SWA_SWA_Modernisierung IT_202205_TNW

Kurze Beschreibung

Die Stadtwerke Achim AG (nachfolgend "SWA" oder "Auftraggeber" oder "Vergabestelle" genannt), Gaswerkstraße 7, 28832 Achim, leitet mit der Auftragsbekanntmachung ein europaweites Ausschreibungsverfahren mit dem Ziel ein, die vorhandene IT-Infrastruktur zu modernisieren.Ziel der eingeleiteten Ausschreibung ist es, einen Rahmenvertrag über die Konzeptionierung, Implementierung und Administration einer Cloud-basierten Office IT-Umgebung inklusive Anwendungs- und Gerätemanagement, abzuschließen. Die Anforderungen müssen auf Basis einer integrierten Gesamtlösung nach Maßgabe der Vergabeunterlagen erfüllt werden. Gegenstand des Rahmenvertrages werden die in den Leistungsanforderungen, bestehend aus Ausschreibungsrahmen und den Anhängen, erfassten Leistungen, die bedarfsspezifisch abgerufen werden. Die ausgeschriebenen Leistungen erstrecken sich auf
- die Beratung zu den erforderlichen Lizenzen, Anwendungen und Diensten,
- die Lizenzbeschaffung,
- die flächendeckende Installation von Microsoft 365 Produkten, wie neuen und aktualisierten Anwendungen und Diensten zum produktiven Arbeiten, zur Kollaboration und zur Kommunikation,
- die Umsetzung und Sicherstellung von zu erfüllenden Rahmenbedingungen und Voraussetzungen nach Maßgabe der Leistungsanforderungen,
- die Bereitstellung und Administration eines Geräte- und Anwendungsmanagements,
- die Erfüllung und Sicherstellung von Anforderungen an die neue IT-Umgebung wie Sicherheit, Datensicherung und Archivierung,
- die Abdeckung des mit den Neuerungen und Veränderungen einhergehenden Kommunikations- und Schulungsbedarfs innerhalb der Belegschaft der SWA,
- die Migration von Daten in die neue Umgebung aus zwei Netzen und einem SharePoint sowie
- die Erbringung von Service- und Supportdienstleistungen im Rahmen der neu implementierten Umgebung.
Ziel der Vergabestelle ist es, nach der erfolgreichen Einführung von Microsoft 365 nach einer Übergangszeit der gesamten first-Level- und Second-Level-Support selbst abzudecken. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen sowohl die Anwenderinnen und Anwender als auch die Administratoren zielgerecht geschult und ausgebildet werden.
Den Vergabeunterlagen für den Teilnahmewettbewerb beigefügt ist das Dokument "Ausschreibungsrahmen" (Anlage 1), das die ausgeschriebenen Leistungen zusammenfasst und in Anhängen und insbesondere in Leistungsscheinen konkretisiert wird (zusammen als "Leistungsanforderungen" bezeichnet). Die vollständigen Leistungsanforderungen werden mit der Angebotsaufforderung nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs den ausgewählten Bietern elektronisch bereit gestellt. Interessenten sind aufgefordert, einen Teilnahmeantrag einzureichen.

Beschreibung der Beschaffung

Ziel der eingeleiteten Ausschreibung ist es, einen Rahmenvertrag über die Konzeptionierung, Implementierung und Administration einer Cloud-basierten Office IT-Umgebung inklusive Anwendungs- und Gerätemanagement, abzuschließen. Die Anforderungen müssen auf Basis einer integrierten Gesamtlösung nach Maßgabe der Vergabeunterlagen erfüllt werden.
