Unterhaltsreinigung sowie optionale Sonderunterhaltsreinigung und Grundreinigung in verschiedenen Objekten der Stadt Greven

Beschreibung der Beschaffung

Laufende Unterhaltsreinigung sowie Sonderunterhaltsreinigung und Grundreinigung in verschiedenen Objekten der Stadt Greven in 10 Objekten mit einer Grundfläche von ca. 29500 m² und einer Jahresreinigungsfläche ca. 4.342.000 m².

Beschreibung der Verlängerungen

Wird das Vertragsverhältnis nicht sechs Monate vor Ablauf gekündigt, so läuft es stillschweigend weiter und kann dann mit einer Frist von 6 Monaten jeweils zum Monatsende gekündigt werden. Das Vertragsverhältnis kann maximal um insgesamt 3 Jahre stillschweigend verlängert werden, so dass es spätestens am 31.07.2027 endet. Es soll somit für maximal rund 5 Jahre ein Vertrag geschlossen werden.

Zusätzliche Informationen

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagkriterium:
Preis: Gesamtpunkte 45 Punkte
Gesamtangebotssumme (brutto) mit 45 Punkten
Qualität: Gesamtpunkte 55 Punkte
Reinigungszeit pro Jahr (laufende Unterhaltsreinigung) mit 37 Punkten
jährlich kalkulierte Einsatzzeit für Aufsicht und Kontrolle Vorarbeiter mit 3 Punkten
Personalkonzept
Personalbeschaffungskonzept mit 3 Punkten
Personalerhaltungskonzept mit 9 Punkten
Personalausfallkonzept mit 3 Punkten
Einzelheiten zur Bewertung des Personalkonzeptes entnehmen Sie bitte dem Punkt VI.3) Zusätzliche Angaben sowie der Anlage 02_Angebotsgrundlagen der Ausschreibungsunterlagen.
Anfragen und andere zusätzliche Informationen von Bewerber*innen sind nur bis 28.04.2022, 10:00 Uhr zulässig und werden nur bearbeitet, wenn Sie in der Bieterkommunikation der Vergabeplattform eingestellt wurden. Die Kommunikation mittels Telefon, Telefax, Briefpost, E-Mail usw.) ist nicht zugelassen. Die Sprache ist Deutsch (gilt für Angebote und kompletten schriftlichen und mündlichen Verkehr).
Im Rahmen des Vergabeverfahrens finden Objektbesichtigungstermine statt. Die Besichtigungstermine erfolgen im Zeitraum vom 20.04.2022 bis zum 26.04.2022. Interessierte Bieter werden gebeten bis spätestens zum 20.04.2022 mit dem folgenden Ansprechpartner einen Termin zu vereinbaren. Ansprechperson: Frau Jürgens, E-Mail: meike.juergens@stadt-greven.de,
Telefon: 02571-920 344 (s. Anlage 02 Angebotsgrundlagen). Dieser Termin ist freiwillig, wird seitens der Vergabestelle aber empfohlen.
Vom Bieter ist ein Personalkonzept in einer gesonderten, vom Bieter selbst zu erstellenden Anlage mit dem Angebot einzureichen. Im Rahmen der Prüfung und Wertung wird das eingereichte Personalkonzept mit den weiteren eingereichten Personalkonzepten der anderen Bieter vergleichend bewertet.
Die Inhalte des Konzeptes fließen in die Bewertung der Angebote mit ein und werden Vertragsbestandteil. Es sind folgende Inhalte im Konzept zu berücksichtigen:
- Personalbeschaffung
Von welchem Standort betreuen Sie den Auftrag?
Welches Personal steht Ihnen am Ort der Leistungserbringung bereits zur Verfügung (Reinigungskräfte, Vorarbeiter, Objektleitung)?
Welches Personaleinstellungskonzept ist für den Auftrag vorgesehen? (In welchem Umfang wird welches Personal während der Implementierungsphase zu welchem Datum eingestellt? Beispiel: Objektleitung nach Zuschlagserteilung, 10 % Personal X Wochen vor Leistungsbeginn, 50 % Personal X Wochen Leistungsbeginn etc.)
- Personalerhaltungskonzept
Welche Maßnahmen ergreifen Sie, um das Personal langfristig in Ihrem Unternehmen zu erhalten? (z.B. monetäre Maßnahmen, nicht-monetäre Maßnahmen, Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen, Gesundheitsförderung, Betreuung durch Vorgesetzte etc.). Entsprechende Nachweise können angefordert werden.
