. nicht mehr beantwortet. Die SPK behält sich vor, auch Fragen zu beantworten, die nach Ablauf der Frist eingehen. Telefonische Auskünfte werden grundsätzlich nicht erteilt. Andere als die unter Punkt I.1 genannte Vergabestelle dürfen für Auskünfte zum Verfahren nicht kontaktiert werden.
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d. Zusätzliche Informationen (d.h. Auskünfte zum Vergabeverfahren, Antworten auf Bieterfragen etc.) und ggf. ergänzende Dokumente werden grundsätzlich in anonymisierter Form allen potentiellen Bietern ausschließlich über die e-Vergabeplattform des Bundes zur Verfügung gestellt und sind bei der Erstellung eines Angebotes zu beachten.
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e. Sämtliche Kommunikation (einschließlich es Teilnahmeantrag / Angebote) ist in deutscher Sprache zu führen.
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f. Bietergemeinschaften: Im Falle von Bietergemeinschaften ist eine bevollmächtigte Vertreterin /ein bevollmächtigter Vertreter, der die Bietergemeinschaft gegenüber der Auftraggeberin rechtsverbindlich vertritt, zu benennen. die Bietergemeinschaft haftet gesamtschuldnerisch. Von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft sind die unter Punkt 11 genannten Unterlagen ausgefüllt einzureichen.
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g. Kosten, die ggf. bei der Erstellung des Teilnahmeantrags / Angebotes entstehen, können nicht erstattet werden.
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h. Zur elektronischen es Teilnahmeantrags- / Angebotseinreichung über die e-Vergabeplattform des Bundes genügt, statt der eigenhändigen Unterschrift, die Übermittlung der geforderten Dokumente in Textform gemäß § 126b BGB und die Nennung der Person des Erklärenden an den vorgegebenen Stellen. Nachweise und Erklärungen sind dem Angebot über "meine e-vergabe" beizufügen.
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i. Der Teilnahmeantrag / das Angebot ist unter Einhaltung der genannten Fristen ausschließlich elektronisch auf der e-Vergabeplattform des Bundes einzureichen. Die vorgegebenen Formblätter sind zwingend zu verwenden. Nicht fristgerecht eingereichte Teilnahmeanträge / Angebote werden im weiteren Verfahren nicht berücksichtigt. Teilnahmeanträge / Angebote, die die geforderten Unterlagen oder geforderte Angaben nicht enthalten, können gem. § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV von der Wertung ausgeschlossen werden.
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j. Mit der Abgabe des Teilnahmeantrags / Angebotes unterliegt der Bewerber / Bieter den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Teilnahmeanträge / Angebote (§ 57 VgV). Es gilt deutsches Recht.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Stiftung Preußischer Kulturbesitz (SPK). Die Zentrale Vergabestelle (ZVS) weist auf die zulässigen Rechtsbehelfe und einzuhaltenden Fristen hin.
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Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die in Ziffer I.1) genannte Vergabestelle zu richten.
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Die zuständige Stelle für ein Nachprüfungsverfahren ist in Ziffer VI.4.1) genannt.
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Statthafter Rechtsbehelf ist gem. §§ 160 ff. GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer (Ziff. VI.4.1).
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Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134
Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr.2 GWB.
§ 134 Abs. 1 Satz 1 GWB bleibt unberührt.
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Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten. Soll ein Nachprüfungsantrag (§ 107 Abs. 1 GWB) per E-Mail eingereicht werden,
so ist dies nur mit qualifizierter elektronischer Signatur an die E-Mail-Adresse vk@bundeskartellamt.bund.de möglich.
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Hinweis:
Die SPK ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.