Unterstützungsdienstleistungen im Rahmen der Transformation zur Produktorganisation im Bereich Informations- und Vertriebstechnologie bei der BVG

Titel

Unterstützungsdienstleistungen im Rahmen der Transformation zur Produktorganisation im Bereich Informations- und Vertriebstechnologie bei der BVG
FEM2-0578-2022

Beschreibung der Beschaffung

Los 1: Unterstützungsleistungen bei der Einführung eines übergreifenden Rahmenwerkes (Serum of Serum und/oder SAFe)
Während der gemeinsamen Zusammenarbeit erwarten wir Unterstützung bei den folgenden Themen:
• Unterstützung bei der Identifikation und Etablierung neuer übergreifender Abstimmungs-Formate, beispielweise durch die Einführung digitaler Kanban-Boards zur Unterstützung der Zusammenarbeit der Rollen einer Produktorganisation (z.B. Produkteigentümer, Gruppenleiter)
• Unterstützung beim Aufbau von Communities of Practice (CoP) unterschiedlicher Interessengruppen (beispielsweise Coaches, Lösungsarchitekten)
• Unterstützung bei der Integration der Meetings in eine aufeinander abgestimmte, skalierte Meetingstruktur zur besseren Konsistenz der Abläufe und deren Aufrechterhaltung
• Unterstützung bei der Skalierung des Bereichs mit dem Ziel der Optimierung von Transparenz und Wertfluss in der Produktorganisation, beispielsweise durch das Schaffen gemeinsamer Standards und Vorlagen für Methoden, Tools und Prozesse
• Unterstützung beim Aufbau einer themenfokussierten und nutzerzentrierten Collaborationsplattform für wissensbasierte Arbeit sowie eines Systems zur Messung der Leistungsfähigkeit der Organisation und einzelner Teams
• Vorbereitung und Durchführung von Quartalsplanungen in den Abteilungen des CIO-Bereiches
• Beratung des CIO-Bereiches, insbesondere zu Workshop- und Präsentationformaten und Moderation, u.a. im Rahmen des Strategieprozesses und Innovationsprozesses
• Konzeption, Vorbereitung und Durchführung von Regelterminen
• Unterstützung bei Aufbau und Weiterentwicklung von Objectives and Key Results (OKR) auf Teamebene
• Verknüpfung der Ausrichtung der Quartalsplanung an der IT-Strategie mittels OKR
• Unterstützung als OKR Master, Trainer oder Coach
• Begleitung als Scrum Master in einzelnen Produktteams
• Begleitung als Produkt Owner in einzelnen Produktteams
• Begleitung als übergreifender Agile Master für Organisationseinheiten
Für o. g. Leistungen wird im Rahmen der Ausschreibung ein Dienstleister gesucht.
Der Vertrag soll für den Zeitraum ab 01.01.2023 bis 31.12.2026 zzgl. Fortführungsoption bis maximal 31.10.2029 geschlossen werden.
Die nähere Beschreibung befindet sich in der Leistungsbeschreibung für Los 1.

Beschreibung der Verlängerungen

Die BVG hat die Möglichkeit, den Vertrag bis maximal 31.10.2029 zu verlängern.
1. Fortführungsoption: 01.01.2027 -31.12.2027
2. Fortführungsoption: 01.01.2028 -31.12.2028
3. Fortführungsoption: 01.01.2029 -31.10.2029

