Strategie & Operationalisierung Corporate Identity, Corporate Design & UX sowie Audio Branding

Kurze Beschreibung

Die Deutsche Bahn sucht in einem EU-weiten Vergabeverfahren, das über 3 Lose ausgeschrieben ist, Rahmenvertragspartner ab 2023 ff. für „Strategie & Operationalisierung Corporate Identity, Corporate Design & UX sowie Audio Branding“. Zu jedem Los werden in dezidierten Leistungsbeschreibungen die umfassenden Kompetenzen und einschlägigen Erfahrungen der gesuchten externen Agenturpartner und / oder Designbüros auf den jeweiligen Fachgebieten, die dem Los zugeordnet sind, beschrieben.

„Corporate Identity (CI) / Corporate Design (CD) / User Experience (UX) und Audio Branding“ umfasst als Funktion im Rahmen der multisensualen Markenführung bei der Deutschen Bahn im Wesentlichen die Erstellung und Verantwortung aller strategisch und operativ notwendigen Themen und Entscheidungen zum Gesamtauftritt des DB-Konzerns. Dies erfolgt mit zentraler Richtlinienfunktion.

Das Spektrum der Vergabe umfasst alle strategischen und operativen Themen sowie Design Management-Aufgaben, die für eine erfolgreiche Markenführung benötigt werden. Hierzu gehören u.a. klassisches Designmanagement und Kommunikationsdesign der wesentlichen Basiselemente (Logo, Farbe, Schrift, Typografie, Icons, Illustrationen, Bildstilistik etc.), von der Geschäftsausstattung über das UX/UI-Design digitaler Medien, Dienste, Produkte und Anwendungen, von Corporate Sound und Voice bis hin zum klassischen Produktdesign (Fahrzeuge) und Architektur sowie Marke im Raum.

Prinzipiell geht es bei allen drei Losen darum, im Rahmen der strategischen Weiterentwicklung und Positionierung der Marke DB, das bestehende CI/CD/UX sowie das Audio Branding für den Konzern evolutionär basierend auf dem Input aus der aktuellen Markenpositionierung, User Research und Trends weiterzuentwickeln, um dies anschließend auf alle Kundenkontaktpunkte (Touchpoints) für eine erfolgreiche Implementierung zu adaptieren und anwendbar bereitzustellen.

Die zentrale Konzernabteilung arbeitet bei der Erfüllung dieser originären Aufgaben mit Unterstützung externer Agenturpartner / Designbüros. Um diese Unterstützungsleistung in allen Ausprägungen geht es bei diesem Vergabeverfahren.

Diese Vergabe beinhaltet die Weiterentwicklung und keine Neuentwicklung der Corporate Identity bzw. des Corporate Designs sowie des Audio Brandings des Gesamtkonzerns bei den genannten Aufgaben. Die Marke „DB“ hat eine annähernd 100%ige Bekanntheit im Markt. Das aktuelle Erscheinungsbild des Konzerns ist etabliert und wurde im Jahr 2019 erfolgreich evolutionär weiterentwickelt. Darüber hinaus gibt es weitere eigenständige Marken mit eingeführten eigenen Erscheinungsbildern, deren Betreuung und Weiterentwicklung ebenfalls zu den Aufgaben der Fachabteilung gehört.

Das übergreifende Ziel ist die Sicherstellung und stringente operative Durchsetzung des konsistenten Markenauftritts in einem sich schnell verändernden, agilen Medien- und Marktumfeld, in einer Welt zunehmender Digitalisierung und dadurch bedingter Veränderungen der Kommunikationsschwerpunkte. Analoge und digitale Prozesse sowie Gestaltungsaufgaben sind gleichermaßen zu beherrschen. Digitale Touchpoints, über die sich die Marke vermittelt sowie die zunehmende Bedeutung des Audio Brandings in der Markenführung bedingen stetige Weiterentwicklung des Umgangs mit den sie prägenden Elementen und deren Anwendungsregeln.

Detaillierte Leistungsbeschreibungen finden Sie unter: http://www.deutschebahn.com/bieterportal (Dateien Anlage A2.1, A2.2, A2.3 Leistungsbeschreibung).

