Unterstützung der Verwaltungsbehörde ESF bei der Öffentlichkeitsarbeit für den Europäischen Sozialfonds Plus (ESF Plus) in Thüringen in der Förderperiode 2021 bis 2027

Titel

Unterstützung der Verwaltungsbehörde ESF bei der Öffentlichkeitsarbeit für den Europäischen Sozialfonds Plus (ESF Plus) in Thüringen in der Förderperiode 2021 bis 2027
34-3135/321

Kurze Beschreibung

Die Verwaltungsbehörde ESF im TMASGFF benötigt zur Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit für den Europäischen Sozialfonds Plus (ESF Plus) in Thüringen in der Förderperiode 2021 bis 2027 einen Dienstleister. Es soll daher eine Rahmenvereinbarung über die Leadagentur der Verwaltungsbehörde ESF im TMASGFF geschlossen werden.
Die Verwaltungsbehörde ESF ist gem. Art. 46 ff. i. V. m. Anhang IX der VO (EU) 2021/1060 verpflichtet, Informations- und Kommunikationsmaßnahmen durchzuführen. Die künftige Leadagentur soll neben einer umfassenden Kommunikationsberatung geeignete Werbe- und Kommunikationsmaßnahmen crossmedial umsetzen. Dazu gehören Aufgaben der Planung und Konzeption; des Projektmanagements und der Projektbetreuung sowie der visuellen Gestaltung z. B. von Publikationen aller Art. Die Leadagentur soll das gesamte Portfolio der klassischen Werbung, visuellen Gestaltung, Text, Fotografie, Onlinemarketing und -kommunikation zielgruppengerecht abdecken können. Weitere Aufgaben sind Eventmanagement und flankierende Public Relations. Besonderer Wert wird auf örtliche und zeitliche Flexibilität gelegt.
Eine detaillierte Beschreibung finden Sie in der Leistungsbeschreibung vom 23.08.2022.