Beschreibung der Beschaffung

Los 2: Unterstützungsleistungen Coaching und Mentoring
Während der gemeinsamen Zusammenarbeit erwarten wir Unterstützung bei den folgenden Themen:
• Unterstützung bei der agilen Weiterentwicklung der Führungsrollen und de-ren Entwicklungsmöglichkeiten im Kontext in der Produktorganisation
• Adressatengerechte Unterstützung von Führungskräften und Mitarbei-ter*innen zur (eigenständigen) Umsetzung des Transformationsprozesses
• Unterstützung beim Veränderungsprozess der Mitarbeiter*innen z.B. zu Übernahme von neuen Rollen wie z.B. Scrum Master und Product Owner
• Unterstützung im Human Change-Management, z.B. Ängste vor der not-wendigen Transparenz nehmen, Übernahme von Selbstorganisation und Eigenverantwortung der Teams begleiten & unterstützen
• Unterstützung bei der Etablierung von Aktionen zur Stärkung des Teamge-dankens ("Wir-Gefühls") unter den Führungskräften und Mitarbeiter*innen und zur Steigerung der Motivation den "Change" gemeinsam umzusetzen
• Unterstützung beim Coaching der Teams zum Aufbau und der Nutzung ei-nes Messsytems zur Steuerung und Planbarkeit der Leistungsfähigkeit der Teams
• Aufbau des Verständnisses für die Produktorganisation und Unterstützung des kulturellen Wandels, von vorrangig sequentieller hin zu inkrementeller Arbeit (richtige Adapter zwischen "klassischer" und "agiler" Arbeitsweisen)
• Unterstützung beim Coaching der Teams zur Verbesserung der Selbstrefle-xion der Teams und Etablierung eines kontinuierlichen Verbesserungs- und Lernprozesses
Für o. g. Leistungen wird im Rahmen der Ausschreibung ein Dienstleister gesucht.
Der Vertrag soll für den Zeitraum ab 01.01.2023 bis 31.12.2026 zzgl. Fortführungsoption bis maximal 31.10.2029 geschlossen werden.
Die nähere Beschreibung befindet sich in der Leistungsbeschreibung für Los 2.

Beschreibung der Beschaffung

Los 3: Unterstützungsleistungen bei der Durchführung von Trainings
Während der gemeinsamen Zusammenarbeit erwarten wir Unterstützung bei den folgenden Themen:
• Training zu agilen Methoden und Innovationsprozess z.B. Design Thinking, Kanban
• Vertiefende Trainings zu Rollen in der Produktorganisation (Produkteigen-tümer*innen, Scrum Master)
• Produktorganisationspezifische Führungskräftetrainings zur Entwicklung der Führungskräfte weg von stark direktiver Führung hin zu unterstützender Führung
• Trainings für notwendige Fähigkeiten im Zusammenhang einer funktionie-renden Produktorganisation (z.B. Selbstreflektion, Produktdefinition inklusive Produktvision)
• Unterstützung bei der Digitalisierung der Trainingsinhalte, beispielsweise durch Erstellen von Lernvideos
• Unterstützung bei der Identifikation von notwendigen Lerninhalten zur kontinuierlichen Weiterentwicklung der Mitarbeitenden in ihren Rollen
Für o. g. Leistungen wird im Rahmen der Ausschreibung ein Dienstleister gesucht.