Um Zugang zu den Unterlagen zu erhalten, suchen Sie auf dem Portal die Vergabe nach Stichworten, die wir unter Ziffer II.1.1) Bezeichnung des Auftrags nutzen (z.B. Strategie & Operationalisierung Corporate Identity, Corporate Design & UX sowie Audio Branding ) oder nach der Projektnummer 22FEA62923.

Zusätzliche Informationen

Zusätzliche Angaben:

Corona-Virus: Der Auftraggeber behält sich vor, wegen möglicher Undurchführbarkeit der hier ausgeschriebenen Leistungen wegen Einschränkungen aufgrund der Corona-Pandemie den Zuschlag nicht zu erteilen/das Vergabeverfahren aufzuheben bzw. einzustellen. Hinweis des Auftraggebers: Angebote müssen weiterhin verbindlich sein und den Vergabeunterlagen entsprechen. Von den Vergabeunterlagen abweichende Angebote oder Angebote mit Vorbehalten, z. B. bei Terminen, müssen ausgeschlossen werden. Von entsprechenden Erklärungen bitten wir daher abzusehen.

Bei dem unter Ziff. IV.2.2) genannten Termin handelt es sich um den Schlusstermin für den Eingang der Teilnahmeanträge auf dem Bieterportal: http://www.deutschebahn.com/bieterportal

Eine Angebotsabgabe zu diesem Termin oder ohne Aufforderung zur Angebotsabgabe ist unzulässig. Für die Teilnahme an der Vergabe werden zunächst Teilnahmeanträge der Bewerber abgefordert. Für die Teilnahmeanträge sind entsprechend der Losbewerbung die Anlagen T1.1, T1.2, T1.3 Teilnahmeantrag des Auftraggebers auszufüllen, anderenfalls finden sie keine Berücksichtigung.

Der Auftraggeber stellt diese Anlage auf dessen Bieterportal https://bieterportal.noncd.db.de/Portal/ jedem Bewerber zum Download zur Verfügung.

Die Projektnummer lautet: 22FEA62923. Eine Zusendung z.B. per E-Mail ist ausgeschlossen.

Jeder Bewerber hat die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellte Anlagen T1.1, T1.2, T1.3 Teilnahmeantrag je Losbewerbung im Excel-Datei-Format auszufüllen und dem Auftraggeber bis spätestens zum 13.01.2023 (12:00 Uhr) mit allen geforderten Nachweisen, Erklärungen etc. auf dem Bieterportal zu hinterlegen. Sollte kein Teilnahmeantrag frist- und formgerecht auf dem Bieterportal hinterlegt worden sein, sondern nur in anderer Form eingereicht worden sein, findet dieser Teilnahmeantrag keine Berücksichtigung.

Bitte beachten Sie nachstehende Anforderungen:

Alle elektronisch übergebenen Unterlagen müssen in einem PC-lesbaren Format (MS-Office 2000 kompatibel, pdf, tif, jpg oder mp3) vorliegen.

Grundsätzlich kann sich ein Bewerber für mindestens eines und maximal alle Lose bewerben. Sollte sich ein Bewerber für mehrere Lose bewerben, ist der jeweilige Teilnahmeantrag (Anlagen T1.1, T1.2, T1.3) auszufüllen und mit den geforderten Anlagen einzureichen.

Der bestplatzierte Anbieter und somit wirtschaftlichste Anbieter erhält pro Los den Zuschlag.

Schätz- und Höchstmengen bzw. Schätz- und Höchstwerte:

Der geschätzte Wert der Leistungen, die während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung abgerufen wird (Schätzwert), beträgt inkl. Laufzeitverlängerungsoption

für Los 1: 3 Mio. EUR

für Los 2: 12 Mio. EUR

für Los 3: 2.105.000,00 EUR

Der Höchstwert der Leistungen, die während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung abgerufen werden kann, beträgt inkl. Laufzeitverlängerungsoption

für Los 1: 4,5 Mio. EUR

für Los 2: 18 Mio. EUR

für Los 3: 3.157.500,00 EUR

Es handelt sich bei den hier festgelegten Mengen bzw. Werten nicht um Mindestabnahmemengen oder -werte. Eine bestimmte Liefer-/Leistungsmenge wird vom Auftraggeber nicht garantiert. Es besteht daher in Hinblick auf diese Werte bzw. Mengen keinerlei Anspruch eines Auftragnehmers auf Beauftragung bzw. Vergütung.

