Trägerschaft für den Betrieb eines Horts in Mering für den Zeitraum von 10 Jahren mit Verlängerungsoption

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand des Verfahrens ist die Vergabe der Trägerschaft für den pädagogischen Betrieb eines Horts in Mering für den Zeitraum von 10 Jahren mit Verlängerungsoption. Der Beginn der Trägerschaft ist für den 01.09.2023 vorgesehen.
Der Kinderhort "Alte Burg" in der Klostergasse wird seit vielen Jahren durchgängig von einem Träger betrieben. Der Vertrag über die Trägerschaft läuft im August 2023 aus. Derzeit besuchen den Hort die Kinder aus der nahegelegenen Grundschule. In Kürze wird der Hort in den benachbarten Neubau umziehen. Der großzügige Neubau bietet mit vier Gruppenräumen 100 Hortkindern Platz.
Vom zukünftigen Träger wird erwartet, dass auch Kinder / Jugendliche über das Grundschulater hinaus (bis 14 Jahre) in der Einrichtung betreut werden.
Die buchbaren Betreuungszeiten sind aufgrund der erwarteten hohen Anzahl an "Pendler-Kindern" auf bis zu 5,5 Stunden an Schultagen und in den Ferienzeiten (bis zu 44 Tage pro Kalenderjahr) auf bis zu 9,5 Stunden vorzusehen.
Die Öffnungszeiten der Einrichtung sollen sich von Schulschluss bis 17:00 Uhr, bzw. in den Ferienzeiten von 07:30 Uhr bis 17:00 Uhr erstrecken. Für diesen Zeitraum ist eine pädagogische Betreuung der Kinder vorzuhalten.
Der zukünftige Träger ist auch verantwortlich für die Essensverpflegung mittels eines Caterers. Hierbei ist eine Frischproduktquote von 20% und ein geforderter Bioanteil von 10% in den ersten beiden Jahren bzw. von 20% in den weiteren Jahren sicherzustellen.
Im Vertrag werden u.a. folgende Aspekte vorgesehen:
- Verlängerungsklausel
- Die Übernahme des jährlichen Defizits durch den Markt wird auf max. 80 % des Defizits gedeckelt. Es wird höchstens eine Summe von 80.000 Euro p.a. übernommen. Die Deckelung des Betriebskostenzuschusses wird im Verhältnis der jeweiligen Veränderung des Verbraucherpreisindex angepasst. Um eine Vergleichbarkeit der Angebote zu gewährleisten, ist die Kalkulation unter Berücksichtigung der Preisentwicklung verpflichtend zum Tag der Angebotsabgabe durchzuführen.
- Die Betreuungsgebühren, die von den Eltern zu entrichten sind, müssen mindestens der Höhe der Gebühren der gemeindlichen Kitas entsprechen.
- Die Gemeinde stellt dem Träger die Hort-Räume miet- und betriebskostenfrei zur Verfügung, der Träger muss aber kleinere Schönheitsreparaturen und Malerarbeiten selbst erbringen (entsprechend § 28 Abs. 4 der Zweiten Berechnungsverordnung in Anlehnung an einen Wohnungsmietvertrag).
- Die in den Räumen befindlichen Möbel sind Eigentum des Marktes Mering. Die Möbel befinden sich derzeit in Nutzung durch die verlängerte Mittagsbetreuung und dem Hort im Altbau und werden in den Neubau umgezogen. Für die Überlassung des Mobiliars (insbes. Beschädigung, Zerstörung oder anderweitiger Verlust) erhebt der Markt Mering eine Nutzungsentschädigung.
Auf Wunsch können die Möbel durch die Bewerber / Bieter außerhalb der Öffnungszeiten besichtigt werden, um sich einen genaueren Eindruck für die Kalkulation zu verschaffen Kontaktdaten teilen wir auf Rückfrage mit.
- Fest installierte Spielgeräte im Außenbereich des Hortes werden ebenfalls vom Markt bereitgestellt. Ersatzinvestitionen sind vom Träger selbst zu übernehmen.
- Der Träger übernimmt die Kosten für Reinigung und Personal, Spiel- und Bastelmaterial.
- Die Instandhaltungskosten für das Hortgebäude übernimmt die Gemeinde.
Der Betreiber des Hortes hat die Kinderbetreuung durch pädagogische Fachkräfte (pädagogische Leitung) und pädagogische Ergänzungskräfte (pädagogische Hilfskraft) zu gewährleisten. Für den Fall, dass auf dem Arbeitsmarkt nicht nachweisbar genügend Fachkräfte zur Verfügung stehen, ist dem Träger in Abstimmung mit dem Markt gestattet, die Betreuung der Kinder übergangsweise durch eine "Verlängerte Mittagsbetreuung" zu sichern. Der Träger hat als Voraussetzung hierfür nachzuweisen, die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten (zumindest wiederholte Stellenanzeigen etc.) ausgeschöpft zu haben, um Fachpersonal für den Hort zu akquirieren.
Um einen hinreichenden Qualitätsstandard sicherzustellen, werden (im Verhandlungsverfahren) nur solche Angebote in die Wertung eingestellt, die mindestens 60% der maximalen qualitativen Punkte bei den Zuschlagskriterien A bis C, d.h. mind. 360 der 600 Punkte, erreichen.
* HINWEIS: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird ausschließlich die männliche Bezeichnung (generisches Maskulinum), stellvertretend für alle Geschlechter (m/w/d und weitere), verwendet.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag verlängert sich um jeweils weitere 12 Monate, wenn er nicht mit einer Frist von 9 Monaten vor Ablauf der jeweiligen Laufzeit von einer der Vertragsparteien gekündigt wird.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Wertung erfolgt nach der in den Beschaffungsunterlagen dargestellten Bewertungsmatrix.
Konkretisierung Losverfahren:
Erfüllen mehrere Bewerber gleichermaßen die Anforderungen und ist die Bewerberzahl auch nach einer objektiven Auswahl entsprechend der zu Grunde gelegten Eignungskriterien zu hoch, so wird die Auswahl unter den verbleibenden Bewerbern durch Los getroffen werden.
Hinweis Nachnominierung:
Im Falle einer Absage eines Teilnehmers der Vergabeverhandlung behält sich die Vergabestelle vor, der Rangfolge des Auswahlverfahrens entsprechend das nächst platzierte Büro zur Teilnahme an der Vergabeverhandlung einzuladen. Ein Rechtsanspruch auf diese sogenannte Nachnominierung besteht aber nicht. Eine Nachnominierung wird wenn, dann jedoch nur bis spätestens 10 Tage vor Angebotssubmission ausgesprochen. Diese Regelung soll einem nachnominierten Teilnehmer eine Mindest-Vorbereitungszeit und somit die Gleichbehandlung aller Teilnehmer sicherstellen.