- Personalausfallkonzept
Wie stellen Sie sicher, dass im Falle von Krankheits- und Urlaubsvertretungen auf Ihrer Seite die Leistungserbringung bei den Objekten des Auftraggebers reibungslos und ohne Qualitätsverluste erfolgt?
Welche Reaktionszeiten sichern Sie im Falle von Krankheitsvertretungen der Reinigungskräfte zu?
Inhaltlich soll das Konzept die folgenden drei Unterkriterien umfassen, welche mit einer unterschiedlichen Einzelgewichtung bewertet werden.
Personalbeschaffungskonzept mit 3 Punkten
Das Konzept wird wie folgt bewertet:
0 Punkte: Darstellung ist ungenügend oder nicht vorhanden
1 Punkt: Darstellung ist unvollständig oder/und lässt gerade noch ausreichende Personalbeschaffung erwarten
2 Punkte: Darstellung ist teilweise nicht konkret auf den AG abgestellt und lässt gute bis angemessene Personalbeschaffung erwarten
3 Punkte: Darstellung ist überzeugend, konkret auf den AG abgestellt und lässt sehr gute bis überdurchschnittliche Personalbeschaffung erwarten
Personalerhaltungskonzept mit 9 Punkten
Das Konzept wird wie folgt bewertet:
0 Punkte: Darstellung ist ungenügend oder nicht vorhanden
3 Punkte: Darstellung ist unvollständig oder/und lässt gerade noch ausreichende Personalerhaltung erwarten
6 Punkte: Darstellung ist teilweise nicht konkret auf den AG abgestellt und lässt gute bis angemessene Personalerhaltung erwarten
9 Punkte: Darstellung ist überzeugend, konkret auf den AG abgestellt und lässt sehr gute bis überdurchschnittliche Personalerhaltung erwarten.
Personalausfallkonzept mit 3 Punkten
Das Konzept wird wie folgt bewertet:
0 Punkte: Darstellung ist ungenügend oder nicht vorhanden
1 Punkt: Darstellung ist unvollständig oder/und lässt gerade noch ausreichende Sicherstellung der Leistung bei Personalausfall erwarten.
2 Punkte: Darstellung ist teilweise nicht konkret auf den AG abgestellt und lässt gute bis Sicherstellung der Leistung bei Personalausfall erwarten.
3 Punkte: Darstellung ist überzeugend, konkret auf den AG abgestellt und lässt sehr gute bis überdurchschnittliche Sicherstellung der Leistung bei Personalausfall erwarten.
Vom Bieterunternehmen sind auf Verlangen der Vergabestelle während der Angebotsprüfung innerhalb von 6 Kalendertagen Nachweise bzgl. der im Personalkonzept ergriffenen Maßnahmen zur Personalerhaltung vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Anlagen zu überprüfen sind mittels der Anlage 09 Formblätter Eignung sowie der Anlagen 05 Eigenerklärung Ausschlussgründe (521EU), 06 Bietergemeinschaftserklärungen (531EU), 07 Erklärung Unteraufträge Eignungsleihe (532EU) und 08 Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer Eignungsleihe (533EU) zu übermitteln. Bieter können aus dem Verfahren ausgeschlossen werden oder rechtlich belangt werden, wenn sie die Angaben in der Anlage 09 Formblätter Eignung stark verfälscht oder Informationen zurückgehalten haben oder die Angaben nicht mit zusätzlichen Unterlagen belegt werden können. Neben den Eigenerklärungen werden im Formular insbesondere folgende Angaben gefordert:
- Kontaktdaten Bieter / Bietergemeinschaft (Faxnummer, Zuständiger Sachbearbeiter mit Name, Durchwahl, Faxdurchwahl, E-Mail-Adresse)
- Eigenerklärung über Verstöße gegen das Mindestlohngesetz (MiLoG), die nach § 21 MiLoG mit einer Geldbuße von wenigstens zweitausendfünfhundert Euro belegt worden sind,
- allgemeiner und spezifischer Jahresumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Jahren
- Erklärung zur Eintragung in das Verzeichnis zulassungsfreier Handwerke