Der Vertrag soll für den Zeitraum ab 01.01.2023 bis 31.12.2026 zzgl. Fortführungsoption bis maximal 31.10.2029 geschlossen werden.
Die nähere Beschreibung befindet sich in der Leistungsbeschreibung für Los 3.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Jedes Unternehmen, das als Bewerber, Mitglied einer
Bewerbergemeinschaft oder Eignungsleihgeber an der
Ausschreibung teilnimmt, hat folgende Unterlagen /Erklärungen
vorzulegen:
1. Handelsregisterauszug oder einen vergleichbaren Nachweis
(z.B. Vereinsregister, Partnerschaftsregister), der zum Datum
des Abgabetermins für den Teilnahmeantrag nicht älter als drei
Monate ist.
2. Darstellung des Unternehmens mit Angaben zum Namen,
Haupt- und Nebensitze, Rechtsform, Beteiligungsverhältnissen
des Unternehmens.
3. Eigenerklärung, dass von allen an dem Projekt mitwirkenden
Mitarbeitern die Verpflichtung zur Beachtung des
Datengeheimnisses nach § 53 Bundesdatenschutzgesetzes
(BDSG) "Bundesdatenschutzgesetz in der Fassung der
Bekanntmachung vom 26. November 2019" bzw. die am Sitz
des Unternehmens geltenden Datenschutzbestimmungen
eingeholt wurde bzw. spätestens bis zum Vertragsbeginn
eingeholt wird.
4. Eigenerklärung dazu, dass keiner der in §§ 123, 124 GWB in
der aktuellen Fassung aufgelisteten Ausschlussgründe vorliegt.
5. Eigenerklärung, dass die Voraussetzungen für einen
Ausschluss gemäß § 21 Abs. 1 Arbeitnehmer-Entsendegesetz
(AEntG) nicht vorliegen.
6. Eigenerklärung des Bewerbers, dass die Voraussetzungen
für einen Ausschluss gemäß § 21 Abs. 1
Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) nicht
vorliegen.
7. Eigenerklärung, dass die Voraussetzungen für einen
Ausschluss gemäß § 19 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG)
nicht vorliegen.
8. Eigenerklärung, dass keine Eintragung im
Wettbewerbsregister des Bundes i.S.d. § 2 WRegG vorliegt.
9. Eigenerklärung, dass weder der Bewerber/Bieter selbst,
noch eine mittelbar an der Auftragsausführung beteiligte Person
bzw. Unternehmen unter das Verbot des Art. 5k Abs. 1 fällt
Hinweise: Für die Angaben ist grundsätzlich das Formblatt
"Eigenerklärung zur Eignung" und "Eigenerklärung_AN_Art 5k"
zu verwenden.
Bei Vorliegen von Ausschlussgründen wird der AG Angaben
der Bewerber zur Selbstreinigung nach § 125 GWB sowie den
zulässigen Zeitraum für Ausschlüsse nach § 126 GWB
berücksichtigen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Der Auftraggeber behält sich nach § 51 Abs. 2 SektVO unter
Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der
Gleichbehandlung vor, die Bewerber aufzufordern, fehlende,
unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene
Unterlagen oder sonstige Nachweise nachzureichen, zu
vervollständigen oder zu korrigieren.
Der Auftraggeber wird anschließend die vollständigen und
fristgerecht eingegangenen Teilnahmeanträge inhaltlich prüfen.
Die Nichterfüllung der Mindeststandards führt in jedem Fall
zum Ausschluss.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

