Transformation SAP S/4HANA

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Leistungserfüllungsort ist der Hauptsitz der SWE Stadtwerke Erfurt Gruppe (Magdeburger Allee 34, 99086 Erfurt).
Die Leistungserbringung wird in Abstimmung mit dem Auftraggeber Remote als auch vor Ort beim Auftraggeber erfolgen.

Beschreibung der Beschaffung

Im Zuge des technologischen Wandels steht die Stadtwerke Erfurt Gruppe (SWE Gruppe) heute vor neuen Einflussfaktoren und damit verbundenen Chancen als auch Herausforderungen. Technologische Veränderungen können zu Veränderungen der Lösungen und somit auch zu Anpassungen an Abläufen, Geschäftsprozessen und Organisationen führen. Andererseits benötigen zeitgemäße und effiziente Lösungen neue Technologien, um das Kerngeschäft der SWE Gruppe und deren Tochterunternehmen zukunftssicher ab-bilden und neue Geschäftsmodelle etablieren zu können. Dabei nimmt eine wohlüberlegte Vorgehensweise hinsichtlich des Einsatzes von neuen Technologien eine Schlüsselrolle ein. Die Einführung neuer Technologien hat Einfluss auf alle SWE-Unternehmen und erfordert einen Transformationsprozess für die gesamte SWE Gruppe.
Geplant ist die Ablösung von einer aktuellen Zwei-Mandantenlösung, der beiden heutigen Mandanten (001 und 002) im SAP R/3, und die Transformation auf eine Ein-Mandantenlösung SAP S/4HANA Enterprise Management. Die Einführung des SAP-Systems stellt ein komplexes Vorhaben dar, bei dem verschiedene Einflussfaktoren, Abhängigkeiten und Auswirkungen berücksichtigt werden müssen. Aufgrund der Komplexität einer solchen Transformation beschäftigen sich die beiden Shared Service Gesellschaften der SWE Gruppe bereits seit 2019 mit dem Thema SAP S/4HANA. Sie starteten im April 2019 mit der Teilnahme am Adoption Starter Engagement der SAP. Ziel war es, die vorhandene Systemlandschaft der SWE Gruppe zu analysieren und einen Überblick über die von einer Transformation zu dem ERP Nachfolger S/4HANA betroffenen Komponenten zu erhalten. Aufbauend auf den erzielten Ergebnissen hat die SWE Service GmbH 2020 eine Vorstudie in Auftrag gegeben, mit dem Ziel, die im Einsatz befindlichen SAP ERP 6.0-Anwendungen vor dem Hintergrund einer Migration nach SAP S/4HANA gesamthaft analysieren und ein entsprechendes Vorgehensmodell erstellen zu lassen. Im Fokus der Vorstudie stand das aktuelle SAP R/3 ERP mit seinen fachspezifisch ausgeprägten Prozessen. Im Rahmen der Vorstudie wurde (aus-schließlich für die Prozesse der SWE Service GmbH) eine fachliche und technische Ist-Analyse sowie Soll-Konzeptionierung der Migration nach SAP S/4HANA durchgeführt. Ergänzt wurden diese durch Analysen zur Auswirkungen auf die Unternehmensorganisation bzw. -struktur sowie Verantwortlichkeiten.
Die Stadtwerke Erfurt Gruppe möchte die Migration auf das SAP-System dafür nutzen, ihre Prozesse zu standardisieren und zu harmonisieren. Um die speziellen Anforderungen des Auftraggebers an das neue SAP-System detailliert zu identifizieren und festzuhalten sowie um zu dokumentieren, wie diese Prozesse im neuen SAP-System abgebildet werden können, ist es erforderlich, dass der Auftragnehmer aufbauend auf den Ergebnissen der Vorstudie und unter Anwendung der Vorgaben von SAP Activate entsprechende Analysen vornimmt und ein Feinkonzept erstellt, in dem wie bei einem sogenanntes Business Scenario Design Document dargestellt wird, wie das neue SAP-System eingestellt und angepasst werden muss, um den Anforderungen des Auftraggebers zu entsprechen.
Das ausgeschriebene Projekt umfasst darüber hinaus die Installation der SAP-Standardsoftware sowie die Anpassung und Implementierung eines voll funktionsfähigen, integrierten SAP-Systems auf der Basis der SAP-Standardsoftware konform zu den Anforderungen an ein SAP Customer COE einschließlich der benötigten Schulungen; hierfür übernimmt der Auftragnehmer die Gesamtprojektverantwortung. Die notwendigen Nutzungsrechte für das SAP-System (Lizenzen) stellt der Auftraggeber bei, sie liegen nicht in der Verantwortung des Auftragnehmers. Der Auftraggeber beabsichtigt, den Auftragnehmer mit der Transformation des bestehenden SAP R/3 der Stadtwerke Erfurt Gruppe zum SAP S/4HANA -System zu beauftragen.
Der Auftraggeber sucht zur Erbringung dieser Leistungen ein hochqualifiziertes SAP-Systemhaus/ Beratungshaus mit dem SAP-Partnerstatus „Silber“ (oder höher), welches über langjährige Erfahrungen in der IT- und Prozessberatung verfügt sowie Branchenkenntnisse im öffentlichen Sektor und der Versorgungswirtschaft vorweisen kann.
Projektbeginn: geplant 13.07.2023 Projektende: geplant zum 30.06.2025 (inkl. Hypercare-Phase) Zwischentermin: 31.12.2024 (Abschluss Transformation nach Inbetriebnahme- und Testphase)

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Es ist beabsichtigt – soweit eine hinreichende Anzahl von Bewerbungen geeigneter Bewerber vorliegt – die fünf Bewerber zur Abgabe eines verbindlichen Angebotes aufzufordern, die die höchste Gesamtpunktzahl aller bewerteten Teilnahmeanträge erreicht haben. Die Bewertungsansätze sind der Bekanntmachung und den Beschaffungsunterlagen zu entnehmen.

