Unterstützungsdienstleistungen im Bereich der Veranstaltungstechnik im Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz

Kurze Beschreibung

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz vergibt einen Auftrag zur Unterstützung im Bereich der Veranstaltungstechnik. Ziel ist es, den Auftraggeber sowohl beim Auf- und Abbau der Technik, bei der Durchführung von Veranstaltungen, Video- und Webkonferenzen als auch der Behebung von Störungen technisch zu unterstützen.

Beschreibung der Beschaffung

Im Bereich der Videokonferenz- und Veranstaltungstechnik umfassen die Leistungen:
- Auf- und Abbau von Präsentationstechnik (Projektoren, Monitore und Laptop),
- Vorbereitung von Veranstaltungen und Einweisung der BMWK-Nutzer in den Umgang mit der Technik,
- Vorbereitung und Durchführung von Pressekonferenzen,
- Bedienen von Audio- und Videomischpulten,
- Auf- und Abbau von Dolmetschertechnik sowie Durchführung von Veranstaltungen mit Dolmetschern,
- Verbindungsherstellung von Videokonferenzen und Unterstützung der BMWK-Mitarbeiter bei der Lösung von technischen Problemen mit den Videokonferenzsystemen,
- Regelmäßige kleinere Wartungen der technischen Anlagen (z.B. Prüfen und Wiederherstellung der Funktionsfähigkeit, Updates, Austauschen von Kabeln, etc.),
- Durchführen von Installationen neuer Konferenztechnik und Deinstallation alter Technik in den Liegenschaften des BMWK.
Der Bereich der Supportleistungen umfasst die umgehende Behebung von Störungen durch entsprechende Maßnahmen. Bei Hardware-Störungen ist die Durchführung von Entstörungsversuchen und der Ausstauch von defekten Komponenten gegen vorhandene Ersatzgeräte bzw. Komponenten vor Ort vorzunehmen.
Die Servicezeiten für die Serviceunterstützung im Veranstaltungsbereich liegen Montag bis Freitag zwischen 8.30 Uhr und 17.30 Uhr.
Darüber hinaus fallen auf Anforderung für eine gewisse Zeit Zusatzunterstützungsleistungen an. Hierbei handelt es sich um Leistungen, die zusätzlich zu den Servicezeiten oder wenn Unterstützung während einer Konferenz auch außerhalb der üblichen Servicezeiten benötigt werden, anfallen.
Projektbezogen können auch Extraunterstützungsleitungen anfallen. Hierbei handelt es sich um Extraunterstützung mit weiteren Kräften über die genannten regelmäßigen Servicezeiten hinaus.

Zusätzliche Informationen

Das Aufgabenspektrum ist einem kontinuierlichen Wandel unterworfen, abhängig vom aktuellen Stand der Technik und den sich verändernden Anforderungen. Die Bereitschaft zur Übernahme vergleichbarer Aufgaben, die sich auf dem Niveau einer Fachkraft für Veranstaltungstechnik befinden und im Rahmen der vorgegebenen Arbeitszeiten abgearbeitet werden können, wird vorausgesetzt.
Der Vertrag kann einmal um 12 Monate verlängert werden (Verlängerungsoption).
Die oben genannte Auftragswertschätzung umfasst die Grundlaufzeit und eine Verlängerungsoption (siehe II.1.5 und II.2.6).
Falls eine Bereitstellung von Personal zum beabsichtigten Vertragsbeginn nicht oder nur teilweise gewährleistet werden kann, ist dem Angebot eine Information über den frühestmöglichen Termin der Bereitstellung beizufügen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