Beschreibung der Optionen

Der Vertrag wird zunächst über einen Zeitraum von 10 Jahren geschlossen.
Der Vertrag verlängert sich um jeweils weitere 12 Monate, wenn er nicht mit einer Frist von 9 Monaten vor Ablauf der jeweiligen Laufzeit von einer der Vertragsparteien gekündigt wird.

Zusätzliche Informationen

Teilnahmeanträge und Angebote dürfen ausschließlich über den verschlüsselten Angebotsbereich der elektronischen Vergabeplattform eingereicht werden. Eine Einreichung per E-Mail oder unverschlüsselt per Bietermitteilung ist nicht zulässig und führt zwangsläufig zum Ausschluss. Rückfragen jedoch sind über Bietermitteilungen unverschlüsselt über die Vergabeplattform möglich.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

a) Erklärung des Bewerbers über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 und § 124 GWB;
b) Erklärung des Bewerbers zur Anerkennung als Träger der Jugendhilfe gem. § 75 SGB;
c) Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 21 MiLoG;
d) Erklärung über das Nichtvorliegen von Eintragungen im Wettbewerbsregister;
e) Erklärung Masernschutzgesetz;
f) Erklärung Bezug Russland;
g) Will sich der Bewerber bei der Erfüllung des Auftrags der Leistungen anderer Unternehmen bedienen, hat er diese zu benennen. Der Bewerber muss außerdem gem. § 36 Abs. 1 VgV und § 46 Abs. 3 Nr. 10 VgV angeben, welche Teile des Auftrags er beabsichtigt als Unterauftrag zu vergeben. Eine entsprechende Verpflichtungserklärung dieser Unternehmen ist abzugeben;
h) Der Bewerber muss bereit sein, im Auftragsfall eine Erklärung gem. § 1 des Verpflichtungsgesetzes abzugeben;
i) Erklärung des Bewerbers über die Bildung von Bewerbergemeinschaften. Bewerbergemeinschaften haften gesamtschuldnerisch und haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abzugeben, in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der bevollmächtigte Vertreter benannt ist, der die Mitglieder gegenüber der Vergabestelle rechtsverbindlich vertritt. Mehrfachbeteiligungen einzelner Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft sind unzulässig und führen zur Nichtberücksichtigung sämtlicher betroffener Bewerbergemeinschaften im weiteren Verfahren. Mehrfachbewerbungen sind auch Bewerbungen unterschiedlicher Niederlassungen eines Bewerberbüros sowie mehrerer Mitglieder ständiger Büro- und Arbeitsgemeinschaften;
j) Vorlage eines aktuellen Handels-, Partnerschafts- oder Berufsregisterauszugs. Sollte im Land des Geschäftssitzes keine Registerpflicht bestehen, ist die Gesellschafts-/Organisationsform zu benennen und die Eigentums- und Beteiligungsstrukturen zu erläutern.
Nachweis: Ein Registerauszug, der nicht älter als sechs Monate ist, gerechnet vom Tag der Bekanntmachung.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