Gegenstand des Rahmenvertrages werden die in den Leistungsanforderungen, bestehend aus Ausschreibungsrahmen und den Anhängen, erfassten Leistungen, die bedarfsspezifisch abgerufen werden. Die ausgeschriebenen Leistungen bestehen aus
- der Konzeption von IT-Leistungspaketen zur Umsetzung der Leistungsscheine,
- der Umsetzung der mit dem Angebot einzureichenden Grobkonzepte und Überführung der IT-Leistungspakete in den Regelbetrieb ("Go Live"),
- die Unterstützung des Changeprozesses auf Seiten der Beschäftigten und
- der Durchführung des IT Regelbetriebs mit Bereitstellung eines Service-Desks (UHD) mit dem Ziel der, nach der erfolgreichen Einführung von Microsoft 365 nach einer Übergangszeit der gesamten first-Level- und Second-Level-Support selbst abzudecken. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen sowohl die Anwenderinnen und Anwender als auch die Administratoren zielgerecht geschult und ausgebildet werden.
Ziel ist der Abschluss eines Rahmenvertrages für eine Grundlaufzeit von 48 Monaten mit der Möglichkeit für den Auftraggeber, den Rahmenvertrag jeweils viermal um zwölf Monate zu verlängern. Die maximale Laufzeit beträgt somit acht (8) Jahre.
Details ergeben sich aus dem Ausschreibungsrahmen. Die vollständigen Unterlagen der Leistungsanforderungen werden mit der Angebotsaufforderung nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs zur Verfügung gestellt.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

IDie Auswahl erfolgt im Anschluss an die Eignungsprüfung. Die Anzahl der Bieter, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, wird auf vier (4) Bieter beschränkt. Die Auswahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt anhand folgender Kriterien und den nachfolgend benannten Gewichtungen:
a) Referenzen des Bewerbers ("Kompetenz und Erfahrung"), 60 %
Für die Auswahl entscheidend ist zu 60 % die nachgewiesene Kompetenz und Erfahrung anhand der Vergleichbarkeit und nachrangig der Anzahl der eingereichten Referenzen über die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar erbrachten Leistungen.
Darzustellen ist je Referenz eine Kurzbeschreibung der durchgeführten Leistungen mit den o.g. Angaben. Positiv berücksichtigt werden Erfahrungen und Kompetenzen anhand der nachgewiesenen Referenzprojekte mit einer hohen Vergleichbarkeit der Aufgabenstellung. Der Grad der Vergleichbarkeit wird ermittelt anhand der aufgestellten Kriterien der Vergleichbarkeit. Die Vergabestelle legt besonderen Wert auf Erfahrungen in der Analyse und Konzeptionierung einer neuen IT-Infrastruktur für mindestens 70 Anwender in einer Microsoft 365-Umgebung einschließlich eines UHD, die über einen möglichst langen Zeitraum durch den Bewerber/die Bewerbergemeinschaft betreut bzw. administriert wurde. Die am höchsten vergleichbare Referenz wird mit 10 Punkten bewertet, die übrigen erhalten eine entsprechend der Vergleichbarkeit hohe Punktzahl. Sollten mehrere gleich vergleichbarer Referenzen eingereicht sein, ist die Zahl der eingereichten vergleichbaren Referenzen entscheidend.
Pro Referenz wird die Bewertungspunktzahl ermittelt und die Bewertungspunktzahlen aller eingereichten Referenzen addiert. Maximal dürfen fünf (5) Referenzen eingereicht werden.
Der Grad der Vergleichbarkeit wird wie folgt bewertet:
15 - 13 Punkte:
In höchstem Grad vergleichbar sind Referenzen
1. über Analyse und Konzeptionierung für mehr als 80 Anwender in unterschiedlichen Rollen mit getrennten Zugriffsrechten;
2. nebst Umsetzung und Betrieb über mehr als drei Jahre,
3. einschließlich einer Unterstützung des Changeprozesses für die Anwender,
4. inkl. Service-Desk einschließlich remote-Service.
Die Vergabestelle legt besonderen Wert auf eine hinsichtlich des Datenschutzes, der Datensicherheit und der besonderen Nutzerstruktur vergleichbare Aufgabenstellung. Positiv bewertet wird daneben die Dauer der nachgewiesenen Laufzeit des Supports.
Die konkrete Punktzahl ergibt sich aus dem Vergleich der eingereichten Referenzen zueinander.
