Umschläge für Versand Briefwahlunterlagen/Wahlbenachrichtigungen

Kurze Beschreibung

Herstellung und Lieferung von Umschlägen [ca. 2.740.000 Stk. Briefumschläge mit Fenster im Format DIN C4 in 100 g/m² Offset weiß für den Versand der Briefwahlunterlagen und ca. 4.500.000 Stk. Briefumschläge mit Fenster im Format DIN C6/5 (DIN Lang) in 75 g/m² RC-Papier grau für den Versand der Wahlbenachrichtigungen] für die voraussichtlich im 4. Quartal 2023 stattfindende Wahl zum 21. Hessischen Landtag. Die Fristen zur Auslieferung der Umschläge für den Versand der Briefwahlunterlagen und der Wahlbenachrichtigungen werden durch den Auftraggeber dem Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung und nach der Bestimmung des Wahltags durch die Hessische Landesregierung in Absprache mitgeteilt. Auf eine zügige Abwicklung/Auslieferung bei dem Auftragnehmer ist zu achten. Von beiden Positionen sind dem Landeswahlleiter (Auftraggeber) Korrekturabzüge und Muster vorzulegen. Alle Umschläge (auch nicht vorhersehbare Nachlieferungen) müssen eine einheitliche Färbung haben. Es muss sichergestellt sein, dass die Gummierung (Klebung) der Umschläge so beschaffen ist, dass eine zuverlässige Schließung sichergestellt ist. Vor der Hauptproduktion der Umschläge sind zu jeder Position Briefumschläge zu Testzwecken zur Verfügung zu stellen [Pos. 1 ca. 120 Stück der Deutschen Post AG; Pos. 2 ca. 30.000 Stück einem Weiterverarbeitungsdienstleister; der Weiterverarbeitungsdienstleister ist derzeit noch nicht bekannt, dieser wird dem Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung frühzeitig mitgeteilt]. Die Auslieferung der Umschläge zu Position 1 erfolgt in unterschiedlichen Stückzahlen direkt an die 422 Kommunen in Hessen. Hier ist bei dem anzubietenden Nettopreis der Position 1 auch der entsprechende Versand (Lieferung) einzukalkulieren. Die Kreiswahlleiterinnen und Kreiswahlleiter teilen dem Auftragnehmer die entsprechenden Lieferadressen (mit Ansprechpartnern) in den Gemeinden mit. Daher ist es erforderlich, im Auftragsfall, zügig Verbindung mit den Kreiswahlleiterinnen und Kreiswahlleitern aufzunehmen. Die Auslieferungstermine sind unmittelbar mit den Gemeinden abzustimmen und unbedingt einzuhalten. Der Verteilerschlüssel wird zur Zeit noch ermittelt und wird im Auftragsfall durch den Auftraggeber mitgeteilt. Die Auslieferung der Umschläge zu Position 2 erfolgt ggf. in unterschiedlichen Stückzahlen direkt an max. 4 Abladestellen in Deutschland. Die Auslieferung ist mit dem Dienstleister für die Weiterverarbeitung der Umschläge abzustimmen (dieser wird nach Zuschlagserteilung dem Auftragnehmer frühzeitig durch den Auftraggeber mitgeteilt). Die Auslieferung aller Lieferpositionen muss acht Wochen vor dem Wahltag (eintreffend) abgeschlossen sein. Der genaue Termin wird dem Auftragnehmer nach der Bestimmung des Wahltags durch die Hessische Landesregierung, spätestens aber im März 2023, mitgeteilt. Daher wird für die Ausführungsfristen derzeit der Beginn für 01.07.2023 und für das Ende der Ausführung der 30.09.2023 festgelegt. Bei diesen Terminen handelt es sich ausdrücklich um vorbehaltliche Termine. Nach Auftragserteilung wird dem Auftragnehmer vom Auftraggeber ein Umschlagmuster mit den erforderlichen Aufdrucken (Absenderangabe, Service Premium Adress) zur Verfügung gestellt. Es ist der Service Response Plus der Deutschen Post AG zu nutzen. Hierzu muss auf die Briefumschläge zum Versand der Briefwahlunterlagen (Pos. 1) ein Postmatrixcode aufgedruckt werden, der ein dynamisches Element enthält. Es muss gewährleistet sein, dass der Auftragnehmer in der Lage ist, einen solchen Datamatrix Code zu erzeugen, um diesen aufdrucken zu können. Für Rückfragen stehen hier Mitarbeiter der Deutschen Post AG zur Verfügung. Eine Freigabe und Zertifizierung der generierten Codes durch die Deutsche Post AG ist zwingend notwendig. Zu diesem Zweck sind 120 Testumschläge von dem Auftragnehmer dem Zertifizierungsservice der Deutschen Post AG zu übersenden. Erst nach Vorliegen der abschließenden Freigabe durch den Marketingservice der Deutschen Post AG kann mit der Herstellung der Gesamtauflage der Briefumschläge (Pos. 1) begonnen werden. Die im Leistungsverzeichnis genannten Abnahmemengen können auch aufgrund der nicht vorhersehbaren Entwicklung der Corona-Pandemie nicht eindeutig vorhergesehen werden, daher sind Mehr- oder Mindermengen möglich. Bei den genannten Mengen handelt es sich um Erfahrungswerte der Bundestagswahl 2021. Sofern die Pandemie es erforderlich macht, ist mit einem erhöhten Bedarf der Position 1 zu rechnen. Ein Anspruch auf Abnahme der genannten Mengen besteht nicht. Die Leistungen werden nach dem tatsächlichen Bedarf beauftragt. Die angegebenen Mengen dienen lediglich zur Kalkulation des Angebotes und werden für die preisliche Wertung der Angebote berücksichtigt. Eine Abrechnung erfolgt auf Basis der tatsächlich gelieferten Mengen zu den hier festgelegten Preisen. Dem Auftraggeber steht zudem ein einseitiges Leistungsbestimmungserweiterungsrecht bis zu 20,00 % der Netto-Gesamtangebotssumme aus diesem Vergabeverfahren als Mehrbedarf (quantitative Leistungserweiterung) zu.