- Jegliche Kommunikation sowie alle Dokumentationen sind in
deutscher Sprache zu erstellen, ggf. durch zertifizierte
Übersetzung
- Der Auftragnehmer hat gem. Frauenförderverordnung
während des Auftrags Maßnahmen zur Frauenförderung
durchzuführen oder einzuleiten. Hierzu hat der Bieter mit der
Angebotsabgabe eine Erklärung zur Frauenförderung iSd
Frauenförderverordnung abzugeben.
- Die Vorgaben nach dem BerlAVG, insbesondere zum
vergaberechtlichen Mindestlohn, sind zu berücksichtigen.
- Weitere Vorgaben, die im Rahmen der Ausführung des
Auftrags einzuhalten sind, ergeben sich aus den weiteren
Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung.
- Einhaltung der Verordnung Art. 5k Abs. 1 VERORDNUNG
(EU) 2022/576 DES RATES vom 8. April 2022 zur Änderung
der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen
angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der
Ukraine destabilisieren
Mit Angebotsabgabe haben sich die Bieter zur Einhaltung der
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags zu verpflichten.

1. Der Auftraggeber ist Sektorenauftraggeber nach § 100 Abs.
1 Nr. 1 GWB und unterliegt neben dem GWB und der SektVO
insbesondere dem Berliner Ausschreibungs- und
Vergabegesetz (BerlAVG).
2. Durch diese Bekanntmachung wird der
Teilnahmewettbewerb (TNW) des Verhandlungsverfahrens
begonnen, in dem sich die interessierten Unternehmen/
Versicherungen mit den in dieser Bekanntmachung angegebenen Angaben,
Erklärungen u. Nachweisen um die Teilnahme am
Verhandlungsverfahren FEM2-0578-2022 bewerben können.
Geeignete Bewerber/Bewerbergemeinschaften (BewGe)
werden zum Verhandlungsverfahren zugelassen und zur
Angebotsabgabe aufgefordert.
3. Die Übermittlung von Bewerberfragen hat ausschließlich unter Nutzung der
Funktionalität der Vergabeplattform AI (vgl. Ziff.I.3) unter
Angabe der Bezeichnung der Maßnahme (vgl. Ziff. II.1.1))
u. des Aktenzeichens FEM2-0578-2022 zu erfolgen. Auskünfte
werden grundsätzlich nur auf solche Fragen erteilt, die bis zum
22.09.2022 an die unter Ziffer I.1) bezeichnete Stelle unter
Nutzung der Funktionalität der Vergabeplattform (vgl. Ziff. I.3)
eingegangen sind. Der Auftraggeber behält sich vor,
verspätete Anfragen nicht zu beantworten. Mündliche Bewerberfragen
werden nicht beantwortet. Der AG wird etwaige Informationen
(auch die Formulare) u. Beantwortung von Fragen von
Bewerbern zum TNW sowie sonstige Klarstellungen des AG,
die das Vergabeverfahren betreffen, auf der Plattform AI
veröffentlichen.
Der AG empfiehlt daher allen Bewerbern, täglich den
vorbenannten Link zum Abruf von aktuellen Informationen u.
Klarstellungen des AG sowie Antworten von Bewerberanfragen
zum Vergabeverfahren zu nutzen. Die Bewerber sollen die vom
AG zur Verfügung gestellten Formulare verwenden, ausfüllen
und durch die geforderten Angaben, Erklärungen u. Nachweise
ergänzen.
Ein Verweis auf frühere Bewerbungen/Angebote ist nicht
ausreichend (Teilnahmefrist: 26.09.2022, 12:00 Uhr).
4. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass allein der Inhalt der
vorliegenden EU-weiten Bekanntmachung maßgeblich ist,
wenn die Bekanntmachung zusätzlich in weiteren
Bekanntmachungsmedien veröffentlicht wird u. der
Bekanntmachungstext in diesen zusätzlichen
Bekanntmachungen nicht vollständig, unrichtig oder verändert
wiedergegeben wird.
5. Zu Kooperationsformen im vorliegenden Vergabeverfahren
(s. auch III.1): Sofern eine Bewerbung als BewGe erfolgt, ist
mit dem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern der BewGe
ausgefüllte Erklärung einzureichen, aus der sich auch die
gesamtschuldnerische Haftung (vgl. Ziff. III.1.8) dieser
Bekanntmachung) im Zuschlagsfall, die Namen sämtlicher
Mitglieder der BewGe, ein bevollmächtigter Vertreter und die
Absicht, sich im Fall der erfolgreichen Bewerberauswahl zur
Bietergemeinschaft und im Zuschlagsfall zu einer
Arbeitsgemeinschaft zusammenzuschließen, ergibt. BewGe
dürfen nur einen Teilnahmeantrag einreichen.
Die unter Ziffer III.1.1) bis Ziffer III.1.3) benannten Unterlagen
sind bei Vorliegen einer Bewerbergemeinschaft für jedes
Mitglied der Bewerbergemeinschaft in einem gesonderten
Formular vorzulegen.
BewGe haben darüber hinaus eine Erklärung folgenden Inhalts