12 - 10 Punkte:
In hohem Grad vergleichbar sind Referenzen
1. über Analyse und Konzeptionierung für mindestens 80 Anwender in unterschiedlichen Rollen mit getrennten Zugriffsrechten;
2. nebst Umsetzung und Betrieb über mindestens drei Jahre,
3. einschließlich einer Unterstützung des Changeprozesses für die Anwender,
4. inkl. Service-Desk einschließlich remote-Service.
Die Vergabestelle legt besonderen Wert auf eine hinsichtlich des Datenschutzes, der Datensicherheit und der besonderen Nutzerstruktur vergleichbare Aufgabenstellung. Positiv bewertet wird daneben die Dauer der nachgewiesenen Laufzeit des Supports.
Die konkrete Punktzahl ergibt sich aus dem Vergleich der eingereichten Referenzen zueinander.
9 - 7 Punkte:
In befriedigendem Grad vergleichbar sind Referenzen
1. über Analyse und Konzeptionierung für mindestens 70 Anwender in unterschiedlichen Rollen mit getrennten Zugriffsrechten;
2. nebst Umsetzung und Betrieb über mehr als zwei Jahre,
3. inkl. Service-Desk einschließlich Remote-Service.
Die Vergabestelle legt besonderen Wert auf eine hinsichtlich des Datenschutzes, der Datensicherheit und der besonderen Nutzerstruktur vergleichbare Aufgabenstellung. Positiv bewertet wird daneben die Dauer der nachgewiesenen Laufzeit des Supports.
Die konkrete Punktzahl ergibt sich aus dem Vergleich der eingereichten Referenzen zueinander.
6 - 4 Punkte:
In ausreichendem Grad vergleichbar sind Referenzen
1. über Analyse und Konzeptionierung für mindestens 70 Anwender in unterschiedlichen Rollen mit getrennten Zugriffsrechten;
2. nebst Umsetzung und Betrieb über mindestens zwei Jahre,
3. inkl. Service-Desk einschließlich Remote-Service.
Die Vergabestelle legt besonderen Wert auf eine hinsichtlich des Datenschutzes, der Datensicherheit und der besonderen Nutzerstruktur vergleichbare Aufgabenstellung. Positiv bewertet wird daneben die Dauer der nachgewiesenen Laufzeit des Supports. Weitere Details sind der Bewerberinformazion unter Nr. 6 zu entnehmen. Jeder Bewerber darf maximal fünf (5) Referenzen einreichen. Jede Referenz wird entsprechend der Tabelle gewertet und die Punktzahlen addiert. Die erreichten Punkte werden mit dem o.g. Gewichtungsfaktor (60 %) multipliziert.
b) Grad der Kundenzufriedenheit, 40 %
Bestandteil der Vergabeunterlagen ist das Formblatt 5 "Erklärung zur Kundenzufriedenheit", das von dem jeweiligen Auftraggeber einer eingereichten Referenz auszufüllen ist. Es dürfen nur ausgefüllte Formblätter von Auftraggebern zu eingereichten Referenzprojekten eingereicht werden. Gewertet wird jeweils nur der Grad der nachgewiesenen Zufriedenheit über vergleichbare Referenzprojekte. Die durch einen Auftraggeber abgegebene ausgefüllte Erklärung zur Kundenzufriedenheit wird wie folgt bewertet: Ein Bewerber erhält für jeden sehr zufriedenen Referenzkunden über vergleichbare Referenzleistungen pro ausgefülltem Formblatt 10 Punkte. Ein Bewerber erhält für jeden zufriedenen Referenzkunden über vergleichbare Referenzleistungen pro ausgefülltem Formblatt 5 Punkte. Ein Bewerber erhält für jeden teilweise zufriedenen Referenzkunden über vergleichbare Referenzleistungen pro ausgefülltem Formblatt 2 Punkte.
Die erreichten Punkte werden mit dem o.g. Gewichtungsfaktor (40 %) multipliziert. Die vier Bewerber mit der höchsten Punktzahl werden im weiteren Verfahren berücksichtigt.