a) Erklärung des Bewerbers bzw. der Bewerbergemeinschaft über den Gesamtumsatz in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren gem. § 45 Abs. 1 Nr. 1 VgV. Mindestanforderung: ein Gesamtumsatz (Jahresmittel) von 1.200.000 EUR brutto im Leistungsbild "Trägerschaft Kindertageseinrichtung" .
Nachweis: Eigenerklärung im Teilnahmeantrag
b) Zusicherung eines Versicherungsunternehmens, das in einem Mitgliedsstaat der EU oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zugelassen ist, über die Bereitschaft im Auftragsfall die Versicherung über 7.500.000 EUR für Personen- und Sachschäden und 250.000 EUR für Vermögenschäden mit dem Träger abzuschließen. Die Ersatzleistung des Versicherers muss einrichtungsbezogen mindestens das zweifache der Deckungssumme pro Jahr betragen. Die Deckung muss über die Vertragslaufzeit uneingeschränkt erhalten bleiben.
Bzgl. der Unfallversicherung ist eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Unfallversicherungsträgers (BG, Bay. GUVV) vorzulegen.
Die Erklärung der Versicherung und die Unbedenklichkeitsbescheinigung dürfen nicht älter als 6 Monate sein gerechnet vom Tag der Bekanntmachung an und müssen der Bewerbung beiliegen. Das Ausstellungsdatum muss aus dem Nachweis ersichtlich sein.
Bei Bewerbergemeinschaften genügt es, wenn zumindest ein Mitglied die geforderten Nachweise erbringt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