abzugeben: Sämtliche Mitglieder der BewGe bzw. der Vertreter
der BewGe haben/hat zu erklären, dass die Bildung keinen
Verstoß gegen § 1 GWB darstellt. Darüber hinaus ist von den
Mitgliedern der BewGe bzw. dem Vertreter dieser zu erklären,
inwiefern für das jeweilige beteiligte Unternehmen wirtschaftlich
zweckmäßige und kaufmännische Gründe vorliegen, sich nicht
allein um die Auftragsvergabe zu bewerben.
Der AG stellt hierzu ein Formblatt zur Verfügung. Es kann auf
Anlagen verwiesen werden.
6. Beabsichtigt der Bewerber oder ein Mitglied einer
Bewerbergemeinschaft, sich hinsichtlich der wirtschaftlichen
und finanziellen oder technischen und beruflichen
Leistungsfähigkeit auf andere Unternehmen (Dritter /
Nachunternehmer /konzernverbundener Unternehmen) zu
berufen (Eignungsleihe), so sind die unter Ziffer III.1.1)
benannten Unterlagen für die anderen Unternehmen ebenfalls
mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen. Angaben zu den unter
Ziffer III.1.2) oder/und III.1.3) benannten Eignungskriterien
können im Umfang der gewünschten Eignungsleihe bezogen
auf die anderen Unternehmen gemacht werden. Soweit sich
Angaben zur Eignung auf diese anderen Unternehmen
(Eignungsverleiher) beziehen, ist dies bei den jeweiligen
Angaben zur Eignung deutlich zu machen. Weiterhin ist mit
dem Teilnahmeantrag die Verpflichtungserklärung der anderen
Unternehmen vorzulegen, nach deren Inhalt die rechtlich und
tatsächlich abgesicherte Verfügbarkeit über die
entsprechenden Ressourcen der Dritten nachgewiesen wird.
Bei einer Bezugnahme auf Kapazitäten eines anderen
Unternehmens im Hinblick auf die wirtschaftliche oder
finanzielle Leistungsfähigkeit ist durch dieses ausdrücklich zu
bestätigen, dass es mit dem Bewerber im Auftragsfall
gemeinsam für die Auftragsdurchführung entsprechend dem
Umfang der Eignungsleihe haftet.
Beabsichtigt der Bewerber, im Hinblick auf vorzulegende
Nachweise/Angaben /Erklärungen für die erforderliche
berufliche Leistungsfähigkeit wie Ausbildungs- oder
Befähigungsnachweise oder die einschlägige berufliche
Erfahrung (Referenzen) die Kapazitäten anderer Unternehmen
in Anspruch zu nehmen, so ist durch dieses ausdrücklich zu
bestätigen, dass es die Leistungen (üblicherweise als
Unterauftragnehmer) im Auftragsfall erbringen wird, für die
diese Kapazitäten benötigt werden.
7. Der Auftraggeber hat für die Einreichung der
Teilnahmeanträge Formulare erstellt. Diese sind für die
Einreichung der Teilnahmeanträge zu verwenden und über die
Vergabeplattform gem. I.1 herunterzuladen. Eine vorherige
Registrierung auf v. g. Vergabeplattform ist erforderlich.
Die Teilnahmeanträge müssen bis zum Schlusstermin (s. Ziffer
IV.2.2) über die Vergabeplattform in Textform eingereicht
werden.
Mit dem Teilnahmeantrag müssen alle notwendigen Unterlagen/
Nachweise (s. Ziffer III.1) eingereicht werden
(Teilnahmefrist: 26.09.2022, 12:00 Uhr).
8. Voraussichtliche Angebotseinreichungsfrist: 20.10.2022,
12:00 Uhr
Der Bieter hat als Teil seines Angebots das ausgefüllte
Leistungsverzeichnis einzureichen.
Die BVG behält sich vor, den Zuschlag auch ohne
Verhandlungen auf das Erstangebot zu erteilen.
Sofern der AG Verhandlungen durchführt, wird der AG den
Bieterkreis aufgrund einer ersten Auswertung der Angebote
anhand der Zuschlagskriterien (Bewertungsmatrix) reduzieren
und die drei bestplatzierten Bieter pro Los zur Angebotspräsentation einladen und diese Bieter zum optimierten Angebot auffordern und nur mit diesen
Bietern das Verhandlungsverfahren für Los 1 bis 3 fortsetzen
(sukzessives Abschichten).
Die optimierten Angebote werden dann gemäß den bekanntgemachten
Zuschlagskriterien ausgewertet.
9. Datenschutz: Der Bewerber hat die Bestimmungen der
Datenschutz-Grundverordnung, des
Bundesdatenschutzgesetzes sowie anderer geltender Gesetze
zum Schutz personenbezogenen Daten einzuhalten. Für die
Übermittlung personenbezogener Daten an den Auftraggeber
trägt der Bewerber die datenschutzrechtliche Verantwortung
und hat entsprechend die Rechtmäßigkeit sicherzustellen (z.B.
durch Einholung von Einwilligungen bei Angaben natürlicher
Personen)

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.