Sollten mehrere Bewerber die gleiche Punktzahl erhalten, behält sich die SWA eine Losentscheidung vor.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die Abgabe einer Einheitlichen Europäischen Erklärung wird mit den nachfolgend spezifizierten Erklärungsinhalten akzeptiert, die Vergabestelle behält sich vor, die jeweils geforderten bzw. von den Eigenerklärungen erfassten Unterlagen und Nachweise jederzeit nachzufordern.
Vom Bewerber und, sofern sich Bewerbergemeinschaften bewerben, von den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaften sind neben dem Teilnahmeantrag gemäß den Formblättern F1 ff. von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft nachfolgende Unterlagen, Erklärungen und Nachweise zu erbringen und mit dem Teilnahmeantrag einzureichen:
a) Eigenerklärung zum Unternehmen, zum Firmenprofil sowie zum Personalbestand, insbesondere Unternehmensdarstellung (Firma, Anschrift, Rechtsform, organisatorische Gliederung, Leistungsspektrum und Servicestruktur, Gründungsdatum, Niederlassungen);
b) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 123 f. GWB (Formblatt 2) einschließlich der Erklärung gem. LkSG und gem. Art. 5k VO 2022/576 (Formblatt 2a).
c) Einzureichen ist ein Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung für Personen- sowie für Sach- und Vermögensschäden je Schadensfall, welche bei einem in der EU zugelassenen Versicherer abgeschlossen ist. Die Mindestdeckungssumme für Personenschäden sowie für Sach- und Vermögensschäden hat jeweils mindestens drei (3) Mio. Euro zu betragen. Es genügt eine verbindliche Erklärung, dass eine entsprechende Versicherung für den Bewerber/die Bewerbergemeinschaft im Auftragsfall abgeschlossen wird und ein in der EU zugelassenes Versicherungsunternehmen die Bereitschaft zum Abschluss des Versicherungsvertrages schriftlich bestätigt (Erklärung auf Formblatt 3).
d) Aktueller Handelsregisterauszug, nicht älter als 6 Monate zum Stichtag der Bewerbungsfrist oder soweit dieser nicht existiert, eine Gewerbeanmeldung. Sollte der Bewerber in einem EU-Mitgliedsland ansässig sein, sind die vergleichbaren Bescheinigungen des EU-Mitgliedslandes vorzulegen.
e) Abgabe der Geheimhaltungserklärung (Formblatt 6)
f) Bewerbergemeinschaftserklärung nebst Angabe der Haftung, sofern eine Bewerbergemeinschaft gebildet wird. (Formblatt 4)
Vorstehende Anforderungen der lit. a) bis f) muss durch jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft eingereicht werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

a) Eigenerklärung über die Gesamtumsätze der letzten drei Geschäftsjahre und der Umsätze der letzten drei Geschäftsjahre, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind (Formblatt 5).
b) Vorlage von Jahresabschlüssen oder Bilanzen des Unternehmens für die letzten drei Geschäftsjahre, soweit vorhanden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Vom Bewerber und, sofern sich Bewerbergemeinschaften bewerben, von den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaften sind neben dem Teilnahmeantrag von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft nachfolgende Erklärungen und nachfolgende Nachweise zu erbringen und mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.