Beschreibung der Beschaffung

Die Verwaltungsbehörde ESF, angesiedelt im Thüringer Ministerium für Arbeit, Soziales, Gesundheit, Frauen und Familie (TMASGFF), benötigt zur Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit für den ESF Plus in Thüringen in der Förderperiode 2021 bis 2027 einen Dienstleister. Das TMASGFF beabsichtigt, hierfür eine Leadagentur zu beauftragen.
Die Verwaltungsbehörde ESF ist gem. Art. 46 ff. i. V. m. Anhang IX der VO (EU) 2021/1060 verpflichtet, Informationsmaßnahmen und Kommunikationsmaßnahmen durchzuführen. Durch diese soll das ESF Plus Programm in der Förderperiode 2021 bis 2027 in Thüringen bekannt und die Fördermöglichkeiten aus dem ESF Plus den Interessent:innen und Akteur:innen sowie potenziellen Förderempfänger:innen zugänglich gemacht werden. Darüber hinaus sollen auch die Bürgerinnen und Bürger in Thüringen über die Rolle und die Errungenschaften des ESF sowie über die Ergebnisse und Auswirkungen des ESF Plus Programms in Thüringen und der damit geförderten Projekte informiert werden.
Der Auftrag setzt sich aus konzeptionellen, innovativen und umsetzungsorientierten Komponenten zusammen.
Zum Leistungsspektrum gehören u. a.:
umfassende Kommunikationsberatung der Verwaltungsbehörde ESF und Unterstützung bei der Umsetzung und konzeptionellen Weiterentwicklung der Kommunikationsstrategie für das ESF Plus Programm 2021 bis 2027 in Thüringen;
Erarbeitung von Vorschlägen für geeignete Werbemaßnahmen sowie deren Konzeption, Planung, Umsetzung und Dokumentation;
Realisierung von (crossmedialen) Kampagnen, einschließlich Kampagnenmotiven, Print-Anzeigen, Out-of-Home (OOH), Digital-Out-of-Home (DOOH), Online Media, Social Media; Kreation und Herstellung von Kommunikationsmitteln in tarifgebundenen Medien und tarifungebundenen Kommunikationsmitteln, wie z. B. Anzeigen, Plakate, Broschüren, Flyer, Kalender, Veranstaltungsausstattung wie Roll-ups, Ausstellungstafeln bzw. Informationstafeln, Werbemittel bzw. Merchandising inkl. Recherche, Erstellung von Beiträgen im Rahmen von Werbekampagnen bzw. zur Bewerbung von Veranstaltungen;
Pflege, Weiterentwicklung und Programmierung der Webseite des ESF Thüringen www.esf-thueringen.de (Content Management System (CMS) TYPO3) inklusive der Erarbeitung von Vorschlägen für deren inhaltliche Ausgestaltung, neue Inhalte sowie die Überprüfung auf Aktualität. Dabei müssen die technischen Vorgaben und Bedingungen des Freistaats Thüringen und des Thüringer Ministeriums für Arbeit, Soziales, Gesundheit, Frauen und Familie beachtet werden. In diesem Zusammenhang erforderliche Abstimmungen mit dem Thüringer Landesrechenzentrum sind vom Auftragnehmer eigenständig vorzunehmen.
Realisierung von Kampagnen-Websites/Microsites;
Konzepte zum Einsatz neuer Medien sowie deren Umsetzung (z. B. Social Media);
Konzeption und Produktion von Filmen und Spots im Rahmen von Kampagnen (u. a. für Internet, Radio, TV, Kino);
Entwicklung neuer Ideen sowie Organisation und Durchführung von Veranstaltungen/ Aktionen/ Wettbewerben/Gewinnspielen (Präsenz, Hybrid und Digital);
Projektsteuerung; konzeptionelle, finanzielle und umsetzungsorientierte Steuerung des Projektes einschließlich der Erstellung und Überwachung einer Zeit- und Budgetplanung im Rahmen des Gesamtauftrages, der Durchführung von regelmäßigen Steuerungsrunden zur Abstimmung mit dem Auftraggeber;
Präsentationen von Ergebnissen in relevanten Steuerungsgremien.
Bei den Informations- und Kommunikationsmaßnahmen ist sicherzustellen, dass die Informationen in barrierefreier Form zur Verfügung gestellt werden und Belange der Chancengleichheit berücksichtigt und weiterentwickelt werden.
Ein besonderer Wert wird auf die örtliche und zeitliche Flexibilität des Auftragnehmers gelegt. Zudem ist geplant, dass in regelmäßigen Abständen Meetings zu anstehenden Projekten bzw. zur Auswertung bereits erfolgter Projekte durchgeführt werden.
Weitere Informationen sind der Leistungsbeschreibung vom 23.08.2022 zu entnehmen.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Rahmenvereinbarung wird für zunächst zwei Jahre abgeschlossen. Die einmalige Verlängerung der Rahmenvereinbarung um zwei Jahre durch das TMASGFF ist möglich, wenn das TMASGFF spätestens drei Monate vor Ende der Laufzeit dem Auftragnehmer gegenüber schriftlich die Vertragverlängerung erklärt. Der Auftragnehmer kann auf die dreimonatige Vorfrist verzichten.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Erfahrung und Fachkunde in den folgenden Wertungsbereichen:
1. zwei vom Bewerber ausgewählte repräsentative Beispiele (Referenzen) mit konkreten Beschreibungen der dabei erbrachten Leistungen inkl. Arbeitsproben (Gewichtung: 60 %) und
2. Fachliche Qualifikation und Erfahrung der für die Durchführung des Auftrags vorgesehenen Mitarbeiter:innen (Gewichtung: 40 %)
(siehe auch Verfahrensbeschreibung)

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber dem TMASGFF zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem TMASGFF gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt das TMASGFF dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das TMASGFF geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das TMASGFF.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammer des Freistaates Thüringen (Thüringer Landesverwaltungsamt, Vergabekammer des Freistaates Thüringen, Jorge-Semprún-Platz 4, 99423 Weimar, Referatsleiter: Herr Axel Scheid, Telefon: +49 (0) 361/ 57332-1254, Telefax: +49 (0) 361/ 57332-1059, E-Mail: vergabekammer@tlvwa.thueringen.de) zu richten.
Die Unwirksamkeit einer Beauftragung kann gemäß § 135 Abs. 1 und 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Kenntnis des Verstoßes, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
Ist der öffentliche Auftraggeber der Ansicht, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist und hat er deswegen eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, so tritt die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 Nummer 2 GWB nicht ein, wenn der Vertrag nach dem Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.
Das TMASGFF ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.