3.3.1 Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Beleg: Sofern für die berufliche bzw. gewerbliche Tätigkeit eine Pflicht zur Eintragung in einem der in Anhang XI zur Richtlinie 2014/24/EU (Seite 160) über die öffentliche Auftragsvergabe genannten Register besteht, einen Ausdruck der Eintragung, der nicht älter als sechs Monate zum Ende der Angebotsfrist ist. Für Bieter aus Deutschland sind die betreffenden Register das Handelsregister, die Handwerksrolle, das Vereinsregister, das Partnerschaftsregister oder die Mitgliederverzeichnisse der Berufskammern der Länder.
Der Beleg ist im Falle einer Bietergemeinschaft von allen Mitgliedern getrennt vorzulegen.
3.3.2 Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung
Mindestanforderung: Versicherungsschutz während des gesamten Auftragszeitraums mit einer jährlichen Mindestdeckungssumme von 500.000,00 € (netto) für Personen-, Sach- und Vermögensschäden.
Beleg: Formfreie Eigenerklärung(-en) über das Vorliegen einer entsprechenden Versicherung bzw. über die Bereitschaft zum Abschluss spätestens zum Zeitpunkt der Auftragserteilung. Diese ist im Falle einer Bietergemeinschaft für alle Mitglieder getrennt vorzulegen.
3.3.3 Mindestjahresumsatz
Mindestanforderung: Durchschnittlicher Jahresumsatz im Bereich der zu vergebenden Leistung von 50.000,00 Euro (netto), ermittelt als Durchschnitt der, sofern verfügbar, letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Im Falle einer Bietergemeinschaft können die durchschnittlichen Jahresumsätze aller Mitglieder der Bietergemeinschaft zusammengerechnet werden.
Beleg: Formfreie Eigenerklärung über den Gesamtumsatz der, sofern verfügbar, letzten drei Geschäftsjahre sowie über die Umsatzentwicklung im laufenden Geschäftsjahr, im für den zu vergebenden Auftrag relevanten Geschäftsfeld. Dieser ist im Falle einer Bietergemeinschaft für alle Mitglieder getrennt vorzulegen, deren Umsatz berücksichtigt werden soll.
3.3.4 Erfahrungen mit öffentlichen Auftraggebern
Anforderung: Der Bieter muss mindestens ein vergleichbares Referenzprojekt mit einem öffentlichen Auftraggeber in den für die ausgeschriebene Leistung relevanten Tätigkeitsschwerpunkten nachweisen.
Beleg: Formfreie Darlegung von Referenzen über mindestens einen Auftrag. Bieter können auch Referenzen von Unterauftragnehmern einreichen, sofern diese sich für den Fall der Auftragserteilung bereits zur Auftragsausführung verpflichtet haben.
Der Referenzauftrag muss mit dem zu vergebenden Auftrag vergleichbar sein, d. h., tragfähige Rückschlüsse auf die für den zu vergebenden Auftrag notwendige Erfahrung und Fachkunde sowie Verlässlichkeit des Bieters zulassen. Die relevante Leistung muss innerhalb der letzten fünf Jahre erbracht worden sein.
Eine Referenz soll insgesamt nicht mehr als eine DIN A4-Seite umfassen. Zu jedem Referenzauftrag sind folgende Angaben zu machen:
Leistungsgegenstand, Leistungszeitraum und Leistungsumfang mit grober Einordnung des Nettoauftragswertes, Auftraggeber/Leistungsempfänger mit Angaben von Kontaktdaten; kurze sachgerechte Angaben zu Arbeitsergebnissen. Die Referenzangaben werden vertraulich behandelt und dienen ausschließlich zur Beurteilung der Eignung.
3.3.5 ggf. Leistungsfähigkeit im Fall der Eignungsleihe
Selbstverpflichtung des Unterauftragnehmers, auf dessen Kapazitäten sich der Bieter zum Nachweis der Eignung beruft, gegenüber dem Auftraggeber im Falle der Auftragserteilung während des gesamten Auftragszeitraums die betreffenden Auftragsbestandteile zu erbringen.
Beleg: Nachunternehmerverpflichtungserklärung (Vordruck).
3.3.6 Nichtvorliegen von Interessenkollisionen
Anforderung: Der Bieter hat keine Interessen, die mit der Ausführung des Auftrags im Widerspruch stehen und sie nachteilig beeinflussen könnten. Sofern der Bieter mit der Ausführung des Auftrags im Widerspruch stehende Interessen hat, muss glaubhaft dargelegt werden, dass die konkrete Interessenkollision die Auftragsausführung aufgrund struktureller, personeller und/oder organisatorischer Vorkehrungen nicht nachteilig beeinflussen wird.
Beleg: Formfreie Eigenerklärung mit obenstehendem Inhalt.
3.3.7 Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
Anforderung: Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB
Beleg: Eigenerklärung, dass keiner der in den §§ 123, 124 GWB aufgeführten Ausschlusstatbestände erfüllt ist (Vordruck). Diese ist im Falle einer Bietergemeinschaft für alle Mitglieder getrennt vorzulegen. Im Falle einer beabsichtigten Unterauftragsvergabe ist die Eigenerklärung,soweit bereits möglich, von allen potentiellen Unterauftragnehmern vorzulegen.
3.2.1 ggf. Bietergemeinschaftserklärung
Beleg: Vordruck

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Der Zuschlag wird nur auf Angebote erteilt, die die Einhaltung der Ausführungsbedingungen für den zu vergebenden Auftrag gewährleisten. Hierzu sind Belege zu den folgenden Kriterien der Ausführungsbedingungen einzureichen:
- Formfreie Eigenerklärung über die Bereitschaft, im Falle der Zuschlagserteilung mit dem Auftraggeber eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abzuschließen,
- Eigenerklärung zur Bereitschaft zur Sicherheitsüberprüfung bei Zuschlagserteilung,
- Formfreie Eigenklärung, dass das einzusetzende Personal über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und mind. über gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift verfügt.

Die zur Nutzung der e-Vergabe-Plattform einzusetzenden elektronischen Mittel sind die Clients der e-Vergabe-Plattform und die elektronischen Werkzeuge der e-Vergabe-Plattform. Diese werden über die mit „Anwendungen“ bezeichneten Menüpunkte auf „www.evergabe-online.de“ zur Verfügung gestellt. Hierzu gehören für Unternehmen die eVergabeApp, der Angebots-Assistent (AnA-Web) und der Signatur-Client für Bieter (Sig-Client) für elektronische Signaturen. Die technischen Parameter der zur Einreichung von Teilnahmeanträgen, Angeboten und Interessensbestätigungen verwendeten elektronischen Mittel sind durch die Clients der e-Vergabe-Plattform und die elektronischen Werkzeuge der e-Vergabe-Plattform bestimmt. Verwendete Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren sind Bestandteil der Clients der e-Vergabe-Plattform sowie der Plattform selber und der elektronischen Werkzeuge der e-Vergabe-Plattform. Weitergehende Informationen stehen auf https://www.evergabe-online.info bereit.
Hinweis:
Bieter müssen im Rahmen der elektronisch geführten Vergabeverfahren unter Berücksichtigung aller Sorgfaltspflichten das Zumutbare tun, um eine rechtzeitige Übermittlung von Angebotsdateien zu gewährleisten. Dazu gehört insbesondere ein ausreichender zeitlicher Puffer für typische Übermittlungsrisiken!
Bei größerem Datenumfang ist daher darauf zu achten, dass die Angebotsabgabe rechtzeitig begonnen wird.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß unverzüglich bei der Vergabestelle des BMWK (s. Ziffer I.1) zu rügen. Sofern der öffentliche Auftraggeber einer Rüge nicht abhilft, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der
zuständigen Vergabekammer nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des BMWK, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen/können, beantragt werden (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BMWi geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BMWi.