Die Aufgabenstellung bzgl. der Angebotsphase inkl. Bewertungsmatrix sind vertraulich. Der Auftraggeber stellt diese Unterlagen daher nicht bereits sofort mit Beginn des Vergabeverfahrens zum Download zur Verfügung.

Die Unterlagen werden vielmehr erst nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs lediglich den ausgewählten geeigneten und zuverlässigen Unternehmen zur Verfügung gestellt.

Erforderlich ist zudem, dass die Unternehmen dem Auftraggeber die vertrauliche Behandlung der Unterlagen mittels einer vom Unternehmen unterschriebenen Vertraulichkeitserklärung zugesichert haben. Diese ist zu finden unter http://www.deutschebahn.com/bieterportal (Anlage T4)

Zu beachten ist:

Bitte beachten Sie, dass zu dem o.g. Termin nur der wie oben beschriebene Teilnahmeantrag mit den entsprechend geforderten Anlagen und in geforderter Form einzureichen ist. Eine Angebotsabgabe (Bepreisung, Aufgabenbearbeitung) ist zu diesem Zeitpunkt oder ohne Aufforderung zur Angebotsabgabe nicht zulässig. Die auf der Vergabeplattform abzurufenden Vergabeunterlagen mit den Dateinamen Anlage A … ( z.B. Anlage A2.4 Preisliste) dienen zum jetzigen Zeitpunkt der detaillierten Information über Umfang, Inhalt, Bedingungen des Auftrags.

Fragen zum Teilnahmewettbewerb und den dazugehörigen Unterlagen können über das „Fragen-Antworten-Forum“ im Vergabeportal der Deutschen Bahn AG (Fundstelle: https://bieterportal.noncd.db.de/portal) bis zum 06.01.2023 -12 Uhr- eingereicht werden. Bitte beachten Sie, dass eingehende Fragen zwischen dem 21.12.2022 und 02.01.2023 zunächst gesammelt und anschließend beantwortet werden.

Informationen zum finalen Verhandlungsprozess:

Ziel des Vergabeverfahrens ist die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots (mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis). Der Auftraggeber beabsichtigt hierzu, das Verhandlungsverfahren in Form eines strukturierten und abgestuften Verhandlungsprozesses durchzuführen. Dieser Verhandlungsprozess besteht aus einer oder mehreren aufeinander folgenden Verhandlungsphasen. Eine Verhandlungsphase besteht wiederum aus einer oder mehreren Verhandlungsrunden. Im Rahmen der finalen Verhandlungsphase beabsichtigt der Auftraggeber nur noch über kaufmännische Bedingungen, wie insbesondere den Preis zu verhandeln.

Die Entscheidung über das konkrete Verhandlungsdesign trifft der Auftraggeber nach Auswertung der eingegangenen Angebote und kommuniziert diese und die damit verbundenen Verhandlungsregeln rechtzeitig allen verbliebenen Bietern.

Bewerber, die sich bewerben wollen (einen Teilnahmeantrag abgeben möchten) und auf der Bieterplattform noch nicht registriert sind, müssen sich rechtzeitig auf der Bieterplattform des Auftraggebers registrieren (www.deutschebahn.com/bieterportal). Wir empfehlen dies mindestens 10 Tage vor Einreichen bzw.

Hochladen der Dateien und Abgabe des Teilnahmeantrags zu tun.

Für die Teilnahme am Vergabeverfahren wird keine Kostenerstattung gewährt. Es wird ein Pitch-Honorar pro Los i.H.v. 5.000,00 EUR für diejenigen Bieter ausgezahlt, die ein frist- und formgerechtes, den inhaltlichen Vorgaben entsprechendes sowie vollständiges Angebot nach separater Angebotsaufforderung abgegeben und keinen Zuschlag erhalten haben.

Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren

Wenn der Zuschlag bereits wirksam erteilt worden ist, kann dieser nicht mehr vor der Vergabekammer angegriffen werden (§ 168 Abs. 2 Satz 1 GWB). Der Zuschlag darf erst 10 Kalendertage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder per E-Mail bzw. 15 Kalendertage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post erteilt werden (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis bzw. – soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind – bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis 3 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.