a) Eigenerklärung über das jährliche Mittel der vom Bewerber/von der Bewerbergemeinschaft in den letzten drei Jahren Beschäftigen, gegliedert nach Support, technischer und kaufmännischer Abteilung inklusive der Darstellung der beruflichen Qualifizierung der geplanten Projektleitung;
b) Erfüllung nachstehender Kompetenzanforderung:
Microsoft Kompetenz Zertifizierung:
aa) Microsoft Cloud Solution Provider (CSP) Direkt-Partner (Tier 1)
bb) Microsoft-Zertifizierungen:
Geforderte Kompetenz Geforderter Status
Cloud Plattform Gold
Windows and Devices Gold
Cloud Productivity Gold
Small and Midmarket Cloud Solutions Gold
c) Referenzen über abgeschlossene vergleichbare Projekte der letzten drei (3) Jahre der Bewerber bzw. den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft. (Formblatt 1). Vergleichbar sind Leistungen, die
aa. die Konzeptionierung und Umsetzung einer Cloud-basierten Office IT-Umgebung inklusive Anwendungs- und Gerätemanagement in einem Unternehmen, eine Einrichtung oder einer Gebietskörperschaft mit mindestens 80 Beschäftigten mit unterschiedlichen Benutzergruppen
bb. inklusive einer Migration von Daten in eine Cloud und
cc. einem sich an die Umsetzung anschließenden Betreuung der implementierten Lösung über mindestens 24 Monate
dd. mit einem Auftragsvolumen von mindestens einer 1 Mio. EURO
zum Gegenstand haben.
Anzugeben ist neben der Beschreibung des jeweiligen Referenzprojektes
- die Art und die Auftragssumme der jeweils erbrachten Leistungen,
- der Auftraggeber,
- Ort und Zeit der Ausführung,
- Ansprechpartner mit Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse.
Referenzleistungen sind abgeschlossen, wenn die Konzeption und Implementierung abgeschlossen sind und der Support über mindestens 24 Monate andauert. Referenzen über Konzeption und Implementierung können getrennt von Referenzen über Supportleistungen eingereicht werden.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Nachzuweisen sind mindestens zwei vergleichbare und abgeschlossene Referenzprojekte aus den letzten drei (3) Jahren. Anzugeben ist neben der Beschreibung des jeweiligen Referenzprojektes
- die Art und die Auftragssumme der jeweils erbrachten Leistungen,
- der Auftraggeber,
- Ort und Zeit der Ausführung,
- Ansprechpartner mit Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse.
Vergleichbar sind Leistungen, die
a. die Konzeptionierung und Umsetzung einer Cloud-basierten Office IT-Umgebung inklusive Anwendungs- und Gerätemanagement in einem Unternehmen, eine Einrichtung oder einer Gebietskörperschaft mit mindestens 80 Beschäftigten mit unterschiedlichen Benutzergruppen
b. inklusive einer Migration von Daten in eine Cloud und
c. einem sich an die Umsetzung anschließenden Betreuung der implementierten Lösung über mindestens 24 Monate
d. mit einem Auftragsvolumen von mindestens einer 1 Mio. EURO
zum Gegenstand haben.
Referenzleistungen sind abgeschlossen, wenn die Konzeption und Implementierung abgeschlossen sind und der Support über mindestens 24 Monate andauert. Referenzen über Konzeption und Implementierung können getrennt von Referenzen über Supportleistungen eingereicht werden.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Wettbewerbsteilnehmern steht der vergaberechtliche Rechtsschutz gemäß den §§ 160 ff. GWB zur Verfügung.Ein Nachprüfungsverfahren ist nur auf Antrag zulässig. Antragsbefugt ist gemäß § 160 Abs. 2 GWB jedesUnternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach§97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass demUnternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zuentstehen droht. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 2 GWB unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor EinreichendesNachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens biszum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügtwerden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens biszum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zuwollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Satz 1 Nr. 2. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
§ 134 GWB lautet:
(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über denNamen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenenNichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglichin Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrerBewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an diebetroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossenwerden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf denTag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerbwegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist. Im Fall verteidigungs- oder sicherheitsspezifischer Aufträgekönnen öffentliche Auftraggeber beschließen, bestimmte Informationen über die Zuschlagserteilung oderden Abschluss einer Rahmenvereinbarung nicht mitzuteilen, soweit die Offenlegung den Gesetzesvollzugbehindert, dem öffentlichen Interesse, insbesondere Verteidigungs- oder Sicherheitsinteressen, zuwiderläuft,berechtigte geschäftliche Interessen von Unternehmen schädigt oder den lauteren Wettbewerb zwischen ihnenbeeinträchtigen könnte.