Zusätzliche Informationen

Ergänzung zum Pkt. II.2.7) "Laufzeit des Vertrags" Projektbeginn: 13.07.2023; Abschluss Migration inkl. Inbetrieb- und Testphase: 31.12.2024; Hypercare-Phase für Fehlerbehebung und Stabilisierung: max. 30.06.2025 Diese Fristen sind Vertragsfristen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Erklärung über einen Mindestjahresumsatz in Bezug auf den Ausschreibungsgegenstand (SAP R/3 auf S/4HANA-Migration unter den Bedingungen des HGB sowie dem deutschen Steuerrecht unterliegend) von 3.000.000,00 €
- Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung (Personenschäden: 5 Mio. €; Sachschäden: 5 Mio. €; Vermögensschäden: 2,5 Mio. €)
- Erklärung, dass ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren weder beantragt noch eröffnet wurde
- Erklärung zur ordnungsgemäßen Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung
- Erklärung zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft
- Erklärung, dass keine Verbindungen zu Russland vorliegen, die einer Vergabe von Leistungen im Sinne des Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 hindern werden.

- Mindestjahresumsatz in Bezug auf den Ausschreibungsgegenstand (SAP R/3 auf S/4HANA-Migration unter den Bedingungen des HGB sowie dem deutschen Steuerrecht unterliegend) von 3.000.000,00 €
- Betriebshaftpflichtversicherung (Personenschäden: 5 Mio. €; Sachschäden: 5 Mio. €; Vermögensschäden: 2,5 Mio. €)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Anzahl der SAP R/3-Systeme (Applikation).die in den Jahren 2019 bis 2021 auf S/4HANA im hybriden Ansatz mit Teilen von Green-Field und Brown-Field erfolgreich und unter den Bedingungen des HGB, sowie dem deutschen Steuerrecht unterliegend, abgeschlossen wurden (Abschluss der Hypercare-Phase)
- Anzahl der umgesetzten Projekte im hybriden Ansatz mit Teilen von Green-Field und Brown-Field
- Anzahl der umgesetzten Projekte unter Anwendung vom SAP-best practice Ansatz
- Erfahrung in Ablauf und Methodik mit SAP Activate oder vergleichbarer Methodik, basierend auf dem SAP Activate Phasenmodell
- Anzahl der Referenzen unter den Bedingungen des HGB und des deutschem Steuerrecht unterliegenden, abgeschlossene SAP S/4HANA Migrationen und bezogen auf ein stadtwerkenahes Umfeld > 150.000 Einwohner (Daseinsvorsorge)
- Erklärung und Beschreibung von drei Referenzen in Bezug auf Rollenkonzepte und -verteilung, Buchungskreise, Schnittstellen, stadtwerkenahem Umfeld, Methodik, Zeitraum, Anzahl Mitarbeiter

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

- keine Ausschlussgründe gemäß § 123 oder § 124 GWB
- ein Ausschlussgrund gemäß § 123 GWB vorliegt und das Unternehmen Maßnahmen zur Selbstreinigung ergriffen hat, durch die für das Unternehmen die Zuverlässigkeit wieder hergestellt wurde
- Versicherung, dass der Teilnahmeantrag, die Angebotsbearbeitung, die gesamte Vertragsabwicklung, Zeichnungen und Dokumentationen ausschließlich in deutscher Sprache ausgefertigt werden bzw. erfolgen
- Versicherung, dass das Unternehmen über die notwendigen Erfahrungen im Umgang und Durchführung mittels SAP Activate Projekt Management oder vergleichbarer Methodik, basierend auf dem SAP Activate Phasenmodell, verfügt
- Versicherung, dass das Unternehmen den SAP „Silber“-Partner Status verfügt. Ein höherer Partner Status ist ebenfalls möglich.

Im Rahmen des Verhandlungsverfahrens werden höchst sensible Daten des Auftraggebers veröffentlicht und kommuniziert. Aus diesem Grund ist ein anonymer Zugriff auf die Vergabeunterlagen nicht gerechtfertigt.
Sie finden in den Beschaffungsunterlagen eine Vertraulichkeits- und Datenschutzvereinbarung. Die Bewerber müssen die ausgefüllte und unterschriebene Vertraulichkeits- und Datenschutzvereinbarung per Bieterkommunikation zurücksenden und erhalten anschließend ebenfalls über die Bieterkommunikation die gegengezeichnete Vertraulichkeits- und Datenschutzvereinbarung und die weitergehenden Beschaffungsunterlagen (Teilnahmeantrag und Anforderungsbeschreibung).
Der Ablauf des Verfahrens ist den Beschaffungsunterlagen "Information zum Verfahren" zu entnehmen.