a) Erklärung d. Bewerbers bzw. der Bewerbergemeinschaft über die Anzahl der pädagogischen, festangestellten Mitarbeiter und über die Anzahl der verwaltungstechnischen, festangestellten Mitarbeiter in den letzten drei abgeschlossenen Jahren (2019, 2020, 2021) gem. § 46 Abs. 3 Nr. 8 VgV.
Die Mindestanforderung ist ein jährl. Mittel von 8 pädagog. festangestellten Teilzeit-MA. (≥25 Wochenstunden) und ein Vollzeit-MA (≥35 Wochenstunden). Der dauerhafte Einsatz von Zeitarbeitskräften ist berücksichtigungsfähig. Freie Mitarbeiter werden weder zum Nachweis der Mindestanzahl noch als pädagogisches Personal in der Einrichtung akzeptiert.
Die weitere Mindestanforderung ist ein jährliches Mittel von 1 verwaltungstechnischen, festangestellten Mitarbeitern (≥ 20 Wochenstunden). Freie Mitarbeiter werden weder zum Nachweis der Mindestanzahl noch als vewaltungstechnisches Personal in der Einrichtung akzeptiert.
Nachweis: Eigenerklärung im Teilnahmeantrag (Angabe von Name/Kürzel u. Qualifikation der gemäß Mindestanzahl geforderten Mitarbeiter)
b) Angabe der Fachkräfte gem. § 46 Abs. 3 Nr. 2 VgV: Erklärung d. Bewerbers über die Berufsqualifikation der pädagog. Leitung des Hort-Trägers gem. § 75 VgV: Der Bewerber erfüllt die fachli. Anforderungen, wenn in der pädagog. Leitung des Hort-Trägers mind. 1 Person berechtigt ist, die Berufsbezeichnung „Erzieher“ oder "Sozialpädagoge" oder gleichwertig gem. § 75 VgV im jeweiligen Herkunftsstaat des Bewerbers (Sitz d. Bewerbers) zu führen.
Nachweis durch Vorlage einer Abschlussurkunde mit Angabe der Fachrichtung u. Abschlussdatum. Falls im jeweiligen Herkunftsstaat die Berufsbezeichnung „Erzieher“ oder "Sozialpädagoge" nicht gesetzlich geregelt sein sollte, sind vergleichbare fachli. Qualifikationen nachzuweisen, also Befähigungsnachweise vorzulegen, deren Anerkennung nach der Richtlinie 2013/55/EU – Berufsanerkennungsrichtlinie – gewährleistet ist.
c) Die Berufserfahrung der pädagogischen Leitung des Hort-Trägers [hierbei muss es sich um dieselbe Person handlen wie unter b)] im Leistungsbild "Kinderbetreuung/Kindertageseinrichtung" ist jeweils durch Vorlage eines aussagekräftigen Lebenslaufes nachzuweisen.
Mind.anforderung sind 3 Jahre Berufserfahrung der pädagogischen Leitung des Hort-Trägers im Leistungsbild "Kinderbetreuung/Kindertageseinrichtung".
Nachweis durch Vorlage eines aussagekräftigen Lebenslaufs.
d) Angabe von 3 Referenzen gem. § 75 Abs. 5 VgV.
Für die Ref.projekte gelten folgende Mindestanforderungen für die Wertbarkeit der einzelnen Referenz:
- Bei der eingereichten Referenz handelt es sich um die Trägerschaft einer Kindertageseinrichtung.
- Der Betrieb der Einrichtung durch diese Trägerschaft muss mindestens seit dem 01.01.2021 erfolgen und in einem gültigen Vertragsverhältnis derzeit weiter bestehen.
Die Nichteinhaltung der Mindestanforderungen führt zur Wertung mit 0 Punkten bei der betroffenen Referenz, nicht aber zum Ausschluss.
Folgende Angaben sind bei den Ref.projekten erforderlich:
- Bezeichnung d. beauftragten Trägers bzw. ggf. der ARGE,
- ggf. Benennung d. Unterauftragnehmer,
- ggf. Aufgabenverteilung in der ARGE/mit dem UnterAN,
- Projektbezeichnung/-beschreibung,
- AG mit akt. Ansprechpartner, Anschrift, Telefonnummer.
- Anzahl der Betreuungsplätze in der außerschulischen Kita (max. Punktzahl bei >=76 Plätze),
- Vorliegen eines pädagog. Konzepts (Konzept ist als Nachweis beizulegen),
- Höchstzahl von 30 Schließtagen,
- Projektdarstellung zur Erläuterung der Trägerschaft, max. 2 DIN A4 / 1 DIN A3 Seite, zzgl. Seiten für Nachweis d. pädag. Konzeptes, zur textlichen Beschreibung der Einrichtung (Art und Anzahl der Gruppen, Anzahl und Alter der Kinder, Personalschlüssel, pädagogisches Konzept, Verpflegungskonzept etc) inkl. Foto der Einrichtung)
Zusatzpunkte (werden je Unterkategorie nur 1x vergeben, es genügt, wenn die Unterkategorie bei einer Referenz erfüllt ist) für:
- langjährige Trägerschaft (Betrieb der Einrichtung seit mindestens 10 Jahren),
- Möglichkeit der Betreuung für Kinder und Jugendliche bis zum Alter von bis zu 14 Jahren,
- staatliche Betriebskostenförderung für Kindertageseinrichtungen nach dem BayKiBiG (oder vergleichbar),
- Betreungsangebot während der Ferienzeiten (max. Punktzahl bei < 20 Schließtage),
e) Der AG behält sich vor, Bescheinigungen von öff. u. priv. AG über die Ausführung der angegebenen Ref.projekte anzufordern. Bewerber, bei denen im Zuge der Ref.prüfung festgestellt wird, dass die gemachten Angaben nicht korrekt sind, werden von der weiteren Wertung ausgeschlossen.
Der AG behält sich auch vor Unterlagen nachzufordern, aber es besteht kein Anspruch auf Nachforderung.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Entsprechend der Verordnung (EU) 2022/576 dürfen öffentliche Aufträge und Konzessionen nach dem 09. April 2022 nicht an Personen oder Unternehmen vergeben werden, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen.
Entsprechend des Gesetzes für den Schutz vor Masern und zur Stärkung der Impfprävention (Masernschutzgesetz) darf (z. B. in Gemeinschaftseinrichtungen, Medizinischen Einrichtungen) nur Personal mit Impfschutz, Immunität oder medizinischer Kontraindikation eingesetzt werden.
Bewerber müssen bereit sein, im Auftragsfall beide Erklärungen zu unterzeichnen.