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Anlagen zu überprüfen sind mittels der
Anlage 09 Formblätter Eignung zu übermitteln. Bieter können aus dem Verfahren ausgeschlossen werden oder rechtlich belangt werden, wenn sie die Angaben in der Anlage 09 Formblätter Eignung stark verfälscht oder Informationen zurückgehalten haben oder die Angaben nicht mit zusätzlichen Unterlagen belegt werden können. Neben den Eigenerklärungen werden im Formular insbesondere folgende Angaben gefordert:
Eigenerklärung zur bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden geforderten
Deckungssummen pro Versicherungsfall:
- Personenschäden: mind. 3.000.000 EUR (pro Schadenereignis)
- Sachschäden: mind. 1.000.000 EUR (pro Schadenereignis)
- Vermögensschäden: mind. 100.000 EUR (pro Schadenereignis)
- Schlüsselverlust: mind. 100.000 EUR (pro Schadenereignis)
- Bearbeitungsschäden: mind. 50.000 EUR (pro Schadenereignis)
bzw. eine Absichtserklärung mit der erklärt wird, dass im Zuschlagsfall die Versicherungssummen auf die Mindestdeckungssummen angepasst werden. In diesem Fall ist eine Bestätigung des Versicherungsgebers neben der Absichtserklärung einzureichen. Im Versicherungsschutz gegen Schlüsselschäden sind Kosten für notwendige Auswechslung von Schlössern und Schließanlagen sowie für vorübergehende Sicherungsmaßnahmen (Notschloss) inbegriffen.
Vom Bieterunternehmen sind auf Verlangen der Vergabestelle während der Angebotsprüfung innerhalb von 6 Kalendertagen folgende Nachweise vorzulegen:
- Unbedenklichkeitsbescheinigung der Sozialversicherungsträger (Ausstellungsdatum des Nachweises nicht älter als 6 Monate, gerechnet ab Angebotsfristende),
- Unbedenklichkeitsbescheinigung in Steuersachen des Finanzamtes (Ausstellungsdatum des Nachweises nicht älter als 6 Monate, gerechnet ab Angebotsfristende),
- Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft (Ausstellungsdatum des Nachweises nicht älter als 6 Monate, gerechnet ab Angebotsfristende),
- Nachweis über die bestehenden (Betriebshaftpflicht-) Versicherungen in Höhe der Mindestdeckungssummen
gemäß Ausschreibungsunterlagen (Ausstellungsdatum des Nachweises nicht älter als 6 Monate, gerechnet ab Angebotsfristende), sofern die Mindestdeckungssummen schon bestehen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Anlagen zu überprüfen sind mittels der Anlage 09 Formblätter Eignung zu übermitteln. Bieter können aus dem Verfahren ausgeschlossen werden oder rechtlich belangt werden, wenn sie die Angaben in Anlage 09 Formblätter Eignung stark verfälscht oder Informationen zurückgehalten haben oder die Angaben nicht mit zusätzlichen Unterlagen belegt werden können. Neben den Eigenerklärungen werden im Formular insbesondere folgende Angaben gefordert:
Benennung von mindestens 2 Referenzen die jedenfalls einmal vor dem Datum der EU-weiten Bekanntmachung abgerechnet worden sein müssen. Die Referenzprojekte dürfen zwingend auch nicht länger als drei Jahre vor dem Datum der EU-weiten Bekanntmachung abgerechnet worden sein. Die Referenzen müssen hinsichtlich Art und Umfang der Leistungen und der Gebäudenutzungsarten vergleichbar sein (Benennung eines Ansprechpartners je Referenz mit Kontaktdaten, Kurzbeschreibung des Auftrages mit Art und Umfang Jahresreinigungsfläche in m², jährlicher Auftragssumme und Zeitraum der Zusammenarbeit, Datum der Abrechnung)
Eine Referenz ist vergleichbar wenn die Leistungen der Unterhaltsreinigung in Objekten wir Schulen, Sporthallen und Verwaltungsobjekten erbracht werden und mindestens eine Jahresreinigungsfläche je genannter Referenz von 3.400.000 qm aufweisen.
- Angaben zu Beschäftigtenzahlen mit Aufteilung nach Verantwortungs- und Ausbildungshintergrund
- Erklärung, dass innerhalb von 6 Kalendertagen nach gesonderter Anforderung des Auftraggebers ein Konzept zur Einführung bzw. Start up Phase der Unterhaltsreinigung eingereicht wird
- Erklärung, dass innerhalb von 6 Kalendertagen nach gesonderter Anforderung des Auftraggebers eine Beschreibung des während des Auftrages eingesetzten Qualitätsmesssystems eingereicht wird.
- Eigenerklärung zu Mitarbeiterprofilen und Ausbildungshintergrund und dass innerhalb von 6 Kalendertagen nach gesonderter Anforderung des Auftraggebers Nachweise zur Qualifikation der Führungskräfte (Zeugnis/Gesellenbrief etc. und Bestätigung der Berufserfahrung durch Unternehmensleitung des Bieters bzw. der Bietergemeinschaft) von der Regionalleitung ,Niederlassungsleitung bis zur beabsichtigten Objektleitung (hier Nachweis Weiterbildung zum/zur geprüften Objektleiter/-in im Gebäudereiniger-Handwerk) mit Angaben zur Ausbildung, Erfahrung und Firmenzugehörigkeit. Einer der Führungskräfte oberhalb der Objektleitung muss mindestens eine Ausbildung zum/zur Gebäudereiniger/-in vorgewiesen werden können.
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
Siehe zuvor sowie die Einhaltung der maximalen Richtleistungen für die laufende Unterhaltsreinigung,
- Raumgruppe A - Büro- und Besprechungsräume: 250 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe B - Aufenthalts- und Sozialräume: 200 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe C - Lager- und Technikräume: 350 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe D - Toiletten: 80 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe E - Nassbereiche: 130 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe F - Eingangsbereiche: 400 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe G - Verkehrsflächen - Flure: 350 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe H - Treppen: 180 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe I - Aufzüge: 80 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe J - Unterrichtsräume: 250 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe K - Umkleiden: 200 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe L - Sporthallen: 700 m²/Std./Reinigungskraft
- Raumgruppe M - Mensa: 350 m²/Std./Reinigungskraft