a) Die ausgefüllten Teilnahmeanträge (und später im Verfahren entsprechend auch die Angebote) sind rechtsgültig zu unterschreiben und mit den geforderten Nachweisen, Erklärungen und Anlagen zwingend innerhalb der Einreichungsfrist ausschließlich über den verschlüsselten Angebotsbereich der elektronischen Vergabeplattform einzureichen. Eine Einreichung per Email oder unverschlüsselt per Bietermitteilung ist nicht zulässig und führt zwangsläufig zum Ausschluss. Nicht unterschriebene bzw. formlose Bewerbungen werden im weiteren Verfahren nicht berücksichtigt. Angebote, die nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind, werden ausgeschlossen, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten (§ 57 Absatz 1 Satz 1 VgV).
b) Während der Bewerbungsphase sind Rückfragen ausschließlich elektronisch als Bewerberfragen-/mitteilungen unverschlüsselt über den Kommunikationsbereich der Vergabeplattform bis spätestens 10 Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmefrist an den AG zu richten. Verbindliche Stellungnahmen werden als Erläuterungen, Aktualisierungen oder Änderungen zu den Vergabeunterlagen unter der zuvor genannten Vergabeplattform bis 6 Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmefrist veröffentlicht.
c) Bewerbungsunterlagen können nur verschlüsselt elektronisch eingereicht werden und verbleiben beim AG. Der AG bedient sich bei der Auswertung eines externen Verfahrensbetreuers, dem die Bewerbungsunterlagen hierfür vertraulich bereitgestellt werden.
d) Geforderte Nachweise sind elektronisch, nicht deutschsprachige Nachweise in einer beglaubigten Übersetzung, der Bewerbung beizulegen.
e) Informationspflicht des Bewerbers:
Die Teilnehmer/die Bewerber verpflichten sich, sich eigenverantwortlich bis 6 Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmefrist auf der zuvor genannten Vergabeplattform zu informieren, ob Erläuterungen, Aktualisierungen oder Änderungen zu den Vergabeunterlagen vorgenommen wurden. Weiter werden die Bewerber ausdrücklich darauf hingewiesen, dass sich in besonderen Fällen die Notwendigkeit ergeben kann, die Teilnahmefrist auch noch innerhalb der zuvor genannten 6 Kalendertage abzuändern oder zu verschieben. Entsprechende Erläuterungen, Aktualisierungen oder Änderungen werden unverzüglich auf zuvor genannter Vergabeplattform veröffentlicht. Es wird darauf hingewiesen, dass alle veröffentlichten Erläuterungen, Aktualisierungen oder Änderungen Bestandteil der Vergabeunterlagen sind. Sollten sich die veröffentlichten Erläuterungen, Aktualisierungen oder Änderungen auf den Teilnahmeantrag auswirken, gelten folgende Regelungen: Ist der Teilnahmeantrag bereits elektronisch eingereicht worden, so ist dem Auftraggeber bis zum Ende der Teilnahmefrist über die Vergabeplattform mitzuteilen, sofern:
- der alte Teilnahmeantrag für ungültig erklärt und kein neuer Teilnahmeantrag abgegeben wird,
- der alte Teilnahmeantrag für ungültig erklärt und ein neuer Teilnahmeantrag abgegeben wird. Der neue Teilnahmeantrag muss vor Ende der Teilnahmefrist elektronisch vorliegen,
- der alte Teilnahmeantrag -ergänzt um das Erläuterungs-, Aktualisierungs- oder Änderungsschreiben aufrechterhalten werden soll. Auf die Möglichkeit diese, vom speziellen Einzelfall abhängige Variante wählen zu können, wird in dem betreffenden Erläuterungs-, Aktualisierungs- oder Änderungsschreiben ausdrücklich hingewiesen. Es wird darauf hingewiesen, dass das unterzeichnete Erläuterungs-, Aktualisierungs- oder Änderungsschreiben vor Ablauf der Teilnahmefrist dem Auftraggeber elektronisch vorliegen muss,
- der alte Teilnahmeantrag unverändert aufrechterhalten werden soll. In diesem Fall wird darauf hingewiesen, dass ein bereits eingereichter Teilnahmeantrag, wenn erforderlich, an die Erläuterungs-, Aktualisierungs- oder Änderungsschreiben angepasst werden muss.
Sofern keine gesonderte Mitteilung eingeht, wird davon ausgegangen, dass der alte Teilnahmeantrag unverändert aufrechtgehalten wird.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Verstöße im Sinne von § 135 Abs. 1 GWB (Unwirksamkeit des Vertrages) sind in einem Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Kenntnis des Verstoßes, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend zu machen. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im EU-Amtsblatt bekanntgemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU (§ 135 Abs. 2 GWB). Ein Nachprüfungsverfahren ist nur bei Einhaltung nachfolgender Voraussetzungen zulässig: Verstöße gegen Vergabevorschriften, die der Bewerber im Vergabeverfahren erkannt hat, sind gegenüber dem Auftraggeber innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis zu rügen. Der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist binnen 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, einzureichen (§ 160 Abs. 3 GWB).